Общая схема проектного цикла

Проектный цикл – последовательный процесс, в рамках которого планируется, выполняется и оценивается проект. Подходы: Первый. 1. Формирование проекта: выбор проекта. 2. Планирование проекта: начинается с предварительного плана, а затем по мере реализации проекта осуществляется детальное планирование проекта. 3. Осуществление проекта: по мере осуществления проекта происходит постоянный контроль хода работ. Проект в ходе работы может изменяться, и по мере его осуществления может подвергаться корректировке. 4. Завершение проекта: проект заканчивается, когда достигнуты поставленные цели или становится ясно, что их невозможно достичь. Второй. (разработан Европейской комиссией – управление проектным циклом). 1. Программирование проекта: цель – определить и согласовать главные цели таким образом, чтобы обеспечить программные рамки, в которых конкретные проекты могут быть подготовлены. 2. Определение идеи проекта: тщательно выбираются возможные идеи проекта. Принимается решение об уместности каждой проектной идеи, а так же о том какие идеи следует развивать дальше. 3. Формулирование проекта: формулируется проект и решение об обращении финансирования проекта. 4. Осуществление проекта: мобилизуются ресурсы и проект выполняется. Если необходимо производится корректировка. 5. Оценка проекта: определяется что было достигнуто и, какие уроки можно извлечь из проекта на будущее. Третий. Идет разделение на группы. 1. Процессы инициации: решение о начале выполнения проекта. 2. процессы планирования: определение целей и критериев успеха проекта, разработка схем их достижения. 3. Процессы исполнения и контроля: координация работы исполнителей ресурсов для выполнения плана. Процессы исполнения основные (процессы исполнения плана проекта) и вспомогательные (учет исполнения, контроль качества, развитие команды проекта). 4. Процессы анализа: определение соответствия плана проекта и исполнения проекта поставленным целям и принятие решений о корректировке. Процессы анализа основные (непосредственно связанные с целями проекта: анализ сроков, стоимости, качества) и воспитательные (факторы, влияющие на цели проекта: наличие ресурсов). 5. Процессы управления: определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование и утверждение. Процессы управления основные (управление целями, управление ресурсами) и вспомогательные (управление рисками, конфликтами). 6. Процессы завершения: формализация выполнения проекта и подведение к финалу (завершение и закрытие контрактов, административное завершение). Четвертый. Логико-структурный подход (ЛСП). Дает легко обозримое представление сложные проектов, их целей, основным компонентов и связей между ними, необходимых ресурсов, а так же определения области ответственности руководителей проекта.

Уровни целей (логика проекта)	Измеримые показатели достижения	Источники и методы для подтверждения достижений	Допущения и риски
Общие цели	Показатели достижения общих целей	Источники и методы для подтверждения достижений
Цели проекта	Показатели достижения конкретных целей	Источники и методы для подтверждения достижений	Допущения, влияющие на связь между конкретными и общими целями
Результаты	Показатели достижения результатов	Источники и методы для подтверждения достижений	Допущения, влияющие на связь между результатами и конкретными целями
Действия	Требующиеся человеческие и физические ресурсы	Стоимость человеческих и физических ресурсов	Допущения, влияющие на связь между действиями и результатами

Инициирование проекта.

Начинается с появления идеи проекта и продолжается до принятия решения об участии или неучастии компании в проекте. Стадии: 1. Определение проблемы, которую необходимо решить, или возможности, реализации которой даст компании преимущество на рынке. Проекты начинаются с внутренней неформализованной идеи (пример: появление проблемы – политические изменения, рост конкуренции; появление возможности – избыточные ресурсы предприятия, свободный рынок) или внешнего предложения заказчика, отраженно в техническом задании (связанно с возможность получения прибыли, но не менее нормативного значения). 2. Формализация идеи. Виды документов формализующих идею проекта: пояснительная записка, заявка на проект, краткое описание проекта. состав такой записки: первоначальное рабочее название проекта (полное и краткое), цель проекта и анализ ее достижимости, связь с бизнесом компании, описание изменений, предлагаемый результат/продукт проекта, предварительно требуемые ресурсы, предполагаемые участники, сроки и бюджет, возможные риск и ограничения проекта. 3. Принятие решения о страте/отмене проекта. документ об инициации проекта анализируется по: анализ достижимости цели проекта, обозначение измеримого ожидаемого результата. Если все хорошо, то старт проекта. Если же сам проект перспективен, в цели недостижимы из-за каких-либо причин (отсутствие ресурсов), то можно принять действия для того чтобы сделать проект выполнимым (пример: купить ресурсы или взять в аренду). 4. Назначение руководителя и разработка концепции проекта. Запуск проекта и назначение руководителя. Его задача более глубокий анализ идей, установление более конкретных конечных целей, разработать и оценить возможные альтернативные стратегии достижения целей. 5. Определение приоритетности проекта. Обычно использую обобщенный показатель для установления приоритета проекта «результат-стоимость», отражающий соотношение между ожидаемым результатом проекта и планируемыми суммарными затратами. 6. Формирование команды проекта и выбор момента старта. как только четко обозначено время старта, проект считается начатым, руководитель проекта получает полномочия и ответственность за его успех.

Цель и стратегия проекта.

Генеральная цель проекта должна быть изложена в виде составляющих ее подцелей. Данная иерархия формулируется следующим образом: миссия проекта (описание того, что будет с системой, бизнесом, когда проект буде реализован); подцели первого уровня; подцели второго и последующих уровней. Дерево целей можно изображать и графически.

Четко сформулировав цели, нужно перечислить все обязательные и желаемые результаты. Далее разрабатываются альтернативные стратегии. Стратегия реализации проекта – выработка конкретных направлений действий с целью полученных деревом целей результатов проекта. Миссия одна, стратегий может быть несколько. Разработка и выбор стратегий осуществляется на трех различных организованных уровнях: корпоративная стратегия – общее направление развития, то есть стратегия роста, сохранения или сокращения; деловая стратегия – стратегия обеспечения конкурентоспособного положения продукта проекта на конкретном рынке; функциональная стратегия – разрабатывается для каждого функционального подразделения, с целью конкретизации выбранной стратегии проекта.

Выбор стратегии предполагает оценку: качественные – интуиция руководства проекта, экспертные оценки, соответствие общей стратегии развития предприятия; количественные – проведение маркетинговых исследований, компьютерное моделирование, метод дерева решений.

Если стратегий много, то используют метод учета факторов, для сокращения числа стратегий. факторы: производственные, маркетинговые, финансовые, социальные, административные. Их ранжируют и с помощью экспертных оценок рассчитывают рейтинги альтернативных стратегий. На основании выбранных стратегий формируется базовый план реализации проекта.

Реализация проекта.

Реализация включает: исполнение стратегий и всех работ, направленных на создание результата проекта, так же мониторинг работ, контроль выполнения и управление изменениями в проекте. Неопределённость –ситуация, в которой сложно предсказать, в каком направлении будут развиваться события и к каким последствия это приведет. Риск– это вероятностная оценка наступления какого-либо нежелательного события, следствием которого станет нарушение сроков, отклонение от бюджета или ухудшение качества продукта. Необходимо выявлять и оценивать риск при реализации проекта. Исполнение стратегий: 1. Управление проблемами.Под проблемой понимается явление, аналогичное риску, только действие его пока не опасно. При управлении проблемами нужно следующее: а. провести анализ всех текущих проблем проекта. Б. определить влияние идентифицированных проблем на проект. В. Спрогнозировать влияние каждой проблемы на проект при отсутствии корректирующих действий. Г. Выбрать наилучшее решение. 2. Управление изменениями.Изменение – необходимая реакция на значимое отклонение в проекте. Основные процедуры при работе по управлению изменениями: 1. Поступление запроса на проведение изменения. 2. Анализ запроса на предмет целесообразности и эффективности его осуществления с позиции проекта, бюджета, ресурсов или иных позиций. 3. Утверждение решения – принять, отклонить или отложить реализацию изменения. 4. Если принять изменение, то проводится согласование с заказчиком, производится реализация изменений (корректировка бюджета). 5. Если отклонить изменение, просто все информируются. 6. Если отложить изменение, проводится дополнительный анализ. 3. Управление ошибками. Оно предполагает создание базы данных. Смысл извлечение уроков для будущих проектов.

Варианты завершения проекта

Проект считается законченным: 1.после того как работа над его продуктом дала положительней результат и организуется официальная передача заказчику.2. Если работа над проектом завершается с помощью негативного результата, который уже не может быть изменен.3. Проект может быть заморожен на неопределенный срок, в случае потери интереса со стороны инвестора или заказчика.4. В случае если организация исполнитель или заказчик проекта выражает определенное недоверие руководителю проекта или команде. После перехода проекта в фазу завершения выполняются следующие мероприятия: А. Закрываются финансовые счета проекта, Б. Распускается команда, В. Проводится инвентаризация неиспользуемых материалов, оборудования и других ресурсов, Г. Закрытие базы данных проекта, Д. Выполняется пост проверка проекта, Е. Формируется, создается и обеспечивается сохранность архива проекта.

Общие вопросы планирования проектами

Проектный план содержит:1. Задача – работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Длительность задачи –период рабочего времени, который необходим для того, чтобы выполнить ее. Трудозатраты - количество затрат труда одного или группы работников, необходимых для решения задачи. 2. Ресурсы - сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Свойство– стоимость их использования в проекте. Есть: повременная ставка и стоимость за использование. 3. Назначение – связь определенной задачи и ресурсов. Благодаря ему решаются задачи: определяются ответственные за выполнение задач, когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект. Задачи могут быть с фиксированной: длительностью, трудозатратами или объемом ресурсов. Суть процесса планирования: окончательное уточнение и фиксация цели проекта, определение и формирование всего комплекса мероприятий и работ, назначение и увязка необходимых ресурсов, согласование действий участников проекта. Типы планов проекта: предварительный набросок, предварительный набросок с детализацией, предварительный план, обобщенный базовый, детальный базовый, обобщенный текущий, детальный текущий, выборочный текущий. Набор шагов планирования:1. Зафиксировать цель проекта и способ ее достижения. 2. Зафиксировать результат проекта. 3. На основании цели и основной стратегии разбить проект на отдельные управляемые элементы. 4. Определить стандарты деятельности для каждого элементов нижнего уровня. 5. Оценить время, требуемое для каждого элемента нижнего уровня. 6. определить последовательность выполнения элементов нижнего уровня и сделать расписание проекта. 7. Определить контрольные точки элементов нижнего уровня с максимальной длительностью. 8. определить затраты по каждому элементу, все соединить в смете и суммировать. 9. Определить состав команды, ответственность всех членов команды. 10. Оценить риски, сделать план работы с ними. 11. разработать план управления коммуникациями, качество и поставками. 12. Свести все материалы в единый план управления проектом.

Планирование объема работ.

Представляет собой процесс разделения всего объема работ по проекту на отдельные управляемые элементы в целях построения иерархической структурной модели, необходимой и достаточной по составу элементов для планирования и контроля работ на разных уровнях управления проекта для разных его участников. Подходы: вертикальная декомпозиция – общий объем делится на детали (анализ продаж). Горизонтальная декомпозиция – общий объем работ делится по внешним поставщикам или потребителям.

При разбиении проекта на отдельные базовые элементы создается структура разбиения работ (СРР). Основанием для разбиения СРР на составляющие элементы может служить: компоненты создаваемого продукта, фазы жизненного цикла проекта, инвесторы, очередность работ. Основные правила СРР: 1. Каждый элемент СРР агрегирует все подчиненные элементы. 2. СРР содержит все работы по созданию продукта проекта и связанные с управлением проекта. 3. Структура должна логически разбиваться до уровня, на котором можно определить, как эти элементы будут реализованы. 4. Все должно быть логически связанно. 5. Декомпозиция может быть не симметричной. 6. Каждый конечный элемент СРР должен обеспечить достижение ощутимого результата. 7. Уровень детализации должен обеспечивать успешное планирование, координацию и контроль. 8. Результаты элементов должны быть четко определены. 9. СРР должна быть гибкой. 10. Все пакеты работ должны быть совместны с организационной структурой проекта и исполнителя, и со структурой затрат. 11. разработка может вестись либо сверху вниз, либо наоборот, либо в обоих направлениях. 12. Длительность отдельных работ не должна превышать 0,5-2% от всего проекта. Ошибки и сложности при СРР: пропуск общих блоков верхнего уровня и переход к перечню детальных работ, излишняя или недостаточная детализация, разработка элементов СРР, определяющих только основные стадии без учета промежуточных результатов проекта.

Планирование времени проекта.

Цель – построение расписания проекта и определение его оптимальной длительности. графоаналитические методы: 1. Диаграмма Гантта – ленточный календарный график. Показывает очередность выполнения работ. Каждая отдельная работа проекта представлена горизонтальной линией, помещенной на временной шкале. Работы размещаются сверху вниз. На горизонтальной шкале наносятся календарные даты. На фазе планирования готовится план контрольных точек (достижение определённых промежуточных результатов по продукту), который затем дополняется фактическими датами. 2. Сетевой график. Очередность событий и работ. Стрелочная диаграмма. Работа изображается в виде стрелки. Начало проекта изображается в левой части схемы, откуда начинаются работы. Окончание работ в правой части схемы. Длительность работ отмечается на стрелке в единицах (часы, дни). Диаграмма предшествия. В геометрическую фигуру, отражающую пакет работ или работу вписывается: название, длительность, дополнительные параметры. Переход от одной работы к другой изображается стрелкой, она показывает последовательность выполнения. Критический путь – самая продолжительная последовательность работ. Типы: 1. Критические – лежащие на критическом пути. 2. Околокритические – лежащие на пути, близки к критическому. 3. Некритические – имеют запас времени. 3. Календарно-сетевой график – комбинация диаграммы Гантта и сетевого графика. Работы нанесены на ленточный график, связанный стрелками в их логической последовательности.

Оптимизация критического пути: 1. Отказ от не важных критических работ. 2. Создание параллельных последовательностей, перекрытие последующих работ предыдущими. 3. Сокращение времени самих критических работ.

Смета проекта.

Цель – завершить проект в рамках утвержденного бюджета. Смета имеет погрешность: инициирование 30-50%, разработка базового плана – 5-10%, детальное планирование работ – 3-5%. Подходы к планированию сметы проекта: 1.Пассивный – основан на расчете стоимости проекта по проектам-аналогам, по объемам работ и нормативам. Используется при бюджетирование типовых проектов или в условиях жесткого нормирования отрасли. 2. Активный – основан на минимизации стоимости проекта за счет варьирования переменными. Планирование осуществляется всегда заново. используется при бюджетировании бизнес-проектов, когда затраты должны быть минимальны. Методики планирования стоимости проекта: 1.по аналогии – планируемый объект аналогичен ряду других. Тогда общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта, а затем эта стоимость распределяется между задачами. 2. По параметрам – оцениваются параметры определенные. Лучше применять в небольших проектах. 3. Снизу вверх – расчет стоимости отдельных задач проекта и формирование суммарной стоимости всех работ. Оценка производится по таким ресурсам, как стоимость в единицу времени и стоимость единицы материала. Плюс – наиболее точный результат и вовлечение менеджеров низшего звена в подготовку сметы. Минус – возможность завышения использования размеров сметы из-за опасения, что руководство в дальнейшем снизит её на какой-то процент. 4. Сверху вниз – расчет общих доходов на проект с последующим их распределение на составляющие проекта. Она базируется на сборе мнений и экспертных оценок руководства, затем спускает до менеджеров низшего звена для обсуждения.

Базовый план проекта

Включает в себя планы управления основными областями проекта. 1. Краткая аннотация проекта и его состояния (резюме). 2. Основная часть: введение, содержание и границы проекта (дерево целей, основной состав проекта, критерии выполнения проекта), ограничения и предположения проекта, требования и стандарты, используемая технология создания продукта и реализации проекта, детальная структура разбиения работ, график проекта (указание контрольных точек, обозначенным критическим путем), матрица распределения ответственности и работ по исполнителям, ресурсное обеспечение, смета проекта, организационная структура (заинтересованные лица, команда проекта), план управления коммуникациями, план управления рисками, план управления качеством, план управления поставками, функциональные планы по направлениям, ссылки на внешние документы, дополнительные документы (устав).