Открытие, организация работы и закрытие пункта обслуживания, дополнительного терминала
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке осуществления операций с использованием Международной системы денежных переводов Вестерн Юнион в ОАО «АСБ Беларусбанк»
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция о порядке осуществления операций с использованием Международной системы денежных переводов Вестерн Юнион в ОАО «АСБ Беларусбанк» (далее – Инструкция) разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Республики Беларусь и локальными нормативными правовыми актами ОАО «АСБ Беларусбанк», указанными в приложении 1 к настоящей Инструкции.
Настоящая Инструкция определяет порядок организации, совершения и учета операций, взаимных расчетов по отправлению и выплате денежных переводов физических лиц по Международной системе денежных переводов компании «Western Union Financial Services, Inc.» (далее – Вестерн Юнион) в ОАО «АСБ Беларусбанк».
Совершение операций и взаимных расчетов по системе Вестерн Юнион производится на основании договора, заключенного между специализированной Кредитной организацией ООО «НКО «Вестерн Юнион ДП Восток» и ОАО «АСБ Беларусбанк» (далее – Договор).
1.2. Основные понятия и определения, используемые в настоящей Инструкции:
1.2.1. Кредитная организация – ООО «НКО «Вестерн Юнион ДП Восток», Москва, являющееся уполномоченным агентом компании «Western Union Financial Services, Inc.»;
1.2.2. Центр обслуживания клиентов Вестерн Юнион – структурное подразделение Кредитной организации, основными задачами и функциями которого является информационная и операционная поддержка:
банков по вопросам:
- консультаций операторов пунктов;
- внесения изменений в отправленные переводы;
- помощи в выполнении процедур комплаенс-контроля;
клиентов по вопросам предоставления информации об услугах Вестерн Юнион и оказания помощи в решении возникших проблем;
1.2.3. система Вестерн Юнион – Международная система денежных переводов Вестерн Юнион;
1.2.4. Банк – ОАО «АСБ Беларусбанк»;
1.2.5. учреждение Банка – ОПЕРУ центрального аппарата (далее – ОПЕРУ), филиалы-областные (Минское) управления, филиалы, центры банковских услуг (далее – ЦБУ) Банка;
1.2.6. отправление перевода – отправление денежного перевода за границу по поручению и в пользу физических лиц по системе Вестерн Юнион;
1.2.7. выплата перевода – выплата денежного перевода из-за границы по поручению и в пользу физических лиц по системе Вестерн Юнион;
1.2.8. быстрый платеж – отправление денежного перевода за границу по системе Вестерн Юнион в адрес юридического лица, зарегистрированного в системе Вестерн Юнион в качестве получателя денежных средств, по поручению физического лица;
1.2.9. быстрая выплата – выплата денежного перевода из-за границы, отправленного по системе Вестерн Юнион юридическим лицом, зарегистрированным в системе Вестерн Юнион в качестве отправителя денежных средств, в пользу физического лица;
1.2.10. операции по системе Вестерн Юнион – отправление и выплата переводов, быстрый платеж, быстрая выплата;
1.2.11. пункт обслуживания – отдел кассовых операций ОПЕРУ, отделение, входящее в структуру центрального аппарата (далее – отделение центрального аппарата), операционный отдел, отделения учреждения Банка (далее – подразделение учреждения Банка), совершающие операции по системе Вестерн Юнион;
1.2.12. терминал – автоматизированное рабочее место в пункте обслуживания, на котором установлено программное обеспечение для работы в системе Вестерн Юнион, имеющее уникальный номер (идентификатор терминала);
1.2.13. учебный терминал – автоматизированное рабочее место, на котором установлено программное обеспечение для работы в системе Вестерн Юнион, имеющее уникальный номер, предназначенный только для обучения. На данном терминале запрещено обслуживание клиентов;
1.2.14. клиент – физическое лицо-клиент Банка, являющееся отправителем либо получателем денежного перевода, отправителем быстрого платежа или получателем быстрой выплаты по системе Вестерн Юнион;
1.2.15. отправитель (плательщик):
физическое лицо, за счет которого осуществляется отправление (из Республики Беларусь)/выплата перевода (за границей) либо быстрый платеж по системе Вестерн Юнион;
юридическое лицо, за счет которого осуществляется быстрая выплата по системе Вестерн Юнион;
1.2.16. получатель (бенефициар):
физическое лицо, в пользу которого осуществляется отправление (из‑за границы)/выплата перевода (в Республике Беларусь) либо быстрая выплата по системе Вестерн Юнион;
юридическое лицо, в пользу которого осуществляется быстрый платеж по системе Вестерн Юнион;
1.2.17. руководство оператора – руководство оператора по работе в системе денежных переводов Вестерн Юнион (досылается в электронном виде при открытии пункта обслуживания, а также по мере издания новой редакции);
1.2.18. руководство по комплаенс-контролю – руководство по международному комплаенс-контролю Вестерн Юнион, содержащее материалы о стандартах противодействия отмыванию доходов, полученных преступным путем, а также о стандартах сервиса, принятых в компании Вестерн Юнион. Данное руководство является конфиденциальным и не подлежит раскрытию клиентам (досылается в электронном виде при открытии пункта обслуживания, а также по мере издания Кредитной организацией новой редакции);
1.2.19. оператор – ответственный исполнитель пункта обслуживания, прошедший соответствующее обучение, назначаемый приказом об открытии пункта обслуживания, основными обязанностями которого являются:
совершение операций по системе Вестерн Юнион;
консультирование клиента о порядке совершения операций по системе Вестерн Юнион;
проведение идентификации клиента и иные функции в соответствии с пунктами 2.16 и 3.2 [15];
выполнение требований руководства по комплаенс-контролю и нераскрытие клиентам информации, содержащейся в руководстве по комплаенс-контролю;
обязательное информирование клиента – гражданина Республики Беларусь, по вопросу получения и использования иностранной безвозмездной помощи с учетом следующих особенностей:
а) о необходимости заполнения уведомления (приложение 1 к [13]) в случае получения иностранной безвозмездной помощи в сумме, не превышающей 100 базовых величин в эквиваленте в месяц на дату поступления денежных средств;
б) о необходимости открытия благотворительного счета и внесения полученных денежных средств на него в случае получения иностранной безвозмездной помощи в сумме, превышающей 100 базовых величин в эквиваленте в месяц на дату поступления денежных средств;
подготовка отчетов о совершенных операциях по системе Вестерн Юнион для передачи в центральный аппарат Банка;
своевременное изменение пароля оператора – не реже 1 раза в 90 дней с предыдущей даты смены пароля. Технология изменения пароля и требования к паролю изложены в разделе «Изменение пароля» руководства оператора;
контроль за правильностью и полнотой заполнения уведомления;
проставление на бланке уведомления даты приема уведомления и штампа, содержащего наименование Банка. Дата приема может быть проставлена отдельно либо содержаться в реквизитах штампа. Уведомления остаются по месту их заполнения в пункте обслуживания и ежедневно отсылаются в учреждение Банка вместе с кассовыми документами, по ОПЕРУ, отделению центрального аппарата и ЦБУ, подчиненному центральному аппарату Банка (далее – ЦБУ ЦА), – ежемесячно, не позднее 3‑го операционного дня месяца, следующего за отчетным, в управление валютного контроля департамента валютного контроля и финансового мониторинга.
Оператор несет ответственность за своевременное и качественное оформление документов при совершении операций по системе Вестерн Юнион и достоверность содержащихся в них данных, а также за правильность взимания вознаграждения в соответствии с тарифами Кредитной организации;
1.2.20. ответственный за работу пункта – ответственный исполнитель подразделения учреждения Банка, основными обязанностями которого являются:
обеспечение работы пункта обслуживания;
своевременное получение бланочной и рекламной продукции, оформление стендов и папок свободного доступа в части рекламы операций Банка по системе Вестерн Юнион и информации для клиентов-граждан Республики Беларусь по нормативным правовым актам Республики Беларусь, регламентирующим порядок получения и использования иностранной безвозмездной помощи;
обучение операторов;
контроль за своевременным оформлением должностных инструкций операторов (при открытии пункта обслуживания, а также в случае изменений в работе пункта обслуживания);
на основании приказа об организации работы пункта обслуживания по системе Вестерн Юнион регистрация новых (удаление неработающих) операторов в системе Вестерн Юнион в соответствии с разделом «Администрирование» руководства оператора;
контроль за своевременным представлением отчетов о совершенных операциях по системе Вестерн Юнион в центральный аппарат Банка;
контроль за своевременностью и полнотой проведения идентификации клиента и иных функций в соответствии с пунктами 2.16 и 3.2 [15];
обеспечение сохранности принятого уведомления и ежедневная его отсылка в учреждение Банка. По ОПЕРУ, отделению центрального аппарата и ЦБУ ЦА – ежемесячно, не позднее 3‑го операционного дня месяца, следующего за отчетным, принятые уведомления отсылаются в управление валютного контроля департамента валютного контроля и финансового мониторинга;
своевременное изменение пароля ответственного за работу пункта – не реже 1 раза в 90 дней с предыдущей даты смены пароля. Технология изменения пароля и требования к паролю изложены в разделе «Изменение пароля» руководства оператора;
обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в руководстве по комплаенс-контролю;
1.2.21. контролирующий работник – уполномоченный работник пункта обслуживания, в должностной инструкции которого закреплено осуществление контрольных функций;
1.2.22. технический специалист – ответственный исполнитель службы автоматизации учреждения Банка, по ОПЕРУ, отделению центрального аппарата и ЦБУ ЦА – ответственный исполнитель департамента информационных технологий, основными обязанностями которого являются:
организация и поддержка в рабочем состоянии коммуникационного соединения с системой Вестерн Юнион;
установка и поддержка в рабочем состоянии программного обеспечения для работы с системой Вестерн Юнион;
1.2.23. координатор работы пунктов – ответственный исполнитель центра (отдела) розничного бизнеса, осуществляющий организацию валютно-обменных и неторговых операций ЦБУ; отдела (сектора) валютно-обменных и неторговых операций центра (отдела) розничного бизнеса в филиалах Банка; отдела валютных операций и валютного контроля, сектора валютно-обменных и неторговых операций в составе отдела валютных операций и валютного контроля в филиалах-областных (Минском) управлениях Банка; управления валютных и неторговых операций департамента валютного контроля и финансового мониторинга (по операциям ЦБУ ЦА, ОПЕРУ и отделения центрального аппарата), основными обязанностями которого являются:
организация открытия новых пунктов обслуживания;
сопровождение открытых пунктов обслуживания (решение вопросов, возникающих в практической работе по системе Вестерн Юнион);
своевременное представление в центральный аппарат Банка информации об открытии (изменениях) в работе пункта обслуживания;
проведение проверки организации работы пунктов обслуживания (не реже 1 раза в полугодие), по результатам которой составляется акт (приложение 2 к настоящей Инструкции) в 2 экземплярах. Предметом проверки являются:
а) проверка выполнения ответственным за работу пункта и операторами требований настоящей Инструкции при совершении операций в системе Вестерн Юнион;
б) проверка соответствия списка операторов, назначенных приказом об организации работы пункта обслуживания по системе Вестерн Юнион, спискам операторов, зарегистрированных в системе Вестерн Юнион;
в) проверка наличия и доступности информации для клиентов по совершаемым операциям в системе Вестерн Юнион в папке свободного доступа;
анализ эффективности работы пунктов обслуживания;
обеспечение пунктов обслуживания бланочной и рекламной продукцией;
принятие у операторов и ответственных за работу пунктов зачетов на знание правил и процедур работы в системе Вестерн Юнион;
1.2.24. уполномоченный специалист – ответственный исполнитель центра (отдела) розничного бизнеса ЦБУ, осуществляющий организацию валютно-обменных и неторговых операций; отдела (сектора) валютно-обменных и неторговых операций центра (отдела) розничного бизнеса в филиалах Банка; отдела валютных операций и валютного контроля, сектора валютно-обменных и неторговых операций в составе отдела валютных операций и валютного контроля в филиалах-областных (Минском) управлениях Банка; управления валютного контроля департамента валютного контроля и финансового мониторинга (по операциям ЦБУ ЦА, ОПЕРУ и отделения центрального аппарата), основными обязанностями которого являются:
контроль за организацией работы по соблюдению требований законодательства Республики Беларусь, регламентирующего порядок получения и использования иностранной безвозмездной помощи, в подразделениях учреждения Банка;
обеспечение подразделений учреждения Банка необходимыми нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок получения и использования иностранной безвозмездной помощи;
проверка соответствия заполненных клиентом-гражданином Республики Беларусь уведомлений требованиям законодательства Республики Беларусь для составления отчетности по форме 10451, обеспечение сохранности полученных уведомлений с подшивкой их в отдельные папки в соответствии с номенклатурой дел;
составление отчетности по форме 10451 и 1045 в соответствии с требованиями [10] и утвержденными Перечнями внешней и внутренней отчетности.
Ответственность за организацию работы по соблюдению требований нормативных правовых актов Республики Беларусь, регламентирующих получение и использование иностранной безвозмездной помощи, представление информации по целевому использованию иностранной безвозмездной помощи в виде денежных средств по форме отчетности F1044 (в комплекте файлов F10451, F1045) в Национальный банк Республики Беларусь в соответствии с утвержденными Перечнями внешней и внутренней отчетности возлагается на департамент валютного контроля и финансового мониторинга;
1.2.25. ответственный за расчеты по системе Вестерн Юнион – ответственный исполнитель департамента международных и межбанковских расчетов, осуществляющий расчеты между учреждениями Банка, центральным аппаратом Банка и Кредитной организацией по операциям по системе Вестерн Юнион и контролирующий своевременность и правильность представления отчетной информации пунктами обслуживания;
1.2.26. дневной лимит – предельная сумма отправления всех денежных переводов Банка в системе Вестерн Юнион в течение одного операционного дня. Дневной лимит устанавливается Кредитной организацией в каждой валюте совершения операции в целом на Банк;
1.2.27. плата за перевод – взимаемое в пункте обслуживания вознаграждение за отправление перевода в соответствии с тарифами на отправление денежных переводов за границу;
1.2.28. плата за быстрый платеж – взимаемое в пункте обслуживания вознаграждение за быстрый платеж в соответствии с тарифами на отправление денежных переводов быстрый платеж за границу;
1.2.29. вознаграждение пункту обслуживания – сумма, уплачиваемая Кредитной организацией пункту обслуживания за отправление и выплату переводов, отправление быстрого платежа, получение быстрой выплаты. Сумма вознаграждения пункту обслуживания рассчитывается в соответствии с условиями Договора и тарифами Кредитной организации, которые размещены на сайте департамента международных и межбанковских расчетов во внутренней компьютерной сети банка Intranet по адресу: http://10.200.1.31, раздел «Переводы Western Union»;
1.2.30. документ, удостоверяющий личность, – документ, удостоверяющий личность клиента при совершении операций по системе Вестерн Юнион. Перечень документов, удостоверяющих личность и используемых при совершении операций по системе Вестерн Юнион, приведен в приложении 3 к настоящей Инструкции;
1.2.31. текущий операционный день – период времени с 23:10 предыдущего рабочего дня до 22:50 текущего рабочего дня по Минскому времени, в котором осуществляются операции по системе Вестерн Юнион датой текущего дня. Пункты обслуживания, работающие в эти часы (в подразделениях учреждений Банка, имеющих круглосуточный режим работы), обязаны сделать технологический перерыв в работе с 22:50 до 23:10 для закрытия текущего операционного дня, отправки отчетной информации и открытия нового операционного дня;
1.2.32. заявление «Платежи» – установленная Кредитной организацией краткая форма бланка, предназначенная для быстрого платежа.
Форма бланка, используемая при отправлении быстрого платёжа, размещена на сайте департамента международных и межбанковских расчетов во внутренней компьютерной сети банка Intranet по адресу: http://10.200.1.31, раздел «Переводы Western Union»;
1.2.33. информационное сообщение – экран выплаты/отправления перевода (Payment Screen/Money Transfer) в программе Вестерн Юнион, содержащий данные о переводе;
1.2.34. служебный экран – экран для служебного пользования, содержащий подробную информацию о переводах (статус перевода, история выплаты, контрольный номер денежного перевода).
1.3. С учетом объема осуществляемых учреждением Банка операций по системе Вестерн Юнион, по решению руководителя учреждения Банка допускается закрепление функций координатора работы пунктов и уполномоченного специалиста за одним ответственным исполнителем.
1.4. Основные функции структурных подразделений Банка по осуществлению операций в системе Вестерн Юнион:
1.4.1. департамент международных и межбанковских расчетов обеспечивает взаимодействие с Кредитной организацией и общее сопровождение работы Банка по системе Вестерн Юнион;
1.4.2. департамент валютного контроля и финансового мониторинга обеспечивает организацию и контроль работы пунктов обслуживания и проведение проверок работы учреждений Банка в части совершения операций по системе Вестерн Юнион;
1.4.3. департамент информационных технологий обеспечивает поддержание постоянной и устойчивой связи Банка с системой Вестерн Юнион. Взаимодействует с техническими службами Кредитной организации по сопровождению программного обеспечения необходимого для работы в системе Вестерн Юнион.
1.5. Контроль за организацией работы пунктов обслуживания возлагается на филиалы-областные (Минское) управления, департамент международных и межбанковских расчетов и департамент валютного контроля и финансового мониторинга.
1.6. По системе Вестерн Юнион осуществляются следующие виды операций:
отправление денежных переводов за границу по системе Вестерн Юнион в долларах США;
выплата денежных переводов из-за границы, отправленных по системе Вестерн Юнион, в долларах США;
отправление денежных переводов в Российскую Федерацию по системе Вестерн Юнион в российских рублях;
выплата денежных переводов из Российской Федерации, отправленных по системе Вестерн Юнион, в российских рублях;
быстрый платеж за границу по системе Вестерн Юнион в долларах США;
быстрая выплата денежных переводов из-за границы, отправленных по системе Вестерн Юнион, в долларах США.
Прием и выдача денежных средств при осуществлении переводов по системе Вестерн Юнион производятся в наличной форме.
1.7. Дополнительное разрешение Кредитной организации для отправления перевода необходимо в случае, если сумма перевода равна или превышает 7500 долларов США в эквиваленте (крупный денежный перевод (Large Principal Money Transfer), далее – LPMT). При отправлении перевода LMPT необходимо утверждение комплаенс-контролера компании Вестерн Юнион. Операция не может быть проведена без одобрения Вестерн Юнион. Для этого необходимо в соответствии с руководством по комплаенс-контролю:
а) получить сведения о клиенте и его операции:
клиент обязан максимально полно заполнить анкету для осуществления отправления перевода LPMT (приложение 2 к руководству по комплаенс-контролю);
клиент обязан дополнительно предоставить ксерокопию документа, удостоверяющего личность;
клиент обязан предъявить документы, подтверждающие цель перевода (например, письма, счета-фактуры для оплаты медицинских услуг, учебы и т.д.). Материальная помощь или подарок не могут являться целью перевода крупной суммы денег. Наличие документов является необходимым условием для отправления LPMT;
б) на основании полученной информации оператор заполняет форму LPMT на английском языке и направляет ее по факсу +7 495 783 91 89 в Центр обслуживания клиентов Вестерн Юнион. При этом два последних блока формы в пункте обслуживания не заполняются (приложение 3 к руководству по комплаенс-контролю). Вместе с данной формой необходимо направить:
анкету клиента для отправления перевода LPMT;
копию документа, удостоверяющего личность отправителя;
документ (документы), подтверждающий цель перевода.
Операторы Центра обслуживания клиентов Вестерн Юнион обязаны сообщить о положительном либо отрицательном заключении о возможности отправления крупного перевода.
Оператор пункта обслуживания должен указать в форме LPMT имя и трехзначный код оператора Центра обслуживания клиентов Вестерн Юнион, который сообщил о решении Кредитной организации. Все документы, направленные в Центр обслуживания клиентов Вестерн Юнион в рамках данной процедуры, хранятся вместе с заявлением для отправления денег.
1.8. При отправлении переводов (страна назначения всех переводов совпадает) запрещается дробление крупной суммы на более мелкие и, соответственно, осуществление нескольких переводов исключительно в целях ухода от процедуры контроля за переводами LPMT, а именно:
денежный перевод разделен на несколько более мелких переводов на одного или нескольких получателей;
клиент (группа клиентов) в течение нескольких последовательных дней отправляют переводы на суммы незначительно ниже установленного порога (LPMT);
группа клиентов отправляет денежные переводы на одного получателя.
Однако, если клиент (клиенты) имеет веские основания для совершения денежных переводов, соответствующих критериям, указанным выше в настоящем пункте, и охотно даёт необходимые объяснения своим действиям, операции могут быть совершены, при условии подробного заполнения клиентом своей части специальной анкеты по форме приложения 1 к руководству по комплаенс-контролю. Данная анкета хранится вместе с заявлением для отправления денег.
1.9. Представление Кредитной организации любой документации, касающейся операций по системе Вестерн Юнион, допускается только при наличии письменного запроса Кредитной организации и по письменному разрешению заместителя Председателя Правления Банка, направляющего деятельность департамента международных и межбанковских расчетов.
1.10. Запрещается осуществление отправления/выплаты перевода в пределах Республики Беларусь, когда отправитель осуществляет денежный перевод из пункта обслуживания, находящегося на территории Республики Беларусь, а получателю выплачивается этот перевод в пункте обслуживания, также находящемся на территории Республики Беларусь.
1.11. Допускается осуществление отправления/выплаты перевода на собственное имя, когда отправителем и получателем является одно и то же физическое лицо при соблюдении требований пункта 1.10 настоящей Инструкции.
1.12. В пунктах обслуживания в папках свободного доступа для клиентов размещается следующая информация:
общие сведения об услугах, предоставляемых по системе Вестерн Юнион, включая информацию о том, как получить/отправить денежный перевод по системе Вестерн Юнион;
тарифы на отправление переводов;
образцы заполнения кратких форм для получения/отправления денег/«Платежи»;
таблица транслитерации;
тексты [4] и [13];
иная информация в соответствии с письмами центрального аппарата Банка.
Не допускается наличие информации по другим переводам в папке свободного доступа, содержащей информацию о переводах по системе Вестерн Юнион.
1.13. Правила Вестерн Юнион не допускают использование доверенностей (независимо от способа удостоверения) при отправлении или получении денежных переводов.
ОТКРЫТИЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И ЗАКРЫТИЕ ПУНКТА ОБСЛУЖИВАНИЯ, ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ТЕРМИНАЛА
2.1. Пункт обслуживания (дополнительный терминал) открывается в подразделении учреждения Банка, имеющем кассу, осуществляющую валютно-обменные операции, телефонный номер с выходом на междугороднюю связь (в случае применения режима работы через модемную связь) и оборудование, необходимое для работы в системе Вестерн Юнион. Рабочее место оператора должно обеспечивать соблюдение конфиденциальности информации. В одном пункте обслуживания должны работать ответственный за работу пункта и не менее 2 операторов (но не более 7). В случае наличия (открытия) в пункте обслуживания дополнительного терминала возможно увеличение количества операторов до 14.
Совмещение функций оператора и ответственного за работу пункта разрешается при условии осуществления контроля, предусмотренного подпунктами 4.3.5, 4.4.4 настоящей Инструкции.
Для организации и работы пункта обслуживания к оборудованию и программному обеспечению предъявляются минимальные требования, перечисленные в приложении 4 к настоящей Инструкции.
2.2. Для организации пункта обслуживания координатор работы пунктов учреждения Банка готовит обоснование на открытие пункта обслуживания по следующим основным параметрам:
предполагаемый объём операций;
конкурентная среда;
наличие технических средств;
возможность качественного обслуживания клиентов.
Обоснование подписывает руководитель учреждения Банка (для ОПЕРУ, отделения центрального аппарата и ЦБУ ЦА – директор департамента валютного контроля и финансового мониторинга).
Одновременно с обоснованием на открытие пункта обслуживания в учреждении Банка издается приказ о назначении на период создания пункта обслуживания ответственного за работу пункта и технического специалиста. На основании изданного приказа координатор работы пункта составляет и направляет в департамент валютного контроля и финансового мониторинга заявку (приложение 5 к настоящей Инструкции), подписанную руководителем учреждения Банка, и обоснование на открытие пункта.
По ОПЕРУ и ЦБУ ЦА приказы о назначении на период создания пункта обслуживания ответственного за работу пункта и технического специалиста готовит ответственный исполнитель департамента валютного контроля и финансового мониторинга. Завизированный директором (заместителем директора) департамента валютного контроля и финансового мониторинга приказ по ОПЕРУ передается на подпись начальнику ОПЕРУ, приказ по ЦБУ ЦА – директору ЦБУ ЦА. Заявку (приложение 5 к настоящей Инструкции) по ОПЕРУ и ЦБУ ЦА подписывает директор (заместитель директора) департамента валютного контроля и финансового мониторинга.
2.3. Ответственный исполнитель департамента валютного контроля и финансового мониторинга проверяет правильность оформления заявки на открытие пункта обслуживания и в течение 5 рабочих дней рассматривает целесообразность открытия пункта обслуживания, за исключением заявки по ОПЕРУ и ЦБУ ЦА.
При положительном решении об открытии пункта директор (заместитель директора) департамента валютного контроля и финансового мониторинга подписывает заявку на открытие пункта обслуживания. Подписанная заявка на открытие пункта обслуживания передаётся ответственному исполнителю департамента международных и межбанковских расчетов для исполнения. Обоснование на открытие пункта обслуживания хранится в департаменте валютного контроля и финансового мониторинга согласно номенклатуре дел.
В случае отказа в открытии пункта обслуживания в учреждение Банка, подавшее заявку на открытие пункта обслуживания, направляется письмо за подписью заместителя Председателя Правления Банка, направляющего деятельность департамента валютного контроля и финансового мониторинга, с указанием причины отказа.
2.4. Департамент международных и межбанковских расчетов на основании полученной от департамента валютного контроля и финансового мониторинга заявки на открытие пункта обслуживания оформляет в 2 экземплярах соответствующую заявку (согласно Договору между Банком и Кредитной организацией) за подписью заместителя Председателя Правления Банка, направляющего деятельность департамента международных и межбанковских расчетов, скрепленной печатью Банка. Первый экземпляр заявки направляется в Кредитную организацию, второй – хранится в деле согласно номенклатуре.
2.5. На основании полученной заявки Кредитная организация по электронной почте сообщает департаменту международных и межбанковских расчетов идентификатор терминала, присваиваемый открываемому пункту обслуживания.
В соответствии с заявкой (приложение 5 к настоящей Инструкции) в открываемом пункте обслуживания устанавливается программное обеспечение для осуществления денежных переводов Вестерн Юнион.
В течение 2 рабочих дней ответственный исполнитель управления международных расчетов департамента международных и межбанковских расчетов направляет полученное от Кредитной организации сообщение техническому специалисту и координатору работы пунктов об идентификаторе терминала программы денежных переводов Вестерн Юнион в открываемом пункте обслуживания и необходимости проведения обучения ответственного за работу пункта и операторов в одном из ранее открытых пунктов обслуживания учреждения Банка или на учебном терминале, установленном в учреждении Банка.
2.6. В течение одной недели после получения учреждением Банка сообщения об идентификаторе терминала (программного обеспечения) технический специалист обязан установить в пункте обслуживания программу денежных переводов и убедиться в устойчивости соединения с системой Вестерн Юнион. Если установить соединение невозможно либо соединение неустойчивое, технический специалист должен в кратчайшие сроки проинформировать об этом ответственного исполнителя управления международных расчетов департамента международных и межбанковских расчетов.
2.7. Перед началом обучения и работы в тестовом режиме ответственный за работу пункта и операторы обязаны изучить настоящую Инструкцию, действующие редакции руководства оператора и руководства по международному комплаенс-контролю компании Вестерн Юнион.
2.8. После установки в открываемом пункте обслуживания программного обеспечения и установления устойчивого соединения с системой Вестерн Юнион в течение 2 недель операторы обязаны пройти обучение в тестовом режиме. По результатам обучения и работы в тестовом режиме операторы и ответственный за работу пункта сдают зачет на знание правил и процедур работы в системе Вестерн Юнион координатору работы пунктов учреждения Банка. Сдача зачета оформляется протоколом.
2.9. На основании заявки на открытие пункта обслуживания и протокола сдачи зачета в учреждении Банка издается приказ об организации работы пункта обслуживания по системе Вестерн Юнион по форме, приведенной в приложении 6 к настоящей Инструкции.
По ОПЕРУ, отделению центрального аппарата и ЦБУ ЦА приказы об организации работы пункта обслуживания по системе Вестерн Юнион (шаблон текста документа дан в приложении 6 к настоящей Инструкции) готовит ответственный исполнитель департамента валютного контроля и финансового мониторинга. Завизированный директором (заместителем директора) департамента валютного контроля и финансового мониторинга приказ по ОПЕРУ и отделению центрального аппарата передается на подпись начальнику ОПЕРУ, приказ по ЦБУ ЦА – директору ЦБУ ЦА.
2.10. Одновременно с изданием приказа вносятся соответствующие изменения в должностные инструкции ответственных исполнителей, выполняющих функции оператора, ответственного за работу пункта, координатора работы пунктов, технического специалиста, а также в положение о подразделении учреждения Банка, в котором открыт пункт обслуживания.
2.11. После установки необходимого программного обеспечения и успешной сдачи зачета операторами и ответственным за работу пункта, координатор работы пунктов направляет в департамент международных и межбанковских расчетов письмо с уведомлением о готовности к работе пункта обслуживания клиентов по системе Вестерн Юнион, подписанное руководителем учреждения Банка (по ЦБУ ЦА, ОПЕРУ и отделению центрального аппарата – докладная записка, подписанная директором (заместителем директора) департамента валютного контроля и финансового мониторинга) (пример текста приведён в приложении 7 к настоящей Инструкции). Департамент международных и межбанковских расчетов на основании уведомления учреждения Банка оформляет в 2 экземплярах соответствующее уведомление согласно Договору между Банком и Кредитной организацией за подписью заместителя Председателя Правления Банка, направляющего деятельность департамента международных и межбанковских расчетов, скрепленной печатью Банка, и направляет его в Кредитную организацию.
После получения Кредитной организацией соответствующего уведомления ответственный исполнитель управления международных расчетов департамента международных и межбанковских расчетов получает и сообщает пароль для входа в систему Вестерн Юнион ответственному за работу пункта.
2.12. На основании приказа и полученного пароля для входа в систему Вестерн Юнион ответственный за работу пункта осуществляет регистрацию операторов в системе Вестерн Юнион (присваивает операторам пункта коды и временные пароли). При первом входе в систему Вестерн Юнион оператор должен изменить временный пароль. Пароль для входа в систему Вестерн Юнион должен быть известен только оператору/ответственному за работу пункта. Если индивидуальный пароль стал известен другому лицу, оператор/ответственный за работу пункта обязан его незамедлительно изменить.
В системе Вестерн Юнион не допускается осуществление:
операций разными операторами под одним именем, кодом и паролем;
операций под кодом (код 800) и паролем ответственного за работу пункта.
2.13. Информация об открытии пункта обслуживания (изменениях в работе пункта обслуживания) формируется при помощи программного обеспечения DNWU и направляется в центральный аппарат Банка по системе «Клиент-банк» (исполнитель № 247) до вступления в действие таких изменений (при открытии пункта обслуживания/добавлении новых операторов – на следующий рабочий день после добавления операторов). Вновь назначаемые операторы и ответственный за работу пункта проходят обучение и сдают зачеты в порядке, аналогичном изложенному в пунктах 2.7 и 2.8 настоящей Инструкции.
В случае изменений и дополнений данных, указанных в приказе, издается новый приказ.
В случае изменения адреса пункта обслуживания дополнительно, по факсу, высылается копия приказа о внесении изменений в организацию работы пункта обслуживания в адрес ответственного исполнителя управления международных расчетов департамента международных и межбанковских расчетов.
2.14. При большом количестве переводов в пункте обслуживания учреждением Банка может быть принято решение об установлении дополнительного терминала. В этом случае учреждением Банка направляется в департамент валютного контроля и финансового мониторинга письмо об установлении дополнительного терминала (пример текста документа дан в приложении 8 к настоящей Инструкции), подписанное руководителем учреждения Банка. К письму прилагается обоснование необходимости открытия дополнительного терминала.
Процедура открытия дополнительного терминала осуществляется в соответствии с пунктами 2.2 – 2.12 настоящей Инструкции.
При открытии дополнительного терминала в пункте обслуживания издается новый приказ, в котором указывается дата открытия дополнительного терминала.
Информация об открытии дополнительного терминала формируется при помощи программного обеспечения DNWU и направляется в центральный аппарат Банка по системе «Клиент-банк» (исполнитель № 247) не позднее дня открытия дополнительного терминала с указанием даты открытия дополнительного терминала (поле – дата начала работы пункта обслуживания).
2.15. Сопровождение программного обеспечения осуществляет Кредитная организация. Консультации по установке и настройке программного обеспечения осуществляет департамент информационных технологий Банка, а также Кредитная организация.
2.16. В случае закрытия/временного приостановления работы пункта обслуживания (дополнительного терминала) по инициативе учреждения Банка (кроме ОПЕРУ и ЦБУ ЦА) последнее направляет в департамент валютного контроля и финансового мониторинга письмо о закрытии/временном приостановлении пункта обслуживания с указанием причины закрытия/временного приостановления работы (например, ремонт, отсутствие спроса на услугу, небольшие объемы операций, низкая рентабельность и пр.), а также даты закрытия/временного приостановления работы, подписанное руководителем учреждения Банка.
Письмо о закрытии пункта направляется не позднее, чем за 15 рабочих дней до даты закрытия пункта обслуживания (дополнительного терминала). Письмо о временном приостановлении работы пункта направляется не позднее, чем за 3 рабочих дня до даты указанной в письме, в котором происходит приостановление работы пункта обслуживания (дополнительного терминала).
В случае закрытия (временного приостановления работы) пункта обслуживания ЦБУ ЦА, ОПЕРУ или отделения центрального аппарата департамент валютного контроля и финансового мониторинга направляет докладную записку департаменту международных и межбанковских расчетов за 3 рабочих дня до даты закрытия (временного приостановления) пункта обслуживания.
В случае закрытия пункта обслуживания по инициативе Кредитной организации (за 12 месяцев пункт обслуживания не совершил ни одной операции) департамент международных и межбанковских расчетов направляет докладную записку в департамент валютного контроля и финансового мониторинга для согласования закрытия пункта обслуживания.
В случае закрытия пункта обслуживания в учреждении Банка издается приказ о закрытии пункта обслуживания, в случае закрытия дополнительного терминала – приказ о закрытии дополнительного терминала и новый приказ об открытии пункта обслуживания без информации о дополнительном терминале.
По ЦБУ ЦА, ОПЕРУ и отделению центрального аппарата приказ о закрытии пункта обслуживания (дополнительного терминала) издаётся в порядке, установленном в пункте 2.9 настоящей Инструкции.
В первый рабочий день после закрытия/временного приостановления пункта обслуживания в учреждении Банка координатор работы пунктов обязан передать сведения о выводе пункта обслуживания из системы с использованием программного обеспечения DNWU и направить в центральный аппарат Банка по системе «Клиент-банк» (исполнитель № 247), а ответственный за работу пункта размещает соответствующую информацию для клиентов в легкодоступном и обозримом месте с указанием адреса ближайшего работающего пункта обслуживания.
2.17. С целью повышения уровня качества обучения и подготовки ответственного за работу пункта и операторов учреждение Банка может создать учебный терминал.
2.18. Для создания учебного терминала учреждение Банка направляет для согласования в департамент валютного контроля и финансового мониторинга письмо, обосновывающие необходимость установления в учреждении Банка учебного терминала, с указанием лица, ответственного за работу учебного терминала.
По ЦБУ ЦА, ОПЕРУ и отделению центрального аппарата департамент валютного контроля и финансового мониторинга направляет докладную записку в департамент международных и межбанковских расчетов с указанием лица, ответственного за работу учебного терминала.
2.19. Ответственный исполнитель департамента валютного контроля и финансового мониторинга рассматривает письмо в течение 3 дней, в случае положительного решения о создании в учреждении Банка учебного терминала передает на рассмотрение директору департамента валютного контроля и финансового мониторинга (лица, его заменяющего) и передает его в департамент международных и межбанковских расчетов.
2.20. Ответственный исполнитель департамента международных и межбанковских расчетов на основании полученного письма оформляет в 2 экземплярах заявку на регистрацию (согласно Договору между Банком и Кредитной организацией) за подписью заместителя Председателя Правления Банка, направляющего деятельность департамента международных и межбанковских расчетов, скрепленной печатью Банка с пометкой «Учебный терминал». Первый экземпляр заявки направляется в Кредитную организацию, второй вместе с письмом учреждения Банка (докладной департамента валютного контроля и финансового мониторинга) – хранится в деле согласно номенклатуре.
2.21. На основании полученной заявки Кредитная организация по электронной почте сообщает департаменту международных и межбанковских расчетов идентификатор терминала, присваиваемый открываемому учебному терминалу. В течение 2 рабочих дней ответственный исполнитель управления международных расчетов департамента международных и межбанковских расчетов направляет полученное от Кредитной организации сообщение о зарегистрированном номере учебного терминала в системе Вестерн Юнион лицу, указанному в письме как ответственный за работу учебного терминала.
2.22. В работе учебного терминала используется:
код оператора – TRA;
пароль – TRA.
Использование других кодов и паролей в работе учебного терминала запрещено.
2.23. Информация об открытии (изменении в работе) учебного терминала формируется при помощи программного обеспечения DNWU и направляется в центральный аппарат Банка по системе «Клиент-банк» (исполнитель № 247) не позднее дня открытия учебного терминала. При этом в информации об операторах указывается: «Учебный терминал».
2.24. Закрытие учебного терминала осуществляется в порядке, аналогичном изложенному в пункте 2.16 настоящей Инструкции.