Документы и делопроизводство

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела – «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

В русском языке понятие «документ» (от латинского documentum - доказательство, свидетельство) появилось в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым прежде всего правовое значение документа.

Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, не изменилось и к XX в. Ф. Павленков в Энциклопедическом словаре 1913 г. дает следующее определение документа: «Документ - 1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей, 2) вообще всякое письменное доказательство».

Позже ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

вносит в понятие «документ» некоторые изменения: «Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Здесь основную нагрузку несут понятия «информации» и «средства ее закрепления» т.е. «носители».

Таким образом, понятие «документ» приобретает три основных подхода к формулированию:

1. Документ - как материальный объект,

2. Документ - как носитель информации,

3. Документ - как сама документированная информация.

К настоящему времени термин «информация» предполагает, прежде всего, возможность ее идентификации через реквизиты. Именно эта ее особенность отличает документ от других носителей информации.

Таким образом, в результате эволюции понятие документа приходит к его современному официальному толкованию: «Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В современных условиях делопроизводство понимается как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами; синонимом делопроизводства государственный стандарт устанавливает документационное обеспечение управления.

Функциями делопроизводства по действующим нормативным документам считаются:

1. установление правил процесса документирования и операций с документами на всех участках деятельности;

2. непосредственное выполнение ряда операций, таких как создание, регистрация-учет, передача, оперативное хранение документов, поиск, контроль исполнения и т.д.

В условиях научно – технической революции произошло резкое увеличение объемов информации. В связи с этим возникла необходимость упорядочения информационных потоков.

Основным направлением совершенствования этого процесса является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

• общероссийские унифицированные формы;

• отраслевые унифицированные формы;

• унифицированные формы документов предприятия.

Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

•разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

•разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.