Часть 4, оценивается в 30 баллов
Вы участвуете в первоначальной проверке системы менеджмента качества компании ОАО «ААА» в качестве гл. аудитора Ассоциации по сертификации «Русский Регистр» (РР). Вам необходимо подготовить отчет о результатах проверки на формах РР. Проверка длилась в течение двух дней, заключительное совещание назначено на сегодня. Вы представляете подразделение РР с кодом – 300, номер проверки в базе данных РР компании ОАО «ААА» в текущем году – 010, представитель компании – Иванов И.И..
1. Дается описание шести ситуаций, которые произошли во время проверки. Описываются ситуации, при которых может возникнуть необходимость составления акта о несоответствии/наблюдении. Внимательно изучите каждый из случаев и примите одно из решений:
а) Если вы считаете, что имеется достаточное количество доказательств, подтверждающих несоответствие, то вам необходимо зарегистрировать несоответствие и заполнить части 1 и 2 акта о несоответствии / наблюдении и определить категорию несоответствия: значительное или незначительное и соотнести к пункту стандарта.
б) Если вы считаете, что доказательств, подтверждающих несоответствие, недостаточно, то оформите наблюдение, заполнив части 1 и 2 акта о несоответствии /наблюдении, а также на обратной стороне Акта:
- напишите, почему вы считаете, что количество доказательств, подтверждающих несоответствие, недостаточно;
- сделайте перечень фактов, которые необходимы вам, как доказательство, что ситуация находится под контролем или укажите дальнейшие действия, которые должен предпринять аудитор.
2. На основании заполненных актов о несоответствии/наблюдении оформите Акт проверки, заполнив все его части.
Ситуация № 1
В дальней комнате банка работает 10 человек, обрабатывая на компьютерах чеки и заказы на деньги. Яркое солнце отражается на мониторах их компьютеров, повернутых к окну. В помещении жарко, условия для работы тяжелые. При выборочной проверке чеков, обработанных в тот день, аудитор нашел несколько неточностей. Аудитор спрашивает контролера об этих ошибках, контролер отвечает, что в жаркие дни персоналу очень трудно сконцентрировать внимание и четко видеть написанное на экране. И, хотя они пытаются удвоить проверку работы, они не могут изменить ситуацию.
Баллов
Ситуация № 2
В отделе закупок аудитор отмечает, что персонал размещает заказы у поставщиков по телефону и вводит информацию непосредственно в компьютеризированную систему обработки заказов. На свой вопрос аудитор получает объяснение: персонал прошел очень серьезное обучение, а база данных содержит полную информацию о постоянных субконтрактных спецификациях, поэтому нет необходимости независимого анализа индивидуальных заказов.
Баллов
Ситуация № 3
В отделе качества аудитор просит представить график внутренних проверок. Из графика видно, что каждый из десяти отделов проверяется один раз в шесть месяцев. Аудитор просит менеджера по качеству объяснить, как определялась частота проверок. Менеджер объясняет, что система была введена три года назад, в руководстве по качеству была установлена периодичность в шесть месяцев. Организация с тех пор придерживается этой схемы. Аудитор просит показать файл с несоответствиями, выявленными во время внутренних проверок, и корректирующими действиями. В перечне дела - 40 несоответствий за последние 3 цикла проверок. Из них 25 – в отделе сбыта, остальные распределены между 7 другими отделами, а два отдела не имеют ни одного. Отдел сбыта отвечает за деятельность по анализу контрактов.
5 баллов
Ситуация № 4
В проектном отделе компании аудитор просит представить отчетные документы по только что завершенному проекту PJ20. При их проверке выясняется, что они состоят только из беспорядочной подборки индивидуальных рабочих журналов. На просьбу представить общий план проекта и отчетные документы по анализу проекта менеджер проектного отдела отвечает, что официальных документов нет, поскольку политика компании предусматривает не подавлять инициативу. Он/она говорит, что новые проекты разрешено разрабатывать в процессе неформальных дискуссий между отделами маркетинга, производственным и проектным.
5 баллов
Ситуация № 5
Отчетный документ по анализу системы менеджмента качества компании включает вопрос об анализе Политики в области качества на постоянную пригодность. Рядом сделана отметка «никаких действий». В ответ на Ваш вопрос управляющий директор сообщает, что Политика в области качества была разработана материнской компанией. Хотя она и анализировалась на совещании, компания не может изменить ее, отсюда и появилась отметка «никаких действий». Другие части анализа системы качества руководством были выполнены полностью.
5 баллов
Ситуация № 6
Представитель руководства компании информирует аудитора, что компания уже провела ряд работ по улучшению и упрощению документации системы менеджмента. Многие из производственных процедур были изъяты, так как в компании действует хорошо налаженный процесс подготовки персонала, поэтому оказалось, что эти дополнительные процедуры не нужны. Имеющиеся руководства по подготовке персонала действительно очень подробные и всеобъемлющие, но они не идентифицированы, им не присвоен идентификационный номер, отсутствует информация о том, кем и когда они последний раз пересматривались. Менеджер по подготовке персонала объясняет, что, если требуются какие либо изменения, то они будут обсуждены на совещании ответственных за подготовку персонала. Каждый из обучающих отвечает за внесение необходимых изменений в свои материалы по подготовке.
5 баллов
АКТ О НЕСООТВЕТСТВИИ / НАБЛЮДЕНИИ* №
| Часть 1 | |||
| ОРГАНИЗАЦИЯ: | Стандарт: | ||
| Подразделение*/ Объект проверки: | |||
| Аудитор: | (Фамилия, И.О.) (подпись) | Дата (день, месяц, год) | |
| Часть 2. Несоответствие/Наблюдение* | |||
| Градация:** значительное незначительное | |||
| Пункт стандарта** | |||
| Руководитель группы (подпись) | |||
| Представитель Организации (подпись) | |||
| Часть 3. Причины несоответствия / Корректирующие действия** | |||
| Предполагаемая дата выполнения (день, месяц, год) | |||
| Представитель Организации (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Корректирующие действия приняты (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Часть 4. Подтверждение устранения несоответствия** | |||
| Градация несоответствия снижена: Да Нет Несоответствие устранено / корректирующее действие результативно*: Да Нет | Дата (день, месяц, год) | ||
| Аудитор (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Примечание: |
АКТ О НЕСООТВЕТСТВИИ / НАБЛЮДЕНИИ* №
| Часть 1 | |||
| ОРГАНИЗАЦИЯ: | Стандарт: | ||
| Подразделение*/ Объект проверки: | |||
| Аудитор: | (Фамилия, И.О.) (подпись) | Дата (день, месяц, год) | |
| Часть 2. Несоответствие/Наблюдение* | |||
| Градация:** значительное незначительное | |||
| Пункт стандарта** | |||
| Руководитель группы (подпись) | |||
| Представитель Организации (подпись) | |||
| Часть 3. Причины несоответствия / Корректирующие действия** | |||
| Предполагаемая дата выполнения (день, месяц, год) | |||
| Представитель Организации (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Корректирующие действия приняты (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Часть 4. Подтверждение устранения несоответствия** | |||
| Градация несоответствия снижена: Да Нет Несоответствие устранено / корректирующее действие результативно*: Да Нет | Дата (день, месяц, год) | ||
| Аудитор (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Примечание: |
АКТ О НЕСООТВЕТСТВИИ / НАБЛЮДЕНИИ* №
| Часть 1 | |||
| ОРГАНИЗАЦИЯ: | Стандарт: | ||
| Подразделение*/ Объект проверки: | |||
| Аудитор: | (Фамилия, И.О.) (подпись) | Дата (день, месяц, год) | |
| Часть 2. Несоответствие/Наблюдение* | |||
| Градация:** значительное незначительное | |||
| Пункт стандарта** | |||
| Руководитель группы (подпись) | |||
| Представитель Организации (подпись) | |||
| Часть 3. Причины несоответствия / Корректирующие действия** | |||
| Предполагаемая дата выполнения (день, месяц, год) | |||
| Представитель Организации (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Корректирующие действия приняты (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Часть 4. Подтверждение устранения несоответствия** | |||
| Градация несоответствия снижена: Да Нет Несоответствие устранено / корректирующее действие результативно*: Да Нет | Дата (день, месяц, год) | ||
| Аудитор (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Примечание: |
АКТ О НЕСООТВЕТСТВИИ / НАБЛЮДЕНИИ* №
| Часть 1 | |||
| ОРГАНИЗАЦИЯ: | Стандарт: | ||
| Подразделение*/ Объект проверки: | |||
| Аудитор: | (Фамилия, И.О.) (подпись) | Дата (день, месяц, год) | |
| Часть 2. Несоответствие/Наблюдение* | |||
| Градация:** значительное незначительное | |||
| Пункт стандарта** | |||
| Руководитель группы (подпись) | |||
| Представитель Организации (подпись) | |||
| Часть 3. Причины несоответствия / Корректирующие действия** | |||
| Предполагаемая дата выполнения (день, месяц, год) | |||
| Представитель Организации (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Корректирующие действия приняты (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Часть 4. Подтверждение устранения несоответствия** | |||
| Градация несоответствия снижена: Да Нет Несоответствие устранено / корректирующее действие результативно*: Да Нет | Дата (день, месяц, год) | ||
| Аудитор (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Примечание: |
АКТ О НЕСООТВЕТСТВИИ / НАБЛЮДЕНИИ* №
| Часть 1 | |||
| ОРГАНИЗАЦИЯ: | Стандарт: | ||
| Подразделение*/ Объект проверки: | |||
| Аудитор: | (Фамилия, И.О.) (подпись) | Дата (день, месяц, год) | |
| Часть 2. Несоответствие/Наблюдение* | |||
| Градация:** значительное незначительное | |||
| Пункт стандарта** | |||
| Руководитель группы (подпись) | |||
| Представитель Организации (подпись) | |||
| Часть 3. Причины несоответствия / Корректирующие действия** | |||
| Предполагаемая дата выполнения (день, месяц, год) | |||
| Представитель Организации (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Корректирующие действия приняты (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Часть 4. Подтверждение устранения несоответствия** | |||
| Градация несоответствия снижена: Да Нет Несоответствие устранено / корректирующее действие результативно*: Да Нет | Дата (день, месяц, год) | ||
| Аудитор (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Примечание: |
АКТ О НЕСООТВЕТСТВИИ / НАБЛЮДЕНИИ* №
| Часть 1 | |||
| ОРГАНИЗАЦИЯ: | Стандарт: | ||
| Подразделение*/ Объект проверки: | |||
| Аудитор: | (Фамилия, И.О.) (подпись) | Дата (день, месяц, год) | |
| Часть 2. Несоответствие/Наблюдение* | |||
| Градация:** значительное незначительное | |||
| Пункт стандарта** | |||
| Руководитель группы (подпись) | |||
| Представитель Организации (подпись) | |||
| Часть 3. Причины несоответствия / Корректирующие действия** | |||
| Предполагаемая дата выполнения (день, месяц, год) | |||
| Представитель Организации (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Корректирующие действия приняты (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Часть 4. Подтверждение устранения несоответствия** | |||
| Градация несоответствия снижена: Да Нет Несоответствие устранено / корректирующее действие результативно*: Да Нет | Дата (день, месяц, год) | ||
| Аудитор (Фамилия, И.О.) (подпись) | |||
| Примечание: |
АКТ ПРОВЕРКИ СИСТЕМЫ * №
| Часть 1 | ||||||
| ОРГАНИЗАЦИЯ (полное наименование): | ||||||
| АДРЕС: (фактический) | ||||||
| Руководитель группы: аудиторы: | ||||||
| Сроки проверки: | ||||||
| Представитель Организации: | ||||||
| Часть 2. Объем проверки | ||||||
| Стандарт: | ||||||
| Дополнительные стандарты: | ||||||
| Объем проверки: Предварительная Проверка адекватности Первоначальная Проверка соответствия Инспекционная Проверка устранения несоответствий Дополнительная Возобновляющая | ||||||
| Главный эксперт | (подпись) | Представитель Организации | (подпись) | |||
| Часть 3. Отчет о проверке | ||||||
| Количество выявленных несоответствий: | Номера Актов о несоответствиях: | |||||
| в том числе значительных: | ||||||
| в том числе незначительных: | ||||||
| в том числе устранено в ходе проверки: | Номера Актов о наблюдениях: | |||||
| Количество наблюдений: | ||||||
| Необходимость проведения дополнительной проверки в подразделениях Организации с целью подтверждения устранения несоответствий: Да Нет | ||||||
| Рекомендации главного эксперта: Сертификат соответствия может/не может** быть: Подтвержден Выдан | ||||||
| Сроки очередной проверки: (месяц, год) | ||||||
| Главный эксперт | (подпись) | Представитель Организации | (подпись) | |||
* ненужное зачеркнуть
** заполняется только в случае несоответствия
* ненужное зачеркнуть
** заполняется только в случае несоответствия
* ненужное зачеркнуть
** заполняется только в случае несоответствия
* ненужное зачеркнуть
** заполняется только в случае несоответствия
* ненужное зачеркнуть
** заполняется только в случае несоответствия
* ненужное зачеркнуть
** заполняется только в случае несоответствия
* указать название системы менеджмента (менеджмента качества, управления охраной окружающей среды, менеджмента в области профессиональной безопасности и охраны труда)
** ненужное зачеркнуть