V. правила оформления документов
Бланки документов
5.1.1. Документы федерального органа исполнительной власти должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения № 1–5).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма федерального органа исполнительной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30–97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (с изм. на 21.01.2000).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
5.1.2. В федеральных органах исполнительной власти применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования федерального органа исполнительной власти;
бланки с указанием должности руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей;
бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.
Состав видов бланков, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ.
29
5.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности по заказам федеральных органов исполнительной власти.
5.1.4. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету. Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя службы ДОУ.
5.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
5.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя федерального органа исполнительной власти. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.
5.2. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники федерального органа исполнительной власти обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
5.2.1. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?", — "О выделении...", "Об изменении..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5 заголовок не составляется.
5.2.2. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
30
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2000 г.), а в остальных случаях — цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2000).
5.2.3. Подпись документа
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем федерального органа или, по его поручению, первым заместителем руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
5.2.4. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
31
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:
Министерство образования
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову
При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
И.П. Калинину
ул. Садовая, д.5, кв.12
Киреевский р-н, г. Липки
Тульская обл., 301264
5.2.5. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
32
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы.
Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
| Начальник юридического отдела | |
| Личная подпись | А.С. Иванов |
| 28.10.2000 |
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются — внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель министра путей сообщения
Российской Федерации
_______________ __________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.09.2000
33
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.09.2000 № 01–15/155-K
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
5.2.6. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
архивной службы России
____________ ______________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
16.10.2000
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Федерального органа исполнительной власти.
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росархива
от 16.10.2000 № 1505
34
5.2.7. Резолюция
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
5.2.8. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:
Максимова Нина Сергеевна
928-88-14
или
Максимова
928-88-14
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
5.2.9. Оформление приложений к документу
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
35
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.
Например:
Приложение к приказу
Министерства культуры
Российской Федерации .... № ...
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
5.2.10. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ