Форматирование рабочего листа

Инструменты форматирования Excel

Инструменты форматирования имеются

- на вкладке Главная;

- в диалоговом окне Формат ячеек.

- на мини-панелях контекстных меню ячеек;

На вкладке Главная расположены наиболее часто используемые команды для форматирования ячеек. Они находятся в группах Шрифт, Выравнивание, Число, Стили, Ячейки.

Диалоговое окно Формат ячеек можно вывести на экран одним из следующих способов:

- щелкнуть мышью по кнопке открытия диалогового окна в группах Шрифт, Выравнивание или Число;

- выбрать команду Формат ячеек в контекстном меню ячейки;

- нажать клавиши Ctrl + 1.

Мини-панель вместе с контекстным меню появляется после щелчка правой кнопкой мыши по ячейке.

Перед назначением формата надо выделить тот диапазон ячеек, который необходимо отформатировать.

Ширина столбца

Изменить ширину столбца можно одним из следующих способов:

- на вкладке Главная в группе Ячейки в списке Формат выбрать команду Ширина столбца и в открывшемся диалоговом окне ввести числовое значение ширины столбца (единица измерения – количество символов);

- перетащить мышью правую рамку заголовка столбца.

Чтобы настроить столбец на автоматический подбор ширины по самой длинной записи, надо выделить любую ячейку этого столбца и на вкладке Главная в группе Ячейки в списке Формат выбрать команду Автоподбор ширины столбца. Другой способ – дважды щелкнуть мышью по правой рамке заголовка столбца.

Высота строки

Изменить высоту строки можно одним из следующих способов:

- на вкладке Главная в группе Ячейки в списке Формат выбрать команду Высота строки и в открывшемся диалоговом окне ввести числовое значение высоты строки (единица измерения – пункт);

- перетащить мышью нижнюю рамку заголовка строки.

Чтобы настроить строку на автоматический подбор высоты под самый крупный шрифт, надо выделить любую ячейку этой строки и на вкладке Главная в группе Ячейки в списке Формат выбрать команду Автоподбор высоты строки. Другой способ – дважды щелкнуть мышью по нижней рамке заголовка строки.

Выравнивание чисел и текста в ячейках

Первоначально все ячейки имеют основной формат, в котором числа выравниваются по правому краю, а текст – по левому.

Команды для изменения выравнивания содержимого ячеек располагаются:

- на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек;

- в группе Выравнивание на ленточной вкладке Главная.

Выравнивание по горизонтали определяет расположение содержимого ячейки относительно ее горизонтальных границ.

Вертикальное выравнивание определяет расположение содержимого ячейки относительно ее вертикальных границ.

Изменение ориентации текста

Текст в ячейке может располагаться горизонтально, вертикально и под любым углом.

Изменить ориентацию текста можно одним из следующих способов:

- на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек в поле Ориентация задать угол в диапазоне от -90° до +90°;

- на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек в поле Ориентация перетащить указатель на нужный угол;

- на вкладке Главная в группе Выравнивание в списке Ориентация выбрать нужный вариант поворота (если угол кратен 45°).

Расположение текста в ячейке в несколько строк

Если текст не помещается в ячейке по ширине, можно расположить его в несколько строк одним из способов:

- . на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек включить режим переносить по словам;

- на вкладке Главная в группе Выравнивание щелкнуть по кнопке Перенос текста.

Объединение ячеек

Объединение ячеек используется, если нужно, чтобы текст занимал несколько соседних ячеек, например, для форматирования общего заголовка над несколькими столбцами. Этот формат можно назначить одним из следующих способов:

- .на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек включить режим объединение ячеек;

- на вкладке Главная в группе Выравнивание в списке Объединить и поместить в центре выбрать нужный вариант;

- щелкнуть по кнопке Объединить и поместить в центре на мини-панели контекстного меню выделенных ячеек.

Можно объединить любое количество ячеек, занимающих произвольное значение строк и столбцов. При этом сохраняется содержимое только левой верхней ячейки.

Форматирование шрифтов

Перед форматированием необходимо выделить нужное: это могут быть отдельные символы в ячейке (только для текста), ячейка целиком или интервал ячеек.

Назначить характеристики шрифтов можно одним из следующих способов:

- на вкладке Шрифт диалогового окна Формат ячеек;

- на вкладке Главная в группе Шрифт;

- на мини-панели контекстного меню ячейки;

- быстрыми клавишами.

В диалоговом окне Формат ячеек можно выбрать гарнитуру шрифта, размер, цвет, вид подчеркивания, начертание (обычный, курсив, полужирный), а также оформить символ как надстрочный (верхний индекс) или подстрочный (нижний индекс).

В группе Шрифт вкладки Главная и на мини-панели контекстного меню ячейки имеются кнопки со списками для выбора гарнитуры шрифта, размера, цвета, вида подчеркивания, начертания, а также кнопки, щелчок по которым увеличивает и уменьшает размер шрифта.

Кроме того, для быстрого форматирования можно использовать следующие комбинации клавиш:

- Ctrl + B – полужирное начертание;

- Ctrl + I – курсив;

- Ctrl + U – подчеркивание;

- Ctrl + 5 – перечеркивание.

Оформление ячеек рамками и линиями

Оформить выделенную ячейку или диапазон ячеек рамкой можно одним из следующих способов:

I способ

1. Выделить диапазон ячеек, который нужно оформить границей.

2. Вывести на экран диалоговое окно Формат ячеек.

3. Открыть вкладку Граница.

4. В списке тип линии выбрать тип линии.

5. В поле со списком Цвет выбрать цвет линии.

6. Указать положение линии около выделенного диапазона ячеек, щелкнув мышью по пиктограмме с нужным вариантом или по нужной стороне образца. Если для отдельных сторон границы нужно задать линии различных типов и цветов, надо для каждой стороны последовательно выбирать тип, цвет и расположение линии.

II способ

1. Выделить диапазон ячеек, который нужно оформить границей.

2. На ленточной вкладке Главная в группе ШрифтоткрытьсписокГраницы.

3. Выбрать команду Цвет линии и в открывшемся списке выбрать нужный цвет.

4. Выбрать команду Тип линии и в открывшемся списке выбрать нужный тип.

5. Выбрать из списка Границы группы Шрифт или мини-панели контекстного меню выделенных ячеек нужный вариант расположения линии относительно выделенного диапазона ячеек.

III способ

1. На ленточной вкладке Главная в группе ШрифтоткрытьсписокГраницы.

2. Выбрать команду Цвет линии и в открывшемся списке выбрать нужный цвет.

3. Выбрать команду Тип линии и в открывшемся списке выбрать нужный тип.

4. Использовать команды из группы Нарисовать границы:

- для оформления диапазона ячеек внешней рамкой выбрать команду Граница рисунка и указать мышью диапазон ячеек;

- для вычерчивания внутренних и внешних границ диапазона выбрать команду Сетка по границе рисунка и указать мышью диапазон ячеек;

- для удаления линии выбрать команду Стереть границу и протащить указатель мыши вдоль линии, которую нужно удалить;

- для удаления всех линий в диапазоне ячеек выбрать команду Стереть границу и указать мышью диапазон ячеек.

Применение узора и цвета

Назначить цвет фона для ячеек можно одним из следующих способов:

- на вкладке Заливка диалогового окна Формат ячеек;

- кнопкой Цвет заливки, расположенной на вкладке Главная в группе Шрифт;

- кнопкой Цвет заливки, расположенной на мини-панели контекстного меню выделенных ячеек.

Кроме того, на вкладке Заливка диалогового окна Формат ячеек можно выбрать узор для оформления ячеек.

Числовые форматы

По умолчанию числа выводятся на экран в виде целых, десятичных дробей или в экспоненциальном представлении, если число не помещается в ячейке.

Назначить выделенным ячейкам числовой формат можно:

- в диалоговом окне Формат ячеек;

- кнопками группы Число вкладки Главная;

- кнопками мини-панели контекстного маню ячейки.

Для установки формата в диалоговом окне Формат ячеек надо в списке Числовые форматы выбрать нужный формат: общий, числовой, денежный, финансовый, дата, время, процентный, дробный, экспоненциальный, текстовый. После этого установить параметры (для каждого вида формата – свои), например, например, число десятичных знаков для числового, денежного, финансового, процентного и экспоненциального форматов, обозначение – для денежного и финансового, тип и язык для даты и времени и т.д..

В группе Число ленточной вкладки Главная имеются следующие кнопки:

- Числовой формат – для выбора формата;

- Финансовый числовой формат – для выбора альтернативного формата денежной единицы;

- Процентный – для отображения значения ячейки как процента;

- Формат с разделителем – использование разделителя тысяч;

- Увеличить разрядность, Уменьшить разрядность – соответственно для увеличения или уменьшения количества отображаемых знаков в десятичной части числа.

На мини-панели контекстного маню ячейки имеются кнопки Финансовый числовой формат, Процентный, Формат с разделителем, Увеличить разрядность, Уменьшить разрядность.

Копирование форматов

Копирование форматов – быстрый способ форматирования ячеек, если в таблице уже имеются ячейки, отформатированные нужным образом.

Наиболее простой способ копирования формата – с помощью кнопки Формат по образцу:

1. Выделить ячейку, формат которой надо скопировать.

2. Щелкнуть по кнопке Формат по образцу, расположенной на вкладке Главная в группе Буфер обмена. Чтобы скопировать формат в несколько диапазонов, дважды щелкнуть по этой кнопке.

3. Указать мышью ячейки, в которые надо скопировать формат.

Другой способ – с помощью специальной вставки:

1. Выделить ячейку, формат которой надо скопировать.

2. Выполнить копирование этой ячейки в буфер обмена (любым способом).

3. Выделить ячейки, в которые надо скопировать формат.

4. На вкладке Главная в группе Буфер обмена в списке Вставить выбрать команду Специальная вставка.

5. В диалоговом окне выбрать вариант Форматы.

Применение стилей

Стиль – это сохраненная комбинация форматов. В стиль могут входить следующие форматы: числовые, шрифт, выравнивание, рамки, узоры, защита.

Применение стилей – еще один способ быстрого форматирования ячеек.

В Excel 2007 включена большая палитра встроенных стилей. Кроме того, пользователи могут создавать собственные стили.

Чтобы применить к ячейкам существующий стиль, следует:

1. Выделить ячейки, которые необходимо отформатировать с помощью стиля.

2. На вкладке Главная в группе Стили открыть список Стили ячеек. Откроется палитра стилей.

3. Выбрать из палитры нужный стиль.

После применения к ячейкам стиля можно дополнительно применить к ним другие форматы. При этом изменение форматов этих ячеек не повлияет на форматы других ячеек, к которым применен этот же стиль.

Создание стиля

I способ:

1. Назначить ячейке нужные форматы и выделить эту ячейку.

2. На вкладке Главная в группе Стили щелкнуть по кнопке Стили ячеек.

3. Щелкнуть по кнопке Создать стиль.

4. В открывшемся диалоговом окне в поле Имя стиля ввести имя создаваемого стиля.

5. Щелкнуть по кнопке ОК.

II способ:

1. На вкладке Главная в группе Стили щелкнуть по кнопке Стили ячеек.

2. Щелкнуть по кнопке Создать стиль.

3. В открывшемся диалоговом окне в поле Имя стиля ввести имя создаваемого стиля.

4. Щелкнуть по кнопке Формат.

5. В открывшемся окне Формат ячеек установить нужные форматы.

6. Щелкнуть по кнопке ОК окна Формат ячеек.

7. Щелкнуть по кнопке ОК окна Стиль.

Изменение стиля

1. На вкладке Главная в группе Стили открыть список Стили ячеек.

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши по имени стиля, который нужно изменить.

3. В открывшемся контекстном меню выбрать команду Изменить.

4. В открывшемся окне щелкнуть по кнопке Формат.

5. В окне Формат ячеек установить нужные форматы.

6. Щелкнуть по кнопке ОК окна Формат ячеек.

7. Щелкнуть по кнопке ОК окна Стиль.

После изменения стиля форматы всех ячеек, к которым был применен этот стиль, изменятся.

Удаление стиля

1. На вкладке Главная в группе Стили открыть список Стили ячеек.

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши по имени стиля, который нужно удалить.

3. В открывшемся контекстном меню выбрать команду Удалить.

После удаления стиля все ячейки, к которым он был применен, возвращаются к обычному стилю. Форматы, назначенные дополнительно после применения стиля, сохраняются после его удаления.

Темы документов

Тема – это встроенный набор форматов документа, включающий цвета, шрифты и графические эффекты. Темы применяются ко всей рабочей книге. Тема не изменяет форматов, которые были заданы до ее применения.

Чтобы применить тему к рабочей книге, надо на вкладке Разметка страницы в группе Темы открыть список Темы и выбрать нужное.

С помощью кнопок Цвета, Шрифты и Эффекты группы Тема можно изменить форматы текущей темы.

Практическая работа 2

Функции в формулах

1. Открыть новый лист и составить таблицу для расчета зарплаты при повременно-премиальной системе оплаты труда. Столбцы таблицы: Фамилия имя отчество, Дата найма, Стаж работы, Оклад, Премия, Пенсионный фонд, Налог, К выдаче.

Значения столбцов Фамилия имя отчество образовать с помощью операции конкатенации из данных соответствующих столбцов таблицы на листе Расчет зарплаты.

Значение столбца Окладскопировать из таблицы на листе Расчет зарплаты.

Столбец Дата найма заполнить произвольными датами.

Значения остальных столбцов рассчитываются по формулам:

- стаж работы рассчитывается как частное от деления разности между текущей датой и датой найма на количество дней в году; для ввода текущей даты воспользоваться функцией СЕГОДНЯ();

- премия начисляется в размере 10% от оклада для работников со стажем больше 10 лет; в формуле использовать функцию ЕСЛИ.

- отчисления в пенсионный фондсоставляют 1% от суммы оклада и премии;

- Налог = (Оклад + Премия – Пенсионный фонд – МРОТ) × 13%;

- К выдаче = Оклад+ Премия –Пенсионный фонд – Налог.

Все константы (процент премии, налога и др.) разместить во второй строке таблицы (под «шапкой»).

2. Добавить итоговую строку, содержащую суммы столбцов Оклад, Премия, Пенсионный фонд, Налог, К выдаче.

Форматирование таблицы

3. Ячейкам, содержащим денежные величины, назначить денежный формат.

4. «Шапку» таблицы оформить следующим образом:

Фамилия, имя, отчество	Дата найма	Стаж работы	Начислено	Удержано	К выдаче
Оклад	Премия	Пенс. фонд	Налог

шрифт – жирный, Times New Roman, размер 12, фон – светло-серый.

5. Скопировать формат ячейки Оклад на итоговую строку.

6. Оформить таблицу утолщенной рамкой, столбцы разделить тонкими вертикальными линиями, «шапку», итоговую строку и строку с константами отделить тонкими горизонтальными линиями, строки таблицы линиями не разделять.