Управление проектом реализации системы

интегрированного внутрифирменного планирования

При реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования на крупных промышленных предприятиях целесообразно использовать методологию управления проектами. Следовательно, работа по перестройке системы внутрифирменного планирования должна быть организована в форме проекта.

Приведем доводы, в пользу использования проектной методологии для решения поставленной задачи:

ü внедрение системы интегрированного внутрифирменного планирования затрагивает все уровни управления и различные функциональные области деятельности предприятия;

ü задача имеет временную природу, то есть четкое начало и четкое завершение; завершение наступает когда достигнута цель, то есть система интегрированного внутрифирменного планирования внедрена и успешно функционирует на предприятии;

ü при решении поставленной задачи требуются комплексные знания в области управления производством и сбытом, финансами, персоналом, качеством, в области социального и экологического менеджмента и т.д.

Основываясь на положениях Руководства PMBOK, дадим следующее определение: «управление проектом реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования – это деятельность по приложению знаний, навыков, инструментов и методов к операциям реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту». Данная деятельность включает процессы инициации, планирования, исполнения, мониторинга и регулирования и завершения проекта. Управление проектом включает следующие процессы: управление интеграцией проекта; управление содержанием проекта, управление сроками проекта, управление стоимостью проекта, управление человеческими ресурсами проекта, управление коммуникациями проекта; управление рисками проекта; управление поставками проекта [50, с.8].

Содержание процессов управления проектом реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования представлено в табл. 3.1

Таблица 3.1

Содержание процессов управления проектом реализации системы

интегрированного внутрифирменного планирования

Группа процессов	Состав процессов	Основные разрабатываемые документы
Управление интеграцией проекта	Разработка предварительного описания содержания и плана проекта реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования; выполнение работы, определенной в плане управления проектом; контроль и наблюдение за процессами инициации, планирования, выполнения и завершения проекта с целью достижения целевых показателей; определение потребности внесения изменений в планы и осуществление этих изменений; завершение всех операций по всем группам проекта в целях его формального завершения.	Устав проекта реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования. План управления проектом. Ожидаемые результаты и эффективность проекта. Отчет о выполнении проекта.
Управление содержанием проекта	Создание плана управления содержанием проекта реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования, разработка подробного описания содержания проекта, создание иерархической структуры работ по реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования, управление изменениями содержания проекта	Описание содержания проекта. Иерархическая структура работ по реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования
Управление сроками проекта	Определение состава и взаимосвязи операций, которые необходимо выполнить для реализации на предприятии системы интегрированного внутрифирменного планирования. Оценка потребности в ресурсах и определение длительности операций. Разработка и уточнение графика выполнения проекта	Требования к человеческим и материально-техническим ресурсам. График выполнения проекта.
Управление качеством проекта	Определение требований к качеству результатов проекта, выполнение плановых систематических операций по качеству, контроль качества	План управления качеством. Требования к качеству результатов проекта. Результаты оценки качества выполненной работы.

Продолжение табл. 3.1

Группа процессов	Состав процессов	Основные разрабатываемые документы
Управление стоимостью проекта	Разработка бюджета проекта реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования и воздействие на факторы, вызывающие отклонения по стоимости работ по проекту	Бюджет затрат на проект. Бюджет денежных потоков по проекту Отчеты об исполнении бюджетов
Управление человеческими ресурсами проекта	Определение и документальное оформление ролей участников проекта реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования, ответственности и подотчетности участников	План управления обеспечением проекта персоналом. Состав участников проекта. Приказ о назначении персонала. Программа обучения участников проекта. Организационные диаграммы. Должностные инструкции команды проекта.
Управление коммуникациями проекта	Определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации, своевременное обеспечение необходимой информацией, сбор и распространение информации о выполнении работ по реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования, координация коммуникаций	План управления коммуникациями. Схема информационных потоков Прогнозы сроков выполнения этапов проекта. Отчеты об исполнении проекта
Управление рисками проекта	Определение и анализ рисков, способных повлиять на успешность реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования, разработка возможных вариантов действий по снижению рисков. Мониторинг рисков и исполнение планов реагирования на риски	Реестр рисков План реагирования на риски. Рекомендованные предупреждающие действия
Управление поставками проекта	Планирование закупок, необходимых для реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования, выбор поставщиков, осуществление закупок, оплата закупок	План-график закупок. План-график погашения кредиторской задолженности

Жизненный цикл проекта реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования включает три фазы (рис. 3.1):

ü диагностика действующей на предприятии системы внутрифирменного планирования;

ü организационное проектирование системы внутрифирменного планирования для конкретного предприятия;

ü внедрение системы интегрированного внутрифирменного планирования в систему управления предприятием.

Следует отметить, что изложенные в табл. 3.1 процессы управления осуществляются на каждой фазе жизненного цикла проекта реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования.

Фаза диагностики действующей системы внутрифирменного планирования должна включать изучение внутренних документов предприятия, регламентирующих процессы внутрифирменного планирования, проведение интервьюирования руководителей предприятия и анкетирования работников финансово-экономической службы, службы качества и службы техники безопасности, экономистов в производственных подразделениях, рядовых представителей производственных и функциональных подразделений. Следует определить действующие на предприятии модели внутрифирменного планирования, оценить уровень соответствия данных моделей условиям функционирования и перспективным планам развития предприятия, провести оценку уровень интеграции моделей внутрифирменного планирования, их степени соответствия положениям современных стандартов на системы менеджмента, выявить организационные патологии внутрифирменного планирования.

Заканчивается фаза диагностики составлением и презентацией отчета. Структура отчета по диагностике должна включать: введение, результаты оценки действующей системы внутрифирменного планирования, сильные стороны, проблемное поле действующей системы внутрифирменного планирования, основные выводы и рекомендации.

Фаза организационного проектирования начинается с момента принятия высшим руководством предприятия решения о целесообразности проектирования и внедрения системы интегрированного внутрифирменного планирования.

Рис. 3.1. Жизненный цикл проекта реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования

Этапы разработки проекта системы интегрированного внутрифирменного планирования:

· детальное обследование действующей системы интегрированного внутрифирменного планирования;

· уточнение цели и задач внедрения системы интегрированного внутрифирменного планирования, уточнение требований к системе планирования;

· выбор типа системы интегрированного внутрифирменного планирования и адаптация к условиям конкретного предприятия;

· определение периода прогнозирования и планирования, состава плановых показателей и плановых документов, разрабатываемых на регулярной основе;

· разработка методического обеспечения процессов планирования;

· выбор программного обеспечения процессов внутрифирменного планирования;

· разработка общей схемы организационной структуры системы интегрированного внутрифирменного планирования и определение участников процессов планирования,

· моделирование процессов формирования целей, системы целевых плановых показателей и проектных плановых документов;

· разработка матрицы полномочий и ответственности за разработку и исполнение планов, формируемых на регулярной основе;

· разработка плановых процедур, определение порядка и сроков взаимодействия участников в процессе планирования

· выявление разрывов между тем «как есть» и тем «как должно быть» и определение направлений реформирования действующей системы внутрифирменного планирования и всей системы управления;

· разработка проекта положения о системе интегрированного внутрифирменного планирования;

· оценка эффективности проекта системы интегрированного внутрифирменного планирования

· оформление организационного проекта и предоставление его заказчику.

Фаза внедрения системы интегрированного внутрифирменного планирования является наиболее сложной и продолжительной. По завершению данной фазы спроектированная система интегрированного внутрифирменного планирования должна стабильно функционировать на предприятии.

На первом этапе данной фазы рекомендуется осуществить подготовку к внедрению по следующим направлениям:

ü профессиональная и социально-психологическая подготовка персонала к работе в новых условиях;

ü материально-техническая подготовка к внедрению.

Очень важно реализовать программу обучения участников системы интегрированного внутрифирменного планирования. Задачей данного этапа является разъяснение целей, задач и преимуществ системы интегрированного внутрифирменного планирования, получение слушателями знаний о структуре, содержании и принципах системы интегрированного внутрифирменного планирования, нивелирование конфликтов интересов работников различных функциональных служб, приобретение практических навыков использования методологии интегрированного внутрифирменного планирования. Обучение команды проекта рекомендуется проводить, привлекая внешних консультантов. Обучение остальных участников проекта наиболее рационально осуществлять силами самого предприятия.

На втором этапе необходимо ввести в действие Положение о системе интегрированного внутрифирменного планирования, одновременно отменяя действие существующих документов, противоречащих данному положению. В соответствии с организационным проектом вносят изменения в организационную структуру управления предприятием, в Положения об отделах и должностные инструкции работников предприятия. При этом осуществляют интеграцию спроектированной системы планирования в действующую систему учета и отчетности, а так же систему мотивации.

На третьем этапе фазы внедрения осуществляют апробацию системы интегрированного внутрифирменного планирования. В рамках данного этапа в соответствии с методологией интегрированного внутрифирменного планирования уточняют цели деятельности предприятия и структурных подразделений, разрабатываются стратегические, тактические и оперативные плановые документы, определяется политика предприятия. В процессе апробации уточняют состав плановых показателей и плановых документов; участников процессов планирования, плановые процедуры, периоды прогнозирования и планирования, распределение обязанностей и ответственности за разработку и исполнение планов; порядок и сроки взаимодействия участников в процессе планирования и т.п.

На четвертом этапе осуществляется документирование системы интегрированного внутрифирменного планирования. Результатом данного этапа является разработка и утверждение уточненного Положения о системе интегрированного внутрифирменного планирования, реестра плановых показателей и плановых документов, обязательных для разработки, методики интегрированного внутрифирменного планирования и регламента планирования.

На пятом этапе осуществляется оценка результатов внедрения системы интегрированного внутрифирменного планирования и определяются направления по дальнейшему совершенствованию.

В зависимости от объема и комплексности работ продолжительность проекта реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования может составлять от нескольких месяцев до двух лет.

К участникам проекта реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования относятся: заказчики, команда проекта во главе с руководителем проекта и командой управления проектом, а так прочие лица, либо активно участвующие в проекте, либо на чьи интересы могут повлиять результаты исполнения или завершения проекта.

Рекомендуемый состав участников на каждой из выделенных фаз жизненного цикла проекта отражен в табл. 3.2.

Важнейшими факторами успешной реализации проекта являются участие и поддержка высшего руководства, компетентная команда проекта и вовлеченность работников предприятия в процессы внедрения системы интегрированного внутрифирменного планирования.

Для вовлеченности персонала в разработку и внедрение новой системы рекомендуется осуществлять внутреннее информирование, разъяснительную работу, обучение персонала, использование системы морального и материального стимулирования.

Таблица 3.2

Состав участников проекта реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования

Группа участников проекта	Фазы жизненного цикла проекта
Диагностика	Разработка организационного проекта системы интегрированного внутрифирменного планирования	Внедрение системы интегрированного внутрифирменного планирования
Заказчик проекта	Совет директоров или генеральный директор или директор по стратегическому развитию	Совет директоров или генеральный директор	Совет директоров
Руководитель проекта	Один из руководителей высшего звена (например, главный экономист)	Освобожденный руководитель проекта привлеченный со стороны или назначенный из сотрудников планово-экономического отдела или отдела развития	Освобожденный руководитель проекта привлеченный со стороны или директор по развитию
Команда управления проектом	Руководитель данной фазы проекта. Внешний консультант. Начальник планово-экономического отдела	Руководитель данной фазы проекта. Внешний консультант. Начальник планово-экономического отдела. Финансовый директор. Представитель руководства по системе менеджмента качества.	Руководитель данной фазы проекта. Внешний консультант. Руководитель информационной службы. Финансовый директор. Директор по производству. Представители руководства по системе менеджмента качества, системе экологического менеджмента, системе промышленной безопасности и охраны труда.
Команда проекта	Команда управления данной фазой проекта. Внешние консультанты. Сотрудники планово-экономического отдела	Команда управления данной фазой проекта. Внешние консультанты. Сотрудник информационной службы. Представитель руководства по системе экологического менеджмента, системе промышленной безопасности и охраны труда. Представитель производственной службы, технической службы, службы маркетинга, службы управления персоналом	Команда управления данной фазой проекта. Внешние консультанты. Юрист. Сотрудники планово-экономического отдела. Представители всех функциональных служб. Экономисты в цехах

Продолжение табл. 3.2

Группа участников проекта	Фазы жизненного цикла проекта
Диагностика	Разработка организационного проекта системы интегрированного внутрифирменного планирования	Внедрение системы интегрированного внутрифирменного планирования
Прочие участники проекта	Члены Совета директоров, Члены правления, руководители всех функциональных служб, руководители филиалов, начальники цехов, работники финансово-экономической службы, службы качества и службы техники безопасности, экономисты в производственных и функциональных подразделениях, рядовые представители производственных и функциональных подразделений	Члены Совета директоров, Члены правления, руководители всех функциональных служб, руководители филиалов, начальники цехов, работники финансово-экономической службы, службы качества и службы техники безопасности, экономисты в производственных и функциональных подразделениях, рядовые представители производственных и функциональных подразделений	Члены Совета директоров. Все члены трудового коллектива

Команда высшего руководства должна принимать активное участие как в диагностике действующей системы интегрированного внутрифирменного планирования и разработке организационного проекта, так и в процессах внедрения, включая совещания по выбору стратегических целей, мероприятий и определению целевых показателей. Учитывая вышесказанное, в состав участников проекта включены члены Совета директоров и представителей высших исполнительных органов предприятия.

При формировании рекомендуемого состава команды управления проектом реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования были учтены следующие экспертные области, необходимые для данной команды:

· знания и навыки в области стратегического, тактического и оперативного внутрифирменного планирования;

· знания по управлению проектами;

· понимание окружения проекта;

· навыки межличностных отношений;

· знания в области корпоративного управления, производственно менеджмента, финансового менеджмента, менеджмента качества, социального и экологического менеджмента;

· знание стандартов, нормативных актов, установленных норм и правил, регулирующих деятельность предприятия.

Специфика задач реализации системы интегрированного внутрифирменного планирования предъявляет высокие требования к профессионализму лиц, входящих в команду управления проекта. В тоже время российские предприятия испытывают острую нехватку специалистов в области стратегического планирования и управления проектами, а так же специалистов, имеющих интегрированные знания в областях производственно менеджмента, финансового менеджмента, менеджмента качества, социального и экологического менеджмента. Это обуславливает целесообразность включения в команду управления проектом внешнего консультанта, а так же работников предприятия из перечисленных выше функциональных областей деятельности предприятия (особенно это важно на третьей фазе реализации проекта). Кроме того, целесообразно создание и использование базы знаний, которая должна включать

ü требования к системе интегрированного внутрифирменного планирования,

ü типовой состав подсистем внутрифирменного планирования,

ü перечень основных нормативных актов и стандартов, регламентирующих экономическую, социальную и экологическую деятельность предприятия,

ü типовой состав целей и целевых плановых показателей, разрабатываемых на уровне предприятия и его структурных подразделений с учетом отраслевой специфики,

ü типовое содержание внутрифирменных плановых документов и методики их разработки,

ü организационные формы внутрифирменного планирования,

ü методики диагностики и оценки эффективности системы внутрифирменного планирования и т.п.