Лабораторная работа № 8. Создание заданий к документу

Цель – получение навыков создания заданий к документу, используя при этом различные варианты контроля исполнения.

Назначение задания по документу происходит при переходе на вкладку «Задание» в окне документа (рис. 4.1). На вкладке располагаются четыре кнопки. Каждая из них соответствует одному из вариантов «Контроля исполнения»:

1. Директива.

2. Информация.

3. Запрос.

4. Запрос на подпись.

Рис.4.1. Окно назначения заданий к документу

Задание № 4.1.Менеджер отдела продаж (войти в систему под ролью «Менеджера отдела продаж») создает документ «Задание», в котором дает указание «Менеджеру отдела маркетинга» составить рекламную статью.

Также он назначает «Старшего менеджера отдела маркетинга» – контролером выполнения этого задания.

После выполнения этого задания исполнитель и контролер должны предоставить отчеты (войти в систему под этими пользователями).

Последовательность выполнения:

1. Менеджер отдела продаж создает документ «Задание». Для этого в папке своей компании создать новый документ, перейти на вкладку «Задания», в области «Типы заданий» нажать кнопку Директива.

2. В открывшемся окне «Параметры нового задания» заполнить необходимые поля. В области «Ответственные пользователи» из списка пользователей выбрать того пользователя кому назначается задание – менеджера отдела маркетинга, и нажать на кнопку . В области «Контролер» из списка выбрать контролера задания – старшего менеджера отдела маркетинга. Установить переключатель «Условие завершения» в положение «Вручную автором задания». Нажать на кнопку Добавить задание.

3. «Менеджер отдела маркетинга» должен принять к исполнению это задание. В его личном кабинете отразится входящее задание (рис. 112), необходимо перейти по ссылке в окне здания нажать на кнопку Принять к исполнению.

Рис.112. Входящие задания менеджера отдела маркетинга

4. «Менеджеру отдела маркетинга» необходимо написать рекламную статью, для этого администратор создает папку «Рекламная компания», выдает доступ к ней менеджеру отдела маркетинга. В ней менеджер отдела маркетинга создает документ с названием «Рекламная статья».

5. После окончания работы над заданием «Менеджер отдела маркетинга» должен доложить о выполнении. Для этого перейти в задание и нажать кнопку Доложить о выполнении. После чего откроется окно задания, в поле комментарий написать «Статья подготовлена», в области «Документ» нажать кнопку Обзор, далее из списка выбрать папку «Рекламная компания», затем документ «Рекламная статья» (рис. 113).

6. Нажать кнопку Доложить о выполнении.

Рис. 113. Окно задания

7. Далее перейти в личный кабинет контролера (Старший менеджер отдела маркетинга), окне «мои задания» у контролера будет отображаться входящее контрольное задание (рис.114). Необходимо перейти в задание.

8. Ознакомиться со статьей, подтвердить выполнение задания, написав комментарий «Статья принята» и нажав на кнопку Визировать.

9. Далее контролер отправляет уведомление о принятии статьи. Для этого он ставит галочку напротив фамилии менеджера отдела маркетинга и нажимает на кнопку Отправить уведомление, с текстом «Статья принята».

Рис.114. Задания проконтролировать

10. Изучив отчеты контролера и ответственного пользователя менеджер отдела продаж завершает задание.

Задание № 4.2. Директор создает документ «График отпусков» с примерным графиком отпусков на 2013 год. Необходимо чтобы все работники предприятия в обязательном порядке ознакомились с этим документом и высказали свои пожелания.

Последовательность выполнения:

1. Директор создает документ «График отпусков» (рис. 4.14).

Рис.4.14. Документ-задание «График отпусков на 2013 г.»

2. Он создает к этому документу задание категории «Информация».

3. Пользователи изучают документ «График отпусков» и высказывают свои пожелания. Для этого они нажимают кнопку Ознакомлен на карточке задания и в поле «Комментарий» описывают свое согласие или несогласие с текстом документа.

4. Директор знакомится с комментариями, которые оставлены пользователями, и завершает задание.

Задание 4.3. Главный финансист (войти в систему под ролью «Главного финансиста) создает документ «Приказ 1810». Необходимо отправить этот документ на подпись директору.

Последовательность выполнения:

1. Главный финансист создать документ «Приказ 1810» (войти в систему под ролью «Главного финансиста).

2. Он создает к этому документу задание «Запрос на подпись», назначает ответственным пользователем директора.

3. Директор (войти в систему под ролью «Директора») знакомится с текстом документа и подписывает его. Задание автоматически завершается.

4. Во входящих заданиях у директора появилось новое задание «Запрос на подпись». Он открывает карточку задания, изучает документ, затем подписывает его. Для этого он нажимает кнопку Подписать.

5. Сразу после подписания документа «Приказ 1810» директором «Запрос на подпись» из папки новые входящие задания перемещается в папку завершенные.

6. Руководитель финансового отдела знакомится с комментариями, которые оставлены директором в ходе подписания документа. После подписания директором документа «Приказ 1810», задание «Запрос на подпись» автоматически завершилось, то есть в исходящих заданиях у руководителя финансового отдела теперь нет действующих заданий.

7. Руководитель финансового отдела на вкладке «Завершенные задания» знакомится с комментариями, которые оставлены директором.

Задание 4.4. Менеджер отдела продаж создает документ «Маркетинговая программа на 2013 год». Он отправляет этот документ на согласование Руководителю отдела маркетинга и Директору. В этом задании важен порядок согласования. Необходимо чтобы сначала с этим документом ознакомился Руководитель отдела маркетинга, если документ не будет им одобрен, то отправлять этот документ на согласование директору не нужно.

Последовательность выполнения:

1. Менеджер отдела продаж создает документ «Маркетинговая программа на 2013 год».

2. Менеджер отдела продаж отправляет этот документ на пошаговое согласование Руководителю отдела маркетинга и Директору. Необходимо выбрать тип согласования «Согласование по маршруту».

3. Руководитель отдела маркетинга удовлетворяет запрос на согласование. Во входящих заданиях у Руководителя отдела маркетинга отобразилось новое задание «Запрос на согласование». Он знакомится с содержимым документа и удовлетворяет запрос. Для этого на карточке запроса он нажимает кнопку «Удовлетворить запрос». Затем в поле «Комментарий» обосновывает свое решение.

4. Директор удовлетворяет запрос на согласование. Директор знакомится с содержимым документа и отклоняет запрос. Для этого на карточке запроса он нажимает кнопку «Отклонить запрос». В поле «Комментарий» указывает причины того, что запрос был отклонен. Информация введенная в поле комментарий будет являться ОТЧЕТОМ пользователя по этому заданию.

5. Менеджер отдела продаж завершает пошаговое согласование документа. Он знакомится с комментариями, которые оставлены участниками согласования. Для этого он заходит в само задание и просматривает результат. Для более удобного извлечения информации можно воспользоваться кнопкой «Структура задания». После этого на экран будет выведена информация о ходе согласования документа всеми его участниками.

Задание № 4.5. Директор создает документ «Исследование рынка», к нему создает задание «Директива» и назначает ответственным пользователем руководителя отдела маркетинга. Получив задание от директора, руководитель отдела маркетинга поручает выполнить его своим подчиненным – менеджеру отдела маркетинга. После того как задание будет выполнено, он должен составить окончательный отчет, а Руководитель отдела маркетинга должен отчитаться перед директором.

Задание № 4.6.Секретарь отправляет на подпись директору документ «Начальник отдела маркетинга» (созданный в папке «Должностные инструкции»).

Задание № 4.7.Старший менеджер отдела маркетинга в своей личной папке создает документ «Название магазина», в котором предлагает вариант названия для вновь открывающегося магазина. Затем он отправляет документ на пошаговое согласование. Ответственными пользователями назначает Руководителя отдела маркетинга и Директора. Они должны высказать свое мнение по поводу предлагаемого названия.