Назначение и виды учета конфиденциальных документов

Наиболее существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от технологии обработки и хранения открытых документов является многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документами. В основу работы с конфиденциальной информацией положены процессы ее защиты – обеспечение ее физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ней персонала, проверка реального ее наличия и аналитическая работа по осведомленности персонала о ее содержании.

В отличие от открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу при поступлении (входящие документы – входящий учет) или перед их первичным изготовлением (исходящие и внутренние документы – исходящий учет), т.е. до рассмотрения, распределения или согласования, подписания. Учет конфиденциальных документов централизуется по категориям документов на участках службы конфиденциальной информации (КД), что позволяет дробить знание тайны фирмы между несколькими независимыми работниками этой службы и осуществлять коллегиальность в контроле за сохранностью документов на каждом участке.

При любом виде учета конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры:

- индексирование документов;

- первичная регистрация (запись) исходных сведений о документе;

- последующая регистрация (запись) рабочих сведений о документе;

- формирование справочно-информационного банка данных по документам;

- ведение (актуализация) справочно-информационного банка данных;

- контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.

Основой индексирования (присвоения условного обозначения имени) конфиденциального документа является валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года, что гарантирует сохранность записи исходных сведений о документе – ни один номер не может исчезнуть и ни одна карточка не может выпасть из систематизированного по номерам массива. К номеру документа может добавляться смысловой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет храниться документ: 125/02-45 (125 – очередной номер; 02-45 – номер дела).

Сведения, включаемые в учетную форму при регистрации конфиденциальных документов, всегда разделяются на два блока:

- фиксирующий постоянные (исходные) сведения о документе;

- фиксирующий переменные (рабочие) сведения о документе.

Форма учетной карточки конфиденциального документа отличается от регистрационно-контрольной карточки открытого документа не только большим количеством граф, но и их взаимосвязанностью в отражении пути движения документа. Служба КД применяет как традиционную карточную форму учета документов, так и электронные регистрационные формы.

На основе применяемых традиционных карточных и электронных регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных (учетный аппарат). Задачи справочно-информационного банка решаются с помощью двух обязательных технологических элементов:

1) формирование банка;

2) ведение (актуализация) банка.

Банк данных может быть традиционным и автоматизированным. Традиционный банк отличается от учета открытых документом наличием учетного валового раздела карточек на все конфиденциальные документы. Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам принципиально не отличается от аналогичных систем, оперирующих открытой информацией и документам. Защита конфиденциальных электронных документов достигается лишь строгим их учетом с простановкой электронной подписи, как и традиционных бумажных конфиденциальных документов с простановкой фамилии и традиционной подписи.

Заключительная процедура учета конфиденциальных документов – контроль процесса регистрации и сохранности документов и учетных форм на каждом участке службы КД. Цель процедуры – ежедневная проверка вторым работником службы соответствия состава документов, подлежащих учету, составу реально учтенных документов. Факт контроля подтверждается подписью второго работника службы КД в учетных формах.

Грифы конфиденциальности

Первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы, это своевременное установление грифа конфиденциальности сведений или грифа ограничения доступа.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней грифа ограниченного доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации:

- первый, массовый уровень – грифы «Конфиденциально» (К), «Конфиденциальная информация» (КИ);

- второй уровень (достаточно редкий) – грифы «Строго конфиденциально» (СК), «Строго конфиденциальная информация» (СКИ), «Конфиденциально. Особый контроль» (К.ОК).

На документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» (ДСП).

Гриф располагается на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах гриф проставляется на всех листах.

Ниже грифа или ниже адресата могут обозначатся ограничительные приметы: «Лично», «Только в руки», «Только по адресу», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциального документа к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности: № 56к, 67ск, 87дсп.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

- исполнителем при подготовке к составлению проекта документа или руководителем структурного подразделения при согласовании и подписании;

- работником службы КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный для организации документ не имеет грифа ограничения доступа.

Изменение или снятие грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности и ценности содержащихся в нем сведений.