Последовательность разработки и создания организационной структуры управления проектом

Общего алгоритма разработки организационной структуры управления проектом нет, однако существует общая совокупность проблем, успешное разрешение которых приводит к созданию эффективной организационной структуры проекта.

Это, прежде всего, принципиальный выбор структуры в соответствии с общими принципами построения организационных структур управления проектами, которые заключаются в следующем:

● соответствие организационной структуры системе взаимоотношений участников проекта;

● соответствие организационной структуры содержанию проекта;

● соответствие организационной структуры требованиям внешнего окружения.

При этом следует понимать, что указанные три принципа являются взаимосвязанными и, как правило, должны соблюдаться в комплексе и одновременно. Поэтому выбор адекватной организационной структуры должен осуществляться в соответствии с общей системой этих критериев.

Контрольные вопросы:

1 Как классифицируются организационные формы управления проектом?

2 Какие принципы формирования групп для управления проектом знаете?

3 Какие виды организационных структур существуют?

4 Что представляет собой функциональная структура управления?

5 Что представляет собой матричная структура управления?

6 Что представляет собой проектная структура управления?

7 Какие критерии необходимы при выборе структуры управления?

8 Какие факторы необходимо учитывать при выбора структуры управления проектом?

9 Какая последовательность в разработке и создании организационной структуры управления проектом?

10 Какими принципами пользуются при построении организационных структур управления проектами?

Лекция № 5

Тема: ОСНОВЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОЕКТА

Цель:научить магистрантов правильно осуществлять процесс планирования проекта.

План лекции:

1 Планирование проекта.

2 Типичные ошибки планирования и их последствия.

3 Документирование плана проекта.

4 Сетевое планирование.

Рекомендуемая литература

1 Бушуев С.Д., Морозов В.В. Управление закупками в проектах. К.: Укр. ИНТЭИ, 2005.

2 A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition (PMBOK^® Guide). An American National Standard ANSI / PMI 99–001–2004.

Тезис лекции

Планирование проекта

Планирование проекта – это процесс формирования решений, определяющих порядок, в котором должна совершаться последовательность отдельных мероприятий, действий и работ по проекту. Планирование занимает основное место в управлении проектом, являясь организующим началом всего процесса по его использованию.

Понятие «план» имеет много значений, в него часто вкладывается различный смысл.

В методологии управления проектами сформированы три фундаментальных уровня управления: концептуальный, стратегический и тактический. Для любого из них может быть разработан соответствующий план.

На концептуальном уровне управления определяют цели и задачи проекта; рассматривают альтернативные варианты действий для достижения намеченных результатов с оценкой отрицательных и положительных аспектов каждого варианта; определяют концептуальные направления реализации проекта, в частности описание предметной области, укрупненной структуры работ и логики их выполнения; предварительно оценивают продолжительность и стоимость проекта, а также потребности в ресурсах.

На стратегическом уровне управления определяют целевые этапы и основные направления работы, которые характеризуются сроками материализации объектов и производственных мощностей, объемами выпуска продукции; этапы проекта, которые характеризуются сроками завершения комплексов работ, снабжение продукции (оборудование), подготовки фронта работ; планируют кооперацию организаций-исполнителей; выявляют потребности в материальных, технических и финансовых ресурсах с распределением по годам и кварталам.

Для целей стратегического планирования часто используются методы SWOT-анализа.

На тактическом уровне управления разрабатывают текущие и оперативные планы. Текущие планы уточняют сроки выполнения комплексов работ по годам и кварталам и потребности в ресурсах, определяют четкие границы между этапами работ, за выполнение которых отвечают разные организации-исполнители. Оперативные планы детализируют задачи на месяц, неделю или сутки по комплексам работ.

Планы можно детализировать по функциям управления и степени охвата работ. Функциональный план разрабатывают на каждый комплекс работ (подготовительные работы, проектирование, снабжение материалами и оборудованием, строительство, пусковой период и освоение производственных мощностей) или на комплекс работ, которые выполняет одна организация.

Типичные ошибки планирования и их последствия

К ним относят:

Планирование с использованием ошибочных целей.

Планирование на основе неполных данных.

Планирование осуществляется с привлечением только плановиков.

Планирование без учета предыдущего опыта.

Планирование ресурсов без учета их доступности.

Планирование без учета координации.

Планирование без учета мотиваций.

Планирование с излишней детализацией.

Планирование не для отслеживания.

Документирование плана проекта

Результаты стадии планирования проекта должны быть задокумен-тированы и представлены для утверждения.

Информация, содержащаяся в плане проекта, должна быть представлена в форме, удобной для рассмотрения руководством организации исполнителя. Любые вопросы, требующие дальнейших исследований, должны быть по возможности решены до утверждения плана. Руководство должно согласиться и одобрить соглашения по ресурсам, критические вехи и ключевые риски проекта, а также процедуры управления рисками. Любые согласованные изменения должны быть задокументированы.

Сетевое планирование

Поиски более эффективных способов планирования сложных процессов привели к созданию принципиально новых методов сетевого планирования и управления (СПУ).

Системы сетевого планирования и управления являются комплексом графических и расчетных методов, организационных мероприятий и контрольных приемов, обеспечивающих моделирование, анализ и динамическую перестройку плана выполнения сложных проектов и разработок.

Система СПУ позволяет:

● формировать календарный план реализации некоторого комплекса работ;

● выявлять и мобилизовывать резервы времени, трудовые, материальные и денежные ресурсы;

● осуществлять управление комплексом работ по принципу «ведущего звена» с прогнозированием и предупреждением возможных срывов в ходе работ;

● повышать эффективность управления в целом при четком распределении ответственности между руководителями разных уровней и исполнителями работ.

Наиболее разработанной в настоящее время является система СПУ, в которой в состав входной информации включаются только данные о временных параметрах и отсутствуют данные о стоимости работ и ресурсах, т.е. система, с помощью которой производится оптимизация по времени процесса выполнения комплекса работ, описываемых одной сетью.

Основным плановым документом в системе СПУ является сетевой график, представляющий собой информационно-динамическую модель, в которой отображаются взаимосвязи и результаты всех работ, необходимых для достижения конечной цели разработки.

Работами называются любые процессы, действия, приводящие к достижению определенных результатов (событий). Различают следующие виды работ:

● действительная работа – протяженный во времени процесс, требующий затрат ресурсов (сборка изделия, испытание прибора и т.д.);

● ожидание – протяженный во времени процесс, не требующий затрат труда (процесс сушки после покраски, твердение бетона);

● фиктивная работа (зависимость) – логическая связь между двумя или несколькими работами, не требующими затрат труда, мат. ресурсов или времени. Она указывает, что возможность одной работы непосредственно зависит от результатов другой. Продолжительность такой работы равна нулю.

Контрольные вопросы:

1 Дайте определение процессу планирование проектов?

2 Какие уровни управления проектами существуют?

3 Что включает в себя план концептуального уровня управления?

4 Что включает в себя план стратегического и тактического уровня управления?

5 Какие типичные ошибки совершают при планировании проектов?

6 Что подразумевается под документирование плана проекта?

7 Что подразумевается под системами сетевого планирования и управления?

8 Система СПУ позволяет

9 Что является основным плановым документом в системе СПУ?

10 Что такое работа? Какие виды работ вы знаете?

Лекция № 6