График подготовки к собеседованию

Введение

Время проведения игры: 4 часа.
Количество участников: от 12 до 30 человек.
Необходимое оборудование: комната для занятий, в которой можно свободно передвигать стулья и столы.

1. Цели игры

Проведение деловой игры преследует следующие цели:

• ознакомить слушателей с элементами процесса отбора персонала;
• показать необходимость четкого и точного описания работы для адекватного определения требуемых характеристик сотрудника;
• научить определять требуемые характеристики кандидата, учитывая описание работы;
• научить проводить отборочное собеседование;
• дать представление о необходимых этапах процесса приема на работу.

2. Краткое описание игры

Игра представляет собой моделирование процессов, возникающих при приеме на работу. Для этого используется ситуация, в которой оказалась одна из швейных организаций областного центра. Участники игры исполняют роли сотрудников организации, принимающих на работу, и претендентов на вакантные должности.

3. Первая фаза игры - подготовительная(продолжительность: 2 часа)

3.1. Общая инструкция

В течение четырех учебных часов участникам игры совместно с преподавателем предстоит в игровой форме смоделировать процесс отбора персонала в фирме, которая работает в Самаре и в настоящее время попала в тяжелое финансовое положение. Эта фирма называется "Белла". Она производит и продает женскую одежду. Позже участники игры получат подробное описание ситуации, сложившейся в фирме.

В настоящий момент фирме требуются директор по маркетингу и директор магазина-салона.

На этапе подготовке к игре учебная группа должна разделиться на две группы: группа А и группа Б. Членам групп необходимо собраться в разных частях аудитории".

Учебная группа делится в пропорции: 1 (группа А) к 2 (группа Б), например, в случае если участников игры 30 человек, группа А составит 10 человек и группа Б - 20 человек.

Игра начинается с изучения в каждой группе описания внешней среды организации информация № 1) и описания ситуации, в которой развивается действие (информация № 2).

Затем каждая группа получает свою инструкцию и предназначенную только ей информацию.

Информация № 1: "Описание внешней среды организации"

Фирма "Белла" зарегистрирована как общество с ограниченной ответственностью около 5 лет назад. Контрольный пакет акций принадлежит директору. Фирма занимается производством швейных изделий широкого ассортимента для женщин: платья, юбки, брюки, костюмы, блузки. Продукция фирмы реализуется через оптовые поставки в другие города, сеть универсальных магазинов Самары, магазинов, торгующих одеждой, и в собственном магазине-салоне. Наличие салона позволяет принимать индивидуальные заказы клиентов и демонстрировать последние разработки дизайнеров фирмы. Основными покупателями продукции фирмы "Белла" являются:

• частные лица среднего достатка в возрасте от 20 до 55 лет;
• торгующие организации, следящие за тем, чтобы характер и цена продукции соответствовали имиджу фирмы.

На этом сегменте рынка в Самаре в настоящее время работает около 20 фирм, которые могут быть объединены в 3 группы:
1. Сравнительно крупные фабрики с числом работающих более 100 человек (например, такие как "Самарский трикотаж");
2. Небольшие частные предприятия, продающие продукцию собственного изготовления;
3. Фирмы (и отдельные частные предприниматели), импортирующие женскую одежду.

Основные проблемы, с которыми сталкивается фирма:

• нестабильность законов;
• высокие налоги;
• постоянно повышающаяся арендная плата;
• трудности с приобретением модных тканей и фурнитуры;
• задержки (до 6 месяцев) оплаты поставленной продукции;
• необходимость постоянного отслеживания тенденций моды и частой смены ассортимента;
• возрастание требовательности большей части покупателей;
• снижение покупательной способности населения;
• постоянное увеличение числа новых фирм и индивидуальных предпринимателей, занимающихся производством одежды или ввозом ее в страну.

Информация № 2: "Ситуация, в которой разворачивается действие"

В условиях растущей конкуренции фирма "Белла" примерно год назад начала испытывать затруднения с реализацией своих изделий. Продажа через крупные универсальные магазины стала создавать проблемы из-за длительных (до полугода) задержек в оплате за проданный товар. Продажа продукции через собственный магазин-салон оказалась не очень эффективной, так как салон мало известен в городе и служил преимущественно для приема индивидуальных заказов. Салон занимает помещения размером около 100 кв. м. в центре города. Салон расположен на 1-м этаже и состоит из 3-х помещений.

Первое помещение - демонстрационный зал, в котором выставляется последняя коллекция одежды и на столиках лежат журналы мод. Здесь же расположена примерочная кабина для клиентов, желающих сделать индивидуальный заказ.

Во втором помещении - салоне работает закройщик, который принимает клиентов и оформляет заказы. Кроме того, работают четверо портных, которые располагаются в производственном помещении.

Третье помещение используется под склад. В нем работает один кладовщик.

Производственные помещения фирмы расположены в промышленной части города. В них работает 42 человека, из них примерно 90% - женщины. Право на помещения оформлено договором аренды.

Структура управления организацией представлена ниже.

Генеральный директор
Главный бухгалтер	Директор по маркетингу	Директор магазина-салона	Директор производства

3.2. Инструкция группе "А"

На время игры вы становитесь сотрудниками фирмы "Белла". Вы получите материалы, характеризующие положение фирмы в настоящий момент.

Фирме нужно отобрать 3 человека:

• директора по маркетингу,
• директора магазина-салона,
• продавца-консультанта.

Разделитесь на 3 группы, одна из которых будет отвечать за прием директора по маркетингу, другая - за прием директора магазина-салона, третья - за прием продавца-консультанта.

Ваша задача:
1) ознакомиться с материалами о положении дел в фирме;
2) составить описание работы и требования к кандидатам;
3) определить критерии отбора (учитывая требования к кандидатам, положение в фирме, положение на рынке труда, политику фирмы и др.);
4) ознакомиться с резюме претендентов на вакантные должности и отобрать двоих для интервью;
5) продумать план интервью: что вы хотите узнать о претенденте, какие вопросы позволят вам это сделать.

В материалах, которые вы получите, есть вопросы-подсказки. Выберите наиболее важные из них. Добавьте к ним собственные, которые считаете нужными.

Претендентов на вакантные должности много, поэтому у вас будет только одна беседа с каждым претендентом в течение 10 минут.

По поводу критериев отбора необходимо сделать одно замечание. Обычно участники, играющие роль работодателей, предъявляют повышенные требования к кандидатам. Они забывают, что их организация несовершенна и её еще предстоит сделать привлекательной в глазах кандидатов.

После интервью вам предстоит выбрать одного из претендентов для занятия вакантной должности и объяснить, почему именно он был выбран, а также почему был отвергнут другой (подчеркнуть достоинства и недостатки в обоих случаях).

Информация № 3: "Ситуация в организации"

За последние 4 месяца финансовое положение фирмы резко ухудшилось. Это произошло по следующим причинам:

• в это время не было заключено ни одного договора с новым магазином;
• не было ни одного крупного заказа на оптовые поставки;
• были утрачены льготы у поставщика шерстяных тканей из-за несвоевременной оплаты поставленной партии;
• из последней коллекции моделей фирмы, поставленной в крупные универсальные магазины, одна треть не была распродана в течение месяца. Товароведы магазинов обратили внимание на устаревшие модели фирмы и предупредили, что откажутся брать изделия прежних коллекций в таком же количестве, что и раньше.

После консультаций со специалистами по менеджменту и маркетингу директор фирмы принял решение об изменении маркетинговой стратегии. В частности, было решено:

• поставлять в крупные универсальные магазины изделия только последних разработок и мелкими партиями;
• активно участвовать в выставках-продажах;
• использовать салон для демонстрации последних моделей с целью заключения договоров на оптовую поставку в другие районы страны.

На ухудшение финансового состояния фирмы повлияли сложности во взаимоотношениях между руководителями фирмы. Так, в частности, директор по маркетингу принимал решения без согласования с другими, рассматривая свою деятельность как самую важную. Это часто создавало сложные ситуации для производства. Положение усугубляло недостаточно оперативное отслеживание изменений в структуре спроса.

Что касается директора магазина-салона, эту обязанность выполнял опытный закройщик, который видел свою задачу прежде всего в том, чтобы качественно обслуживать индивидуальных клиентов. В то же время логика развития фирмы требовала, чтобы в магазине-салоне активно велась продажа готовой одежды и регулярно проводились показы новых коллекций с приглашением на них оптовых покупателей. Неоднократные попытки директора изменить положение наталкивались на пассивное сопротивление и нежелание менять привычный стиль работы.

Поэтому было решено произвести изменения в руководстве предприятия. С этой целью был уволен директор по маркетингу и принято решение заменить директора магазина-салона.

Продавец-консультант (молодая женщина) уволилась сама. Она была родственницей директора по маркетингу и решила, что с его увольнением у неё теряются шансы на карьерный рост.

Информация № 4: "Типовая процедура приема на работу"

Процедура состоит из нескольких этапов:

1. Описание работы;

2. Определение требований к кандидатам;

3. Определение цели поиска;

4. Определение источников набора (где можно найти кандидата искомого профиля; будет ли информация о вакансиях распространена среди персонала предприятия; как будет распространяться информация о вакансиях);

5. Распространение информации о вакансиях;

6. Предварительный отбор кандидатов на основе анализа резюме;

7. Собеседование с отобранными кандидатами;

8. Проверка информации о кандидатах;

9. Повторное собеседование при необходимости;

10. Принятие решения о приеме;

11. Информирование отобранного кандидата;

12. Информирование отвергнутых кандидатов;

13. Определение и реализация программы адаптации новичка.

Для каждого этапа оценивается время реализации и определяется ответственный. Процесс приема на работу может занять период от нескольких дней до нескольких месяцев, особенно если выбранный кандидат не может немедленно уйти с предыдущего места работы.

Информация № 5: "Описание работы и определение требований к кандидатам"

РАБОЧЕЕ МЕСТО

Работа, которую надо выполнить:

• характер работы;
• частота.

Какую ответственность несет занимающий эту должность

РУКОВОДСТВО
(кому подчиняется)

ОТДЕЛЬНЫЕ ЛЮДИ, с которыми работник будет сотрудничать

ПОДЧИНЕННЫЕ (кем руководит)

Составляющие рабочего места:
1. Тип менеджмента руководителя (1)
2. Тип внутренних отношений, которые надо развивать (2)
3. Тип менеджмента, желательный в отношении подчиненных (3)
4. Корпоративная культура

ТРЕБОВАНИЯ К КАНДИДАТАМ
(образование + опыт + психологический профиль)

Надо быть реалистами: мы никогда не найдем идеального кандидата! Следовательно, нужно ранжировать наши критерии (от 1 = очень важно до 4 = второстепенно)

1. Память				V
2. Наблюдательность	V
3. Упорство			V
4. Физическое состояние			V
5. Самостоятельность		V
6. и т.д.

Нужно четко знать, на каких критериях не следует настаивать.

Информация № 6: "Примерные вопросы для интервью"

1. Каковы ваши ближние и дальние цели и задачи, когда и почему вы поставили эти цели и каким образом вы предполагаете их достичь?
2. Какие цели, не связанные с вашей работой, вы установили для себя на ближайшие 10 лет?
3. Собираетесь ли вы продолжить образование?
4. Как вы переносите тяжелые условия работы?
5. Какие карьерные цели вы ставите перед собой?
6. Почему вы выбрали именно этот вид деятельности?
7. Что вам известно о нашей компании?
8. Какими качествами вы обладаете, чтобы чувствовать себя уверенно в выбранной вами профессии?
9. Какую зарплату вы хотели бы получать?
10. Как вы думаете, что определяет продвижение человека по служебной лестнице?
11. Какие личные качества необходимы человеку, чтобы быть успешным в выбранном вами виде деятельности?
12. Вы предпочитаете работать в коллективе или вам лучше работается в одиночестве?
13. Какого начальника вам хотелось бы иметь?
14. Способны ли вы следовать жестким указаниям и не чувствовать себя при этом не в своей тарелке?
15. Чему вы научились на предыдущем месте работы?
16. Что вы думаете о нашем продукте или услуге?
17. Вам нравится рутинная работа?
18. Что является вашим слабым местом?
19. Пофантазируйте. Какую должность вы бы хотели занять в нашей организации, если бы это зависело только от вашего желания?
20. Вы предпочитаете работать в малой или крупной фирме? Почему?
21. Как вы относитесь к ненормируемому рабочему дню?
22. Чем вы можете доказать вашу инициативность и желание работать?
23. Почему мы должны выбрать именно вас на это место?
24. Что бы вы изменили на своем предыдущем месте работы?
25. Чему вы научились на своих ошибках?
26. Какие первые шаги вы предпримете, получив эту работу?
27. Почему вы хотите оставить настоящую работу?
28. Почему вас заинтересовала предлагаемая работа?
29. Что является для вас наиболее важным в вашей работе?

Информация № 7: "На что следует обратить внимание при анализе поведения претендента"

До интервью:

1. Как ведет себя претендент в ожидании интервью:

• представился ли он;
• молчалив или болтлив;
• зажат или раскован;
• что делал в ожидании интервью.

2. Реакция при встрече с интервьюером:

• характер приветствия;
• характер рукопожатия;
• эмоциональное состояние.

Во время интервью:

I.. Невербальное поведение.

1. В какой позе сидит претендент:

• открытая поза со свободными жестами;
• зажатая поза.

2. Как претендент смотрит на интервьюера:

• естественно;
• избегает взгляда собеседника.

3. Как слушает:

• дает понять, что слушает;
• внешне не реагирует.

4. Как говорит:

• использует ли жестикуляцию для усиления речи;
• слишком много жестов или отсутствие необходимых.

II. Вербальное поведение.

1. Как реагирует кандидат на жесткий, прямо поставленный вопрос:

• защищается;
• уклоняется от прямого ответа;
• спокойно отвечает на вопрос.

2. Какие вопросы вызывают затруднение при ответе.

3.3. Инструкция группе "Б"

На время игры вы становитесь претендентами на вакантные должности в фирме. Вы получите описание биографий условных претендентов и другие материалы, необходимые для исполнения роли. Отнеситесь к информации творчески. Разделитесь на 3 группы, каждая из которых будет претендовать на 1 вакантное место:

• директора по маркетингу,
• директора магазина-салона,
• продавца-консультанта.

Ваша задача:

1. Внимательно ознакомиться с материалами;

2. Основываясь на прочитанном, написать резюме и сопроводительное письмо. На это вам дается 30 минут. После чего все резюме вы передаете руководству фирмы "Белла" для анализа, и на его основе будут отобраны претенденты, которых пригласят на собеседование;

3. Ознакомиться с описанием работы;

4. Составить перечень вопросов, которые могут быть вам заданы во время интервью, и ваши ответы на них;

5. Подготовиться к собеседованию.

Подготовка к собеседованию включает в себя в том числе и моделирование предстоящей встречи. Необходимо постараться поставить себя на место работодателя. Дело в том, что претенденты на вакантные должности не всегда отслеживают истинные причины, по которым задается тот или иной вопрос, не догадываются, какие черты характера нужно усилить в ответах, не понимают критериев, по которым будет осуществляться отбор. Кроме того, они не используют ситуацию интервью для получения дополнительной информации о будущем рабочем месте.

Информация № 8: "Претендент на должность директора"

Вам 43 года. В 17 лет вы закончили школу и пошли работать в магазин верхней одежды учеником продавца. Через полгода вас назначили продавцом. В 19 лет вы поступили на вечернее отделение торгового техникума. После окончания техникума вам присвоили звание "Продавец I категории". Через 2 года вы поступили на заочное отделение Торгового института. Одновременно в магазине вас назначили заведующей(щим) секцией готовой одежды. В этой должности вы проработали 10 лет.

После открытия нового магазина вы становитесь его директором. Когда появилась возможность, магазин был приватизирован и стал товариществом с ограниченной ответственностью. В магазине работало 40 человек. Сначала дела шли неплохо. Однако не очень удачное расположение магазина и появление в непосредственной близости конкурентов привели к тому, что магазин постоянно терпел убытки. Пытаясь исправить положение за счет изменения ассортимента, вы взяли кредит в банке. Однако ситуация не улучшилась. Не имея возможности вернуть кредит, вы были вынуждены продать свой пакет акций, уйти из магазина и начать поиски нового места работы.

Информация № 9: "Претендент на должность директора по маркетингу"

Вам 32 года. Вы закончили Самарский институт связи и остались работать ассистентом на кафедре радиоизмерений. Однако вскоре поняли, что инженерные дисциплины вас не привлекают, и 5 лет назад вы поступили на факультет второго высшего образования Самарской государственной экономической академии.

После окончания Академии вы получили специальность "государственное и муниципальное управление". В этом же году вы перешли на работу в районную администрацию, однако работа чиновника вас не увлекла. Кроме того, в администрации мало платили, а у вас жена и двое детей (возраст 10 и 7 лет). Поэтому 2 года назад вы организовали собственную фирму, специализировавшуюся на проведении маркетинговых исследований.

Одними из первых заказчиков были швейные предприятия. Маркетинговые исследования для этих предприятий позволили установить знакомство с широким кругом товароведов магазинов одежды.

Такое положение между производителями и магазинами, знание ситуации на рынке позволило вам выступать еще и в роли посредника, находя заказы для швейных предприятий и получая за это обусловленный процент вознаграждения.

Знание рынка, постоянные контакты с товароведами позволили вам делать определенные прогнозы. Так, в частности, вы убеждены, что в ближайшее время будет расти спрос на изделия из тонких шерстяных тканей редких расцветок. Кроме того, общаясь с представителями крупных универсальных магазинов, вы выяснили, что с этими универмагами можно договариваться о получении денег за товар в момент поставки, если снизить цены на 20% против обычных.

Информация № 10: "Претендент на должность продавца консультанта"

Вам 23 года. Вы обучались в детской художественной школе. После окончания средней школы вы поступили в техникум легкой промышленности. Окончив его, вы устроились продавцом секции головных уборов универсального магазина. Совмещая работу с учебой, вы закончили 6-месячные платные курсы по специальности "Интерьер и дизайн квартир и офисов". Планируете поступить в ВУЗ, для чего вам необходимо накопить деньги. Мечтаете со временем открыть свою фирму по внутренней отделке квартир и офисов.

Работа продавца вам нравится. Желание сменить место работы вызвано финансовыми причинами: на новом месте ваша заработная плата будет в 1,5 раза больше, чем в универсальном магазине.

Информация № 11: "Дополнительные факторы, влияющие на покупку"

Фактор	Удельный вес указавших данный фактор среди опрошенных, %
Красивый ярлык, этикетка
Манекен с интересующей моделью пальто
Название фирмы производителя
Консультация продавца
Отдельный кронштейн с названием фирмы
Внутренняя реклама по радио в магазине
Рекламные проспекты с фотографиями пальто
Другое

Информация № 12: "Цветовые предпочтения"

Цвет	Удельный вес указавших данный цвет среди опрошенных, %
Какой-либо другой
Светло-голубой
Светло-серый
Пастельные тона
Бежевый
Темно-синий
Темно-коричневый
Черный

Информация № 13: "Периодичность покупки пальто"

Периодичность	Удельный вес указавших данный период среди опрошенных, %
Раз в год
Раз в два года
Раз в три года
Раз в четыре года
Каждый сезон

Информация № 14: "Каналы приобретения женских пальто"

Канал	Удельный вес указавших данный канал среди опрошенных, %
На рынке, вещевой ярмарке
За границей
По каталогу
В небольшом магазине
В ателье
В небольшом универсальном магазине
Другие каналы

График подготовки к собеседованию

После того как даны инструкции, слушатели получают раздаточные материалы и начинают работу. Последовательность подготовки к собеседованию приведена ниже.

Эта фаза заканчивается объявлением фамилий тех претендентов, которые приглашаются на собеседование, и группа идет на перерыв.

Продолжительность	Группа А	Группа Б
15 мин	Ознакомиться с раздаточным материалом	Ознакомиться с раздаточным материалом
30 мин	Составить описание работы и требований к кандидатам	Написать резюме
20 мин	Определить критерии отбора	Написать сопроводительное письмо
15 мин	Проанализировать резюме и письмо	Проанализировать описание работы и требований к кандидатам
10 мин	Отобрать по 2 кандидата на каждую вакантную должность	Составить перечень ожидаемых вопросов
15 мин	Продумать план проведения интервью	Подготовиться к интервью

4. Вторая фаза игры - проведение интервью(60 минут)

Как уже говорилось, для проведения собеседований, группа А должна разделиться на 3 подгруппы. Каждая подгруппа отвечает за отбор на одну из вакантных должностей. Интервью проводятся последовательно по следующей схеме:

1) собеседование с первым кандидатом на должность директора по маркетингу;
2) собеседование с первым кандидатом на должность директора магазина-салона;
3) собеседование с первым кандидатом на должность продавца-консультанта;
4) собеседование со вторым кандидатом на должность директора по маркетингу;
5) собеседование со вторым кандидатом на должность директора магазина-салона;
6) собеседование со вторым кандидатом на должность продавца-консультанта.

Проводит интервью соответствующая подгруппа группы А. В состав каждой подгруппы, проводящей интервью, входят директор фирмы, директор по производству, учредители фирмы.

Участники группы Б, не приглашенные для собеседования, получают задание отслеживать поведение участников интервью. При этом отслеживаются вербальные и невербальные компоненты поведения, характер задаваемых вопросов и ответов на них.

5. Третья фаза игры - анализ и обсуждение результатов игры(45 минут)

1. Участники игры, проводившие интервью, объявляют, кого они выбрали на вакантное место, и объясняют причины.
2. Участники игры, наблюдавшие за проведением интервью, представляют результаты наблюдений и выводы по ним.
3. Преподаватель уточняет выводы участников игры и дает необходимые комментарии и пояснения.