Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания

Тема 8

ПОДГОТОВКА И ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ

8.1ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ

В процессе управления часто приходится сталкиваться с таки­ми задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по воз­никающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиаль­ных органов, совещаниях и т.д. Они могут проводиться периоди­чески или иметь разовый характер. Проведение собраний, засе­даний может быть заложено в организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного об­щества и т.п.). В данной книге организационно-техническое обес­печение коллегиальной деятельности рассматривается обобщен­но как проведение совещаний.

Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее доро­гостоящим. Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду поме­щения, аппаратуру и других накладных расходов.

В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть раз­лично. Сложность и объем вопросов определяют временные рам­ки совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1,5 часа.

В соответствии с видом совещания, количеством участников и временными рамками проводятся различные подготовительные организационно-технические мероприятия. В учреждениях с посто­янно действующими коллегиальными органами (советами, колле­гиями) должен быть типовой регламент проведения заседаний, где определены периодичность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллегиальные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации этого коллегиального органа. Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях, коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него во росах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют годовые, квартальные и месячные планы работ постоянный день и время заседаний.

На основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня - это первый до­кумент, который составляется при подготовке совещания.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуж­дение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каж­дый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога «О», «Об» или формулируются в именительном падеже.

Например:

Повестка дня

1 Состояние финансовой дисциплины в... (учреждениях)... (отрасли). Докладчик: заместитель директора Павлов В. П.

2 Итоги международной деятельности в 1999 г. Управления ... (наз­вание управления).

Докладчик: начальник Управления Толкунов П.В.

3 Подготовка к переходу на новое программное обеспечение. Докладчик:

заместитель начальника Отдела...

(название отдела) Крикунов А.О.

Список участников - это второй документ, который подго­тавливается. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица.

Четкой организации работы способствует составление спис­ка по определенной форме, в которой заранее можно предусмот­реть все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания.

Например:

Список участников совещания 01.02.2000 Фами­ Какую Дата Подтве­ Согла­ Предпо­ Нужда­ Нужда­ Прибы лия, органи­ и способ рждение сие при­ лагает ется ли ется ли на засе­ имя, зацию направ­ получе­ нять ли выс­ в гости­ в биле­ дание отчество предс­ ления ния участие тупить нице тах на     тавляет, пригла­ пригла­ в работе (тема   обрат­     долж­ шения шения (Да/Нет) выступ­   ный путь     ность   (дата)   ления)   (самолет, поезд, дата, номер рейса)

При необходимости список может дополняться другими вопро­сами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпля­ров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол прези­диума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при не­посредственной организации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участ­ников совещания.

Оповещение может быть проведено двумя способами: пись­менно, с посылкой приглашения (извещения), или устно (по теле­фону). Если все участники совещания - работники одной органи­зации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространенным способом приглашения на совещание являют­ся телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

Начальнику РЭУ № 5 Е.К. Четкиной Принял ~ секретарь А. Г. Фомина Тел. 422 0202

Пример приглашения телефонограммой

Муниципальный округ Ясенево Передал - секретарь И. И. Афанасьева

Тел. 425 0000

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.00.00 №42 Москва 14 ч. 15 мин.

16.06.2006 в 10 ч. 30 мин. в помещении актового зала школы №151 (Цве­точная ул., д. 53) состоится совещание представителей РЭУ по вопросу подготовки к работе в зимних условиях.

Су префект И. И. Иванов

В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и вре­мени заседания обычно рассылается.

Если для участия в совещании приглашаются работники дру­гих организаций, составляется письмо-приглашение. В нем по­мимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсужде­ния, времени (даты и часа) и места проведения могут указывать­ся дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получе­ния подтверждения об участии, в первом письме-приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если рассылается повторное приглашение лицам, подтвердившим свое участие, то эти сведе­ния будут указаны в повторном приглашении.

Например:

ПРИГЛАШЕНИЕ

Дата проведения: Место проведения: Адрес:

Мы получили вашу заявку, спасибо за участив в DOCFLOW 98!

27 мая 1998 года.

Российская академия Госслужбы,

учебный корпус № 2.

пр Вернадского, 84.

Проезд: до ст. метро Юго-Западная,

последний вагон из центра,

по подземному переходу при выходе

все время поворачивать налево.

Выйдя из метро, Вы увидите 3-этажное

здание Российской академии

Госслужбы.

Ждем Вас у главного входа с 8.15 до 9.00. Регистрация с 8.30 до 9.00.

Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные формы связи - факс или компьютер­ная почта. Преимущество рассылки с помощью компьютера сос­тоит в том, что, имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглаше­ний, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обраще­ние к адресату.

В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, в списке участников совеща­ния делают отметку о посылке письма, телефонограммы, опове­щении по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и со­докладчиков.

Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачи­тываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы), и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркива­ет лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-спра­вочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматрива­емый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает состав­ление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Необходимо востребовать проекты ре­шений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания.

На подготовительном этапе определяется общий объем ра­бот во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важ­ной является процедура размещения участников.