Виды деятельности по проекту

В данном разделе описывается то, что потенциальный грантополучатель планирует сделать, чтобы выполнить задачи. Обычно это самая длинная часть заявки и, так как подобная работа лучше всего знакома НКО, она может быть очень конкретной и четкой. Также на этот раздел обычно уделяется больше всего внимания при написании заявки, даже если основной причиной для этого является тот факт, что именно осуществление видов деятельности дает представление о требуемом бюджете.

Виды деятельности могут включать такие знакомые пункты, как выпуск бюллетеней, проведение конференций, семинары, учебные занятия и предоставление услуг по консультированию и технической помощи. Организации часто предлагают либо растиражировать свою деятельность, либо выступить в качестве “зонтичной” для формирования новых организаций, будь это кружки по прикладному искусству, группы для молодежи или пожилых, либо бизнес-предприятия. Такие категории, как приобретение знаний и навыков, консультационная и техническая поддержка, обучение, формирование сети через бюллетени, или в настоящее время через электронную почту, и иногда работа по организационному развитию, хорошо известны, прекрасно исследованы и широко применяемы практически всеми НКО.

Для эксперта сложность в анализе этого раздела может быть многоплановой. Наиболее важный вопрос - имеют ли предложенные виды деятельности четкую и возможную причинную связь с поставленными задачами. Эксперт должен суметь найти в заявке подтверждение следующему: если проводится деятельность А, то задача Б будет выполнена. Далее эксперт должен найти свидетельство тому, что потенциальный грантополучатель исследовал поле деятельности и убедился, что предлагаемая деятельность не проводится кем-либо другим. Это продемонстрирует эксперту, что может существовать потребность, которая в настоящий момент никем не удовлетворяется. Затем, так как большинство предлагаемых видов деятельности более или менее стандартны - к примеру, обучение, - требуется направить внимание на качество предлагаемой деятельности. Кто будет проводить обучение, имеют ли преподаватели необходимую квалификацию? Будут ли разработаны и розданы обучающимся специальные материалы по учебным программам? Запланированы ли какие-либо мероприятия после завершения обучения, чтобы закрепить полученные навыки? Именно на этом этапе потенциальный грантополучатель может предложить инновационные и творческие пути осуществления деятельности по проекту. Например, использование электронной почты вместо бюллетеней для обмена информацией и формирования сети, охватывающей большие пространства. Нововведения должны поощряться, но эксперт также должен задать вопросы: будет ли предложенный механизм работать, будет ли он эффективным, какие потребуются на это затраты?

Организации-грантодатели часто хотят узнать, поможет ли их поддержка самой организации-грантополучателю - как с точки зрения организационного развития, так и сточки зрения более качественного предоставления конкретных услуг. Зная об этом, составители заявки подчеркнут уникальность своей программы, описав ее как “пилотный проект”. Однако то, что на первый взгляд может показаться уникальным, часто оказывается не более чем воспроизведением известной модели в несколько иной ситуации или расширением ее на другой географический регион. И эксперт должен уметь различить расширенныепроекты и истинно инновационные. Степень риска и вознаграждения в инновационных проектах может быть очень велика, поэтому организация-грантодатель должна прийти к продуманному заключению о таком виде инвестирования.

В расширенных проектах вопрос различия культурных и социальных условий становится важным вопросом для отражения в заявке. Если документ предлагает перенос хорошо испытанной модели из одной страны в другую (например, из Америки в Россию), эксперт в праве ожидать такого анализа:

- почему именно эта модель сработает, учитывая известные различия и общие характеристики в двух обществах;

- какую корректировку необходимо провести, если она вообще нужна, чтобы модель “подходила” к местным условиям.

Предположения в заявке

Ни один проект не может контролировать все события, динамические и причинные факторы, которые могут потенциально повлиять на результаты проекта. Разработчики проекта должны делать предположенияоб условиях, не подлежащих их контролю. И обеспечение правильности предположений является одним из наиболее сложных аспектов разработки проекта. В полноценной заявке будет отображено тщательное продумывание этого вопроса.

Почему же так важны предположения? Потому что полноценный, правильно управляемый проект может не удаться, если “окружающая среда”, в которой он работает, будет выставлять слишком много противодействующих сил. Для наглядности вернемся к гипотетическому проекту, в котором предлагалось обучить навыкам социального проектирования лидеров в пяти муниципальных образованиях. Одно из самых основных предположений - это то, что лидеры муниципальных образований и местное сообщество поддерживают эту идею. Другое предположение - что государство, бизнес, местные органы власти явно продолжают двигаться в сторону грантового распределения финансовых ресурсов на социально–экономическое развитие местных сообществ и привлечения к участию в этом НКО и инициативные группы. Первое предположение, конечно, может быть вынесено и в описание проекта, но для эксперта было бы лучше знать, что разработчики проекта уже провели соответствующую подготовительную работу до написания заявки. Второе же предположение жизненно важно для успешности проекта. Но проект мало что может сделать для изменения политики государства и бизнеса за относительно короткий срок. В этом случае эксперту потребуется применить свое собственное суждение, либо обратиться за советом к экспертам по вопросу будущего курса государственной и региональной политики.

Управление проектом

Сама по себе тема достаточно простая, но вопросы и ответы могут быть сложными и очень подробными. Эксперту надо узнать следующее: есть ли у заявляющей организации управленческий опыт и возможности успешно осуществить разработанный проект? Эксперт может обратить внимание на несколько характеристик, включая такие, как:

- качество работы руководства;

- наличие подготовленного и опытного штата;

- предыдущий опыт в осуществлении проектов, подобных предлагаемому;

- имеющиеся сведения об успешной отчетности по грантам других доноров,

- сведения о проведении и использовании оценок проектов;

- документально подтвержденную способность управлять, проводить мониторинг и отчитываться за финансовые средства, включая представление ежегодного аудиторского отчета от сертифицированной аудиторской компании.

Раздел заявки по управлению проектом должен содержать довольно подробный план осуществления проекта. Для представления временных периодов различных запланированных видов деятельности должен использоваться план-график или другой подобный инструмент. Специалист по предварительной экспертизе проекта может проанализировать этот важный документ, чтобы определить, реалистичен ли и выполним ли план. Многие неопытные организации недооценивают время, требуемоена подготовку и осуществление предлагаемой деятельности и на составление отчета по ней.

В полноценный управленческий анализ входят многие факторы. Эксперт вряд ли сможет собрать всю необходимую информацию для ответа на все вопросы, но в заявке должны содержаться самые достоверные и проверяемые ответы на большинство вопросов. Организации с большим опытом прилагают к заявке формулировку своих возможностей, показывая все системы управления, опыт работы с проектами и наличие методов финансового контроля, чтобы убедить грантодателя в том, что он столкнулся с опытной и ответственной организацией.

Если грантодатель готов к финансированию мероприятий по укреплению самой организации-заявителя, тогда соответственно изменяется и сама постановка вопроса. Есть ли у организации потенциал стать более полноценно управляемой, более профессиональной по сравнению с тем, что она представляет собой в настоящее время? При такой ситуации задача эксперта усложняется. Ему придется исследовать элементы руководства, планы на будущее и потенциал организации. В мире НКО хорошее руководство на ранних стадиях развития организации имеет большое значение для развития организации в будущем. Однако часто случается, что руководитель организации доминирует настолько, что организация не может вырасти за пределы его личности.

Новая организация может продемонстрировать, что она предпринимала возможные шаги, которые помогли встать ей на устойчивый путь развития, даже если она и не имеет возможностей более зрелой организации. Например, эксперт может стремиться узнать, есть ли у организации бизнес-план или план развития. Имеется ли Совет попечителей и/или консультантов? Является ли организация юридическим лицом, зарегистрирована ли она в соответствии с законодательством? Имеется ли финансовая или фандрейзинговая стратегия? Положительные ответы на эти вопросы отличат организации с высоким потенциалом от организаций, у которых похвальные намерения, которые стремятся приносить пользу, но вряд ли смогут развить способности, необходимые для эффективного управления большими суммами денег.

План проведения оценки

В большинстве заявок будет упомянут план проведения оценки. К сожалению, чаще, чем этого бы хотелось, этот раздел вставлен в конце заявки, непосредственно перед бюджетом.

В полноценной заявке планирование оценки должно быть представлено во всех разделах заявки. Если требуется отдельный раздел по оценке, это должно быть обобщением уже отраженных в заявке моментов. Ценность отдельного раздела заключается в том, что именно здесь возможно отразить управление и определенные методологии системы оценки, которую организация планирует ввести. То есть, изложение того, что приведет к проведению промежуточной оценки, как будут проводиться обобщающие оценки, какую роль будут играть системы мониторинга в управлении проектом, и будут ли оценки проводиться с участием организации или полностью независимымиэкспертами, без участия сотрудников организации.

Некоторые организации гордятся тем, что являются “обучающимися” организациями. Под этим подразумевается, что организацией введены такие системы, которые обеспечивают постоянную полезную обратную связь о результатах программ, а это позволяет организациям провести корректировку и улучшить качество, целесообразность и своевременность работы организации. Эксперт должен серьезно отнестись к тем проектам, заявки на которые отражают подобное управленческое стремление. Если ситуация на самом деле такова, то организация-грантополучатель сумела продемонстрировать уникальную способность адаптироваться к меняющимся обстоятельствам без потери способности выполнять изначально намеченные задачи.

Бюджет

В каждой заявке по проекту будет указан бюджет (смета). Опытные специалисты по предварительной экспертизе иногда обращаются к бюджету для более детального исследования после краткого просмотра документации по проекту. А это ошибочно. Полноценная заявка должна сама приводить к форме и содержанию бюджета, а не наоборот. Если в заявке приведены все обоснования по привлечению дорогостоящей технической помощи, бюджет будет это отражать. Если в плане по проекту убедительно доказана необходимость поездки для бенефициаров проекта, то такая деятельность также будет отражена в бюджете.

Однако существуют определенные важные моменты по составлению бюджета, на которые следует обратить внимание в процессе предварительной экспертизы проекта. Первый вопрос касается того, насколько точно в заявке определяются минимальные и ожидаемые затраты на осуществление деятельности. Были ли точно просчитаны время и затраты на различных экспертов, необходимых для проекта, в соответствии с графиком ведения деятельности? Многие специалисты по предварительной экспертизе становятся экспертами в определении соотношения примерной стоимости обучающего курса в городе (например, в Иркутске) и стоимости такого же курса, но проводимого на выезде из Иркутска. Расходы на поездки, суточные и профессиональные ставки также хорошо известны. Поэтому специалист по предварительной оценке должен проверить заявленный бюджет на предмет соответствия подобных позиций уже четко известным затратам.

Иногда добросовестный составитель заявки “перегружает” бюджет деталями, предлагая такую степень прогнозирования расходов, которая не может быть выполнена никаким менеджером в течение трех-пятилетнего срока жизни проекта. В таких ситуациях эксперт может предостеречь потенциального грантополучателя от нереалистичных и чрезмерно детализированных бюджетов.

Однако анализ бюджета должен выходить за рамки вышеописанного. Хороший эксперт должен определить, не является ли бюджет “раздутым”, и при всех прочих равных условиях предложить изменения, которые помогут повысить затратную эффективность предлагаемого проекта.

Очень важно, чтобы эксперт мог выдать свое суждение по поводу организационных накладных расходов. В полноценно работающих организациях существует проверенный определенный процент накладных расходов, который отражает общие постоянные издержки организации. Такой процент может сильно варьироваться: от самого низкого в 13% и до 60-70% бюджета проекта. Этот разброс зависит от типа организации и вида ее деятельности. Например, в организациях, занимающихся научными исследованиями, процент накладных расходов обычно очень высок. И, наоборот, у организаций, которые специализируются на предоставлении консультационных услуг, этот процент невелик. НКО сильно отличаются друг от друга, но обычно процент накладных расходов составляет примерно 25%.

У финансирующих организаций большая нелюбовь к накладным расходам, и они обычно требуют, чтобы организация, осуществляющая проект, платила за накладные расходы из других источников. Грантодатель стремится отчитаться, что его фонды пошли непосредственно на деятельность проекта и на производство благ для бенефициаров. Причиной, как правило, является то, что сам грантодатель подотчетен кому-то, и ему приходится приводить веские доказательства разумного и эффективного использования фондов. Никто не желает оплачивать чрезмерно высокие накладные расходы. Но мудрый грантодатель понимает, что долговременный успех его грантополучателей, их способность стать профессиональными компетентными организациями в соответствующей сфере деятельности может зависеть от величины и обоснованности накладных расходов.

Жизнеспособность

В некоммерческом секторе идея жизнеспособности очень популярна. Организации-грантодатели хотят с самого начала иметь гарантию того, что достойная деятельность, поддерживаемая их финансированием, продолжится и после завершения проекта, или НКО, чей персонал был обучен в рамках проекта, не распадется через шесть месяцев. Это важные и вполне обоснованные вопросы, и специалист по предварительной экспертизе должен их учесть.

Однако в определенных ситуациях такой упор на жизнеспособность не имеет смысла. Некоторые виды деятельности, если с их помощью были успешно достигнуты цели организации, должны прекратиться или значительно измениться по мере изменения ситуации. Также верно, что не все созданные организации должны продолжать существовать до бесконечности. Как и коммерческие предприятия, некоторые организации выполняют определенную функцию или удовлетворяют определенную потребность, а затем “рынок” меняется, и организация растворяется. Можно, конечно, возразить, что способность организации адаптироваться к меняющимся обстоятельствам и является тестом на жизнеспособность. Однако очень редко случается, что грант под определенный проект коренным образом влияет на такой вид адаптации и долговременную жизнеспособность организации.

Критерии оценки заявки

Четко отработанная система оценки заявки, с разработанным списком критериев и соответствующими критериям удельными весами, характерна для давно и профессионально работающих доноров. В положении о конкурсе грантодатель указывает критерии отбора проектов. Выше уже отмечалось, что они соответствуют политике донора и задачам конкретного конкурса. Бывает, что грантодатель не имеет такой четко сформированной позиции оценки и эксперты ориентируются на условия конкурса, соответствие заявки его номинациям и другим условиям, обозначенным в положении конкурса.

Примером критериев отбора проектов, указанных в соответствующем разделе положения о конкурсе грантов, может быть:

- общественная востребованность проекта, а также прогнозируемый общественно-полезный результат;

- стабильность организационно-хозяйственной и общественно-полезной деятельности организации;
- наличие опыта работы для достижения ожидаемых результатов, предусмотренных проектом;

- опыт взаимодействия организации с органами государственной власти;

- степень проработанности проекта и методов его реализации;

- наличие собственных материально-технических ресурсов и привлеченных средств для реализации проекта;

- комплексность осуществляемых мероприятий, а также возможность дальнейшего развития и тиражирования проекта.

По мнению экспертов, наиболее часто встречающимся списком критериев, которым обычно пользуются грантодатели, являются:

Резюме заявки:

- дает ясное, краткое и интересное описание заявки;

- находится в начале заявки;

- указывает, кто является заявителем;

- включает, по крайней мере, одно предложение о надежности заявителя;

- включает, по крайней мере, одно предложение проблеме;

- включает, по крайней мере, одно предложение о целях и задачах проекта;

- включает, по крайней мере, одно предложение о методах;

- указывает полную стоимость проекта, уже имеющуюся у заявителя сумму и требуемую сумму;

- введение:

- содержит сведения об организации-заявителе и об уровне квалификации персонала;

- ясно указывает, кто является заявителем проекта;

- описывает цели и задачи организации-заявителя;

- описывает род деятельности организации-заявителя;

- описывает клиентов организации-заявителя;

- утверждает о наличии достижений-организации заявителя;

- подтверждает наличие достижений с помощью статистических данных и ссылок на письма поддержки и другие документы;

- подтверждает уровень компетенции сотрудников, достаточный для качественного выполнения проекта (обучение, исследования и пр.);

- интересно;

- не содержит жаргона;

постановка проблемы:

- относится к целям и задачам организации-заявителя;

- не делаются попытки решить мировые проблемы;
- поддерживается статистикой;

- поддерживается ссылками на авторитеты в данной области;

- формулируется с точки зрения клиента, а не заявителя;

- развивается с участием клиентов;

- не содержит неподтвержденных утверждений;

- интересна для чтения;

- кратка, насколько возможно;

- представляет не ординарный случай;

цели и задачи проекта:

- описываются итоги выполнения проекта, поддающиеся измерению;

- приведена, по крайней мере, одна задача по каждой проблеме, сформулированной в предыдущем разделе;

- решение задач является результатом проекта;

- задачи не являются методами;

- в разделе указывается, кто извлечет пользу от выполнения проекта;

- указывается время достижения целей;

- цели достижимы и итоги поддаются измерению;

методы:

-указываются мероприятия, которые необходимо выполнить для достижения намеченных целей и решения поставленных задач;

- естественно следуют из проблем и целей;

- в разделе ясно описываются мероприятия в рамках программы;

- дается объяснение выбора мероприятий;

- приводится последовательность выполнения мероприятий;

- описываются обязанности исполнителей программы;

- описывается клиентура и принципы ее подбора;

- указывается разумно ограниченный набор мероприятий, которые могут быть выполнены в срок и в пределах общей стоимости проекта;

оценка:

-представлен план определения степени соответствия полученных результатов целям использованных методов, исходно предлагаемы;

- в разделе представлен план оценки степени достижения цели;

- представлен план оценки и корректировки методов в процессе выполнения проекта;

- описывается, кто будет проводить оценку, и как будут отбираться оценщики;

- четко устанавливаются критерии успеха проекта;

- описывается, как будут отбираться данные;

- объясняется, какие способы оценки будут применяться (ревизии, инспекции, опросники и пр.);

- описывается процесс анализа данных;

- указывается форма отчетности;

финансирование по окончании:

-описываются возможности финансирования по окончании срока действия гранта и / или наличие прочих ресурсов для работы по проекту;

- представлен конкретный план получения финансирования в будущем;

- описывается, будут ли получены средства из других источников и как именно;

- заявитель минимально полагается на дальнейшую поддержку спонсора;

- имеются рекомендательные письма и письма поддержки;

бюджет:

-четко разграничиваются средства, получаемые от грантодателя и из других источников;

- соответствует описательной части заявки;

- подробен;

- цены указаны на момент начала выполнения проекта, а не его написания;

- включает статьи, финансируемые грантодателем;

- включает все статьи, финансируемые из других источников;

- включает виды работ, осуществляемые на добровольной основе;

- определяет надбавки и отчисления от заработной платы;

- отделяет оплату труда от прочих расходов;

- включает непрямые расходы, если это нужно;

- достаточен для обеспечения всех работ, обозначенных в проекте.