Модификации базы данных. Использование связанных таблиц.

Лабораторная работа 1

Создание базы данных, операции с таблицами [1, 2, 3]

Задание.Создать базу данных Лабораторные работы БД, состоящую из одной таб­лицы Кривошипные прессы, которая имеет следующую структуру, представленную в табл. 1.

Таблица 1

Структура таблицы Кривошипные прессы

Имя поля	Тип данных	Размер поля, формат
Модель	Текстовый	30 символов
Усилие	Числовой	Целое
Область применения	Текстовый	50 символов
Простое или двойное действие	Текстовый	30 символов
Количество кривошипов	Текстовый	30 символов
Наличие подушки	Логический	Да/Нет
Тип станины	Текстовый	30 символов
Год выпуска	Числовой	Целое
Инвентарный номер	Числовой	Целое, ключевое поле

Создать фильтры, отбирающие из таблицы записи, удовлетворяющие определенным условиям.

Для этого необходимо выполнить следующие действия [1, c. 24, c. 32], [2, c. 58].

1. Для создания базы данных запустите Microsoft Access и выберите в меню Файлкоманду Создать.Затем в панели задач Создание файла вы­берите вариант Новая база данных. После этого в окне Файл новой базы данных откройте нужную папку, например Лабораторные работы БД, и задайте имя создаваемого файла базы данных «Кузнечно-штамповочное оборудование.mdb».

2. Вызвав справку Access, на вкладке Содержание выберите тему Создание баз данных и работа с ними. Изучите разделы справки: Разра­ботка баз данных, Поиск и открытие баз данных. Выбрав тему Работа с таблицами, изучите разделы: Создание таблицы, Настройка полей. После изучения справочной информации закройте окно справки.

3. Для создания таблицы выберите в списке вкладок в левой части окна

базы данных вкладку Таблица. После этого в окне базы данных бу­дут отображены ярлыки вариантов создания таблицы: в режиме конст­руктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Дважды щелкнув мышью по строке «Создание таблицы в режиме конструктора», откройте окно таблицы в режиме конструктора.

4. В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Модель. В столбце Тип данных оставьте тип Текстовый. В столбце Описа­ние введите описание данных, которые будет содержать это поле, напри­мер, модель кривошипного листоштамповочного пресса. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно. Перейдите в бланк Свойства поля в нижней части окна и задайте значение Размер поля: 30 символов. Действуя аналогично, задайте названия, укажите тип и свой­ства данных для остальных полей, как показано на рис. 1.

5. После ввода описания всех полей таблицы укажите ключевое поле, для чего, щелкнув область выделения строки с записью поля Инвентарный номер, нажмите кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов. После этого в области выделения поля Инвентарный номер появится знак ключевого поля - ключ, как показано на рис. 1.

6. Сохраните структуру таблицы командой Файл | Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение задайте имя таблицы Кривошипные прессы, в поле Как выберите вариант Таблица, и щелкните кнопку «ОК» для сохранения и закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне базы данных Кузнечно-штамповочное оборудование на вкладке Таблицы появится новый объект - таблица Кривошипные прессы.

7. Выбрав объект Таблица, выделите таблицу Кривошипные прессы, щелкните по кнопке «Открыть» и введите данные, как показано на рис. 2 (для перехода к следующему полю нажимайте клавишу Tab, в конце каждой записи нажимайте Enter).

8. Сохраните таблицу, щелкнув кнопку Сохранить на панели инст­рументов, и закройте ее.

Рис. 1. Создание таблицы в режиме конструктора

Рис. 2. Таблица Кривошипные прессы

9. Откройте таблицу Кривошипные прессы и выполните сортировку записей по усилию в порядке убывания. Для этого, установив курсор в столбец

Усилие, щелкните кнопку Сортировка по убыванию на панели инструментов.

Отсортируйте записи по году выпуска в порядке возрастания, для чего, установив курсор в столбец Год выпуска, щелкните кнопку Сортировка по возрастанию на панели инструментов.

10. Используя фильтр [1, c. 38], выберите в таблице Кривошипные прессы записи о прессах с наличием подушки. Для этого в поле Наличие подушки найдите экзем­пляр с подушкой (стоит «галочка»). Выделив это значение, щелкните кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Просмотрев отфильтрованные записи, для отмены фильтра щелкните кнопку Удалить фильтр на пане­ли инструментов.

11. Используя расширенный фильтр, выберите в таблице Кривошипные прессы записи о прессах двойного действия, год выпуска которых не стар­ше 2000 г. Для этого выберите в меню Записикоманду Фильтр,а затем - опцию Расширенный фильтр. После этого на экране будет раскрыт бланк создания расширенного фильтра.

Добавьте в бланк поля Простое или двойное действие и Год выпуска. Затем, установив курсор в строке Условие отбора в поле Год выпуска, задайте с помощью Построителя выражений условие от­бора >2000. Построитель выражений вызывается щелчком правой кнопки и выбором в меню команды Построить...

В этой же строке в поле Простое или двойное действие задайте условие отбора Двойного действия. Чтобы указать порядок сортиров­ки, выберите ячейку Сортировка в поле Год выпуска и, щелкнув стрелку, выберите порядок сортировки по возрастанию. Чтобы применить фильтр, нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов. После этого данные в таблице будут отображаться, как показано на рис. 3.

После просмотра отфильтрованных записей для отмены фильтра

щелк­ните кнопку Удалить фильтр на панели инструментов.

Рис. 3. Таблица с отфильтрованными записями

12. Откройте таблицу Кривошипные прессы в режиме Конструктор. Выберите поле Простое или двойное действие и в свойствах поля в строке Условие на значение задайте условие "Простого действия" Or "Двойного действия" [2, c. 64].

В строке Сообщение об ошибке задайте сообщение Допустимы только значения "Простого действия" или "Двойного действия".

Теперь при заполнении таблицы будет осуществляться контроль вводимых записей и при ошибочной записи будет выдаваться соответствующее сообщение. Соответствующие условия на значение и сообщение об ошибке задайте и в других полях таблицы.

13. Базы данных могут содержать кроме текстовых или числовых записей фотографии, чертежи, рисунки, т.е. различные изображения. Формулы можно также вставить в виде изображения. Рассмотрим пример с записью в базу данных фотографии.

Откройте таблицу Кривошипные прессы в режиме Конструктор. Добавьте поле Фотография после поля Инвентарный номер. В типе данных поля Фотография установите Поле объекта OLE. Теперь при заполнении таблицы в поле Фотография вставьте файл с фотографией пресса, например, типа .jpg. Для этого выделить ячейку в поле Фотография и выполнить команды: Вставка | Объект | Создать из файла | Обзор | Связь. Найдите адрес файла, в котором содержится фотография, и нажмите Ok.

В выделенной ячейке поля Фотография появится запись Package (рис. 4). Теперь при двойном щелчке на эту ячейку появится изображение с фотографией пресса.

14. Закройте таблицу с сохранением и завершите работу СУБД MS Access.

Рис. 4. Таблица с добавленным полем Фотография

Контрольные вопросы

1. Опишите возможности СУБД Access.

2. Какие объекты входят в состав файла БД Access?

3. Как соотносятся друг с другом таблицы и БД?

4. Чем отличаются режимы работы с объектами БД в Access: оперативный режим, режим конструктора?

5. Какие типы данных полей вам известны?

6. Какие свойства полей имеются в Access?

7. Для чего служат характеристики полей Значение по умолчанию и Условие на значение?

8. Какие операции с данными в таблице БД вы знаете?

9. Каково назначение сортировки данных в таблице? Какие бывают виды сортировок?

10. Что такое фильтр? Каковы особенности расширенного фильтра?

11. Каково назначение построителя выражений?

12. Что такое первичный ключ таблицы? Почему его необходимо устанавливать для каждой таблицы?

13. Как выполнить встраивание и импорти­рование таблицы?

14. Что такое размер поля? Какие размеры рекомендуется указы­вать для каждого типа поля?

15. Как добавить данные в таблицу?

16. Что такое индексы и для чего они предназначены?

17. Как создать индекс таблицы?

Лабораторная работа 2

Модификации базы данных. Использование связанных таблиц.

Создание форм и отчетов [1, 2, 3]

Задание.Создайте в базе данных Кузнечно-штамповочное оборудование таблицу Поставщики. В таблицу Кривошипные прессы добавьте столбец Поставщик и создайте связь этих таблиц. Создайте форму и отчет для связанных таблиц.

Для этого выполните следующие действия.

1. Загрузите программу MS Access и откройте базу данных Кузнечно-

штамповочное оборудование.

2. Откройте таблицу Кривошипные прессы в режиме конструктора, для чего, указав в списке объектов базы данных Кузнечно-штамповочное оборудование вкладку Таблицы, выберите таблицу Кривошипные прессы и щелкните кнопку Конструктор.

3. Вставьте в таблицу Кривошипные прессы новое поле, для чего, выделив поле Усилие, выберите в меню Вставка команду Строки. Введите в новой строке описание, представленное в табл. 2.

Таблица 2

Описание поля Поставщик

Имя поля	Тип данных	Размер, формат	Описание
Поставщик	Текстовый	50 символов	Фирма-поставщик прессов и запчастей к ним

4. Сохраните изменения в структуре таблицы, для чего щелкните кноп­ку Сохранить на панели инструментов, а затем закройте ее, выбрав в меню Файл команду Закрыть.

Откройте таблицу Кривошипные прессы и заполните поле Поставщик названиями фирм в следующем порядке (в столбец сверху вниз): Завод КПО, Завод мехпресс, Завод тяжмехпресс, Завод тяжмехпресс, Завод КПО, Завод КПО, Завод КПО, Завод мехпресс. Сохраните изменения в таблице.

5. Создайте таблицу Поставщики, описание полей которой представлено в табл. 3.

Таблица 3

Описание полей таблицы Поставщики

Имя поля	Тип данных	Paзмер поля, формат	Описание
Фирма	Текстовый	50 символов, ключевое поле	Название фирмы
ФИО	Текстовый	50 символов	Фамилия, имя отчест­во руководителя
Телефон	Текстовый	12 символов, маска ввода, (9999)-999-99-99	Номер телефона
Адрес	Текстовый	50 символов	Почтовый адрес

Для создания таблицы выберите вкладку Таблицы и щелкните кноп­ку Создание таблицы в режиме конструктора.

В режиме конструктора таблицы в столбце Имя поля введите имя Фирма.

В столбце Тип данных оставьте тип Текстовый. В столбце Описа­ние можно ввести описание данных, которые будет содержать это поле, например, Название фирмы. Перейдите в бланк Свойства поля в нижней ча­сти окна и задайте значения Размер поля: 50 символов. Действуя аналогич­но, задайте названия, укажите тип и свойства данных для остальных полей.

Для поля Телефон в бланке Свойства поля задайте маску ввода, кото­рая обеспечит контроль ввода телефонного номера с кодом города, на­пример, (0243)-456-75-98. Для этого введите в строке Маска ввода текст маски (9999)-999-99-99.

В качестве ключевого поля таблицы Поставщики укажите поле Фир­ма, значения которого в таблице являются уникальными. Закройте табли­цу Поставщики с сохранением структуры.

Заполните таблицу Поставщики, записав в поле Фир­ма названия трех фирм из пункта 4.

6. Установите связь между таблицами Кривошипные прессы и Поставщики [1, c. 78, c. 82], [2, c. 87]. Для этого выберите команду Схема данных в меню Сервис. После этого рас­кроется пустое окно Схема данных,а в главном меню Access появится новый пункт меню Связи. Выбрав в меню Связи команду Добавление таб­лицы,в диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку Табли­цы. Выбирая из списка таблиц открытой базы данных Кузнечно-штамповочное оборудование и щелкая кнопку Добавить, добавьте в окно схемы данных таблицы Кривошипные прессы и Поставщики. Закройте окно Добавление таблицы, щелк­нув кнопку Закрыть.

Для установления связи между двумя таблицами методом Drag-and-Drop (перетащить и бросить) переместите имя поля с первичным ключом главной таблицы (Фир­ма) на поле Поставщик подчиненной таблицы. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, на экране появится диалоговое окно Изменение свя­зей. Для включения механизма поддержки целостности данных в связы­ваемых таблицах установите флажок Обеспечение целостности данных.

Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных,а затем включите переключатели каскадной модификации - обновления и удале­ния связанных записей. Завершите создание связи, щелкнув кнопку Со­здать. После этого в окне Схема данных появится графическое изобра­жение установленной связи (рис. 5). Пометки у концов линии связи 1- ∞ означа­ют, что одна запись таблицы Поставщики может иметь сколько угодно связанных записей в таблице Кривошипные прессы.

Рис. 5. Схема данных с установленной связью

7. Создайте форму для связанных таблиц [1, c. 40, c, 85], [2, c. 143, c. 152]. Для этого откройте базу данных Кузнечно-штамповочное оборудование и, выбрав объект Формы, щелкните в правой облас­ти окна кнопку Создание формы с помощью мастера.

На первом шаге диалога мастера Создание форм, выбрав таблицу Поставщики, а затем Кривошипные прессы, включите в форму все поля таблицы Поставщики, а также все поля таблицы Кривошипные прессы, кроме поля Постав­щик (это поле дублирует поле Фирма таблицы Поставщики), и щелкните кнопку Далее.

Нa следующем шаге диалога с мастером выберите вид представления данных, указав в качестве главной таблицу Поставщики и включив оп­цию Подчиненные формы. Щелкнув кнопку Далее, выберите внешний вид подчиненной

формы - табличный, далее выберите стиль оформления Рисовая бумага.

На следующих этапах диалога с мастером Создание форм задайте имя для

каждой из связанных форм и выберите в качестве дальнейших дей­ствий вариант Открыть форму для просмотра и ввода данных. Завершите создание форм, щелкнув кнопку Готово.

Для запуска созданной формы щелкните ярлычок главной формы Поставщики. После этого на экране раскроется окно формы Поставщики с подчиненной формой Кривошипные прессы.

8. Попробуйте ввести новые данные в форме. Например, введите фирму Звезда с заполнением полей ФИО, Телефон, Адрес и данные по двум прессам, которые поставляет эта фирма. Причем инвентарные номера этих прессов должны быть уникальными, т.е. отличаться от уже ранее введенных в таблице Кривошипные прессы.

Если вы обнаружите, что раз­мер поля в форме мал для представления данных, то изменитe форму. Для этого, закрыв окно формы, укажите главную форму Поставщики и щелк­ните кнопку Конструктор на панели инструментов. Измените размеры элементов управления формы, как показано на рис. 6, и закройте ре­жим конструктора, сохранив изменения макета формы.

9. Введите данные о фирме-поставщике Звезда и двух прессах, затем зак­ройте окно формы и, открыв таблицы Поставщики и Кривошипные прессы,

Рис. 6. Изменение размеров поля Адрес в форме Поставщики

про­смотрите внесенные записи и убедитесь, что в обеих таблицах внесены связанные записи.

10. Создайте отчет [1, c. 52], [2, c. 190], для чего, выбрав в списке объектов Отчеты, щелк­ните кнопку Создание отчета с помощью мастера. На первом шаге ма­стера Создание отчетов, выбрав таблицу Поставщики, включите в от­чет поля Фирма и Телефон. Выбрав таблицу Кривошипные прессы, включите в от­чет поля Модель, Усилие, Область применения, Год выпуска, Инвентарный номер. Щелкнув кнопку Далее, выберите в качестве главной таблицу Поставщики. На следующем шаге диалога с мастером Создание отчетов добавьте уровень группировки, выбрав поле Модель. Щелкнув кнопку Далее, выберите сортировку по возрастанию по полю Год вы­пуска. Щелкнув кнопку Итоги, включите опцию Мах в поле Усилие.

Включите опцию Данные и итоги и, щелкнув кнопку ОК, зак­ройте окно выбора вычисляемых итогов. Щелкнув кнопку Далее, вы­берите вид макета Ступенчатый и включите опцию настройки ширины полей для размещения их на одной странице. Затем выберете стиль офор­мления создаваемого отчета Деловой. На заключительном этапе Созда­ния отчета задайте имя Пример отчета и, выбрав просмотр отчета, щел­кните кнопку Готово для завершения создания отчета и просмотра по­лученного отчета. После просмотра отчета закройте его, щелкнув кнопку Закрыть на панели инструментов.

Изменить размещение и размеры элементов отчета можно, открыв Пример отчета в режиме Конструктор.

11. Завершите работу СУБД Access.

Контрольные вопросы

1. Как установить связь между таблицами?

2. Зачем устанавливается связь между таблицами? Какие типы связи между таблицами возможны?

3. Зачем для связанных таблиц используется механизм поддержки целостности данных? В чем заключается его действие?

4. Как установить ссылочную целостность между таблицами?

5. Что понимается под ссылочной целостностью и для чего она служит?

6. Что такое схема данных БД и с помощью каких команд вывести на экран схему конкретной БД?

7. Зачем в БД используются формы?

8. Какие типы форм существуют в Access?

9. Что такое главная форма и подчиненная форма?

10. Какие разделы имеются в форме и зачем они предназначены?

11. Какими способами можно создать форму?

12. В чем заключается отличие отчетов от форм?

13. Для чего нужен отчет?

14. Какие сведения отображаются в отчете?

15. Какова структура отчета?

16. Какими способами можно создать отчет?

17. Из каких областей состоит отчет и какие функции выполняют отдельные области?

18. Как создать вычисляемое поле?

Лабораторная работа 3