Порядок осуществления процесса закупки
1) Идентификация потребности в ресурсах
2) Анализ рынка поставщиков - Анализ «производить или закупать»
3) Отбор поставщиков
4) Выбор метода закупки
5) Документарное оформление первичного заказа
6) Согласование условий поставки
7) Заключение договора на поставку
8) Осуществление и мониторинг поставки
9) Передача ресурсов на хранение
Идентификация потребности в ресурсах. Анализ и определение потребности
В результате решения этой задачи определяют: какие ресурсы требуются, в каком количестве, в какое время и существуют ли ограничения по дефициту и префициту ресурсов.
Классы методов определения потребности в ресурсах:
· детерминированные методы, где известен производственный либо потребительский спрос на ресурс, а так же скорость его расходования со склада;
· стохастические методы, где потребность в ресурсе является случайной величиной, т.е. принимает некоторые значения с заданной наперед вероятностью, скорость расходования ресурса так же величина случайная;
· эвристические методы, где потребность в ресурсе и скорость его расходования за период определяется на основе опыта сотрудников.
Анализ рынка поставщиков.
В результате исследования рынка определяются типы рынков - это:
· непосредственные рынки (рынки, обеспечивающие в настоящее время потребность в ресурсах) – это рынки фактических поставщиков;
· новые рынки – это рынки поставщиков, с которыми ранее не были установлены контрагентские отношения
· рынки заменители – это рынки поставщиков ресурсов ранее не используемых в производстве, но рассматриваемые в качестве альтернативных в целях оптимизации затрат либо повышения качества.
· опосредованные рынки - это рынки используемые поставщиками.
В результате анализа рынка идентифицируется множество поставщиков, общая ситуация на рынке, общеизвестные условия поставки и прочая актуальная для принятия решения о выборе поставщика информация.
Выбор потенциальных поставщиков
Основные методы выбора поставщика:
Конкурсные торги (тендеры)– распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить ресурсы на крупную сумму или наладить долгосрочные отношения с поставщиком. Конкурсные торги выгодны как поставщику так и покупателю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с покупателем. Покупатель совмещает решение проблем получения коммерческого предложения и выбора наилучшего.
Письменные переговоры – вторая форма получения предложения на поставку от поставщика. Инициатива может исходить как от поставщика, так и от покупателя. В результате переговоров в письменной форме поставщик выставляет оферту на поставку, причем оферта может быть твердой (не подлежит изменениям) и свободной (не накладывает обязательств на поставщика).
Основными критериями выбора поставщика являются следующие два:
Стоимость приобретения продукции или услуг, включающая в себя калькулированную цену продукции или услуги, а так же ценность прочих нематериальных активов, не имеющих формального денежного выражения.
Качество обслуживания, включающее в себя качество продукции, качество и надежность обслуживания до, в процессе и после покупки ресурса.
Указанные два критерия не являются исчерпывающими, при прочих равных условиях необходимо дополнить указанное бинарное множество критериев следующими:
1. Удаленность поставщика от потребителя;
2. Наличие у поставщика резервных мощностей;
3. Сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
4. Организация управления качеством на предприятиях поставщика
5. Кредитоспособность и финансовое положение поставщика
6. Риск забастовок у поставщика;
Источники информации о поставщике:
1. Собственное исследование;
2. Открытая бухгалтерская и финансовая отчетность;
3. Конкуренты поставщика и его контрагенты;
4. Государственные источники
5. Банки и финансовые институты;
6. Средства массовой информации;
7. Прочие источники информации.
Правила отбора источников информации для принятия решения о выборе поставщика следующие.
1. Нельзя ограничиваться одним источником информации;
2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т.е. незаинтересованным в заключение контракта.
Принципы работы с поставщиками, рекомендуемые в рамках проектирования интегрированной логистической системы:
1. Общаться с поставщиками также как с клиентами;
2. Информировать поставщика о своих задачах, быть в курсе его деловых операциях;
3. Соблюдать принятые на себя обязательства;
4. Готовность оказать помощь, в случае возникновения проблем у поставщика;
5. Поддерживать деловые контакты в деловой сфере.
Определение метода закупок
1. Закупка товара одной партией (это оптовые закупки)
Закупка производится единовременно на величину всей потребности за период с единовременной оплатой.
“+” -простота оформления документов
- гарантия поставки всей партии
- предоставление скидки
“-” - большая потребность в складских помещениях
- замедление оборачиваемости капитала
- высокая вероятность перехода запаса в неликвидный
2. Регулярные поставки мелкими равными партиями с периодической оплатой.
“+” -ускоряется оборачиваемость капитала
- достигается экономия складских помещений
“-” - вероятность поставки избыточного количества ресурса
- необходимость периодической предоплаты всей партии
3. Периодические (ежедневные, еженедельные, ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям
Котировочная ведомость содержит следующие сведения:
- полный перечень товаров;
- количество товара на складе;
- требуемое количество товара.
“+” -ускорение оборачиваемости капитала
- снижение затрат на складирование и хранение
- своевременность поставок
“-” - возрастание издержек на отслеживание уровня запаса
- увеличение затрат на документарное оформление заказа
- необходимость заказа всего объема за период
4. Поставка ресурса по мере необходимости
Особенности:
- суммарное количество поставляемого ресурса определяется приблизительно;
- поставщики перед каждым выполнением заказа связываются с покупателем;
- оплачивается реально поставленное количество товара.
“+” -отсутствие твердых обязательств перед поставщиком
- ускорение оборачиваемости капитала
- закупка необходимого объема ресурсов
“-” - увеличение затрат на коммуникации
- удорожание оформления заказа
- возможность изменения условий поставки со стороны поставщика
5. Закупка ресурса с немедленной сдачей.
Используется при закупке редко используемых и дорогостоящих в приобретении и хранении ресурсов, обычно такие ресурсы допускают дефицит. Товар заказывается, когда он требуется и, как правило, вывозится со склада поставщика.
“+” -отсутствие твердых обязательств перед поставщиком
- ускорение оборачиваемости капитала
- исключение складских затрат
“-” - увеличение издержек на оформление документации
- высокая стоимость ресурса в приобретении и срочной доставке
Документарное оформление заказа
Информация, которая должна содержаться в заказе:
- название документа;
- порядковый номер и дата;
- название и адрес компании - покупателя;
- ответственный за заказ: контактное лицо и способ связи с ним;
- адрес и наименование поставщика;
- описание товара;
- количество;
- условия поставки;
- желаемые сроки поставки;
- адрес поставки;
- способ поставки желательный;
- предполагаемая цена;
- расчетный счет.
Согласование цены, условий поставки и заключение договора
Правовые основы закупок
Основные элементы контракта:
1. Предложение и его принятие;
2. Финансовые условия;
3. Право заключать контракт;
4. Законность.
Структура контракта
Преамбула контракта -
1. Наименование контракта
2. Номер и дата заключения
3. Место заключения
4. Стороны заключившие контракт
Пункты:
1. Предмет контракта (технические характеристики, ГОСТы и т.д.)
2. Количество товара
3. Качество товара
4.Условия поставки (в международных контрактах указываются в соответствии с ИНКОТЕРМС - 2000, базисные условия поставки)
5. Сумма контракта и порядок расчета (стоимость за единицу или партию)
6. Упаковка и маркировка
7. Поставка товара
8. Приемка товара (осуществляется методом контроля, т.е. количество, качество, комплектность)
9. Форс - мажор (природа, забастовки, военные действия)
10. Ответственность сторон (каким образом стороны будут отвечать за невыполненный контракт)
11. Разрешение споров (в каком суде и т.д.)
12. Прочие условия
13. Юридические адреса и реквизиты сторон
ИНКОТЕРМС - 2000 (выдержки)
1. EXW (место загрузки) Продавец обязан подготовить груз к отгрузке и передать его покупателю на своем складе.
2. FOB (порт) Продавец доставляет груз до порта, оформляет экспортную таможенную декларацию (только морские перевозки).
3. FCA (место) Указывается, в каком месте товар должен быть передан перевозчику.
4. FAS (порт) Свободно вдоль судна, порта. Продавец доставляет до порта, все остальное делается покупателем.
5. CPT (место) Перевозка оплачивается до указанного места.
6. CIP (место) Перевозка и страховка оплачивается до указанного места.
7. DDU (место) Доставлено без уплаты таможенной пошлины.
8. DDP (место) Доставлено с оплатой таможенной пошлины.
9. DAF (государство) Доставлено до границы, указывается государство.