Орядок обработки, хранения документов, документооборот.

Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому все принятые бухгалтерские документы подвергают бухгалтерской обработке.

Процесс обработки бухгалтерских документов включает семь этапов:

№пп	Этап обработки бухгалтерских документов	Характеристика
	Проверка	Содержательная	Проверка документов по существу отраженной в нем хозяйственной операции с точки зрения ее законности, соответствия действующим правилам и экономической целесообразности
Формальная	Призвана обеспечить соблюдение общих требований к оформлению документов
Арифметическая	Состоит в определении правильности арифметических подсчетов и вычислений, приведенных в документе
	Таксировка (расценка)	Денежная оценка указанных в документе материальных ценностей (количественных показателей). Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего натурального показателя на цену за единицу
	Гашение	Отметка об использовании документа путем проставления штампа или открыживания (иногда путем перечеркивания документа). Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений
	Группировка	Подбор однородных по содержанию первичных документов в пачки для последующей записи содержащихся в них хозяйственных операций в учетные регистры обобщенными суммами. На основе групп первичных документов часто составляются сводные документы
	Контировка (разметка)	Указание в первичном (сводном) документе бухгалтерской записи, то есть корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа
	Разноска	Сгруппированные документы записывают в соответствии с бухгалтерскими записями в учетные регистры (другими словами, осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах). В документах делаются соответствующие отметки о дате и номере учетного регистра, в котором они отражены
	Сдача в архив	Хозяйствующие субъекты обязаны хранить документы, связанные с их деятельностью, в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет

Как видно из представленной таблицы, заключительным этапом обработки бухгалтерских документов является сдача их в архив. В связи с этим, необходимо обеспечить правильное хранение бухгалтерских документов.

Срок хранения документа исчисляется с 01 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Ответственность за организацию хранения документов несет руководитель организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, оформление и передачу их в архив несет главный бухгалтер организации.

озяйствующие субъекты обязаны хранить документы, связанные с их деятельностью, в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В частности, законодательством определены следующие сроки хранения в отношении отдельных первичных документов:

• первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.),	- 5 лет
• документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	- 5 лет
• лицевые счета работников	- 75 лет
• документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат	- 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет
• доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности	- 5 лет
• документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации	- постоянно
• документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях	- 5 лет
• документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги	- в течение 4 лет
• рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз	- не менее 5 лет

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранение первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его автоматизации.

Документы до передачи их в архив – на длительное хранение должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером - это текущее хранение. Лицо, уполномоченное отвечать за текущее хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением.

По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем их сдают в архив хозяйствующего субъекта. Если архив в структуре хозяйствующего субъекта не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

Перед сдачей в архив документы необходимо соответствующим образом подготовить. С этой целью однородные первичные документы оформляют в отдельные дела – папки.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в одну обложку.

Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых хозяйствующим субъектом, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении хозяйствующего субъекта, в том числе и в бухгалтерии. Разработка номенклатуры дел производится, как правило, в IV квартале, завершается не позднее декабря и с января следующего года вводится в действие.

В дело должны помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При формировании вложений в папки необходимо соблюдать следующие требования:

• документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в разные папки;

• подлинники необходимо отделить от копий; годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных; в дело включают не более одного экземпляра каждого документа;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных актов по архивным процедурам;

• в дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года - кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года);

• при наличии в одной папке документов за несколько месяцев, документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца;

• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см;

• приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяют к документам, к которым они относятся.

Папки с документами переплетают. На титульном листе указывают наименование хозяйствующего субъекта, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения.

Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя или главного бухгалтера.

Важным вопросом в изучении документации является порядок уничтожения документов. Для организации работы по уничтожению документов хозяйствующие субъекты создают экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников хозяйствующего субъекта, а также представители архивного учреждения. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей архивным органом хозяйствующему субъекту разрешается уничтожение документов, которые не подлежат передаче в архивный фонд. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем хозяйствующего субъекта.

Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность которых отпала, а сроки хранения истекли. При наличии указания органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией акты на документы, подлежащие уничтожению, направляют для рассмотрения в эту организацию.

Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для хозяйствующих субъектов, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

В ряде установленных законодательством случаев допускается изъятие документов у хозяйствующего субъекта.

Такое изъятие может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копию которого вручают под расписку соответствующему должностному лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае уничтожения, пропажи или гибели документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию, в необходимых случаях для участия в этой комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем организации.

Организация документооборота

Порядок документирования фактов хозяйственной деятельности, движение и сроки передачи документов в бухгалтерию для принятия к учету регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем хозяйствующего субъекта.

Правила документооборота определяются формой счетоводства, принятой хозяйствующим субъектом, а также объемом финансово-хозяйственной деятельности и технологическими особенностями.

График документооборота - опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от различных пользователей, утверждения, принятия к учету, обработки и передачи их в архив.

Документооборот – путь прохождения документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив, регулируется графиком документооборота, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Документооборотом определяются правила, порядок составления и использования в учетной работе первичных и сводных бухгалтерских документов.

График документооборота является элементом учетной политики хозяйствующего субъекта. Следовательно, он должен утверждаться руководителем хозяйствующего субъекта в установленном порядке одновременно с утверждением учетной политики хозяйствующего субъекта. Из этого также следует, что изменения в график документооборота могут вноситься не чаще одного раза в год – с начала нового календарного года.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей хозяйствующего субъекта, его структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета, уровня подготовки кадров и тому подобное.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых работниками разных уровней с указанием сроков выполнения этих работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры его обработки.

Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.

Работники хозяйствующего субъекта создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер.

Основными этапами документооборота являются:

1) составление и оформление документов;

2) движение документов по рабочим местам;

3) прием документов бухгалтерией

4) бухгалтерская обработка документов;

5) текущее хранение документов;

6) передача документов в бухгалтерский архив;

7) передача документов в государственный архив или в утиль (переработку).

Правильная организация документооборота предполагает соблюдение следующих принципов:

• рациональное и своевременное составление документов;

• последовательное отражение в них всех процессов финансово-хозяйственной деятельности организации;

• рациональная обработка документов;

• сокращение пути прохождения документов;

• систематическое изучение документов.

В графике документооборота должны быть отражены, как минимум, следующие элементы:

• наименование документа;

• последовательные этапы его обработки;

• сроки обработки документа на каждом этапе;

• перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

• сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

Как средство, способствующее полному обслуживанию рабочего места, график документооборота обеспечивает:

• ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

• выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

• выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.График документооборота как средство повышения качества работы бухгалтерии (службы бухгалтерского учета) и других работников, связанных с предоставлением информации, обеспечивает:

• своевременное составление и представление бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности в установленные адреса;

• своевременное получение учетной информации для оперативного руководства хозяйствующим субъектом.