Практическое занятие 2. Контроль за использованием сметы

Сметные эксплуатационные издержки дают самый реалистичный прогноз примерной фактической себестоимости. Фактические эксплуатационные издержки являются наиболее близкими к действительности показателем реальных затрат на строительство. Фактическую себестоимость можно сравнить со сметными издержками, т.е. использовать ее как некую контрольную цифру, отражающую эффективность проекта.

Основой контроля за исполнением сметы является сравнение фактических и сметных издержек. Поэтому для сравнения потребуются данные о фактических издержках; согласно программе финансирования эти данные имеются на конец июля.

Итоговая сумма фактических издержек на конец июля принимается по данным таблицы 6. Проценты, указанные в графе 2 таблицы 7 принимаются для всех вариантов. Итоговая сумма фактических издержек на конец июля (275 000 д.е.) распределяется в процентом соотношении по категориям издержек: заработная плата рабочих – строителей, материалы, эксплуатация строительных машин и накладные расходы.

Накладные расходы-это сума средств,предназначенных длявозмещения затрат строительно-монтажных организаций, связанных с созданием условий строительного производства, его организацией, управлением и обслуживанием.

Накладные расходы отличаются от прямых затрат только по своей роли в процессе производства и состоят из одинаковых первичных экономических элементов – затрат живого и овеществленного труда. Сумма накладных расходов и прямых затрат представляет собой себестоимость строительных работ.

Накладные расходы по видам затрат разделяются на 4 группы:

- административно-хозяйственные расходы;

- расходы по обслуживанию работников строительства;

- расходы по организации работ на строительной площадке;

- прочие расходы.

Таблица 7

Фактические издержки на конец пятого месяца (июля) по контракту

Категория издержек	% от общего объема сметных издержек	Сумма фактических издержек (для данного примера)
Заработная плата рабочих-строителей
Материалы
Эксплуатация строительных машин
Накладные расходы
Итого		275 000

В таблице 8 приводятся данные о процентах выполнения всех видов работ по контракту на конец июля (величины процентов по видам работ принимаются для всех вариантов).

Таблица 8

Процент выполнения работ всех видов работ по контракту на строительство на конец июля

Вид работ	Выполнение работ (%)
Гидроизоляция основания
Гидроизоляция нулевого цикла
Возведение здания от первого этажа до кровли
Внутренние санитарно-технические коммуникации
Внутренняя отделка
Обработка наружных поверхностей

Ввиду отсутствия смет на данные виды работ в таблице 9 представлено разбиение издержек по категориям (или по структурным элементам) с целью распределения денежных средств по каждой из них на всю продолжительность контракта.

В данном примере распределение денежных средств по структурным элементам произведено в произвольном соотношении.

Для практических расчетов по вариантам распределение денежных средств целесообразно осуществлять примерно в таком же процентом соотношении. Данные в графе «Итого по смете» приняты из таблицы 1.

Таблица 9

Структура издержек по элементам затрат для контракта на строительство

Вид работ	Зараб. пл. рабочих (д.е.)	Материалы (д.е.)	Эксплуат. машин и мех. (д.в.)	Накладные расходы (д.е.)	Итого по смете (д.е.)
Гидроизоляция основания
Гидроизоляция нулевого цикла
Возведение здания от первого этажа до кровли
Внутренние сан.-техн. коммуникации
Внутренняя отделка
Обработка наружных поверхностей
Итого

Данные в графе «Итого по смете» приняты из таблицы 1.

Дальнейший анализ предполагает корректировку издержек в соответствии с процентом фактического выполнения работ из таблицы 8.

Таблица 10

Матрица процента выполнения работ для контракта на строительство

Вид работ	Выполнено работ, %	Зараб. плата рабочих (д.е.)	Материалы (д.е.)	Эксплуат. машин и мех.(д.е.)	Накладные расходы(д.е.)	Итого по смете (д.е.)
Гидроизоляция основания
Гидроизоляция нулевого цикла
Возведение здания от первого этажа до кровли
Внутр. сан.-техн. коммуникации
Внутренняя отделка
Обработка наружных поверхностей
Итого

После корректировки издержек в соответствии с процентом выполнения работ предусмотрен анализ отклонений от сметной себестоимости.

Анализ отклонений -это метод разложения общего отклонениясовокупности переменных содержания, стоимости и расписания на отклонения отдельных элементов, которые связаны с определенными факторами, влияющими на переменные содержания, стоимости и расписания.

Отклонение по стоимости –это показатель стоимостного исполненияпроекта. Это алгебраическая разница между освоенным объемом и фактической стоимостью (ФС). Положительное значение обозначает благоприятные условия, а отрицательное значение - неблагоприятные условия.

Для анализа отклонений потребуется сравнить скорректированные сметные издержки из таблицы 10 с заявленными фактическими издержками.

Фактические издержки вычитают из скорректированных сметных издержек.

Полученные отклонения используют для расчета процента отклонений от сметной себестоимости.

Таблица 11

Анализ отклонений для контракта на строительство

Категория издержек	Сметные издержки (д.е.)	Фактические издержки (д.е.)	Отклонение (+ / -)
Материалы			-16270
Эксплуатация строительных машин			-6407
Накладные расходы			-3083
Итого			-38 550

Общая сумма отклонений в процентах от общей сметной себестоимости составит:

О(%) = (О / Сс) х 100

где: О - сумма отклонения (принимается по таблице 11);

Сс - общая сметная себестоимость (принимается по таблице 10).

О(%) = (-38550 / 236450) х 100 = - 16,3%

Таким образом, общее отклонение сметы составляет 16,3 %.

В плане управления стоимостью указывается, как управлять изменениями стоимости, например, ответные действия на возникновение больших проблем отличаются от действий, предпринимаемых при возникновении малых. Чем больше объем выполненных работ, тем меньше величина отклонений. Большие величины отклонений, допустимые на начальных этапах исполнения проекта, к окончанию проекта снижаются.

Полезность анализа отклонений зависит от своевременности и подробности его проведения. Такой анализ необходимо осуществлять регулярно, в процессе осуществления проекта. Но информация об общем отклонении сметы не в полной мере позволяет руководителям проектов принимать решения. Также важно знать каждое отклонения по отдельным статьям затрат.

Пример расчета отклонений по статьям затрат приведен в таблице 12.

Таблица 12

Расчет отдельных отклонений от нормативов по матрице затрат для контракта на строительство

Категория издержек	Отклонение (+ -)	Отдельное отклонение (Сумма отклонения / Скорректированные общие сметные издержки каждой категории)*100%
Заработная плата рабочих-строителей	-12790	-13,16
Материалы	-16270	-14,76
Эксплуатация строительных машин	-6407	-24,09
Накладные расходы	-3083	-127,55
Итого	-38550

Данные отклонений по каждой статье сметы обеспечивают детальную информацию об эффективности отдельных производственных подразделений.

Следует заметить, что анализ отклонений осуществляется скорее по центрам затрат как структурным подразделениям организации, чем по отдельным статьям сметы: заработной плате, эксплуатации машин и механизмов и т.д.

Если анализ проводят обоими методами, то есть по центрам затрат и по статьям сметы, то получают всестороннюю и, следовательно, более ценную информацию для контроля над проектом.