Предварительная подготовка ревизии
Лекция 3. Подготовка ревизии и методы контроля
Планирование ревизии
Предварительная подготовка ревизии
Методы документального контроля
Методы фактического контроля
Инвентаризация как метод фактического контроля
Планирование ревизии
Планирование ревизии осуществляется поэтапно. Два основные этапа — это разработка программы и плана ревизии.
Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками могут быть:
• администрация организации;
• собственник организации;
• государственные органы:
Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая содержит следующие разделы:
• цель ревизии;
•вопросы, подлежащие проверке;
• средства и условия, необходимые для проведения ревизии;
• сроки и место исполнения;
• состав участников ревизии;
•формы документального оформления ревизии.
Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.
В разделе «Цель ревизии» формулируются главные задачи ревизии, например: анализ финансового состояния акционерного общества, влияние дебиторской и кредиторской задолженности на финансово-хозяйственную деятельность акционерного общества и расчеты с бюджетом; проверка законности и эффективности использования внеоборотных активов.
Перечисляются объекты ревизии, например: акционерное общество; его дочерние предприятия и филиалы. Часто в данном разделе приводится перечень структурных подразделений организации.
В разделе «Вопросы, подлежащие проверке» перечисляются направления финансово-хозяйственной деятельности организации, например, могут быть перечислены внеоборотные активы: основные средства; капитальные вложения; ценные бумаги; вложения в уставный капитал; оборудование к установке.
В разделе «Средства и условия, необходимые для проведения ревизии» содержится перечень оргтехники, средств связи и доставки, условия проживания, время работы и др.
В разделе «Сроки и место исполнения» указываются время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.
В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, пленных к проведению ревизии. Отдельно может быть составлен перечень лип, имеющих допуск к конфиденциальной информации.
В разделе «Формы документального оформления ревизии» проводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревизии.
Полная правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т.е. помогает ревизующему детально провопить каждый вопрос.
Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации,— при больших затратах времени ревизия может не дать должных результатов.
План ревизии. На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре се управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии.
План ревизии должен обладать определенными характеристиками.
Действенность. В плане должны содержаться точные указания на исполнителей, сроки ревизионных мероприятий. Такой план позволяет контролировать эффективность работы ревизоров.
Конкретность. Вопросы программы, подлежащие проверке, в плане конкретизируются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителей. Например, программой предусмотрено проверить состояние хранения готовой продукции; вопрос программы в плане может быть отражен следующим образом.
1. Проверить обеспеченность организации складскими помещениями и их состояние.
2. Выявить нарушения в движении первичных документов и заполнении регистров бухгалтерского учета.
3. Проверить соблюдение установленного порядка складирования готовой продукции.
4. Выявить факты порчи готовой продукции на складах.
5. Выявить факты хранения готовой продукции вне складов.
6. Выявить факты хранения неучтенной продукции.
Реальность. План выверяется с точки зрения реальных возможностей выделенных для ревизии людей и материальных ресурсов. В нем предусматривается возможность привлечения к ревизии дополнительных ресурсов. Например, нельзя провести инвентаризацию крупного склада без привлечения рабочих, по мере пересчета переносящих ценности в помещении.
Гибкость и мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется дополняется, уточняется. Если бы план, составленный в начале ревизии, оставался неизменным и не корректировался по мере выявления фактов нарушений и злоупотреблений, ревизия не могла бы быть успешной. Иногда план, даже тщательно продуманный, приходится перестраивать после проверки отдельных фактов. Внесение в план изменений должно быть обоснованным и обусловливаться конкретными фактами. Выявление каких-либо фактов может вызвать необходимость проверки новых обстоятельств, не предусмотренных ранее ни программой, ни рабочим планом, более углубленного рассмотрения ранее изученных вопросов. План корректируется до тех пор, пока по каждому выявленному факт)' не будут собраны материалы, дающие верное представление об изучаемых явлениях.
Предварительная подготовка ревизии
Предварительная подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В процессе такой подготовки сначала решаются методические вопросы, затем организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.
Методические вопросы. Необходимо изучить практический опыт ревизующего органа по аналогичным программам проверки. Как правило, в аудиторских фирмах накапливаются материалы всех ревизий.
Нужно внимательно просмотреть материалы предыдущих ревизий данной организации. Материалы ревизий должны храниться в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.
Ценную информацию можно получить из объяснительных записок к отчетам, которые составляют службы и подразделения организации.
Для участников ревизии подбираются систематизированный перечень действующих законодательных нормативных актов, нормы естественной убыли и выхода продукции, необходимые инструктивные материалы.
Организационные вопросы. Составляется список необходимой оргтехники, пломбиров, печатей, штампов и др. Разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов, двух журналов: журнала регистрации вопросов и ответов и журнала входящих и исходящих документов.
Если в программе не были предусмотрены бланки документального оформления ревизии, то они разрабатывается во время подготовки ревизии.
Подбираются участники ревизии. Комплексная ревизия предусматривает участие в ней специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и т.д. Руководитель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, следит за полнотой и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает участникам ревизии практическую помощь в работе, руководит оформлением материалов ревизии, представительствует в соответствующих службах и организациях.
Состав участников ревизии оформляется приказом по организации которым устанавливается также срок ревизии. Ревизоры готовят проект приказа генерального директора о начале работы ревизионной группы. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию приказа и по просьбе проверяемого — документы, удостоверяющие его личность-Подготовка ревизоров к ревизии завершается инструктивным совещанием, которое проводит руководитель ревизии. На этом совещании руководитель ревизии имеет возможность нацелить участников ревизии па основные вопросы, которые необходимо решить, дать ревизорам ряд практических советов по организации работы на месте ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушать каждого участника ревизии и ответить на его вопросы.
На совещании проверяется готовность ревизоров к ревизии. Если яснится, что участники ревизии плохо знают необходимые нормативные материалы, недостаточно глубоко изучили информацию, характеризующую деятельность намеченного к ревизии объекта, нужно отложить ревизию. Лучше приступить к ней позже, а до этого более тщательно подготовиться.
Для обеспечения конфиденциальности информации, полученной в ходе ревизии, но не до конца выверенной, ревизоры должны использоваться не зависящими от проверяемого средствами связи. Помещение, которое занимают ревизоры, должно опечатываться и сдаваться под охрану.
Ознакомление с объектом ревизии. Следующий шаг в процессе организации ревизии — это непосредственное знакомство с объектом ревизии.
Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, данные о которой мот. содержаться в приказах по основной деятельности или в документах совета директоров.
Изучая структуру управления, необходимо понять общую систему субординации в организации, взаимодействие ее учетного и финансового органов, службы сбыта и снабжения, роль коллегиальных органов управления (совета директоров, правления и др.)
В ходе предварительного знакомства следует уяснить, себе систему документооборота. Первый документ, который требуется прочесть,— номенклатура дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся в отделах организации. Необходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов приказов, распоряжений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных. ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц,
распорядителей денежных ресурсов.
С опытным работником организации нужно пройти по цехам и складским помещениям, посетить службы и отделы. В ходе предварительного обследования организации ревизор должен вникнуть в технологию работы, территориальное расположение мест хранения и отгрузки материальных ценностей.
Во многих организациях бухгалтерия создана по одному принципу: в ней выделяются отделы реализации, материальный, производственный, расчетный- В отделе реализации накапливаются сведения о готовой продукции организации, ее поступлении из подразделений (цехов) и отгрузке покупателям.
В материальном отделе аккумулируются данные о закупках сырья и материалов, их движении. В производственном отделе собираются сведения о затратах на производство, фактические калькуляции. В расчетном отделе определяются размеры заработной платы, начислений и удержаний. Важно установить, в каком отделе ведутся расчеты по кассе, расчетному и валютному счетам, ценным бумагам, в том числе векселям, кто и как оформляет взаимозачеты.
Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.).