Порядок приема наличных денег
Тема 2. Учет денежных средств и операций в иностранной валюте
Учет кассовых операций
Учет операций на счетах в банке (расчетных, валютных)
Учет операций на специальных счетах в банке
Учет кассовых операций
Расчеты между организациями, а также между организациями и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов. Все свободные денежные средства организации и других юридических лиц независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности обязаны хранить в учреждениях банков.
В целях организации на территории Российской Федерации наличного денежного обращения Банком России установлен порядок ведения кассовых операций.
Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на территории Российской Федерации определяет Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У (далее - Указание N 3210-У). Данный нормативный документ распространяется на:
- юридических лиц (за исключением Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее - банк));
- индивидуальных предпринимателей.
При этом Указание N 3210-У для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого предпринимательства, под которыми понимаются юридические лица, отнесенные в соответствии с условиями, установленными Федеральным законом от 24 июля 2007 г. N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации", к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям, устанавливает упрощенный порядок ведения кассовых операций.
Для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).
Юридическое лицо определяет лимит остатка наличных денег самостоятельно, исходя из характера своей деятельности. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает:
- объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо - ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги);
- объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо - ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.
Расчет лимита остатка наличных денег осуществляется по формуле, приведенной в Приложении к Указанию N 3210-У.
Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается (абз. 8 п. 2 Указания N 3210-У):
- в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты;
- в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.
Согласно положениям п. 2 Указания N 3210-У индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.
В соответствии с п. 4 Указания N 3210-У кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.
При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассовые операции также могут проводиться руководителем.
С кассиром работодатель заключает договор о полной материальной ответственности.
Следует учитывать, что кассиры не вправе отказаться от заключения с ними договора о полной материальной ответственности. В противном случае такой отказ можно расценивать как невыполнение своих трудовых обязанностей.
В соответствии с ТК РФ существует несколько видов материальной ответственности - ограниченная и полная материальная ответственность. Различие в этих видах ответственности состоит в размере ущерба, который обязан возместить сотрудник.
Ограниченная материальная ответственность - это обязанность работника возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб, но не свыше установленного законом максимального предела, определяемого в соотношении с размером получаемой им заработной платы. Таким пределом согласно ст. 241 ТК РФ является среднемесячный заработок
В соответствии с положениями ст. 242 ТК РФ полная материальная ответственность предусматривает возмещение прямого действительного ущерба в полном размере.
Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств, конструкция которых предусматривает прием банкнот Банка России, имеющих функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен нормативным актом Банка России.
Индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформлять.
Кроме того, могут не вести кассовую книгу:
- индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности;
- индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения;
- индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения;
- индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого сельскохозяйственного налога.
Организацией должна быть обеспечена сохранность кассовых документов в течение установленных законодательством об архивном деле в РФ сроков (не менее 5 лет).
Руководство организации должно определить мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций и их транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег.
В документах указывается основание для их оформления с перечислением подтверждающих документов (например, расчетно-платежные ведомости (ф. 0301009), заявления, счета), никакие исправления в них не допускаются. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером, при их отсутствии - руководителем, а также кассиром.
Деятельность любой организации невозможна без надлежащего оформления документов, отражающих процесс ее хозяйствования.
К унифицированным документам, относящимся к порядку ведения кассовой дисциплины, относятся:
- приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
- расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
- кассовая книга (форма N КО-4);
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3);
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).
К унифицированным документам, относящимся к порядку осуществления операций с использованием контрольно-кассовой техники, относятся:
- акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма N КМ-1);
- акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма N КМ-2);
- акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3);
- журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4);
- журнал регистрации суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма N КМ-5);
- справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6);
- сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма N КМ-7);
- журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма N КМ-8);
- акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма N КМ-9).
К унифицированным документам, относящимся к наличным расчетам с персоналом по оплате труда, относятся расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) и платежная ведомость (форма N Т-53). В отношении иных выдач сотрудникам организации - авансовый отчет (форма N АО-1).
Движение документов в организации должно происходить в соответствии с разработанным графиком документооборота, который разрабатывается главным бухгалтером организации и утверждается ее руководителем в его приказе.
при осуществлении кассовых операций поступление наличных денежных средств в кассу организации должно сопровождаться оформлением приходного кассового ордера. Расходование денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером. Одновременно с выпиской кассовых документов они подлежат отражению в книге учета приходных и расходных кассовых ордеров, а также в кассовой книге. Для учета выдачи и поступлений наличных денежных средств между старшим кассиром и другими кассирами применяется форма N КО-5. В соответствии с законодательными требованиями движение документов происходит в пределах одной операции, то есть по факту выдачи и (или) расходования наличных денежных средств.
Если в организации предусмотрены операционные кассы, то кассиры-операционисты обязаны вести форму N КМ-4. В конце рабочего дня или смены они представляют формы N N КМ-4 и КМ-6 старшему кассиру (при этом сдается и выручка, полученная по операционной кассе). На основании указанных сведений старший кассир заполняет форму N КМ-7, а наличная выручка подлежит оприходованию в кассу организации с соответствующим оформлением приходного кассового ордера.
Кассовую книгу (форма N КО-4) необходимо заполнять только за те дни, когда в организации принимали либо выдавали наличные денежные средства. По выбору организации кассовую книгу можно вести одним из трех способов.
Способ 1. Кассовая книга заполняется от руки. Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации (если вы ее используете) (Указания по заполнению кассовой книги).
Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.
Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров) (Указания по заполнению кассовой книги):
- первая всегда остается в книге;
- вторая - отрывная.
Способ 2. Кассовая книга заполняется на компьютере. Ее можно вести в бухгалтерской программе или в другой удобной вам программе.
Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.
В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.
Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации и проставляется печать организации (если вы ее используете).
Способ 3. Кассовая книга ведется в электронном виде. Она оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.
Контроль за ведением данных книг осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель организации.
Бухгалтерский учет денежных средств и денежных эквивалентов в организации
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации используется активный счет 50 «Касса» к которому могут быть открыты следующие субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в отечественной валюте, находящиеся в кассе организации. Однако, если организация совершает операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» необходимо дополнительно открыть соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в филиалах кассы организации, которые открываются в случае необходимости на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, билетных и багажных кассах портов и вокзалов, в товарных конторах и т.п.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные железнодорожные и авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др.
Денежные средства являются самой ликвидной частью активов организации, поэтому и отчет об их движении представляет собой важную форму финансовой отчетности. Настолько важную, что ей, в отличие от всех других форм финансовой отчетности, посвящено отдельное Положение по бухгалтерскому учету "Отчет о движении денежных средств" (ПБУ 23/2011), утвержденное Приказом Минфина России от 02.02.2011 N 11н.
В условиях постоянно меняющейся экономической ситуации наличие аналитической информации о масштабах денежного оборота организации является необходимым условием для обеспечения хозяйственных процессов достаточным уровнем денежных средств и поддержания их оптимального остатка. Следовательно, отчет о движении денежных средств содержит базу для оценки способности организации генерировать адекватный денежный поток в ответ на потребности и должен восприниматься однозначно всеми пользователями бухгалтерской финансовой отчетности.
Название ОДДС не вполне отражает суть его содержания. Так, в данном отчете нет ни одного показателя, характеризующего денежные средства в чистом виде. При оценке ОДДС не получится выделить показатели, характеризующие движение только денежных средств. Все показатели, которые в нем присутствуют, отражают платежи организации и поступления в организацию денежных средств общей суммой с денежными эквивалентами. Согласно ПБУ 23/2011 данные платежи и поступления представляют собой денежные потоки организации. Таким образом, назвать отчет следовало бы "Отчетом о движении денежных средств и их эквивалентов" либо "Отчетом о денежных потоках". Аналогичные изменения были прежде внесены в форму бухгалтерского баланса, в которой ранее называвшаяся строка "Денежные средства" была переименована в "Денежные средства и денежные эквиваленты".
Отчет о движении денежных средств может не представляться в составе бухгалтерской отчетности коммерческих организаций (в том числе малых предприятий), которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета и формировать бухгалтерскую отчетность по упрощенной системе
В бухгалтерском балансе по строке 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты»указывается информация об имеющихся у организации денежных средствах в российской и иностранных валютах, а также о денежных эквивалентах.
Денежные средства и денежные эквиваленты учитываются на счетах разд. V "Денежные средства" Плана счетов.
При этом собственно денежные средства учитываются на следующих счетах:
50 "Касса"
В кассе организации можно хранить не только наличные деньги, но и денежные документы.
Для учета денежных документов, которые хранятся в кассе, к счету 50 открывают отдельный субсчет 50-3 "Денежные документы".
Пример.30 декабря отчетного года АО "Актив" приобрело 10 путевок в санаторий сроком на 24 дня. Стоимость одной путевки составляет 12 000 руб.
Бухгалтер "Актива" сделал следующие проводки:
Дебет 76 Кредит 51
- 120 000 руб. (12 000 руб/шт. x 10 шт.) - перечислены деньги санаторию в оплату путевок;
Дебет 50-3 Кредит 76
- 120 000 руб. - оприходованы путевки в кассу организации.
51 "Расчетные счета". Сальдо по дебету этого счета показывает остаток денежных средств в валюте РФ на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях;
52 "Валютные счета". Сальдо по дебету этого счета показывает остаток денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации по курсу Банка России, действующему на отчетную дату (ПБУ 3/2006);
55 "Специальные счета в банках" (кроме субсчета 55-3 "Депозитные счета"). Сальдо по дебету этого счета отражает информацию об остатках денежных средств в валюте РФ и в иностранных валютах (по курсу Банка России, действующему на отчетную дату):
- в аккредитивах;
- в чековых книжках;
- в иных платежных документах (кроме векселей);
- на текущих, особых и иных специальных счетах;
- об остатках средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению на отдельном банковском счете;
57 "Переводы в пути". Дебетовое сальдо по этому счету показывает величину денежных средств в рублях или в иностранной валюте, внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленных по назначению.
Денежные эквиваленты, как правило, отражаются на счетах 58, 55 (субсчет 55-3 "Депозитные счета"). Целесообразно к счету 58 и субсчету 55-3 открыть аналитические счета для учета финансовых вложений, признаваемых денежными эквивалентами.
К денежным эквивалентам относятся высоколиквидные финансовые вложения, которые могут быть легко обращены в заранее известную сумму денежных средств и которые подвержены незначительному риску изменения стоимости (п. 5 ПБУ 23/2011).
Примерами денежных эквивалентов являются:
- открытые в кредитных организациях депозиты до востребования;
- векселя Сбербанка России, используемые организациями при расчетах за реализованные товары, выполненные работы, оказанные услуги, со сроком погашения до трех месяцев (п. 5 Письма Минфина России от 21.12.2009 N ПЗ-4/2009 "О раскрытии информации о финансовых вложениях организации в годовой бухгалтерской отчетности").
Кроме того, Минфин России допускает возможность отнесения выданных организацией займов к денежным эквивалентам, если условия договора займа (срок и порядок возврата) позволяют это сделать (Приложение к Письму Минфина России от 06.02.2015 N 07-04-06/5027). При этом организации следует учитывать установленные ею в учетной политике подходы для отделения денежных эквивалентов от других финансовых вложений (п. 23 ПБУ 23/2011).
В организации и у предпринимателя такие операции ведутся кассовым или иным работником (кассир) с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Также кассовые операции может проводить и руководитель.
Порядок приема наличных денег
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.
Приход наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 «Касса» на основании приходного кассового ордера (форма № КО-1).
Кассир при его получении проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (руководителя) и ее соответствие имеющемуся образцу, соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме денег, указанной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в нем
Далее кассир пересчитывает деньги таким образом, чтобы вноситель мог наблюдать за этим процессом. Сверив полученный результат с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает этот документ, а также квитанцию к нему и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. При этом квитанция к приходному кассовому ордеру выдается вносителю денег.
Например:
Поступили наличные денежные средства в кассу с расчетного счета из банка на выдачу заработной платы, пособий, премий:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 51 «Расчетные счета»