Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом
ПРОТОКОЛ
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления (местных представительных органов, общих собраний учредителей, акционеров заседаний правлений, советов директоров, коллегий министерств и ведомств, комиссий и других) и разовые или периодически созываемы) собрания, конференции, совещания.
По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими.
Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.
Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее составленные документы, отражающие процесс подготовки заседания - повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов и выступлений, проекты решений и др.
Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.
Протокол оформляется на общем бланке предприятия, учреждения организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, текст, подписи.
В протоколах оперативных собраний, совещаний, заседаний оформление начинается с наименования структурного подразделения.
Название вида документа (ПРОТОКОЛ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке - центрованным способом.
Дата оформляется цифровым способом (12.10.95) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата протокола является датой заседания, а не подписания и окончательного оформления документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Например: 20-22.10.95; 20.12.95-23.12.95, а в протоколах общих собраний акционеров - буквенно-цифровым способом: 20-21 апреля 1996 г.
Регистрационный номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания, и является порядковым номером заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа (№1, № 12 и т.п.).
Заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы. Например:
Заседания Совета директоров
Собрания учредителей
Общего собрания акционеров
Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита "место составления или издания" от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном и при угловом расположении реквизитов бланка.
Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение).
Состав присутствующих оформляется через 2 межстрочных интервала ниже заголовка от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире. Инициалы следуют за фамилией. Например:
Председатель - Марков С.В.
Секретарь - Петрова А.И.
При проведении общих собраний акционерных обществ большой интерес представляет возможность приглашения независимого квалилифицированного специалиста (обычно из фирмы - реестродержателя) на роль ведущего собрания. В этом случае его фамилия, инициалы и полное наименование должности указываются ниже фамилий председателя и секретаря от границы левого поля:
Ведущий - главный менеджер финансово-инвестиционной компании "ФиН" Осипов В.Т.
Фамилии и инициалы присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова "Присутствовали:", которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого и заканчивается двоеточием. Например:
Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М.
Фамилии присутствующих оформляются на всей ширине строки через один межстрочный интервал.
Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка. Например
Присутствовали: 20 человек (список прилагается).
Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова "Приглашенные:". Оно оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова "Присутствовали:" и заканчивается двоеточием. Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, т.е. в нее входит полное или сокращенное наименование предприятия или организации, по алфавиту фамилий. Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал. Например:
Приглашенные: куратор школьного муниципального округа "Таганка" Агеева Н.О., заместитель директора Департамента образован Правительства Москвы Козина Л.П., проректор РГГУ Тимофеев Ю..
В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря и приглашенных допускается не указывать.
Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиальным органом, оформляется после слов "Повестка дня:", которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих и заканчиваются двоеточием.
Каждый вопрос формулируется с предлогом "о", отвечает на вопрос "о чем?" и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика.
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения и оформляются с красной строки (от 1-го положения табулятора). Например:
Повестка дня:
1. Об итогах финансово-хозяйственной деятельности за 2 квартал 1993 г. Доклад коммерческого директора Иванкина Е.С.
2. О создании юридического отдела предприятия. Доклад заместителя председателя правления Смолина А.Г.
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку "Разное" в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров она не допускается.
В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: "Повестка дня прилагается".
Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово "СЛУШАЛИ" нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки оформляется в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом "о" содержание доклада. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается отметка: "Текст доклада прилагается" (после точки).
Слово "ВЫСТУПИЛИ" оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование его должности.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. пример:
Вопрос: Возможно ли увеличение фонда заработной платы в квартале на 30% ?
Нет, предприятие вынуждено изменить направление деятельности, и прибыль сократилась.
Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости.
Пункт, устанавливающий правовую норму, формулируется по стандартной речевой модели: что сделать - с какого или по какой срок?
Пункт, содержащий поручение или предписание, строится по речевым моделям:
поручить кому - что сделать - к какому сроку?
или
что сделать - к какому сроку? Ответственный - наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя.
Например:
РЕШИЛИ:
1.1 Внести изменения в структуру и штатную численность пред приятия на 1993 г.
1.2 Утвердить Положение о персонале предприятия.
1.3 Поручить начальнику отдела персонала Кирееву С.В. закончить комплектование отделов и служб кадрами специалистов к 120.01.93.
1.4 1.4 Разработать формы трудовых контрактов для разных категорий специалистов к 10.01.93. Ответственные - секретарь-референт Петрова И.П. и юрисконсульт Сидоров К.К.
В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения: "За" - 10, "против" - 0, "воздержались" - 0 или "Единогласно".
В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных).
Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.
Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола. Например:
Председатель личная подпись В.А.Морозов
Секретарь личная подпись Т.М.Елисеева
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано на бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Руководитель департамента
личная подпись Л.П. Козина
15.09.93
При утверждении протокола руководителем вышестоящей организации ее полное наименование включается в наименование должности.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Департамента
образования Правительства Москвы
личная подпись Л.П.Козина
15.03.93
Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.
Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.
Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ... заседания Совета директоров,
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель - фамилия и инициалы;
Секретарь - фамилия и инициалы;
Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более десяти, указывается их общее количество.
В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:
1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 1999 г.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
слушали:
ВЫСТУПИЛИ:
постановили (решили):
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления.
Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.
Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.
___________________________
(Наименование предприятия)
ПРОТОКОЛ
00.00.2000 № _____
Собрание акционеров
Председатель – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.
Присутствовали: _____________________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)
Приглашенные: ______________________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)
Повестка дня:
1. _________
2. _________
1. СЛУШАЛИ:
_________________ - _________________________________________________________
(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)
___________
___________
___________
ВЫСТУПИЛИ:
_________________ - _________________________________________________________
(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)
___________
___________
___________
_________________ - _________________________________________________________
(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)
___________
___________
___________
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. ________
1.2. ________
2. СЛУШАЛИ:… (п. 2 оформления так же, как п. 1)
Председатель подпись И.О.Фамилия
Секретарь подпись И.О.Фамилия
В дело № ________
_____________________________
(Отметка об исполнителе)
ОАО “РЕАЛ-КОНТРАСТ”
ПРОТОКОЛ
18.01.2000 №1
общего собрания акционеров
Председатель: Серов А.Р.
Секретарь:. Розова И,В.
Присутствовали; акционеры ОАО "РЕАЛ-КОНТРАКТ" (72 чел., что составляет 95% голосов, см. приложение 1 "Список присутствующих акционеров").
Повестка дня:
Об увеличении уставного капитала ОАО "Реал-контракт". Докладчик: - Президент ОАО Александров И.В.
СЛУШАЛИ:
Александров И.В. - краткое изложение содержания выступления
ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С. - поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.
Яров М.А.- предложил перенести время проведения годового отчета Правления с января на февраль после проведения аудиторской проверки.
РЕШИЛИ:
1. Увеличить уставной капитал общества на 240 000 (двести сорок тысяч) рублей.
2. Утвердить представленный Правлением общества пpoспeкт эмиссии акций.
3. Внести изменения в Устав ОАО "Реал-контракт" в части увеличения уставного капитала до 680 000 (шестисот восьмидесяти тысяч) руб. (Отв-Шувалов М.И.)
4. Годовое собрание акционеров проводить в первых числах февраля после аудиторской проверки. (Отв. Александров И.В.)
В голосовании приняли участие 72 акционера. Решения приняты единогласно.
Председатель Подпись А.Р. Серов
Секретарь Подпись И.В. Розова
Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.
Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
Государственный комитет
Российской Федерации
по стандартизации, метрологии
и сертификации
ПРОТОКОЛ
00.00.2000 № _____
Москва
Заседания научно-технической комиссии
по общетехническим и
организационно-методическим стандартам
Председатель – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.
Присутствовали: _____________________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)
Приглашенные: ______________________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)
Повестка дня:
1. О проекте стандарта "Документация управленческая. Протокол".
Доклад начальника отдела методики стандартизации НИИС
2. О проекте стандарта "Транслитерация русских слов латинскими буквами".
Доклад заместителя директора Книжной палаты
1. СЛУШАЛИ:
_________________
(Ф.И.О., должность)
- о проекте стандарта "Документация управленческая. Протокол". Текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
_________________
(Ф.И.О., должность)
- Формуляр протокола построен на основе единой схемы (формуляр-образец). Правила оформления протоколов базируется на существующей рациональной практике документирования. Проект согласован с наиболее компетентными организациями. Предложил утвердить стандарт и вести его в действие с 1 января 1996 года.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Утвердить проект стандарта "Документация управленческая. Протокол" и установить срок введения в действие - 1 января 1996 года.
2. СЛУШАЛИ:
_________________
(Ф.И.О., должность)
- о проекте стандарта "Транслитерация русских слов латинскими буквами". Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информацией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами.
ВЫСТУПИЛИ:
_________________
(Ф.И.О., должность)
- проект не отражает существующую практику транслитерации в научной литературе.
_________________
(Ф.И.О., должность)
- стандартом трудно пользоваться при передаче телеграмм за рубеж.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Поручить члену научно-технической комиссии согласовать проект с Институтом русского языка РАН к 08.01.95.
2.2. Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической комиссии к 10.01.95. Ответственный - заместитель директора Книжной палаты
Председатель подпись И.О.Фамилия
Секретарь подпись И.О.Фамилия
В дело № ________
_____________________________
(Отметка об исполнителе)