Ответственность и полномочия.
Для повышения эффективности деятельности, четкой координации различных процессов и взаимодействия персонала, в Организации определены все процессы и по каждому процессу назначены ответственные лица (Приложение А).
Организационная структура Организации представлена в Приложении В.
Функции подразделений Организации определены положениями о подразделениях.
Обязанности, ответственность и полномочия работников общества определены в должностных инструкциях, приказах и распоряжениях руководства Организации с которыми работники знакомятся под подпись, а ответственность установлена также в документированных процедурах.
Высшее руководство Организации несет полную ответственность за создание условий по реализации целей и направлений деятельности Организации «в области качества и обеспечивает необходимыми ресурсами.
Представитель руководства в СМК.
Для оценки, контроля и координации функционирования СМК ООО «ТехноМаркет», а также для представления информации о СМК руководству Организации, назначен представитель руководства в области качества, которым является ПРК.
Согласно должностной инструкции, ПРК наделен необходимыми полномочиями для:
- обеспечения соответствия действующей в ООО СМК требованиям настоящего РК;
- организации внутренних аудитов СМК;
- представления отчетов руководству о результатах функционирования СМК ООО «ТехноМаркет»;
- инициирования предложений по дальнейшему развитию и совершенствованию СМК;
- управления работами по разработке, вводу в действие и применению документации по СМК.
Не реже одного раза в квартал ПРК представляет Директору ООО «ТехноМаркет» отчет (в произвольной форме).
ПРК несет ответственность за обеспечение разработки, внедрение и поддержание в рабочем состоянии процессов СМК.
Внутренняя связь.
Информация (данные), необходимая для управления процессами, определена в положениях о подразделениях (в схемах взаимодействия подразделений).
С целью более широкого вовлечения персонала в деятельность по управлению качеством в ООО «ТехноМаркет» используются следующие методы:
- еженедельно проводятся совещания руководителей подразделений, поднимаемые на совещаниях вопросы и принимаемые решения регистрируются в протоколах совещаний;
- на уровне подразделений информация, касающаяся деятельности подразделений, устно доводится до персонала;
- приказы, письма и другие документы, несущие необходимую информацию, доводятся до заинтересованных лиц под подпись (при необходимости выдаются копии указанных документов);
- взаимодействие по текущим вопросам осуществляется на уровне руководителей и работников подразделений в соответствии с полномочиями, установленными в должностных инструкциях, приказах и распоряжениях руководства Организации.
Ответственность за обеспечение порядка внутреннего информирования несет секретарь-референт.
Ответственность за доведение информации до персонала Организации несут руководители подразделений.
Ответственность за анализ представленной информации несет Директор ООО «ТехноМаркет».
5.6. Оценка руководством системы по управлению качеством.
Общие положения.
Для своевременного принятия мер по поддержанию в рабочем состоянии СМК Организации периодически, не реже 1-го раза в год, Директор ООО «ТехноМаркет» проводит ее анализ и оценивание.
Оценка проводится на основе данных, представляемых ПРК, а также по результатам деятельности Организации представляемых руководителями подразделений, целей в области качества (соответствие фактических результатов по качеству запланированным), учитываются результаты внутренних и внешних аудитов качества, а также финансовые стороны функционирования СМК (изменения затрат, связанных с качеством) за анализируемый период.
Результаты оценки регистрируются в протоколе заседания КС.
По результатам оценки разрабатываются мероприятия по улучшению деятельности Организации.
Данные для оценки.
Входными данными для оценки являются отчеты ПРК, которые включают следующие сведения:
- о результатах проведенных внутренних аудитов;
- о несоответствиях, выявляемых при текущем контроле деятельности;
- о предложениях и замечаниях к деятельности ООО «ТехноМаркет», поступающих от заявителей и персонала Организации.
- о степени выполнения запланированных мероприятий по улучшению качества (в том числе КД и ПД, запланированных по результатам аудитов и предыдущих анализов);
- о результатах проведенных мероприятий по улучшению качества;
- о результатах работ по маркетингу (изменения на рынке услуг, оказываемых обществом, сведения о конкурентах и т.д.);
- о результатах деятельности Организации за отчетный период (диаграммы, графики и т.д.);
- предложения по улучшению деятельности.
Ответственность за входные данные к оценке СМК несут руководители подразделений и ПРК.
Результаты оценки.
Выходными данными анализа являются:
- ориентиры для дальнейшей работы по улучшению качества товаров, продукции и услугООО «ТехноМаркет»;
- планирование изменения или установления новых целей и задач в области качества;
- планирование определенных мероприятий по улучшению качества товаров, продукции и услуг;
- решения о выделении ресурсов для определенных целей, связанных с качеством;
- решения об организационных изменениях, связанных с улучшением качества товаров, продукции и услуг;
- другие решения, направленные на поддержание и улучшение качества товаров, продукции и услуг;
Ответственность за выходные данные анализа СМК Организации несет Директор Организации.
Управление ресурсами.
Предоставление средств.
Для поддержания СМК ООО «ТехноМаркет» в рабочем состоянии и обеспечения уровня качества товаров, продукции и услуг, руководство Организации установило требования к людским ресурсам, инфраструктуре, производственной среде.
Штат Организации устанавливается в зависимости от объемов выполняемых работ с учетом обеспечения необходимого качества товаров, продукции и услуг.
Утверждение штата производится Директором Организации.
Перечень необходимой нормативной документации устанавливается в зависимости от видов товаров, продукции и услуг и выполняемых работ.
Ответственность за определение потребностей в численности и квалификации специалистов для выполнения функций Организации несут руководители подразделений.
Ответственность за определение требований к качеству и необходимых объемов материальных ресурсов (оборудования, расходных материалов и т.д.), а также за своевременное оформление заявки на приобретение необходимых ресурсов несут руководители подразделений.
Ответственность за своевременное планирование и принятие решения по приобретению материальных ресурсов установленного уровня качества, за техническое обслуживание, ремонт помещений несет Директор Организации.
Ответственность за соблюдение правил эксплуатации оргтехники, актуализацию и хранение документов определена в должностных инструкциях работников Организации.
Персонал.
Потребность в персонале.
Потребность Организации в специалистах определенной квалификации, в необходимости прохождения персоналом определенного вида обучения устанавливается ежегодно при разработке соответствующих планов.
Требования к квалификации, образованию, подготовке, опыту работы, а также функции и обязанности по каждому виду работ установлены в соответствующих должностных инструкциях.
Установлены требования к управлению персоналом.
Эффективность пройденного специалистом предприятия обучения на курсах повышения квалификации оценивается при его кратком докладе (отчете), получении документов об обучении и т.д.
Все сведения о базовом образовании, квалификации, подготовке и обучении персонала собираются и хранятся в личных делах у лица, ответственного за кадровую работу
Ответственность за подготовку кадров и оценку эффективности их обучения несут заместители директора.
6.2.2. Обучение и мотивация.
Для повышения эффективности работы персонала руководством ООО «ТехноМаркет» разработан механизм мотивации.
В основе мотивации положен принцип предоставления работникам Организации возможностей для реализации личных целей за счет добросовестного отношения к труду.
В Организации разработан порядок мотивации сотрудников, обеспечивающее материальную заинтересованность персонала в улучшении качества товаров, продукции и услуг.
Созданы, постоянно поддерживаются и улучшаются условия для нормальной работы персонала – санитарно-гигиенические условия, требования безопасности, своевременная выдача заработной платы, организация оздоровительно-культурных мероприятий.
Для формирования внутренней мотивации персонал привлекается к работе по совершенствованию системы качества, информация о деятельности предприятия периодически доводится до персонала (на планерках).
Ответственность за создание и функционирование механизма мотивации в Организации несут руководители подразделений. В распоряжении работников Организации находится фонд документации, который обеспечен необходимыми стандартами и другой нормативной и методической документацией.
Разработан порядок проведения переквалификации и действуют курсы повышения квалификации персонала с целью повышения профессионализма, улучшения качества оказываемых услуг.
Оценка персонала.
Оценка компетентности персонала производится посредством проведения процедуры аттестации. Целью процесса является поддержание и повышение уровня компетенции, знаний, навыков персонала в условиях меняющейся производственной ситуации, обеспечение понимания каждым работником своей роли в производстве и системе менеджмента качества и взаимозависимости между его обязанностями, качеством продукции и экономическим положением предприятия.
Инфраструктура.
Инфраструктура, необходимая для выполнения производственной деятельности Организации включает в себя:
— офисное оборудование и средства связи;
— офисные помещения.
Ответственным за поддержание офисного оборудования и средств связи в рабочем состоянии является административный директор.
Необходимость в расширении состава офисного оборудования и средств связи, а также их обновлении определяется генеральным директором на основании предложений директоров дирекций и руководителей отделов. Ежегодно, для обновления офисного оборудования, парка информационных систем и средств связи формируется бюджет.
Обслуживание офисного оборудования и средств связи осуществляется на основании договоров со специализированными организациями. Ответственным за заключение таких договоров и их продление является административный директор.
Для управления информационными ресурсами в компании создана и поддерживается в рабочем состоянии корпоративная информационная сеть. Работоспособность сети и ее отказоустойчивость обеспечивается комплексом технических средств. Ответственным за поддержание сети в работоспособном состоянии является руководитель отдела ИТ.
Доступ сотрудников к информационным ресурсам компании обеспечивается через распределенную базу данных. Информация с основных серверов базы данных сохраняется в массивах. Еженедельно производится резервное копирование данных со всех серверов компании на выделенный сервер. Ответственным за соблюдением установленных правил сохранения информации является системный администратор.
Доступ сотрудников к информационной базе данных осуществляется с учетом назначенных прав доступа.
Обслуживание офисных помещений осуществляется на основании договоров с обслуживающими организациями. Ответственным за заключение таких договоров и их продление является административный директор.
Реализация услуги.
Планирование реализации услуги.
Определенные обществом процессы жизненного цикла товаров, продукции и услуг(Приложение Б) планируются путем разработки документированных процедур, регламентирующих данные процессы и их детализации с помощью текущих планов и графиков.