Гриф ограничения доступа к документу

Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, — государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну), «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и при необходимости другие отметки.

Адресат

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Последовательность написания почтового адреса должна соответствовать требованиям Правил оказания услуг почтовой связи:

· наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

· название области, края, автономного округа (области), республики;

· страна (для международных почтовых отправлений);

· почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в

Высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую

Организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Адресат проставляется на бланке документа справа.

На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем & четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Гриф утверждения документа

Утверждение — способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.

Документ может утверждаться:

· должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;

· изданием соответствующего распорядительного документа;

· коллегиальным органом.

Резолюция

В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном .от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций.

Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции.

Заголовок к тексту

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа:

· приказ (о чем?) о приеме на работу;

· протокол (чего?) собрания акционеров.

Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28-30 знаков при количестве строк более пяти. Строки заголовка печатают через один интервал.

Отметка о контроле

Реквизит проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом — «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа.

Текст документа

Текст — основной реквизит документа который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.