Администрирование проектов

Широко используемый на Западе институт администраторов проекта предполагает, что администратор проекта снимает с плеч руководителей проекта административное бремя (но не ответственность), связанное с использованием на практике системы управления проектами. Подсчитано, что плановая и отчетно-учетная службы, находящиеся во ведении администратора проекта, дают возможность менеджеру проекта дополнительно уделять от 20 до 50% времени его непосредственной деятельности по управлению проектами. Квалифицированный администратор в состоянии оказать поддержку (в плановых и учетных делах) до 150 участникам проекта, которые могут работать в различных или на одном проекте.

Администратор проекта должен:

— использовать современные средства и приемы управления проектами для пре­доставления руководителям проектов административных услуг в области планирования, составления графиков, отслеживания хода исполнения и отчетности;

— обеспечить взаимопомощь и наилучшее использование ресурсов проекта;

— обеспечить руководителей проектов и компаний, выполняющих проект, компактной информацией, обеспечивающей возможность контроля за проектами, ресурсами и приоритетами.

Для того чтобы решать эти задачи, администратор должен уметь:

— выявлять проекты, нуждающиеся в администрировании;

— проводить структурно подготовленные интервью с руководителями и участниками проектов. Результатом этих интервью должны быть планы, с которыми все участники работ были бы согласны;

— готовить сбалансированные планы, отвечающие целям руководства;

— разрабатывать процесс сбора информации о ходе работ по проекту;

— составлять отчеты о состоянии проекта, которые дают возможность руководителям проекта, его участникам и руководителям компаний придерживаться намеченных графиков.

Администратор проекта, в силу специфики своей деятельности, равноправен с руководителями проектов (неподотчетен им). По этой же причине он должен поддерживать рабочие отношения с руководителями и участниками проекта всех уровней. Администратор в западных компаниях обычно имеет вспомогательный персонал (секретарей) и шефствует над администратором-стажером.

Показателем успешности администрирования является удовлетворенность руководителей компаний состоянием (степенью детализации, частотой) отчетности.

Руководители должны быть в состоянии, используя информацию Администратора, контролировать проекты и принимать по ним обоснованные решения. Что касается менеджеров проектов, то если им нравится пользоваться услугами Администратора проекта (не использовать собственные источники информации), значит, он «на месте».

На практике следует помнить, что, несмотря на очевидные преимущества административного управления проектами, возникает ряд опасностей, которых следует избегать:

— слишком много времени уходит на оценку и решения;

— планирование осуществляется «сверху вниз»;

— план прорабатывается недостаточно детально (разумеется, руководитель проекта, а не администратор знает лучше все «болевые точки» проекта);

— участники разработки плана нередко держат в секрете от администратора важные детали;

— отчетность о состоянии проекта не полезна ни для проектных групп, ни для руководства компании;

— отслеживание работ по проекту вместо контроля за проектом.

Риски проекта

Существование общества вследствие неопределенности, влияния случайных факторов различного рода во всех аспектах его деятельности подвержено рискам. В наиболее общем виде риск – это вероятность понести потери или убытки. Применительно к инвестиционным проектам применяют следующие определения неопределенности и риска.

Неопределенность – неполнота или неточность информации об условиях peaлизации проекта, в том числе о связанных с ними затратах и результатах.

Риск – это неопределенность, связанная с возможностью возникновения в хо­де реализации проекта неблагоприятных ситуаций, следствием которых является убытки или снижение эффективности проекта. Риск определяется исходя из следующего соотношения:

R == F(P,I),

где R - рисковое событие; Р - вероятность его наступления; I - важность по- следствий в случае наступления рискового события.

Рисунок 1.13. - Алгоритм действий по управлению рисками

Учет возможных рисков при анализе проекта и управление ими на последующих фазах проектного цикла позволяет свести последствия рисков к приемлемому минимуму.

Управление рисками – комплекс мероприятий, включающих идентификацию, анализ, снижение и мониторинг рисков. Цель – снижение отклонения фактических показателей реализации проекта от их запланированных значений (рис. 3.13).

Вопросы управления рисками рассмотрены в разд. 3.