Копирование стилей и форматов

Можно упростить себе задачу набора форматированной информации, применив копирование стилей и форматов из уже подготовленной ячейки в ряд других:

1. Выделите ячейку, стиль и формат которой необходимо скопировать.

2. Нажмите кнопку Формат по образцуна панели инструментов «Стандартная»

3. Поместите курсор в другую ячейку с информацией, которую надо от-

форматировать и М1.

Если надо сформатировать диапазон ячеек, проделайте 1…2, затем выделите мышью интересующий диапазон. При отпускании клавиши мыши произойдет форматирование всех ячеек данного диапазона.

АВТОЗАПОЛНЕНИЕ СМЕЖНЫХ ЯЧЕЕК

С помощью перетаскивания маркера заполнения– черного квадратика в правом нижнем углу выделения -- ячейки можно копировать в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, датуили период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения. Например, если ячейка имеет значение "Январь", то существует возможность быстрого заполнения других ячеек строки или столбца значениями "Февраль", "Март" и так далее. Если в первой ячейке столбца набрать “1” и протянуть вниз за маркер автозаполнения, то столбец заполнится номерами по порядку: 2,3,4 ….

Если в ячейке – “ 1 квартал”, то можно автозаполнить соседние ячейки записями “2 квартал”, “3 квартал” и т.д.

Режим правки с помощью перетаскивания и автозаполнения можно включать/выключать:

1. Выберите команду Параметрыв меню Сервис, а затем вкладку Правка.

2. Чтобы разрешить редактирование и заполнение данных с помощью перетаскивания, установите флажок Разрешить перетаскивание ячеек.

Чтобы запретить перетаскивание, снимите флажок.

Могут создаваться пользовательские спискиавтозаполнения для часто используемых значений, например, названий торговых районов компании и т.п. Изменение или удаление пользовательского списка автозаполнения или порядка сортировки:

1. Выберите команду Параметрыв меню Сервис, а затем – вкладкуСписки

2. Укажите необходимый список в поле Списки.

3. Сделайте необходимые изменения в поле Элементы списка, а затем нажмите кнопку Добавить.

Содержимое списка можно взять из уже готовой таблицы, воспользовавшись строкой Импорт списка из ячеекдля выделения соответствующего диапазона и нажав клавишу Импорт. Чтобы удалить список, нажмите кнопку Удалить

Стандартные списки, содержащие названия дней недели и месяцев, нельзя удалить или отредактировать.

АВТОФОРМАТИРОВАНИЕ

Применение автоформата возможно к диапазону, в который можно включить и весь лист. Автоформат наиболее хорошо подходит к данным, набранным весьма близко к имеющимся клише форматов. Последовательность действий:

1. Выберите диапазон, который нужно отформатировать.

2. В меню Форматвыберите команду Автоформат.

3. Выберите нужный формат из списка.

Для частичного применения автоформата нажмите кнопку Параметрыи снимите флажки для форматов, которые не нужно применять.

РЕДАКТИРОВАНИЕ ЛИСТА

Вставка строки/столбца:

- стать на ячейку, перед которой необходимо вставить строку/столбец,

- меню Вставка—Строки/Столбцы;

- вставляется строка/столбец, сохраняющая стиль/формат предыдущей

строки/столбца.

Удаление строки/столбца:

- стать на ячейку удаляемой строки/столбца;

- нажать правую кнопку мышки и в контекстном меню выбрать Удалить…;

- в окне удаления поставить переключатель на строка/столбец и OK.

Если выделить несколько ячеек по вертикали/горизонтали и повторить

выше описанные операции, то произойдет вставка/удаление нескольких строк/столбцов.

По аналогии можно вставить/удалить ячейку (ячейки), выбрав в окошке

вариант сдвига информации в таблице при выполнении этой операции.

Изменение ширины строки/столбца:

- стать курсором на границу строки/столбца в области номеров/букв, при этом курсор меняет свою форму;

- вручную изменяем ширину строки/столбца.

Иначе:

- выделить строку/столбец;

- меню Формат – Строка/Столбец;

- имеющимися в меню возможностями регулируем размеры.

Иначе:

- выделить строку/столбец;

- из контекстного меню выбираем Ширина столбца/Высота

строки;

- выполнить регулировку.

Копирование/перемещение/очистка/удаление строк/столбцов/ячеек на листе проводят по правилам работы с диапазонами.

СОХРАНЕНИЕ КНИГИ

При первом сохранении книги указывается имя файла и место, куда он будет помещен в соответствии с правилами WINDOWS. Во время каждого последующего сохранения книга будет обновляться в соответствии с внесенными в нее изменениями.

Чтобы гарантировать частое сохранение работы, Microsoft EXCEL автоматически сохраняет книги через определенные интервалы времени.

Автоматическое сохранение книг в процессе работы:

1. Выберете команду Автосохранениев меню Сервис.

2. Если в меню Сервискоманда Автосохранениеотсутствует, то необходимо установить надстройку«Автосохранение».

3. Установите флажок Сохранять каждые….

4. В поле минут введите интервал времени, через который EXCEL периодически будет сохранять книги.

5. Установите при необходимости флажок Запрашивать о сохранении.

Другим способом защиты важной информации является хранение в качестве резервной копии предыдущей версии книги. Для этого:

1. Выберите команду Сохранить как..в меню Файл.

2. Нажмите кнопку Параметры.

3. Установите флажок Всегда создавать резервную копию.

4. Нажмите кнопку OK.

5. Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы сохранить книгу с расширением, отличным от стандартного расширения *.xls, необходимо заключить имя файла в кавычки, например

"Budget.abc". При этом формат файла не меняется.

Чтобы упростить поиск книги, в меню Файлвыберите команду Свойства.

На вкладке Документвведите заголовок книги, тему, автора, ключевые слова и заметки. Данные используются затем для размещения файла в диалоговом окне Открыть(меню Файл).