Документирование организационной деятельности. Характеристика организационных документов.

1. Общая характеристика и состав группы организационных документов.

2. Формуляр организационного документа.

3. Характеристика и особенности оформления положения, устава, инструкции, правил.

1. Организационные документы (иногда их называют оргназиационно-правовыми документами) достаточно обширная группа документов. Создание, установление структуры организации, определение штатной численности и состава работников по должностям, определение функций стркутурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, устновление режима работы, осуществление организации труда и распределение обязанностей между работниками, определение порядка реорганизации и ликвидации организации документируется посредством организационных документов.

К данной группе документов относятся:

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ;

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ;

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ;

ПВТР;

ГРАФИК;

УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ;

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОРАЗДЕНИИ.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документыреализуют нормы административного права и являются правовой основой дяетльности организации.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обучловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа.

2. Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида дкоумента:

устав (чей?) Учреждения образования «Минский государственный политехнический колледж»;

инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления;

положение (о чем?) о Совете директоров;

положение (о чем?) о Министерстве по налогам и сборам Республики Беларусь;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

должностная инстркуция (кому?) секретарю-референту;

штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;

структура и штатная численность (чего?) центарльного аппарата Министерства образования Республики Беларусь на .............год..

Датой подписания огрганизационных дкоументов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита «Дата документа». Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (напрмер, устав) или структурного подразделения (например, должностную инстркуцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Утверждаться они могут руководителем организации или структурного подразделения путем проставления реквизита «Гриф утверждения» на самомо документе илираспорядительным документом (или иным документом, например, протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Структура текста организационного документа сложная, состоит из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемы арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Содержание текста организационного документа должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе ОРД наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридичесокй службой, заместителями руководителя или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

3. Положение – это нормативный акт, определяющий структуру, функции, права, обязанности и организацию работы некоторых органов власти (например, положение оминистрестве или государственном комитете), юридических лиц и их структурных подразделений, а также комиссий или групп, образуемых для выполнения определенных задач. Кроме того, положения могут регилировать деятельность должностных лиц (например, Положение о помощнике Президента РБ).

В отдельную группу следует выделить положения, регилирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положение о взыскании налогов, сборов и других обязательных платежей или Положение о переоценке основных средств организаций.

Существует практика составления положений при проведении различных видов мероприятий, конкурсов, фестивалей, смотров и т.п.

Структура текста положения регламентирована УСОРД и включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Основные задачи;

3. Функции;

4. Права и обязанности;

5. Руководство;

6. Взаимоотношения. Связи;

7. Реорганизация и ликвидация (для Положения об организации).

В разделе 1 содержатся сведения о полном и сокращенном наименовании организации. Эти названия будут использоваться в дальнейшем во всех официальных документах организации. Здесь содержится информация о целях и основания созданния организации (правовой акт, на основании которого создается организация). В этом же разделе указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется, кому подчинятеся, какие печати имеет.

В разделе 2 приводится полный перечень основных задач (проблем), которые определяют характер и направления деятельности организации.

Учреждение не имеет права заниматься тем видом деятельности, который не указан в данном разделе.

В разделе 3 указываются функции и виды работ, посредством выполения которых реализуется выполение задач организации.

В разделе 4 перечисляются права, которыми наделена организация в лице ее руководителя, и обязанности, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

Права указываются в том объеме, необходимом для реализации функций организации.

В разделе 5 указывается, кто возглавляет организация, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.

В разделе 6 указываются все информационные связи с другими организациями, т.е. какую информацию получает и предоставляет организация, основные виды документов, в которых эта информация содержится, сроки и периодичность их представления, в каком порядке и кем рассматирваются возинкающие разногласия.

Порядок реорганизации и ликвидации организации осещается в разделе 7. Тут указываются кто в соответствии с действующеим законодательством имеет право принять решение о реорганизации или ликвидаци организации.

Оформляется положение об организации на общем бланке с указанием вида документа, пописывается руководителем организации с проставлением гербовой печати, утверждается, как правило, распорядительным документом вышестоящей организации. Изменение в положение об организации могут вноситься только распорядительным документом руководителя вышестоящей организации.

Одним из видов положения является положение о структурном подразделении. Данный вид положения можно классифицировать на такие положения:

положение о структурном подразделении (служба ДОУ, маркетинговый отдел, отдел планирования);

положение о коллегиальных органах (совет директоров, ученый совет, педсовет);

положение о временных органах (совещания, комиссии).

Данные положения также оформляются на общем бланке с уазанием вида документа. Отличия будут содержаться в стуктуре текста. Так, положение о структурном подразеделении включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Основные задачи;

3. Функции;

4. Права и обязанности;

5. Ответственность;

6. Взаимоотношения. Связи;

7. Организация работы.

В разделе 5 указываются виды ответственности, которую несет структурное подразедение и его руководитель в случае невыполения своих обязанностей. В разделе 7 указываются нормативнык акты, которыми руководтствуется в своей деятельности данное подразделение, а также документы, которыми регламентируется порядок реорганизации и ликвидации структурного подразделения.

Подписывается положение о структурном подразделении руководителем данного подразделения, визируется юридической службой, утверждается руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении вносятся распорядительным документом руководителя организации.

Положение о структурном подразделении должно быть доведено до сведения работников под роспись путем оформления виз ознакомления с указанием даты ознакомления, написанной отруки.

Положение о коллегиальных и совещательных органах носит нормативный характер, определяют порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность того или иного коллегиального органа управления.

Оформляется положение о коллегиальных и совещательных органах также на общем бланке. Структура текста будет следующей:

1. Общие положения;

2. Компетенция коллегиального органа;

3. Состав коллегиального органа;

4. Выдвижение кандидатов в коллегиальный орган;

5. Избрание членов;

6. Регламент заседаний;

7. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации;

8. Ответственность;

9. Порядок утверждения положения коллегиального органа и порядок внесеня в него измененй.

Отличительной чертой данного вида положения является порядок его утверждения и внесения в него изменений. Если это коллегильный орган учрждения госсобственности, то пордок это будет таким же как и порядок утверждения и внесения измененй как и порядок положения о структурном подразделении. Если это организация негосударсвтенной формы собственности, то утверждаться оно будет общим собранием акционеров. Вносится изменения в него будут таким же образом.

Положение о временных органах создается в случае необходимости, на период действия такого органа. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права учреждения. Устав регулирует деятельность учреждения любой формы собственности. Однако структура тектса устава учреждения будет различной в зависимости от сферы деятельности и формы собственности. Устав относится к учредительным документам. В ст. 8 Закона РБ от 09.12.1992 «Об АО, ООО и ОДО» установлено, что все хозяйтсвенные общества должны создаваться и действовать на основе устава и учреждительного договора.

Как говорилось выше, текст устава будет различным в зависимости от формы собственности, сферы деятельности учреждения. Однако, гражданский кодекс требует, чтобы в учредительных документах указывалось наименование юридического лица, место его нахождения, цели деятельности, порядок управления деятельностью юридического лица. В данном законе установлено, что организации негос. формы собственности должны указывать такие сведения как:

- вид общества (ОАО, ООО, ЧУП, ОДО);

- состав участников – для ООО и ОДО;

- размер уставного фонда;

- порядок образования имущества и распределение прибыли;

- структура и компетенция органов управления и контроля общества;

- права и обязанности учтастников общества;

- порядок принятия решений, в том числе перечень вопросов, по которым необходимо единогасиили квалифицированное большинство голосов;

- порядок реорганизации и ликвидации общества.

Примерный текст устава включает в себя следующие разделы:

1. общие положения;

2. основные задачи;

3. функции;

4. права и обязанности;

5. руководство;

6. Взаимоотношения. Связи.

7. Производственно-хзозяйственная деятельность;

8. Имущество и средства;

9. Контроль, проверка и ревизия деятельности;

10. Реорганизация и ликвидация.

Оформляется устав на общем бланке, утверждается руководителем вышестоящей (собранием акционеров для учреждения негос. формы собственности) организации или распорядительным документом руководителя вышестоящей организации, визируется юридической службой. Отличительной ососбенностью устава является то, что он подлежит государственной регистрации. Данная отметка оформляется подреквизитом «Гриф утверждения» и состоит из следующих частей:

слова ЗАРЕГИСТРИРОВАНО;

распорядительный документ региструющего органа;

даты и номера распорядительного документа.

Инструкция – это документ, издаваемый органом госуправления или утверждаемый руководителем учреждения в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности этих учреждений, их подразделений, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядильных документов.

Оформляется на общем бланке с указанием вида документа.

В заголовке инструкции должен быть указан круг вопросов, объектов или лиц, на которые распространяются ее требования (Инструкция по делопроизводству...или должностная инструкция секретарю-референту).

Текст должностной инструкции состоит из разделов, наименование которых зависит от содержания затрагиваемых вопросов, но первым разделом всегда идет раздел «Общие положения». В данном разделе излагаются цели и причины издания документа, облатсь распространения, порядок и обязательность использования, документы, послужившие основанием для его разработки, и др. сведения общего характера. Разделы могут разбиваться на пункты и подпункты, нумерующиеся арабскими цифрами, содержит четкие формулировки («должен», «следует», «необходимо», «запрещается, «рекомендуется»). Излагается текс от третьего лица или в безличной форме.

Инструкция подписывается руководителем того структурного подразделения, в компетенцию которого входит решение вопросов, затронутых в инструкции.

Утверждается инструкция руководителем организации или распорядительным документом. При этом на инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. В самом же распорядительном документе указывается срок введения ее в действие, указываются все организационные мероприятия, ответственные исполнители. В случае, если в распорядительном документе не указан срок введния инструкции в действие, то им является дата подписания и регистрации.

Можно выделить такой вид инструкции как должностная инструкция. Должностная инстркуция – правовой акт, издваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязнностей, прав, ответственности. Инструкция является документом длительного действия (до замены ее новой). Все изменения в иснтрукция вносятся распоярдительным документом руководителя.

Должностные инструкции бывают следующих видов:

- типовая (примерная). Она разрабатываются для должностей, имеющих одинкавый набор обязанностей, прав, ответственность вне зависимости от того, в какой сфере фукционирует данная организация. Например, примерная должностная инструкция кассира. Данные инструкции являются основой для разарботки конкретной должностной инструкции;

- конкретная. Разрабатываются для всех должностей, предусмотренные штатныым расписанием.

Текст должностной инструкции достаточно регламентирован и включается в себя следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Функции;

3. Должностные обязанности;

4. Права;

5. Ответственность;

6. Взаимоотношения. Связи по должности.

К ним могут добавляться и следующие разделы, такие как «Условия оплаты», «Организация работы», «Пордяок утверждения и внесения изменений», «Контроль, проверка, ревизия деятельности».

В разделе 1. указываются следуеющие сведения:

полное наименование должности (в соответствии со штатным расписанием);

подчиненность работника;

порядок назначения на должность и освобождение от нее;

порядок замещения в случае временного отстутсвия работника;

особенности организации работы, если они имеются (ненормированный раб. день, гибкий график);

перечень нормативных актов, которыми регламентируется деятельнотсть данного сотрудника.

В разделе2 описываются основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями деятельнсоти структурного подразделения.

В разделе 3 должны быть подробно перечислены виды работ, которые обеспечивают выполнение функций.

Иногда разделы 1 и объединяют. Например, в тех случаях когда должностная инструкция составляется на такую категорию сотрудиников, как «технические исполнители».

В разделе 4 перечисляются права работника, свяанные с трудовой деятельностью.

В разделе 5 указываются виды ответственности, котрую несет сотрудник за невыполнение своих должностных обязанностей.

В разделе 6 описывается, с кем взаимодейтсвует данный сотрудник по всем направления своей деятельности, от кого получает информацию, в какой форме.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразеделения. При отсутствии структурных подразделений данная инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность и им же подписывается.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, в штат которого входит указанная должность.

Вопросы согласования текстов должностных инструкций с определенными должностными лицами в каждой организации решаются индивидуально в зависимости от ее структуры, штатного состава, сложившихся традиций. Распространена практика визирирования многих документов юридической службой.

Должностные инструкции доводятся до сведения сотрудников путем проставления визы ознакомления, которая состит из следующих частей: подписи сотрудника, ее расшифровки и даты, проставляемой отруки.

Изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся распорядительным документом руководителя. Данный документ также доводится до сведения работников под расписку.

Изменения в должностные инстркуци вносятся в следующих случаях:

- перераспеределение функций и должностных обязанностей;

- реорганизации;

- сокращении штатов.

Предусмотрены случаи, когда должностные интсрукции заменяются и переутверждаются:

- изменение наименования организации;

- изменение наименования должности;

- замена сотрудника, занимающего данную должность, если должностная инструкция является именной и содержит в заголовке фамилию, инициалы уволившегося работника. Главным назначением должностной инструкции является обеспечение условий для эффективной работы, выполение рабочим персоналом возложенных на него целей и задач.

Должностная инструкция не составляется на такую категорию служащих как «руководители», т.к. обязанности, права и ответственность данных служащих зафиксированы в уставе.

Должностная инструкция является доукментом длительного действия и действет до замены новой.

Пересматриваются должностые инструкции 1 раз в 3-5 лет.

ПВТР –правовой акт, регламентирующий организацию работы учреждения, взаимные обязанности работников администрации, предоставление отпусков,командирование сотрудников, внутриобъектный режим и др. вопросы.

Оформляются на общем бланке с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, согласоывается собранием трудовового коллектива и утверждаются руководителем организации. Правила имеют унифицированную форму, а текст составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка.

Структура и штатная численность –правовй акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплте труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет УФД.

Оформляется на общем бланке формата А4 с указанием вида документа, подписывается заместителем руководителя, визируется главным бухгалтером, организации и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати. Текст приводится в виде таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с укровнем оплаты по соответствующим группам.

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов, регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы в целом за месяц.

Документ входит в УСОРД и имеет УФД.

Документ оформляется на общем бланке с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя, визируется главным бухгалтероми утверждается руководителем организации. В грифе утверждения указывается общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме