Классификация первичных документов и учетных регистров

Для правильного учета документы классифицируются или группируются по следующим признакам:

1) по назначению;

2) по месту составления;

3) по способу отражения операций;

4) по времени составления;

5) по способу составления.

По назначению
Распорядительные	Оправдательные	Бухгалтерского оформления	Комбинированные (оправдательные и распорядительные одновременно)
По месту составления
Внутренние	Внешние
По способу отражения операций
Первичные	Сводные
По времени составления
Разовые	Накопительные
По способу составления
Оформленные вручную	Оформленные на компьютере

Распорядительные – это документы, в которых содержатся распоряжения, указания на проведение тех или иных хозяйственных операций: приказ о премировании, приказ о проведении инвентаризации, отпуск материалов со склада, доверенность на получение товаров, платежные поручения, чеки на получение наличных денег в банке и т.д.

Оправдательные (исполнительные) – это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственных операций и служащие доказательством того, что они были произведены: расходная накладная, выписная на отпуск материалов со склада, инвентаризационная опись, акты на списание ценностей и т. д.

Документы бухгалтерского оформления – это документы, с помощью которых оформляются операции, отраженные ранее в других первичных документах, например, справки бухгалтерии о распределяемой прибыли, расчет о начислении амортизации, сводные группированные ведомости, машинограммы и т.д.;

Комбинированные – это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: расходные кассовые ордера, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы работникам организации и др.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно внутри организации (приказы, платежные поручения, кассовые документы, расчетно-платежные ведомости, требования, акты на списание и т.п.).

Внешние документы – поступают от других организаций или направлены другим организациям, например, счета - фактуры, накладные и др.

Первичные документы фиксируют один или несколько фактов хозяйственной жизни. По объему информации они могут быть разными. Примерами первичных документов являются накладные, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и т. д.

Сводные документы обобщают первичные документы, например, материальный отчет склада, составленный на основании первичных документов – накладных, требований, лимитно-заборных карт; отчет кассира, составленный на основании приходных и расходных кассовых ордеров, расчетно-платежная ведомость, составленная на основании лицевых счетов работников организации.

Разовыми являются документы, в которых отражена одна операция, например, приходный или расходный кассовый ордер.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям, например лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада.

Накопительные документы отличаются от сводных тем, что накопительный документ – это первичный документ, составленный постепенно, а сводный составляется на основании первичных документов и является их сводкой.

Каждый бухгалтерский документ может быть классифицирован одновременно по всем пяти перечисленным признакам. Это позволяет объективно оценить контрольную функцию документации как элемента метода бухгалтерского учета, эффективнее выявлять случаи нарушения с ними. Под видом нарушений могут скрываться признаки преступлений или способствующих им условий.

Регистры бухгалтерского учета различаются:

1) по характеру записей;

2) по объему информации;

3) по внешнему виду;

4) по форме построения.

По характеру записей
Хронологические	Систематические	Комбинированные
По объему информации
Регистры синтетического учета	Регистры аналитического учета	Комплексные
По внешнему виду
Книги	Ведомости	Карточки	Машинограммы
По форме построения
Регистры двусторонней формы	Регистры односторонней формы	Регистры шахматной формы

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде. Например, Журнал регистрации хозяйственных операций.

В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на счетах синтетического и аналитического учета. Например, Главная книга, кассовая книга, карточки складского учета и т.д.

Комбинированные регистры (например, журнал-ордер № 7) – объединяют систематическую и хронологическую записи, т.е. операции группируются по принадлежности к бухгалтерским счетам и в хронологическом порядке.

По объему информацииучетные регистры делятся на регистры синтетического учета, регистры аналитического учета и комплексные, объединяющие синтетический и аналитический учет.

В регистрах синтетического учета записи ведутся в денежном выражении с указанием даты, номера документа, но, как правило, без пояснительного текста (Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости по синтетическим счетам).

Регистры аналитического учета используют записи аналитических счетов, в них указывается номер, дата документа, краткое содержание хозяйственной операции (карточки, книги, ведомости по аналитическим счетам, расчетные ведомости по начислению заработной платы и др.).

Комбинированные регистры - регистры, в которых совмещены синтетический и аналитический учет, ведут при небольшом количестве аналитических счетов (журнал-ордер № 7, Главная книга).

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, карточки и машинограммы.

Книги(журналы) - представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. Их используют на тех участках, где необходим усиленный контроль. Применение их ограничено, т.к. каждую книгу должен вести один человек. Книги ведут для учета движения денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге. В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем учиняется надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносят в другие регистры.

Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках учета. Они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

Существуют различные формы карточек:

- контокоррентные карточки - предназначены для учета объектов, по которым аналитический учет ведется только в денежном измерителе (расчеты с разными дебиторами и кредиторами, расчеты с подотчетными лицами и др. расчеты);

- многографные карточки - применяются для учета таких объектов, где требуется детализация показателей по дебету или кредиту счета, например, производственных расходов по статьям затрат, фондов по источникам образования и т.д.;

- инвентарные карточки - применяются для учета объектов основных средств. В них указываются номера объектов учета и дается их характеристика;

- карточки натурально-стоимостного учета - используются для учета товарно-материальных ценностей по их количеству и сумме;

- карточки складского учета - предназначены для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах. На каждый номенклатурный номер материальных ценностей открывается отдельная карточка, в которой записи по приходу и расходу производятся на основании оправдательных документов.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Примером регистров двусторонней формы является Главная книга, в которой записи производятся по двум сторонам счета. По активным счетам слева (дебет) - приход ценностей, справа (кредит) - их расход. По пассивным счетам: слева (дебет) – расход, справа (кредит) – приход.

Регистры односторонней формы (например, мемориальные ордера) – колонки дебета и кредита расположены в одной стороне в конце регистра.

Регистры шахматной формы (например, шахматная оборотная ведомость) - по горизонтали указываются дебетуемые счета, а по вертикали - кредитуемые.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу для анализа хозяйственной деятельности экономического субъекта.