Состав управленческих документов
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ БАНКА
Общие положения
1.1. Примерная инструкция по дслопроизводству банка подго-товлена с целью совершенствования на единой основе документа-ционного обеспечения управления банком, сокращения количе-ства и повышения качества документов, упорядочения документо-оборота и рационализации обработки документов на базе примене-ния прогрессивных технических средств и новых информационных технологий.
1.2. Документы банка являются собственностью банка. Вопросы работы с документами банка регулируются нормативными и рас-порядительными документами банка, а также действующим зако-нодательством Российской Федерации в сфере делопроизводства и архивного дела.
1.3. Примерная инструкция устанавливает обшие требования к организации службы делопроизводства, документированию управ-ленчсской деятельности и организации работы с документами в банке.
1.4. Примерная инструкция разработана на основе изучения прак-тики постановки делопроизводства в банках, а также в соответ-ствии с действующим законодательством по делопроизводству и архивиомуделу и включаетобщие требования и рекомендации Го-сударственной систсмы документационного обеспечения управле-ния, государственных стандартов на управленческую документа-иию, Типовой инструкции по делопроизводству в министерстах и ведомствах Российской Федерации.
В Примерной инструкции используются также положения ряда банковских документов:
Положение о порядке подготовки и вступления в силу'норматив-ных актов Банка России. Переченьдокументов, образуюшихся вде-ятельности Центрального банка Российской Федерации, с указани-ем сроков хранения. Перечень документов, образующихсн' в деятель-ности Сбербанка Российской Федерации, с указанием сроков хра-нения. Примерный перечень документов, образующихся в деятель-ности кредитных организаиий, с указанием сроков хранения и др.
1.5. Положения распространяются как на традиционное доку-ментированис и организацию работы с документами, так п на ком-пьютерные (автоматизированные) технологии созлания и обработ-ки докумснтов'.
1.6. Банк организует и ведет делопроизводство на основании собственной инструкции и других нормативно-методических доку-ментов, не противоречаших дсйствуюшему законодательству в с<1кре делопроизводства и архивного дела.
1.7. Инструкция по дслонроизводству банка утверждается руко-водителем банка. В определенных случаях, предусмотренных норма-тивными актами, инструкция по дслопроизводству банка может согласовываться с соответствующими архивными учреждениями. Согласование проводится с целью соблюдения банками действую-шего законодательства, норматнвных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управле-ния, единого учета и обеспечения сохранности документов.
1.8. Ответственность за правильнуюорганизацию процесса рабо-ты с документами на основе требований и положений действую-щего законодательства по делопроизводству, контроль за соблюде-нием в структурных подразделениях банка инструкции по делопро-изводству, методичсское руководство и обучение работииков ос-новам документационного обеспечения управления возлагается на специальную службу делопроизводства", подчиненную непосред-ственно руководителю банка.
В банках, где по штатному расписанию нс прсдусмотрена спе-циальная служба делопроизводства, эта ответственность возлагает-ся на секретаря руководителя или другое должностное лицо.
1.9. Ответственность за организашш делопроизводства в струк-турных подразделениях банка возлагается на их руководителей. Ру-ководитель структурного подразделения поручает организацию ра-боты с документами секретарю подразделения или назначает от-ветственного за ведение делопроизводства.
1.10. Должностные лица банка при работе с документами руко-водствуются действующим законодательством по делопроизводству и архивному делу, а также нормативно-методическими документа-ми (инструкции, положения и др.) по организации работы с доку-ментами в банке, утвержденными руководством банка1. С этой ие-лью лица, принимаемые на работу, должны быть ознакомлены с соответствующими документами.
1 Порядок рэботы с секретными документами устанавливается специальными инст-
рущиями. 3 Наименование и структура службы делопроиэводства устаьавливаются е соответ-
ствии с утвержденной структурой банкэ и положенмем о спужбе депопроизеод-
ства (канцелярия, общий отдеп, секретариат и др.) 1 При рабоге с документами. подпадающими под действие специальных положёний,
должностные лица банкэ должкы руководствоваться этими положениями
.11. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
1.12. Публикация служебных документов банка в печати допус-кается только с разрешения руководителя банка.
2. Организация службы делопроизводства банка
2.1. Задачи ифункции службы делопроизводства банка
2.1.1. Делопроизводство в банке осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, секретарем руководителя или другим должнрстным лицом банка.
2. 1.2. На службу делопроизводства возлагается решение следую-щих задач:
обеспечение единого порядка работы с документами в банке, начиная с их создания (получения) и др отправки или сдачй в архив;
установление организационно-правового положения, струк'гу-ры, функций, прав и ответственности служб, занятых документа-ционным обеспечением; определение должностного состава и ква-лификационных требований к работникам этих служб; создание для них единой нормативно-методической базы (инструкций, положе-ний, рекомендаций и др.); разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию делопроизводства;
участие в разработке и использование в практической деятель-ности средств и методов автоматизированной обработки докумен-тов на базе ПЭВМ.
2.1.3. В соответствии с возложенными заданами служба делопро-изводства осуществляет следующие функции:
В области документирования:
проектирование бланков документов;
организация по поручению руководства банка подготовки про-ектов ряда документов, их оформления и выпуска;
обеспечение машинописного изготовления документов, стено-графирование, копирование и тиражирование документов;
упорядочение дбкументальной базы, соблюдение правил под-готовки и оформления документов;
контроль за качественной подготовкой и оформлением докумен-тов, сокращением ненужной переписки, сроками прохождения, согласования и исполнения документов;
автоматизированная подготовка документов.
В области организации работы с документами:
определение порядка прохождения и обработки документов;
прием, отправка, экспедиционная ооработка документов; пред-варительное рассмотрение;
регистрация и учет документов, ведение журналов и картотек;
организация своевременного рассмотрения и подго говки к док-ладу руководству банка поступающих, внутренних и отправляемых документов;
организация контроля исполнения документов, регулирование хода исполнения, обобщение сведений о результатах исполнения документов;
использование в процессе регистрации, учета, контроля испол-нения, поиска новейших средств вычислительной техники;
составление номенклатуры дел банка; обеспечение формирова-ция дел, оперативного хранения документов и дел; подготовка дел к сдаче в 'архив банка.
В области методической работы:
методическое руководство и осуществление контроля за орга-низацией работы с документамй в структурных подразделениях банка;
повышение квалификации работников службы делопроизводства и отэетственных за делопроизводство в структурных подразделени-яхбанка;
изучение передового опыта организации работы с документами в государственных структурах.
2.2. Оргатзационная структура службы делопрои шодства
2.2.1. Организационная структура службы делопроизводства банка разрабатывается в целях установления четкого построения службы делопроизводства, рационального распределения функций между должностными лицами службы и повышения эффективности рабо-ты аппарата управления.
2.2.2. Организационная структура службы делопроизводства ос-новывается на действующем законодательстве и нормативно-мето-дических документах в сфере делопроизводства и архивного дела.
2.2.3. Организационная структура службы делопроизводства банка разрабатывается в соответствии с организационной структурой бан-ка, учетом объема документооборота, системой ведения делопро-изводства.
2.2.4. В состав организационной структуры включаются: органи-зационно-структурная схема службы делопроизводства, положение о службе делопроизводства и должностные инструкции работника службы делопроизводства.
2.2.5. Организационно-структурная схема службы делопроизвод-ства банка составляется на основе организационной структуры бан-ка, штатно-должностного состава работников службы делопроиз-водства, распределения функций между структурными частями служ-бы делопроизводства и должностными лицами.
2.2.6. В зависимости от масштабов деятельности банка (уставный капитал, финансовый оборот, наличие филиалов, отделений и др.), его организационной структуры и штатро-должностного состава, кадровых, технических средств, территориального размещения, объема взаимоотношений с клиентами и партнерами, количества обрабатываемой документации банки условно можно разделить на три группы: крупные, средние, малые.
2.2.7. Отнесение банка к одной из групп является основой для составления организационно-структурной схемы службы делопро-изводства банка (приложения 1—3).
2.2.8. На основании организационно-структурной схемы службы делопроизводства банка разрабатываются положение о службе де-лопроизводства, должностные инструкции работников службы де-лопроизводства'.
2.2.9. Для определения количества и наименования должностей работников службы делопроизводства, нормирования их труда банк применять определенные нормативы и нормы2.
{. Документирование управленческой деятельности банка
1 Документирование управленческой деятельности банка заклю-чается в фиксации на бумаге или других носителях по установлен-ным правилам управленческих действий, т.е. в создании управлен-ческих документс№.
Документирование осуществляется на естественном языке (ру-кописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, факсограммы, машинограммы), а также на ис-кусственных языках с использованием новых носителей (диски, кристаллы и др.).
Состав управленческих документов
3.1.1. Деятельность банка обеспечивается системой взаимоувя-занных управленческих документов, составляющих его документа-ционную базу.
Состав управленческих документов банка определяется:
задачами и функциями банка;
порядком решения вопросов (единоначалие, коллегиальность);
1 Примерные положения о службе делопроизводства банка и примерные должност-ные инструкции работников службы делопроизводства помещены в последнем раз-деле пособия.
2 Квалификационный справочиик руководителей, специалистов и служащих. М. 1999; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационно-му обеспечению управления. М. 1995; Типовые нормы времени на работы по копи-рованию и оперативному размножению документов. М. 1990; Единые нормы вре-мени (выработки) на машинописные работы. М. 1988.
характером и объемом взаимосвязей с клиентами и партнерами.
Рекомендуется для закрепления состава управленческих доку-ментов разрабатывать в банке табель форм документов и альбомы форм документов по функциям или направлениям деятельности банка.
3.1.2. Примерный перечень систем управленческой документа-ции, обеспечивающих деятельность банков, может быть представ-лен в следующем виде:
Банковская документация (клиентские досье, платежные доку-менты и аккредитивы, курсы валют, документы операционного дня и др.), оформляющая расчетно-кассовые, кредитные, валютные операции, международные расчеты, операции с ценными бумага-ми и др.
Бухгалтерская документация (извещения, требования, выпис-ки, проводки, табели, квитанции, авансовые отчеты и др.).
Организацирнная документация (положения, уставы и др.)
Учредительная документация (протоколы, выписки, справки, списки и др.).
Распорядительная документация (приказы, распоряжения, по-становления, инструкции и др.).
Договорная документация (договоры, перечни, соглашения и др.).
Планово-отчетная документация (планы, отчеты, записки, рас-четы и др.)-
Документация по курсам (приказы, заявления, записки, анке-ты, справки и др.).
Документация по труду и социальному обеспечению.
Документация по правовым и экономическим вопросам деятель-ности банка. ,
Документация по материально-техническому обеспечению и хозяйственному обслуживанию.
Документация по автоматизации деятельности банка.
3.1.3. В соответствии с действующим законодательством, норма-тивными актами Центрального банка Российской Федерации бан-ки издают следующие распорядительные документы: постановле-ния, приказы, распоряжения, указания.
Постановления издают коллегиальные органы банка: общее со-брание акционеров, совет директоров' и др.
Приказы, распоряжения и указания издают органы, действую-щие в банке на правах единоначалия: президент, управляющий и др.
Постановления и приказы издают во всёх случаях, когда необ-ходимо принять нормативный или индйвидуальный акт по основ-ным вопросам компетенции банка.
1 Постановление может применяться в составе протокола заседания коллегиального
органа банка.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений и приказов.
3.1.4. Доведение до сведения филиалов, отделений, дочерних структур, а также структурных подразделений документов Цент-рального банка Российской Федерации осуществляетея в форме, установленной Центральным банком. Если способ не указан, банк этот вопрос решает самостоятельно.
Протокольные решения коллегиальных органов банка могутдо-водиться до исполнителей в форме, установленной положением об этихорганах.
3.1.5. Распорядительный документ банка может быть отменен (изменен) распорядительным документом самого банка или Цент-рального банка Российской Федерации. Действие распорядитель-ного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающие интересы других банков, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разно-гласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
3.1.6. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов банка, советы, собрания, сове-щания фиксируются в протоколах.
Протоколы оформляются на основании записи хода заседа^ий, стенофамм, звуковых записей и материалов, подготовленных к засе-данию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постанов-лений или реШений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотодокумен-тами.
3.1.7. В пределах своей компетенции банки могут направлять пись-ма при осуществлении оперативных связей с другими организаци-ями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны со-ставляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездоку-ментНый способ обмена информацией: устные разъяснения, указа-ния (личные или по телефону), инструктирование и др.
3.1.8. В целях сокращения количества применяемых форм доку-ментов банк может разрабатывать табель форм документов, йеоб-ходимых и достаточных для реализации задач и функций банка.
Табель форм документов, применяемых в деятельности банка, составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вно-сятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам (приложение 4).
Разделами табеля могут быть наименования структурных под-ргЬделений банка. В разделах и подразделах табеля названия форм документов располагаются в логической последовательности. И В табель форм документов банка включаются: _
формы документов, утвержденные указами Президента Российс-кой Федерации, постановлениями Правительства Российской Фе-дерации, органами межотраслевой координации, надведомственно-го надзора и контроля Центрального банка Российской Федерации;
применяемые в банке формы документов, включенные в Обще-российский классификатор управленческой документации (ОКУД);
формы документов, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификаций и утверждениые распорядительными дркументами банка. .
Табель форм документов разрабатывается службой делопроиз-водства и специалистами структурных подразделений с участием службы автоматизации и работников архива. Табель утверждается руководителем организации.
Ведение табеля форм документов осуществляет служба дело-производства банка. На основании табеля форм документов разра-батывается альбом унифицированных форм документов. Альбом ут-верждается руководителем банка и на его основе проектируются бланки документов.
3.2. Бланки управленческих документов'
3.2.1. Документы изготавливают на бланках.
Устаиавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов АЗ и А6 по ГОСТ9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
20 — левое;
10 — правое;
15 —верхнее;
20 — нйжнее.
3.2.2. Бланки документов следует изготовлять на белой бумаге или бумаге светлых тонов. .
Бланкй допускается изготовлять типографским способом, с по-мощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
3.2.3. Для банка, его структурного подразделения, должностно-го лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк;
Более подробно о проектировании бланков докумемтов см.: ГОСТ Р 630—97. ,Сис-тема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов с изменением №1, и ГОСТ 6.10.5—87 для других унифицированных см-
стем управленческой документации.
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов доку-ментов, кроме письма.
Бланки структурного подразделения банка или дблжностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
3.2.4. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается/ писать от руки (заявление, объяс-нительная записка и т.п.).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая •и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Допускается печатание документов с использование1и оборот-ной стороны листа.
3.3. Оформление реквизитовуправленческих документов
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обрабртки до-кументов с помощью средств вычислительной техники.
3.3.1. При оформлении управленческих документов банка реко-мендуется:применять следующие реквизиты:
эмблема банка;
наименование банка;
справочные данные банка;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
гриф ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии лриложений;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
нечать;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа;
идентификатор электронной копии документа.
3.3.2. Эмблема банка.
' :В качестве эмблемы банка может использоваться товарный знак (знак обслуживания), если он имеется в банке и зафиксирован в уставе (положении) банка.
Изображение эмблемы следует располагать на уровне наимено-вания банка (на левом поле) или на верхнем поле центрованно по отношению к наименованию банка.
13.3.3. Наименование банка.
Наименование банка — автора документа должно соответство-вать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Наименование банка субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках— русском и национальном.
Сокращенное наименование банка привод'ят в тех случаях, ког-да оно закреплено в учредительных документах банка. Сокращен-ное наименование банка (в скобках) помещают ниже.полного наи-менования банка, не рекомендуется помещать только сокращен-ное наименование банка. Наименование банка на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (поло-, жении) банка. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, предста-вительства, структурного подразделения банка указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования банка. .
Автором документа может быть должностное лицо, представля-ющее банк.
3.3.4. Справочные данные банка.1 ______ Справочные данные банка включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению банка (номера фак-сов, телексов, счетов, электронной почты и др.).
Справочные данные банка указываются только в бланках для писем, причем при проектировании бланка в его типографском издании необходимо предусматривать свободные места для новых данных. __
3.3.5. Наименование вида документа. В1 Наименование вида документа, составляемого или издаваемого банком, регламентируется уставом (положением) банка И должно соответствовать видам документов, представленным в Общероссий-ском классификаторе управленческой документации, табелюформ документов, если он имеется в банке. В письме наименованйе вида документа не указывают. Документы вступают в силу с момента их
подписания (или утверждения), если в тексте или законодатёль-ством не предусмотрена другая дата.
3.3.6. Дата документа. .
Датой документа является дата его подписания или утвержде-ния, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если автором документа является несколько организаций, тодатой документа является наиболее поздняя дата подписания. , .,-
Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой пос-ледовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять: 05.01.2000. > 1 :;
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, на-пример: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.
3.3.7. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер создаваемого и получаемого документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого масси-ва документов, который, исходя из задач поиска, может быть др-полнен по усмотрению банка индексом дела по номенклатуре дёл, где документ будет храниться, информацией о корреспондентах, исполнителях и др.
Например, полный регистрационный номер письма включает: 04-08/15,
где 04 — индекс структурного подразделения 08 — номер дела по номенклатуре дел 15 — порядковый регистрационный .- номер письма. _
Индекс дела по номенклатуре дел
Регистрационным номером распорядительных и ряда Других мас-сивов документов является порядковый номер в пределах массива.
Например: Приказ № 8; Распоряжение № 12.
Для индексирования документов в банке могут разрабатываться классификаторы: корреспондентов, структурных подразделений, видов документов, ответственных исполнителей и др.
Регистрационный номер документа, составляемого совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номе-ров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа вклю-чает регистрационный номер и дату, на который дается ответ.
3.3.9. Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наимено-вание банка», «Справочные данные банка». Место составления или
издания документа указывается с учетом принятого администра-тивно-территориального деления, запись включает только обще-принятые сокращения.
3.3.10. Гриф ограничения доступа к документу. _ Гриф ограничения доступа к документу («Секретно», «Конфи-денциально» и др.) проставляют без кавычек на первом листе до-кумента и его можно дополнять данными, предусмотренными за-конодательством об информации, отнесенной к государственной_ тайне и конфиденциальной информации.
3.3.11. Адресат.
; В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в имени-тельном падеже.. Например:
Центральный банк Российской Федерацш Валютное упраеление.
'. Йри адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Должность лица, ко-торому адресован документ, указывают в дательном падеже. На-пример:
Банк «Аэлита» .. . Управление международных расчетов Ведущему экономисту П.Л. Кузнецову
или . ^^^^^
^^^^^ Президенту банка *Русь»( Р.Н. Агалакову
При адресовании документа в несколько однородных организа-ций, их следует указывать обобщенно. Например:
Руководителям фшшалов и отделений банка «Меч»
_ В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последо-вательности, установленной Правцлами оказания услуг прчтоврй связи. ,
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресэт» по отношению к самой длинной строке. Например: *
•Председателю банка «Ростислав» В.А. Бунееву .
Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указы-вают. При большом количестве адресатов составляют список рас-сылки документа.
Если письмо адресуется банку, указывают его наименование, затем почтовый адрес. Например: ___^^^
Гнездниковский пер., д. 13/5 Москва, 101122
При адресовании документа физическому лицу указывают по-гговый адрес, затем инициалы и фамилию получателя. Например: ^Ч ул. Генерала Глаголева, 7-2-30
Москва, 123448 ^^^^^^^ И.И. Иванову
Резолюция пишется на документе соответствующим должност-ным лицом и включает в себя фамилию исполнителя (-лей), содер-жание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:
А.Р. Петровой, А.Б. Хлудову
Прошу подготовить план внедрений новой техники в управлении банка. Срок 01.06.2000. Усов
20.05.2000.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 3.3.13. Гриф утверждения документа. Основным способом введения документа в действие, санкцио-нирующим распространение его на определенный круг подразде-лений и должностных лиц, является утверждение документа.
Документы утверждаются руководителем банка, в компетенцию которого входит решение вопросов, отраженных в утверждаемых документах (приложение 5). Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют оди-наковую юридическую силу.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случа-ях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения; если документ издается отдельно от утверждающего распорядитель-ного документа, на нем проставляется гриф утверждения.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверж-дения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наи-менования должности лица, утверждающего документ, его подпи-си, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ Президент банка «Ясень» . ________________ И.П. Сутин
Линная подпись
При утверждении документа несколькими должностными лица-ми их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, при-казом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖ-ДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наи-менования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: _____
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания __________________ акционеров 15.08.2000 №14
или ••ишии^и^м^и
УТВЕРЖДЕН _ Приказом Председателя правления банка __ 01.02.2000 № 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
3.3.14. Заголовок ктексту.
Заголовок к тексту включаеткраткое содержание документа. За-головок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопрос: О чем? (О ком?). Например: Приказ о поощрении
Чего? (Кого?). Наприиер:
Должностная инструкция секретаря-референта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, за-головок можно не составлять.
3.3.15. Отметка о контроле. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
3.3.16. Отметка о наличии приложения. _ Отметку о наличии приложения, названного в тексте, бформ-ляют следующим образом:
Приложение: на 5л. в 2 экз. Н^^Н
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество эк-земпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. На-пример: , ;
Приложения: 1. Паложение о Валютном управлении на 5л. в 1 экз. 2. Правила подготовки документов Валютного управления на 5 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука-.зывают. '
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядигельного документа, его даты и регистра-ционные номера. Например: ,
Приложение 2
К приказу Президента банка 15.01.2000. №4. Еслик документу прилагают другой документ, также имеющий
прштожения, отметку о наличии приложений оформляют следую-
щим образом:
Приложения: письмо Центробанка РФ от 14.02.2000 № 02— 4/12
и приложение к нвму, всего на 15 д.
Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложсние: на 3 л. в 3 экз. в первыи адрес. ;
3.3.17. Подпись. .
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформ-лснном на бланке); расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:
Президентбанка «Глория» личная подпись ' Н.А. Федоров ' "
или: ; ' ' .........
.... * ' . -.. '.'.'.;- •' -: •' .Т
Президент банка яычная подпись Н.А. Федоров При оформлении документа на бланке должностного лица долж-ность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лица-ми их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Президент банка , личная подпись М.А. Медведев , ,, Главный бухгалтер линная подпись Н.И. Логинова При подписании документа несколькими лицами равныхдолж-ностей их подписи располагают на одном уровне. Например: Президент банка «Глория» Президент банка «Витта» личная подпись Н.А. Федоров личная подпись А.П. Миронов В документах, составленных комиссией, указывают не должнос-ти лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе ко-миссии в соответствии с распределением. Например:
Председатель комиссии личная подпись Н.В. Круглова
Члены комиссии: личная подпись К.М. Иванова
' ' ' ' ' личная подписъ В.А. Петров
личная подписъ С.П. Матвеев
Документ может быть подписан исполняющим обязанности долж-ностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
3.3.18. Гриф согласования документа.
Внешнее согласование документа в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:
с подчиненными (филиалы, отделения) и неподчиненными банками, когда последние выступают обязанной стороной в право-отношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные ин-тересы;
с общественными организациями — в случаях, предусмотрен-ных законодательством;
с органами, осуществляющими государственный надведомствен-ный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, про-тивопожарный и др.);
е вышестоящими органами (Госбанк Российской Федерации и др.) в случаях, когда законодательством предусматривается воз-можность совершения управленческих действий только с разреше-ния этих органов.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСО-ВАНО, должности лица, с которым согласовывался документ (включая наименование организации), личной подписи, расшиф-ровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. На-, пример:
СОГЛАСОВАНО '
Президент банка «Славутич» .
личная подпись • А.П. ГрЯЗНОв '/;•• . . 04.04.2000 ' ! ;;:; ' ^ :'
Если согласование осуществляется документом (письмом, про-токолом и др.), гриф согласования оформляют по следующей форме: -••••:....
Щ СОГЛАСОВАНО , ; , Письмо Центрального банка Российской Федерации
03.03.2000№ 451-805 .."'...''"•
или . ... ...;:,'•
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания комиссии ".,';•.
03.04.2000 № 10
Гриф согласования располагают нижс реквизита «ГТодпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случае, когда содержание документа затрагивает интересы несколь-ких банков, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Например: ————^^в Лист согласования прилагается Подпись, дата. _
Лист согласования оформляется по форме:
Лист согласования Положения о банковском кредите
СОГЛАСОВАНО
Зам. председателя
Госбанка Российской Федерации
личная подпись А. С. Пучков '
20.04.2000
СОГЛАСОВАНО ———
Зам. мцнистра экономиКи Российской Федерации личная подпись А.П. Круглов 20.04.2000
3.3.19. Визы согласования документа.
Для документа, подлинник которого остается в банке, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего ли-ста подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из банка, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляе-мого документа.
Внутреннее согласование проекта документа (визирование) дол-жно проводиться в следующей очередности:
с функциональными и территориальными подразделениями бан-кя;
с совещательными органами банка;
с общественными организациями (при необходимости);
с финансовым подразделением или бухгадтерией;
с юридичеекой службой;
со службой делопроизводства (при необходимости);
с заместителем руководителя банка, ведающим вопросами, со-держащимися в проекте документа.
Виза включает в себя подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например: ———
Начальник юридичес/сого отдела
личная подпись А. С. Орлов
25.01.2000
При наличии замечаний к документу визу оформляют следую-щим образом: ————————'— Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
личная подпись А. С. Орлое
25.01.2000
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются кдокументу. Возможно оформление виз документа на 20 —————
отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению банка
полистное визирование документа и его приложений.
Отказ от визирования проектов документов, если это предус-мотрено нормативными и распорядительными документами, по причинам несогласия с проектом не допускается. Замечания и до-полнения к проекту документа излагаются или на проекте, или на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая ,от-
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными акта-ми, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью банка или печатями структурных подразделений (при их наличии).
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего или утверждающего документ.
Место хранения печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение, определяются руководителем банка.
Печать банка, как правило круглая, с изображением в центре эмблемы банка, а по окружности наименования банка. Печати струк-турных подразделений (круглые, треугольные и др.) воспроизво-дят, как правило, наименования структурных подразделений (от-дел кадров, канцелярия и др.), и их о^тиски ставят на копияхдоку-ментов, направляемых в другие организации, размноженных эк-земплярах распорядительных документов банка при рассылке, на справках о месте работы, зарплате и т.п. Не удостоверяются печа-тью служебные письма, напечатанные на бланке банка. н^^^^а
3.3.21. Отметка о заверении копии. ^^^^^Н!
Заверение копии документа производится для придания ей юри-дической силы. Банк может выдать копии только тех документов, которые создаются самим банком (положение это не распростра-няется на архивные учреждения и нотариат).
При решении дел, касающихся приема граждан на работу, уче-бу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел банк может изготрвлять копии доку-ментов, выданных другими организациями и необходимых для ре-шения определенных вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.п.), в соответствии с действующим законодательством.
При оформлении копий документов, касающихся прав и инте-ресов граждан, на документе, с которого снята копия, делают от-метку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отмет-ку," что подлинник хранится в данном банке.
Копия сдокумента воспроизводится рукописным, машинопис-ным способами или средствами оперативной полиграфии. При из готовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Вер-но»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; рас-шифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Напри-
Подпись
М.В.Колосков
ИнспеКтор отдела кадров 04.04.2000
личная подпись
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению банка.
На копиях отправляемых документов, остающихся в деле, до-пускается не указывать дату заверения и должность лица, заверив-шего копию. При переписке копия с документа, отправляембго в другие организации или выдаче ее на руки заверительная пбд'пись должна удостоверяться печатью.
3.3.22. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его служебного телефо-на. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборот-ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. На-
Петров |^^^Нн№ или Петров Иван Васильееич
9244567 v „ 9244567
3.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, при отрутствии такого до-кумента — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его «В дело» должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
В дело 03-04 личная подпись 03.04.2000
3.3.24. Отметкао поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в банк содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в банк простав^ лять в виде штампа.
3.3.25, Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является от-метка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машин-ном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в банке.
3.4. Составление текстов уиравленческих документов
3.4.1. Текст документов составляют на русском языке или нацио-нальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. • . • **
Тексты документов пишут только на русском языке при направ-ленад их:
в федеральные органы государственной власти, органы государ-стренной власти субъектов Российской Федерации;
на предприятия, в организации и их объединения, не находя-щиеся в ведении данного субъекта Российскбй Федерации или рас-положенные на территории других субъектов Российской Федера-ции, !
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, свя-занного текста или в виде соединения этих структур.
3.4.2. При составлении текста в виде анкеты наименования при-знаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или про-шедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовы-ваться с наименованием признаков.
3.4.3. Графы и'строки таблицы должны иметь заголовки, выра^ женные именем существительным в именительном падеже. Подза-головки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Еслй таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печата-ются только номера этих граф.
3.4.4. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояс-нения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).
3.4.5. В тексте документа, подготовленного на основании доку-ментов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа: наименование орга-низации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. \
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нуме-руют арабскими цифрами.
В распорядительных документах коллегиальных органов банка текст излагают от третьего лица единственного числа («постанов-ляет», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множёственного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности банка, его структурных подразделений (положение, инструкция), а также со-держащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единствен-ного или множественного числа («Отдел осуществляет функции», «В состав банка входят», «Комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («Просим направить»,, «Направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («Банк не возражает», [«ВНИИДАД считает возможным»).