Юридическая сила документа

Юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

· наименование организации (должностного лица) – автора документа;

· наименование вида документа;

· дата документа;

· регистрационный номер;

· гриф утверждения документа;

· текст;

· подпись;

· печать.

Для придания юридической силы подлинника копии бумажного документа ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит «отметка о заверении копии», который содержит:

• заверительную подпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• его подпись;
• дату заверения;
• печать (для наиболее важных или внешних документов).

Заверение производится самим предприятие или при необходимости нотариусом.

Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись. Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи - Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Виды управленческих документов

Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных управленческих документов. Основополагающая роль в наборе управленческих документов группе организационных, распорядительных и информационно-справочных документов (так называемых ОРД), однако помимо них важное место занимает документация по личному составу (приказы по кадрам, трудовые договоры, трудовые книжки, личные дела и др.).

Кроме того, к указанному набору документов относятся некоторые другие:

• финансово-бухгалтерские документы (бухгалтерские балансы, акты ревизий и инвентаризаций товарно-материальных ценностей, планы, отчеты, сметы, счета;
• нормативные документы, которые регулируют различные вопросы деятельности предприятия и организации (налоговые, административные экономические);
• коммерческие документы (договоры, соглашения, товарные спецификации, накладные и пр.).

Организационные документы –комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов. В эту группу входят:

Устав

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основании устава. Устав – свод правил, регулирующих деятельность предприятий и организаций, их взаимоотношения с другими фирмами и гражданами, права и обязанности в сфере государственной и хозяйственной деятельности. Существуют, например, уставы акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью, культурных, спортивных, общественных организаций.

Устав относится к учредительным документам, обязательным при регистрации фирмы. Это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Уставы оформляются на стандартных листах бумаги и должны иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа; дата, регистрационный номер, гриф утверждения (в случае частного предприятия, указать кем оно зарегистрировано). Основными разделами текста устава могут быть: общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, регламент деятельности, финансово-материальная база, отчетная и ревизионная деятельность, порядок ликвидации и реорганизации. Уставы акционерных обществ утверждаются общим собранием акционеров.

Для составления устава можно воспользоваться услугами специальных фирм, занимающихся подготовкой учредительных документов, либо составить и оформить устав самостоятельно.

Положение

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственных органов управления, а также структурных подразделений государственных и негосударственных организаций и предприятий.

Например, Положение о подразделении – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы подразделения фирмы.

Положения разрабатываются по указанию руководителя фирмы или по инициативе руководителей подразделений. Положения подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется) и вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение. Проект положения согласовывается с юридическим отделом (юристом) и утверждается директором фирмы.

Положение является сложным документом, структура и содержание которого определяются фирмой.

При оформлении Положения используются следующие реквизиты: наименование организации (фирмы), наименование структурного подразделения, гриф утверждения, наименование вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подписи, отметка о согласовании.

Инструкция

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, предприятий (их подразделений, служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Это документ постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Инструкция оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (фирмы), наименование вида документа – ИНСТРУКЦИЯ, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подписи, отметка о согласовании.

Например, Должностная инструкция – организационный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника фирмы. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором фирмы. Основные разделы текста должностной инструкции:

1. общие положения

2. должностные обязанности

3. права

4. ответственность

К организационным документам можно также отнести различные положения, правила и инструкции, издаваемые на фирме, например:

• Положение о документационном обеспечении управления
• Положение о проектировании вычислительной сети
• Инструкция по технике безопасности
• Инструкция о порядке заключения, изменения и расторжения договоров
• Инструкция по работе с электронной почтой
• Инструкция о порядке пользования глобальной информационной сетью Internet

Структура предприятия и штатная численность – организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения фирмы, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности.

Документ составляется на общем бланке, подписывается заместителем директора фирмы, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором фирмы. Гриф утверждения заверяется печатью.

Структура и штатная численность фирмы формируется в конце календарного года на следующий год. Если в течение последующего года в структуре или штатной численности происходят изменения, они вносятся приказом директора фирмы. Такой приказ может иметь заголовок «Об изменении структуры фирмы» или «О введении новых должностей». Если структура и штатная численность стабильны, то документ ежегодно переутверждается без внесения изменений в текст документа.

Наряду с созданием этого документа, структура фирмы может быть отображена графически. Подобная структура наглядно демонстрирует взаимосвязи между подразделениями и должностными лицами, уровни руководства.

Штатное расписание –документ, закрепляющий должностной и численный состав фирмы с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на общем бланке и включает сведения о должностном и численном составе фирмы с обязательным указанием сумм должностных окладов, надбавок и месячного фонда оплаты труда. Штатное расписание подписывается заместителем директора фирмы, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором фирмы. Изменения в штатное расписание вносятся приказом директора фирмы.

Следует учитывать, что штатным расписанием предусматривается как простое перечисление по мере значимости перечня всех должностей с указанием сумм должностных окладов, надбавок и месячного фонда оплаты труда, так и разбивку их по отделам, службам и подразделениям внутри фирмы. Первый вариант характерен для небольших форм, в аппарате управления которых нет каких-либо самостоятельных структурных подразделений. Второй вариант используется в фирмах с разветвленным аппаратом управления.