Автоматическое заполнение таблицы

Кафедра информационных систем и математического моделирования

MS Excel

Методические указания

К выполнению лабораторной работы

по курсу «Информатика»

Электронные таблицы необходимы, прежде всего, для максимально наглядного представления данных. Это касается как собственно таблич­ного представления, так и представления данных в виде графиков и диа­грамм.

Кроме того, электронные таблицы должны быть удобны при работе с документацией: при создании документов, верстке, подготовке к печати. Желательно также наличие достаточно большого количества встроенных функций различного типа: математических, статистических, финансовых и других.

Всеми указанными выше достоинствами обладает оболочка Мi­crosoft Excel.

Особенности оболочки Ехсеl

В-основном, оболочка MS Excel похожа на редактор MS Word. В частности, панели инструментов и пункты главного меню (так же, как и их содержание) очень похожи и в Excel, и в Word. Но есть и ряд су­щественных отличий.

1. Несколько изменилось главное меню. В отличие от редактора Word вместо пункта «Таблица» появился пункт «Данные». Добавлен и ряд кно­пок на панелях «стандартная» и «форматирование».

2. Поле редактора представляет собой очень большую таблицу. Ячейка, в которой производится редактирование, выделяется кон­турным черным прямоугольником с выделенным правым нижним углом.

3. Все, что вводится в ячейку, отображается в строке формул. Редактирование выделенной ячейки можно производить и в строке формул.

4. Окно имени ячейки. Изначально каждая ячейка именуется по столбцу и строке, например, А2, В5, F34 и т.д. В дан­ном случае имя ячейки содержит только латинские буквы. Но ячейке мож­но присвоить собственное имя, набрав его в окне имени.

5. Панель имен столбцов. Подведя курсор мыши к границе раздела столбцов, можно изменить их ширину.

6. Панель номеров строк. Здесь можно изменить ширину строк.

7. Ярлыки листов документа. Выбирая мышью соответствующий яр­лык, можно открывать необходимый лист. Листы, как и ячейки, могут быть переименованы.

8. Кнопки управления ярлыками листов. Они необходимы, если коли­чество листов в документе достаточно большое и все ярлыки не помеща­ются на экране.

9. Редуцированная горизонтальная полоса прокрутки документа. Ее функции не изменились, но размер уменьшился в сравнении с оболочкой Word.

Форматирование ячеек

При работе с ячейками таблицы можно выделить два режима:

1) режим ввода данных;

2) режим форматирования ячеек.

Режим ввода характеризуется наличием в ячейке или в строке формул, если там производится ввод символов, и наличием мигающего курсора - признака го­товности системы к вводу информации.

В режиме ввода можно менять только формат ввода символов, то есть тип и размер шрифта. В оболочке Ехсеl нет понятия абзаца, поэтому для ввода больших, хорошо отформатированных фрагментов текста здесь удобнее использовать объект «Надпись» из инструментария панели «рисо­вание».

Другой способ - использовать объединение ячеек. Для объединения ячеек необходимо их выделить. При этом, определив левую верхнюю ячейку выделяемой области, нужно нажать левую клавишу мыши и, не от­пуская ее, переместить мышь в правый нижний угол выделяемой области. Выделенные ячейки отмечаются инверсным цветом. Все, кроме одной! Ячейка, от которой начиналось выделение, остается основного цвета.

После выделения массива объединяемых ячеек нужно выбрать на па­нели «форматирование»кнопку «Объединить и поместить в центре».

При этом выделенные ячейки объединяются в одну, и автоматически устанавливается выравнивание текста по центру. Тип выравнивания всегда можно изменить на выравнивание по левому или правому краю, по шири­не.

После ввода в ячейку информации можно отредактировать ее формат. Для этого нужно убрать из ячейки мигающий курсор. Самый простой спо­соб сделать это - щелкнуть мышью на произвольной ячейке (убрать выде­ление), а затем вернуться к редактируемой ячейке, также выделив ее щелч­ком мыши. Если необходимо установить общий формат для группы ячеек, то необходимо выделить соответствующий массив. Затем надо выбрать в меню «Формат» пункт «Ячейки», в результате открывается диалоговое окно свойств ячейки (или ячеек).

Окно имеет несколько закладок. Первая закладка «Число» определяет формат данных в ячейке. Если ячейка содержит текст, то формат должен быть уставлен «обычный». Все остальные форматы данных необходимо определять в четком соответствии с их типом. Часть функций данной заклад­ки дублируется кнопками панели «форматирование»:

При помощи данных кнопок можно присвоить ячейке соответствен­но денежный формат, процентный, формат с разделителем, а также увели­чить или уменьшить количество отображаемых разрядов после запятой. В качестве разделителя десятичных знаков в Excel (как и в других програм­мах Office) используется запятая!

Пример

Типы форматирования временных данных в ячейках:

Вторая закладка «Выравнивание» управляет положением надписи в ячейке. Здесь можно выровнять текст по горизонтали и по вертикали, из­менить направление текста (блок «Выравнивание»), установить перенос по словам в ячейке и отменить объединение ячеек (блок «Отображение»).

Особое внимание необходимо уделить проблеме переноса текста в ячейке. Поскольку Excel не позволяет расставлять обычные переносы в словах, то при вводе в ячейку большого текста нужно решить, как он будет располагаться.

Первый вариант - написание текста в строку. При этом длинный текст закроет несколько ячеек, расположенных справа от ячейки ввода. Нельзя говорить, что этот текст обобщен на все ячейки, пока не применен эффект объединения:

Но такое положение сохраняется до тех пор, пока в соседнюю ячейку не введен собственный текст:

В таком случае надо на закладке «Выравнивание» выставить маркер переноса по словам.

Следующая закладка «Шрифт» располагает набором меню по выбору параметров шрифта. Закладка «Граница» управляет параметрами границы: тип линий, выбор контура, цвет. Отчасти (выбрать контур) данные функ­ции можно найти и на панели инструментов.

На закладке «Вид» можно выбрать тип и цвет заливки ячейки. Цвет заливки можно изменить и с помощью кнопки панели «форматирование»:

Задание 1.

Набрать и отформатировать таблицы:

После заполнения таблиц выделить столбцы разными цветами.

Автоматическое заполнение таблицы

Зачастую пользователю приходится вводить в таблицу данные либо одинаковые по значению, либо связанные каким-либо соотношением. Ех­cel позволяет частично автоматизировать данный процесс.

Так, чтобы заполнить таблицу одинаковыми данными, нужно ввести прототип заполнения в одну ячейку:

Затем курсор подводится к нижнему правому углу ячейки (к маркеру заполнения). При этом он меняет свой вид: из толстого и белого стано­вится тонким и черным. Захватив угол ячейки мышью, растягиваем ее либо по вертикали, либо по горизонтали:

Обобщить содержимое сразу на несколько ячеек в обоих направлени­ях невозможно. Но можно сделать это в два шага: по горизонтали и по вер­тикали (в произвольном порядке):

Практически также заполняется таблица данными, связанными каким­-либо соотношением. Примерами соотношений могут служить арифметиче­ская и геометрическая прогрессии, дни недели, месяцы.

Для заполнения таблицы подобного рода данными необходимо ввести начальный элемент списка, и, захватив угол ячейки левой кнопкой мыши, растянуть выделение на ячейки, в которые автоматически будут вставлены новые данные:

Справа внизу появляется элемент, позволяющий вызвать контекстное меню, с помощью которого можно изменить заполнение ячеек:

Например, выбрав пункт «Копировать ячейки», получим:

Аналогично, в зависимости от содержания начальной ячейки, можно осуществить заполнение ячеек по дням, годам и т.д.

Если при заполнении пользоваться правой кнопкой мыши, то перед заполнением будет появляться следующее контекстное меню:

Несколько иная ситуация с числовыми данными. Если в начальную ячейку ввести число, то при использовании правой кнопки мыши к заполнению будет предложена прогрессия, от­крывающая дополнительное диалоговое окно (нижний пункт контекстного меню):

Здесь можно выбрать тип прогрессии, установить ее шаг.

Пример

Арифметическая прогрессия с шагом, равным 2:

Геометрическая прогрессия с шагом, равным 3:

Задание 2

Набрать таблицу умножения .

Диаграммы

Для построения диаграммы нужно выделить область данных, по кото­рой будет строиться диаграмма. В пределах одного и того же столбца должны содержа­ться данные одного типа.

Затем надо нажать кнопку «Мастер диаграмм» на панели «Стандартная».

При этом открывается диалог пошагового построения диаграммы.

На каждом шаге необходимо выбрать подходящие параметры для элементов диаграммы. В любой момент можно вернуться назад, нажав кнопку «Назад». Продвижение по диалогу осуществляется кнопкой «Далее».

Выбираем диапазон данных (значения данных для оси ординат):

Переходим к вкладке «Ряд» и выбираем диапазон подписей по оси X (ряд слева – «Год»):

Если формат отображаемой в окне предварительного просмотра примерной диаграммы удовлетворителен на Ваш взгляд, то можно вставить ее в документ кнопкой «Готово».

После этого получаем:

Различные свойства диаграммы можно изменить с помощью панели, появляющейся при щелчке в область диаграммы:

Количество столбцов данных особого значения не имеет. Важно лишь, чтобы в диапазон данных не попадали пустые столбцы.

Задание 3

Построить по заданной таблице диаграммы различного типа:

1) гистограмму;

2) линейчатую;

3) точечную;

4) круговую;

5) кольцевую;

6) график;

7) коническую.