Классификация первичных учётных документов

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

По отношению к организации (месту составления)

По количеству учётных позиций

По объёму (степени обобщения)

По способу охвата фактов хозяйственной жизни

По содержанию

По структуре

По назначению

По фактам хозяйственной жизни

Рисунок 5.10

Рисунок 5.9

Рисунок 5.8

Рисунок 5.7

Рисунок 5.11

Рисунок 5.12

Рисунок 5.13

Рисунок 5.14

По подлинности составления

Рисунок 5.15

Рисунок 5.6 – Классификация первичных учётных документов по ряду

признаков

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Внутренние

Внешние

Составляются и применяются непосредственно в организации (путевой лист, расчётно-платёжная ведомость, платёжная ведомость, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер и др.).

Поступают в организацию со стороны от физических и юридических лиц (платёжное требование, счёт-фактура поставщика и др.)

Рисунок 5.7 – Классификация первичных учётных документов по отношению к организации (месту составления)

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Однострочные

Многострочные

Содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы и др.).

Состоящие из нескольких позиций и наименований (счёт, товарно-транспортная накладная и др.).

Рисунок 5.8 – Классификация первичных учётных документов по количеству учётных позиций

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Первичные

Сводные

Относятся документы, фиксирующие первичный, как правило, единичный факт хозяйственной жизни (расходный кассовый ордер, счёт-фактура и др.).

Обобщаются данные первичных документов (расчётно-платёжная ведомость по заработной плате, авансовый отчёт и др.).

Рисунок 5.9 – Классификация первичных учётных документов по объёму (степени обобщения)

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Разовые

Накопительные

Оформляют одну хозяйственную операцию одномоментно (расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, требование на выдачу материалов и др.).

Составляются за определённый период времени (пятидневку, декаду, месяц) (лимитно-заборная карта и др.).

Рисунок 5.10 – Классификация первичных учётных документов по способу охватов хозяйственной жизни

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Монетарные

Немонетарные

Все документы, отражающие кассовые и банковские операции, а также документы, связанные с расчётами (счёт покупателю, наряд на выполненную работу и др.).

Документы, не вошедшие в предыдущую группу.

Рисунок 5.11 – Классификация первичных учётных документов по

содержанию

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Анкетные

Табличные

Комбинированные

Ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.

Реквизиты документа включены таблицу.

Реквизиты документа расположены как в обычной анкете.

Рисунок 5.12 – Классификация первичных учётных документов по структуре

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Распорядительные

Оправдательные (исполнительные)

Бухгалтерского оформления

Комбинированные

Не подтверждают факта совершения хозяйственной операции, а потому основанием для учётной записи не являются. Содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей, чек на получение наличных денежных средств из банка и др.).

Подтверждают факт совершения хозяйственной операции (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, товарно-транспортная накладная др.).

Сочетают в себе признаки разных видов документов ("Требование на отпуск материалов" содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции — подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ); "Авансовый отчёт" — сочетает документ оправдательный и бухгалтерского оформления и т.д.).

Не содержат фактов, подтверждающих совершения хозяйственных операций, и составляются на основе распорядительных или оправдательных (исполнительных) документов для систематизации учётных данных и определение корреспонденции счетов (справка бухгалтера и определённые расчёты).

Рисунок 5.13 – Классификация первичных учётных документов по

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Ситуация

Действия

События

Документы, констатирующие то или иное состояние (документы, составляемые при инвентаризациях, справки, а также все отчётные формы (бухгалтерский баланс, отчёт о прибылях и убытках и др.)).

Основная часть документов, в которых отражаются факты, связанные с хозяйственными процессами.

Документы, констатирующие какие-либо форс-мажорные обстоятельства (справки, акты и др.).

назначению

Рисунок 5.14 – Классификация первичных учётных документов по фактам хозяйственной жизни

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Подлинники

Дубликаты

Копии

Документы официального происхождения окончательной редакции, удостоверенные соответствующим образом.

Повторные экземпляры подлинников документов, имеющих юридическую силу. Выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность.

Документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников документов и их внешние признаки, не имеющие юридической силы. Заверенные копии — копии, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу.

Рисунок 5.15 – Классификация первичных учётных документов по подлинности составления

ПРАВИЛА И ТРЕБОВАНИЯ к составлению первичных учётных документов

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения в архиве.

Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учётные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, то копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учёта (4, п. 8 ст. 9).

Первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания [4, п. 3 ст. 9].

Первичные документы должны быть заполнены с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные сроки подлежат прочерку.

Запрещается использовать для записи простой карандаш.

5.3 Основные правила и требования к составлению, приёмке и обработке документов

Рисунок 5.16 – Основные правила и требования к составлению первичных учётных документов

Первичные учётные документы подвергаются ПРОВЕРКЕ:

По форме

Арифметическая

По существу

Касается полноты и правильность оформления документа, заполнение реквизитов, наличия подлинности подписей лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, чёткости представления измерителей, своевременности составления, указание даты составления документа.

Состоит в выявлении правильности выполненных арифметических действий при заполнении документа.

Проводится на предмет установления законности факта хозяйственной жизни, его экономической хозяйственной целесообразности.

Рисунок 5.17 – Проверка первичных учётных документов

Гашение

Первичные учётные документы подвергаются ОБРАБОТКЕ:

Таксировка

Контировка

Группировка

Разноска

Выражение в денежном измерении количественных сведений о факте хозяйственной деятельности, содержащемся в документе.

Указание корреспонденции между счетами бухгалтерского учёта по данному факту хозяйственной жизни.

Подбор однородных бухгалтерских документов или однородных по экономическому содержанию фактов хозяйственной жизни.

Обработанные первичные документы должны содержать соответствующую отметку (специальный штамп или надпись, сделанную от руки), чтобы они не были использованы повторно, т.е. на них указывается дата записи в учётные регистры.

Данные бухгалтерских документов записывают в соответствующие регистры бухгалтерского учёта.

После обработки документы подшиваются в хронологическом порядке в папке (дела). На папке указывается месяц и год, номера документов, их количество, другие сведения. Все документы в папке нумеруются по порядку.

Рисунок 5.18 – Обработка первичных учётных документов

В первичном учётном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами и иными нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учёта [4, п. 7 ст. 9].

Порядок исправления ошибок: зачёркиваются неправильные текст или суммы и надписи являются над ними исправленный текст или суммы. Зачёркивание производится одной чертой (ЗАЧЁРКНУТЫЙ ТЕКСТ ДОЛЖЕН ЧИТАТЬСЯ).

Первичный учётный документ

Исправления оговариваются надписью "Исправлено".

Не допускается вносить исправления в банковские и кассовые документы.

Исправление могут вноситься лишь по согласованию с участниками фактов хозяйственной жизни.

Исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Рисунок 5.19 – Исправления в первичных учётных документах

В СЛУЧАЕ РАЗНОГЛАСИЙ между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта, данные, содержащиеся в первичном учётном документе, принимаются (не принимаются) к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учёта по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несёт ответственность за созданную в результате этого информацию [4, п. 8 ст. 7].

Рисунок 5.20 – Приём к исполнению первичных учётных документов при разногласии с руководителем экономического субъекта