Специфика бухгалтерского дела в компьютерной среде

12.1. Современные системы автоматизации.

12.2. Выбор программ автоматизации бухгал­терского дела.

12.3. Организация автоматизированного рабоче­го места бухгалтера.

12.4. Разработка мероприятий по переходу на автоматизированную систему учета.

12.1. СОВРЕМЕННЫЕ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ

Автоматизация управления деятельностью предпри­ятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учета. Более того, именно с последней целесообразно начи­нать автоматизацию управления.

Это вызвано следующими факторами:

- задачи бухгалтерского учета хорошо структуриро­ваны, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;

- бухгалтерский учет собирает и регистрирует информа­цию обо всех хозяйственных операциях, которая необходи­ма и остальным управленческим структурам предприятия;

- автоматизация бухгалтерского учета стала неотлож­ной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерс­кой информации, которым бухгалтерия должна представ­лять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях. Принятый Государственной Думой закон об электронной подписи только усиливает эту тенденцию.

В настоящее время рынок персональных компьютеров и программного обеспечения является одним из наиболее развивающихся и перспективных секторов миро­вого рынка. Это вызвано возрастающим спросом различ­ных организаций, предприятий и частных лиц на ком­пьютерную технику и сопутствующие программы. Изве­стно, что внедрение новых технологий, адаптация эф­фективных методов производства и управления - залог успешного предпринимательства. Компьютерный бух­галтерский учет является одним из таких методов, все больше и больше предприятий переходят на полностью автоматизированный компьютерный учет.

Российские автоматизированные системы прошли несколько этапов своего развития.

Первое поколение (1988-1991гг.) характеризуется функциональной примитивностью и сложностью адап­тации к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета в России, системы были предназначены для эксп­луатации в виде автоматизированных рабочих мест на автономных компьютерах.

Второе поколение систем (1992-1994гг.) отличает­ся большей функциональной полнотой и приспособлен­ностью к различным изменениям в правилах бухгалтер­ского учета, было предназначено для работы в локаль­ных сетях или автономно. Стали появляться не только широко тиражируемые системы, но и программные про­дукты, ориентированные на определенный круг клиен­тов, например, системы для автоматизации торговых предприятий.

Третье поколение бухгалтерских систем (1995-1996 гг.) отличают комплексный подход и более узкая спе­циализация. Бухгалтерские комплексы третьего поколе­ния функционируют в системе Windows, все могут рабо­тать в сети, как правило, имеют встроенные средства раз­вития и полностью совместимы с другими программны­ми продуктами фирмы-разработчика, обеспечивающими полную автоматизацию избранного объекта (банка, тор­гового иди производственного предприятия и др.).

Четвертое (современное) поколение – это бухгал­терские системы, а по своей сути уже комплексные корпоративные информационные системы (КИС), которые характеризуются интегрированными технологическими решениями, предполагающими поставку вместе с программными средствами и консалтинговых услуг.

Использование персональных компьютеров для ав­томатизации бухгалтерского учета является важной составной частью системы информационного обеспече­ния предприятия. Безусловно, компьютерная програм­ма не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автома­тизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финан­совое положение предприятия и его перспективы. Кро­ме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронвом виде первичные и отчетные документы, а так­же бланки часто повторяющихся форм (авансовые от­четы, приходные и расходные ордера, платежные поручения и т. д.) с уже сформированными реквизитами предприятия.

В основу современных пакетов компьютеризации бухгалтерского дела положены следующие системы:

1) система реального времени - обеспечивает авто­матическое обновление данных во всей системе при из­менении данных в одной из подсистем;

2) интегрированная система - осуществляет цент­рализованный сбор и распределение данных между раз­личными подсистемами, такими как счета к получению, расчет стоимости работ, расчет заработной платы, веде­ние Главной книги и т. д.;

3) сателлитная система - позволяет работать как с рабочих мест предприятия, так и с рабочего места бухгалтера из компании, обслуживающей данное предприятие.

В настоящее время рынок программных продуктов предлагает широкий перечень прикладных программ для автоматизации бухгалтерского учета. В последние годы появляются новые фирмы и компании, предлагающие различные разработки в этом направлении. Для целей отбора наиболее удачных разработок проводятся конкур­сы программ автоматизации бухгалтерского учета и ауди­та, введена обязательная сертификация программ бух­галтерского учета на их соответствие обязательным тре­бованиям, таким как возможность работы в сети, функ­циональная полнота, быстродействие, адаптивность к новым условиям применения и т.д.

В основном разработки по автоматизации бухгалтер­ского учета и аудита ведутся по следующим направлени­ям (классам):

1) комплексная автоматизация бухгалтерского уче­та для малого бизнеса;

2) комплексная автоматизация крупных предприятий;

3) автоматизация отдельных участков учета.

Программные продукты, реализующие первое на­правление, наиболее популярны, так как они обязатель­но должны обеспечивать:

- заполнение первичных бухгалтерских документов;

- формирование различных вторичных документов, регистров журнальяо-ордерной формы;

- ведение Главной книги;

- составление баланса.

Эти программы не требуют специального сопровож­дения и очень легки в освоении.

Программные системы второго класса представляют собой функционально завершенное программное обеспе­чение автоматизированного рабочего места бухгалтера с многоуровневым аналитическим учетом.

Очень широко представлены на рынке компьютерных технологий программы, представляющее третье направ­ление, такие как «Склад», «Зарплата», «Учет основных средств» и т.д. Они облегчают труд бухгалтеров, но не решают проблему комплексной автоматизации. Подав­ляющая часть компьютерных программ для бухгалтерс­кого дела разработана с учетом использования среды Windows.

Наиболее популярны в настоящее время сравнительно недорогие тиражируемые комплексы такие как, серии программ «1C: Бухгалтерия», «Парус», «БЭСТ», а также «Турбо-Бухгалтер», «Инфо-бухгалтер» и ряд других.

12.2. ВЫБОР ПРОГРАММ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО ДЕЛА

Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не так легко получить ре­шение, удобное для неискушенного в применении компь­ютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет постоянное изменение требований, предъяв­ляемых к бухгалтерскому учету и аудиту, увеличиваю­щее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах. Для достижения ус­пеха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо ориентироваться на функциональность систем бухгал­терского учета, а именно, бухгалтерские системы должны уметь:

• правильно производить арифметические расчеты;

• обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произ­вольной формы;

• осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

• производить накопление итогов и исчисление про­центов произвольной сложности;

• обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных (БД) по теку­щему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по любому запросу пользова­теля. В зависимости от особенностей учета на предприятии БД могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структу­ре принятого плана счетов, задающего основные парамет­ры настройки системы на конкретную учетную деятель­ность.

Модули системы, обеспечивающие проведение рас­четов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормати­вы. При этом система должна уметь легко изменять их по запросу пользователя. Пользователь также не должен испытывать никаких проблем при подключении к свое­му компьютеру любых моделей принтеров и другой офис­ной техники.

Ценность бухгалтерской системы во многом опреде­ляется ее возможностями по перерасчету прежних объек­тов учета в связи с новыми условиями (например, дено­минацией), при таких перерасчетах должно быть пре­дусмотрено изменение данных во всех предыдущих до­кументах и в текущей отчетности.

Большинство предлагаемых на российском рынке бухгалтерских систем имеют приемлемую (по крайней мере, для малых и средних предприятий) функциональ­ную полноту. При этом на первый план выходят следую­щие параметры оценки системы:

1. Система должна быть понятной. Очевидно, что после изучения рекламного проспекта или просмотра демо - версии программы на условном примере фирмы-разработчика нельзя получить полное представление о ее возможностях. Необходимо вникнуть в систему, для этого лучше всего попробовать поработать с программой «с нуля» на собственном небольшом примере, который должен быть подготовлен и включать типовые операции. Солидная фирма-разработчик легко согласится на подоб­ное тестирование, а заявления типа «сначала купите, потом тестируйте» должны насторожить. Если техноло­гия выполнения операций не вызывает трудностей, мож­но считать, что система в целом понятна пользователю.

2. Система должна быть удобной. Конкретный пользователь должен определить степень удобности автоматизированной системы для себя, и эта оценка дол­жна быть решающей. Не исключен путь постепенного ус­ложнения и усиления системы по мере роста компьютер­ной квалификации специалиста. Но противопоказан обратный подход: «Купим сложную систему, а людей потом научим». Такое решение может привести к катас­трофе, и виноват будет тот начальник, который эту сис­тему навязал. Система должна подбираться под челове­ка и быть удобной для него.

3. Система должна быть надежной. Во-первых, система должна отслеживать виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета.

Во-вторых, в ней должны быть предусмотрены сред­ства защиты от случайной или намеренной порчи ин­формации, т.е. система обязана либо информировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную информацию. Кроме того, же­лательны средства защиты от несанкционированного доступа.

В-третьих, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования (автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная передача копии на дискеты или стример, специальные средства восстановления данных). Оценку надежности, так же как и понятности системы, следует проводить при помощи собственного тестирования. В зависимости от результа­тов теста можно сделать первые выводы о надежности системы.

4. Система должна быть адекватной. Возможны по крайней мере два варианта решения проблемы предполагаемой адекватности или неадекватности автоматизированной системы к обилию изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. Первый путь традиционен: фирма - разработчик готовит новую версию системы, заменяя ею старую. Солидные компании имеют развитую систему скидок ва замену версий (uphgreate), своевременно подготавливают руководство пользователя системы, обеспечивают телефонные консультации по «горячей линии» и т. д., слабые разра­ботчики таких услуг обеспечить не могут.

Второй путь предполагает настройку системы в со­ответствии с текущими требованиями, т.е. она изначаль­но разрабатывается как легко адаптируемая и гибкая. Такой подход требует создания в системе определенной избыточности функций, что делает ее более сложной при эксплуатации.

5. Разработчик должен быть «солидным». Опасно приобретать систему у так называемых несолидных фирм. Оценка солидности по обилию рекламы и актив­ности на выставках не всегда может оказаться правиль­ной. Следует руководствоваться следующими критери­ями при выборе фнрмы-разработчика системы автома­тизации бухгалтерского дела:

• стаж работы фирмы на рынке;

• количество проданных копий или внедрений системы (всего и за последний год);

• цена системы (очень низкие и очень высокие цены одинаково опасны);

• наличие или отсутствие поддержки системы, виды поддержки («горячая линия», консультация в офисе фир­мы, выездные консультации, службы внедрения и т. д.);

• наличие или отсутствие учебных центров;

• отзывы пользователей, уже купивших такую систему;

• другая деятельность фирмы.

Можно также оценить солидность фирмы, посетив офис, в солидных фирмах переговоры с клиентами ведут профессионалы, а документация тщательно продумана и выверена.

12. 3. ОРГАНИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО РАБОЧЕГО МЕСТА БУХГАЛТЕРА

Персональные компьютеры обеспечивают формиро­вание первичных документов и учетных регистров, что дает возможность организовать автоматизированное ра­бочее место (АРМ) с использованием диалогового режима. АРМ организуется на базе персонального компьюте­ра, который может использоваться либо автономно, либо в связи с другими. В первом случае организуется АРМ с замкнутым циклом обработки данных. Во втором - ин­формационный обмен обеспечивается между отдельны­ми АРМ на уровне документа, машинного носителя или автоматический информационный обмен на уровне со­здания локальной вычислительной сети.

При проектировании АРМ бухгалтера можно выде­лить два основных вида обеспечения: техническое и про­граммное.

Стадия технического обеспечения - приобретение и создание условий для его рационального и эффектив­ного применения, т.е. комплектация соответствующей периферией. Программное обеспечение - это инструмен­тарий, с помощью которого бухгалтер на своем рабочем месте сможет вести весь процесс обработки данных на компьютере, начиная с ввода информация, заканчивая получением регистров бухгалтерского учета.

С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе компьютера происходит распределение функций между бухгалтером и собственно персональным компьютером (ПК). Бухгалтер выполняет следующие операции: сбор первичных документов; контроль их достоверности; ввод данных в РК и записи их на носители (дискеты, диски); управление их обработкой на машине; получение регистров выходной информации; контроль, анализ и регулирование расчетов.

Bсe вычислительные и группировочные операции, выборку, формирование и хранение информационных массивов, а также печать выходных ведомостей выполняет ПК. АРМ бухгалтера дает возможность сократить время обработки, а также ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом, получением первичной информации, ее обработкой и выдачей итоговой информации.

Каждое автоматизированное рабочее место может быть разработано и как автоматизированное, и как автоматическое. Все определяется количеством необходи­мых настроек и перенастроек в процессе его использова­ния. Если режимов работы немного и они стационарны, то целесообразно создавать набор конечных автоматов для каждого режима. В противном случае лучше предос­тавить бухгалтеру удобный режим настроек.

Если на предприятии создается несколько АРМ бух­галтера, то их целесообразно объединить с помощью еди­ной вычислительной сети, что позволит обеспечить пол­ную автоматизацию бухгалтерского учета. Наиболее часто используется звездообразная организация локальной сети, когда один компьютер выполняет роль управляющего, к которому, в свою очередь, подключены остальные подчи­ненные АРМы. Таким образом, можно организовать много­уровневую систему обработки данных на базе использова­ния различных типов процессоров и операционных систем.

Примерная структура бухгалтерии на базе может выглядеть следующим образом:

12.4. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ПЕРЕХОДУ НА АВТОМАТИЗИРОВАННУЮ СИСТЕМУ УЧЕТА

Прежде чем приступать к автоматизации бухгалтер­ского учета на предприятии руководитель, а также пер­сонал, так или иначе связанный с проектом, должны ответить на ряд вопросов. Например, какова степень готовности к автоматизации? Наличие собственно компьютеров и сопутствующей офисной техники безус­ловно важно, но это не главное. Прежде всего труд на предприятии должен быть систематизирован, то есть персо­нал должен знать, как отрабатывать стандартные ситуа­ции, а также как неизбежное, — нестандартные. Только в этом случае даже использование автономных средств автоматизации даст ощутимый результат. Если деятельность отдельных элементов в «живой» системе налажена и стабилизирована и предприятие готово к автоматизации, встает вопрос: автоматизация учета или учет на базе автоматизации?

Основное предназначение учета - сформировать ба­зис данных о состоянии предприятия, при этом речь идет не только об учете товаров, но и обо всех аспектах производственной деятельности (договорные отношения с обязательствами, расчетно-финансовые операции, учет и оплата труда и т.д.). Однако эти данные не присутствуют в чистом виде, они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии. И пока тот или иной документ о хозяйственной жизни будет выписываться, как ни автоматизируй бухгалтерию - всегда останется проблема ручного ввода документов. Отсюда будут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз и огромные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей невведенного документа. Чтобы этого избежать, необходимо все докумен­ты создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним. Тогда данные будут естественным путем накапливаться по мере их возникновения и становиться доступными для анализа, т.е. предпочтительнее использовать сети компьютеров с единой схемой базы данных.

Следующий вопрос касается выбора собственно автоматизации: комплексная или системная автомати­зация? При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором АРМ, каждое из которых помогает решению той или иной задачи. Но если информацион­ные связи между автономными АРМ разорваны, это дает почву для умышленных искажений, небрежности или обычных ошибок и требует дополнительного контроля и дублирования информации. В системе же разрыв какой-либо информационной цепочки сигнализирует об ава­рии и локализует ее источник. При системной автоматизации предполагается, что объектом выступает не от­дельная задача, а предприятие в целом или его часть, которая сама по себе образует систему.

Обязательным при подготовке к переходу на автома­тизированную систему учета является возложение и/или распределение ответственности за мероприятия по подготовке и проведению автоматизации:

1. Один из сотрудников (менеджер) должен нести пол­ную ответственность за проект.

2. Весь персонал, так или иначе связанный с проек­том (включая рядовых бухгалтеров), должен участвовать в планировании системы и ее внедрении.

3. Менеджер по внедрению должен определить при­оритет задач и действий, и быть готовым к их поэтапно­му выполнению.

4. Фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых компьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов.

5. Директор предприятия (фирмы) должен знать весь проект в деталях.

При планировании бюджета для закупки компью­терных и программных средств необходимо оценить оку­паемость программного продукта, для этого необходимо проанализировать стоимость самого программного сред­ства и затраты на его освоение и эксплуатацию.

Контрольные вопросы

1. С какой целью предприятия внедряют автома­тизированный компьютерный учет?

2. Какие этапы развития автоматизированных систем вы знаете?

3. Что характерно для современного (четвертого) поколения автоматизированных бухгалтерских систем? 4. Какие направления разработок по автоматизации бухгалтерского учета ведутся в настоящее время?

5. Какие параметры оценки компьютерных бухгалтерских систем вы знаете? Охарактеризуйте их.

6. Какие виды обеспечения выделяют при органи­зации АРМ бухгалтера?

7. Какие мероприятия необходимо провести для распределения ответственности за организацию АРМ бухгалтера?

Тема 13