Документы по учету материалов
Сырье и материалы: понятие, классификация
Материалы- предметы, срок полезного использования которых менее 1 года, которые относятся к предметам труда и необходимы для производства продукции, работ, услуг, для хозяйственных нужд организации.
Материалы являются оборотными активами, потребляются в процессе производства, переносят свою стоимость на готовую продукцию.
Классификация материалов:
| Группа | Характеристика |
| Сырье и основные материалы | Образуют вещественную основу готовой продукции. Сырье - ранее не обрабатываемый продукт добывающей промышленности и сельского хозяйства Основные материалы - продукция обрабатывающей промышленности |
| Полуфабрикаты собственного производства | Не являются материально-производственными запасами, относятся к незавершенному производству |
| Покупные полуфабрикаты | Материалы, которые уже подвергались обработке на других предприятиях |
| Вспомогательные материалы | Добавки, смазочные материалы, возвратные отходы |
| Тара | Вспомогательный материал, предназначенный для транспортировки и хранения материалов и готовой продукции |
| Топливо | По агрегатному состоянию: твердое, жидкое, газообразное топливо. По целям использования: энергетическое, технологическое, для хозяйственных нужд |
| Запасные части | Целевое назначение - поддержание механизмов в рабочем состоянии, осуществление ремонтов |
| Строительные материалы | Целевое назначение - строительство, ремонт зданий и сооружений |
| Хозяйственный инвентарь и принадлежности | Средства труда, которые не могут относиться к основным средствам: канцелярские принадлежности и расходные материалы и т.д. |
Аналитический учет
Аналитический учет материалов ведется в местах хранения (на складах) и в бухгалтерии. На складах учет ведут материально ответственные лица на специальных карточках, которые открывают в бухгалтерии на каждое наименование и вид материалов. В карточках материально-ответственные лица отражают операции по поступлению и расходу материалов.
В бухгалтерии аналитический учет ведут одним из трех способов:
Количественно-суммовой учет -Записи в карточках учета производятся на основании документов, полученных со склада.
Оперативно-бухгалтерский учет -В бухгалтерии карточки не ведутся, для учета используют проверенные карточки, заполненные на складах
Суммовой учет -Учет ведется в разрезе мест хранения и материально ответственных лиц только в суммовом выражении
Поступление материалов
Материалы, как правило, поступают в организацию от поставщиков путем приобретения за плату. Также есть и другие способы поступления материалов в организацию:
1. по договору дарения;
2. от учредителей в качестве взноса в уставный капитал;
3. из собственного производства;
4. по договору мены;
5. при демонтаже основных средств;
6. в результате инвентаризации.
Бухгалтерский учет материалов ведется на счете 10 «Материалы» Плана счетов, к которому открываются субсчета:
10-1 «Сырье и материалы»;
10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
10-3 «Топливо»;
10-4 «Тара и тарные материалы»;
10-5 «Запасные части»;
10-6 «Прочие материалы»;
10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»;
10-8 «Строительные материалы»;
10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;
10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»;
10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» и др.».
На поступающие от поставщиков материалы на основании сопроводительных документов (накладная, счет-фактура или универсальный передаточный документ) на складе выписывают Приходный ордер (форма № М-4). Сведения из приходного ордера кладовщики заносят в Карточку учета материалов (форма № М-17).
Обратите внимание: закон «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ отменил необходимость применять унифицированные первичные учетные документы практически во всех случаях (кроме операций с денежными средствами и некоторых других операций). Поэтому компания может разработать собственные формы документов по учету материалов и утвердить их в учетной политике. Либо продолжать использоваться унифицированный формы, но также зафиксировать свой выбор в учетной политике. Здесь и далее мы рассматриваем унифицированные формы учетных документов.
Если при приемке материалов выявлено расхождение фактических данных с указанными в документах (количество, качество и т.д.) или сопроводительные документы отсутствуют (неотфактурованные поставки), то составляется Акт о приемке материалов(форма № М-7). Если без документов поступили товары, то составляется ТОРГ-4, если тара без документов – то ТОРГ-5.
Если компания ведет учет ценностей по фактической себестоимости, то неотфактурованные поставки принимаются к учету по рыночной цене. Впоследствии при поступлении документов в компанию происходит корректировка стоимости. Если ценности приходуются по учетным ценам, то учет неотфактурованных поставок ведется с использованием счетов 15 и 16.
Если организация получает материалы на складе поставщика, то экспедитору (шоферу) нужно выписать Доверенность (по форме № М-2 или № М-2а)
Поступление материалов на склад из собственного производства оформляют Требованием-накладной (форма № М-11). При поступлении материалов при демонтаже оформляется Акт по форме № М-35.
После приемки материалов все документы передаются в бухгалтерию.
В соответствие с Инструкцией по применению Плана счетов существуют два варианта учета поступления материальных ценностей:
по фактической стоимости приобретения (заготовления)
по учетным ценам.
Вариант учета поступления материалов должен быть закреплен в учетной политике.
Учетные цены - цены, которые организация условно устанавливает самостоятельно для упрощения учета затрат на производство.
Фактические цены - суммы, уплачиваемые в соответствии с договорами поставщикам за минусом возмещаемых налогов, суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением товарно-материальных запасов, таможенные пошлины, невозмещаемые налоги.
Первый вариант, как правило, используют организации, работающие с небольшой номенклатурой материалов. При этом все затраты по приобретению материалов отражаются на одноименном счете 10 "Материалы"
Пример:
ООО "Актив" покупает канцелярские принадлежности для сотрудников бухгалтерии на сумму 118 000 рублей в т.ч. НДС.
Проводки:
Д 60 К 51 на сумму 118 000 - оплачен счет поставщика
Д 10 К 60 на сумму 100 000 - поступили канцелярские принадлежности в организацию.
Д 19 К 60 на сумму 18 000 - принят к учету "входящий" НДС
Д 26 К 10 на сумму 100 000 - канцелярские принадлежности выданы сотрудникам.
При втором способе обязательно применение счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", по дебету которого отражаются фактические затраты на приобретение (заготовление) материальных ценностей, а по кредиту - учетная стоимость поступивших в организацию и оприходованных запасов.
Разница между учетной и фактической стоимостью списывается со счета 15 на счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". Накопленные на счете 16 разницы списываются (сторнируются - при отрицательной разнице) в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) или других соответствующих счетов. При реализации материалов разницы на счете 16 списываются в дебет 91-2. «Прочие расходы».
Пример:
ООО "Актив" покупает бумагу для сотрудников бухгалтерии (100 пачек). Учетная цена пачки 90 рублей. Поставщик выставил счет за бумагу на сумму 11 800 (в т.ч. НДС 1 800) рублей.
Проводки:
Д60 К51 на сумму 11800 - оплачен счет поставщика
Д10 К15 на сумму 9000 - принята к учету бумага по учетной цене
Д15 К 60 на сумму 10000 - принята к учету бумага по фактической цене
Д19 К60 на сумму 1800 - принят к учету "входящий" НДС
Учетная стоимость бумаги 9000 рублей, фактическая - 10 000 рублей, следовательно:
Д16 К15 на сумму 1000 - списан перерасход (превышение фактической себестоимости над учетной ценой)
Д26 К10 на сумму 9000 - выдана бумага сотрудникам.
Далее в конце месяца отклонения, учтенные на счете 16, списываются:
Д26 К16 на сумму 1000 рублей - списаны отклонения.
Материальные ценности, принятые на ответственное хранение и давальческое сырье хранятся и учитываются отдельно на забалансовых счетах 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" и 003 "Материалы, принятые в переработку".
Если материалы поступили в организацию по договору мены, то к учету они принимаются по рыночной стоимости имущества, переданного взамен плюс сопутствующие расходы.
Материалы, поступившие как вклад в уставный капитал, принимаются к учету по денежной оценке, согласованной с учредителями (но не больше рыночной стоимости ценностей).
Полученные безвозмездно материалы, а также выявленные в ходе инвентаризации, полученные при разборе основных средств принимаются к учету по рыночной стоимости.
Для компаний, которые имеют право применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, действуют следующие правила учета материалов:
- компания может оценивать приобретенные материально-производственные запасы по цене поставщика. При этом иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности в полной сумме в том периоде, в котором они были понесены;
- микропредприятие может признавать стоимость сырья, материалов, товаров, других затрат на производство и подготовку к продаже продукции и товаров в составе расходов по обычным видам деятельности в полной сумме по мере их приобретения (осуществления);
- компании, кроме микропредприятий, могут признавать затраты на производство и подготовку к продаже продукции и товаров в составе расходов по обычным видам деятельности в полной сумме при условии, что характер деятельности такой организации не предполагает наличие существенных остатков материально-производственных запасов. При этом существенными остатками материально-производственных запасов считаются такие остатки, информация о наличии которых в бухгалтерской отчетности организации способна повлиять на решения пользователей бухгалтерской отчетности этой организации;
- компания может признавать расходы на приобретение материально-производственных запасов, предназначенных для управленческих нужд, в составе расходов по обычным видам деятельности в полной сумме по мере их приобретения (осуществления).
Бухгалтерские проводки (записи) по учету поступления материалов:
| № | Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Отражено поступление материалов по фактической себестоимости | 60, 76 | ||
| Поступление материалов за плату по учетным ценам с использованием счета 15 и 16: | |||
| 2.1 | отражено поступление материалов в оценке, предусмотренной договором | 60, 76 | |
| 2.2 | учтены в фактической себестоимости материалов транспортно-заготовительные и другие аналогичные расходы | 60, 76 | |
| 2.3 | оприходованы материалы по учетной цене | ||
| 2.4 | отражено превышение фактической стоимости поступивших материалов над их учетной ценой | ||
| 2.5 | отражено превышение учетной цены над фактической стоимостью приобретенных материалов | ||
| Неотфактурованные поставки (без использования счетов 15 и 16): | |||
| 3.1 | учтены по рыночной цене материалов, поступившие в составе неотфактурованной поставки | 60, 76 | |
| 3.2 | сторнирована стоимость материалов по неотфактурованным поставкам (красное сторно) – на сумму материалов | ||
| 3.3 | учтена стоимость материалов по неотфактурованным поставкам при поступлении первичных документов | 60, 76 | |
| Неотфактурованные поставки (с использованием счетов 15 и 16): | |||
| 4.1 | оприходованы материалы по учетной цене | ||
| 4.2 | отражена задолженность перед поставщиком материалов по учетным ценам | 60, 76 | |
| 4.3 | после получения документов: скорректирована фактическая цена поступившего сырья (учетная цена материалов меньше их фактической стоимости) | 60, 76 | |
| 4.4. | после получения документов: скорректирована фактическая цена поступившего сырья (учетная цена материалов больше их фактической стоимости) красное сторно | ||
| 4.5 | отражено превышение фактической стоимости поступивших материалов над их учетной ценой | ||
| 4.6 | отражено превышение учетной цены над фактической стоимостью приобретенных материалов | ||
| Поступили материалы в качестве вклад в уставный капитал | 75-2 | ||
| Поступили материалы по договору дарения, выявлены в ходе инвентаризации излишки, оприходованы материалы после демонтажа основных средств | 91-1 | ||
| Поступление по договору мены: | |||
| 7.1 | оприходованы материалы по фактической себестоимости, равной рыночной цене переданных взамен ценностей | ||
| 7.2 | зачет обязательств по договору мены |
Документы по учету материалов
Закон «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ отменил необходимость применять унифицированные первичные учетные документы практически во всех случаях (кроме операций с денежными средствами и некоторых других операций).
Поэтому компания может разработать собственные формы документов по учету материалов и утвердить их в учетной политике. Либо продолжать использоваться унифицированный формы, но также зафиксировать свой выбор в учетной политике.
Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а
| № формы | Название формы |
| Форма М-2 | Доверенность |
| Форма М-2а | Доверенность |
| Форма М-4 | Приходный ордер |
| Форма М-7 | Акт о приемке материалов |
| Форма М-8 | Лимитно-заборная карта. |
| Форма М-11 | Требование-накладная. |
| Форма М-15 | Накладная на отпуск материалов на сторону. |
| Форма М-17 | Карточка учета материалов |
| Форма М-35 | Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений |
Документы по учету торговых операций (общие)
Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132
| № формы | Название формы |
| Форма ТОРГ-1 | Акт о приемке товаров . |
| Форма ТОРГ-2 | Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей . |
| Форма ТОРГ-3 | Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров . |
| Форма ТОРГ-4 | Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика . |
| Форма ТОРГ-5 | Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика. |
| Форма ТОРГ-6 | Акт о завесе тары. |
| Форма ТОРГ-7 | Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары . |
| Форма ТОРГ-8 | Заказ - отборочный лист. |
| Форма ТОРГ-9 | Упаковочный ярлык. |
| Форма ТОРГ-10 | Спецификация. |
| Форма ТОРГ-11 | Товарный ярлык. |
| Форма ТОРГ-12 | Товарная накладная. |
| Форма ТОРГ-13 | Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары. |
| Форма ТОРГ-14 | Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли). |
| Форма ТОРГ-15 | Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей. |
| Форма ТОРГ-16 | Акт о списании товаров. |
| Форма ТОРГ-17 | Приходный групповой отвес. |
| Форма ТОРГ-18 | Журнал учета движения товаров на складе . |
| Форма ТОРГ-19 | Расходный отвес (спецификация). |
| Форма ТОРГ-20 | Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров. |
| Форма ТОРГ-21 | Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции. |
| Форма ТОРГ-22 | Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц . |
| Форма ТОРГ-23 | Товарный журнал работника мелкорозничной торговли. |
| Форма ТОРГ-24 | Акт о перемеривании тканей. |
| Форма ТОРГ-25 | Акт об уценке лоскута. |
| Форма ТОРГ-26 | Заказ. |
| Форма ТОРГ-27 | Журнал учета выполнения заказов покупателей. |
| Форма ТОРГ-28 | Карточка количественно-стоимостного учета. |
| Форма ТОРГ-29 | Товарный отчет. |
| Форма ТОРГ-30 | Отчет по таре. |
| Форма ТОРГ-31 | Сопроводительный реестр сдачи документов. |
Выбытие материалов
Выбытие материалов происходит при их продаже, передаче в производство, ликвидации в случае чрезвычайных ситуаций; недостач при инвентаризации; передаче по договору мены, передаче в уставный капитал, безвозмездной передаче.
Отпуск материалов в производство оформляется Лимитно-заборной картой (форма № М-8) если установлены нормы (лимиты) расхода материалов, или Требованием-накладной (форма № М-11), если нормы не установлены. При продаже или ином выбытии материалов оформляют Накладную на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).
При отпуске запасов в производство их оценка производится одним из способов, который применяется по каждой группе (виду) материально - производственных запасов в течение отчетного года.
Способы оценки МПЗ при их выбытии:
по себестоимости каждой единицы;
по средней себестоимости;
способ ФИФO (по себестоимости первых по времени приобретения материально - производственных запасов);
В прочих случаях выбытия материалов они оцениваются по фактической стоимости.
Бухгалтерские проводки (записи) при выбытии материалов:
| № | Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Отпуск материалов в производство | 20,23,25,26 | ||
| Недостача материалов | |||
| 2.1 | Списана балансовая стоимость материалов | ||
| 2.2 | Отражено списание недостачи в пределах норм естественной убыли | 20,23,25,26,29 | |
| 2.3 | Недостача сверх естественной убыли списана на виновное лицо (сотрудник компании) | ||
| 2.4 | Сотрудник компании погашает свою задолженность за счет заработной платы | ||
| 2.5 | Виновное лицо не выявлено | 91-2 | |
| Безвозмездная передача материалов | 91-2 | ||
| Утрата материалов в результате стихийного бедствия | |||
| Продажа материалов | |||
| 5.1 | Отражено выбытие материалов | 91-2 | |
| 5.2 | Отражена выручка | ||
| 5.3 | Погашена задолженность покупателя по отгруженным материалам | ||
| Передача материалов в счет вклада в уставный капитал | |||
| Передача материалов по договору мены | |||
| 7.1 | Отражена передача материалов контрагенту | 62,67 | 91-1 |
| 7.2 | Списана фактическая себестоимость материалов | 91-2 | |
| 7.3 | Отражен зачет взаимных обязательств по договору мены | 60,76 | 62,67 |