Компьютеризированный инструментарий

Компьютеризированный инструментарий, такой как программное обеспечение управления проектами и электронные таблицы, широко используются при составлении сметы. Такие продукты могут упростить использование инструментария, описанного выше, и поэтому ускорить рассмотрение многих альтернативных вариантов затрат.

Результаты составления сметы.

Вы должны четко понимать различие понятий оценки стоимости и базы стоимости.

Оценки стоимости – это количественные оценки возможных затрат на ресурсы, требуемых для выполнения работ проекта. Они могут быть представлены как в общем, так и в детальном виде.

Должна быть подсчитана стоимость всех ресурсов, относящихся к проекту. Это включает в себя (но этим не ограничивается) следующее: рабочую силу, материалы, поставки и специальные категории, такие как допуск инфляции или резерв стоимости.

Оценки затрат в общем случае выражаются в денежных единицах (доллары, евро, иены и т.д.) с целью облегчения сравнений как внутри проекта, так и между проектами. Также для облегчения необходимого управленческого контроля могут быть использованы другие единицы, такие как человеко-часы или человеко-дни. Составление сметы обычно включает соответствующее планирование реагирования на риск, например, план на случай непредвиденных дополнительных обстоятельств.

Оценки затрат могут принести прибыль, если они будут пересмотрены во время выполнения проекта, для отражения полученной дополнительной информации.

База стоимости –это бюджет, разделенный на определенные временные фазы, который используется для измерения и мониторинга исполнения стоимости в проекте. База стоимости разрабатывается суммированием вычисленных стоимостей за период времени и отображается в форме S- образной кривой.

Многие проекты, особенно сложные, могут иметь большое количество баз стоимости для измерения различных аспектов исполнения затрат. Например, план затрат или прогноз денежных потоков является базой стоимости для измерения выплат.

План управления стоимостью.

План управления стоимостью описывает то, каким образом будут управляться колебания затрат (например, различная реакция на главные и на менее значимые проблемы). План управления стоимостью может быть как формальным, так и не формальным, высоко детализированным и широко разграниченным, основанным на нуждах стэйкхолдеров проекта. Это составной элемент всеобщего плана проекта.

Управление стоимостью включает: Мониторинг исполнения стоимости для обнаружения расхождений с планом. Гарантию того, что все необходимые изменения внесены точно в базу стоимости. Предотвращение включения в эту базу некорректных, бесполезных или неразрешимых изменений. Информирование соответствующих стэйкхолдеров об официально принятых изменениях. Приведение ожидаемых затрат в соответствие с существующими лимитами.

Отчет о состоянии:

Отчет о состоянии – полезный метод управления стоимостью. Множество менеджеров проекта знают, какую работу нужно проделать, чтобы попросить команду выполнить оценку доли завершенной работы в процентах для каждого задания. В проектах, для которых эта работа не может быть выполнена, эта оценка является просто догадкой. Подобная работа требует много времени, как правило, потраченного впустую, поскольку такая догадка не дает уверенной оценки доли завершенной работы.

Если проект планировался с использованием иерархической структуры работ, а время выполнения заданий составляет 80 часов, существуют несколько вариантов доли завершенной работы в процентах. В связи с тем, что задания будут выполняться быстрее и более часто, мы можем забыть о доле завершенной работы и использовать следующие правила:

Правило 50/50 – задание считается выполненным на 50%, когда оно начинается и получает кредит на оставшиеся 50% только после завершения.

Правило 20/80 - задание считается выполненным на 20%, когда оно начинается и получает кредит на оставшиеся 80% только после завершения.

Правило 0/100 – задание не получает кредит на частичное выполнение, только после полного завершения.

Анализ освоенного объёма

Это метод, позволяющий определить объем, время и показатели выполнения работы. Многие менеджеры проектов управляют показателями выполнения работы, сравнивая запланированные работы с действительными результатами. В этом случае вы уложитесь в сроки, но перерасходуете деньги в соответствии с вашим планом. Поэтому лучше использовать метод анализа освоенного объема, так как он позволяет объединить стоимость, время и объем и может использоваться для прогнозирования показателей выполнения работ и сроков завершения проекта.