Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа

- Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах ниже даты и регистрационного номера письма.

- Наличие данного реквизита позволяет сократить текст документа за счёт устранения ссылки на поступивший документ. Реквизит облегчает адресату поиск конкретного исполнителя. В результате сокращается время работы с документом, повышается оперативность процедур управления.

- В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

Место составления или издания документа

- Место составления указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. Место издания может не ставиться также в документах, в которых оно может быть определено по реквизиту «Наименование организации».

- В актах, оформляемых органами государственного управления, фиксация места издания может иметь юридическое значение. Оно позволяет судить о правомерности применения нормативных актов на той или иной территории.

- Реквизит располагается ниже даты и регистрационного номера документа.

При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от левого поля вслед за номером и датой документа

Адресат

Реквизит присутствует в справочно-информационных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др.

- Адресат располагается в правом верхнем углу документа.

- Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

Адресат: варианты оформления

- При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

- Иногда документ адресуют в несколько однородных организаций. В этом случае их названия указывают обобщённо.

- В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу. Если документ адресуется в организацию, указывают её наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы адресата.

- Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала. Если основная часть реквизита не умещается на строке, то она печатается через один интервал.

Адресат: оформление

- При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

- Наименовании организации и её структурного подразделения указывается в именительном падеже.

- Указанный выше порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия, т. е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений.

- При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4-х адресов.

- При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.

- Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.