Определение численности учетного аппарата

Организация работы персонала, имеющего отношение к бухгалтерскому учету, обусловлено составом этого персонала. Он включает не только аппарат бухгалтерии, контрольной и аналитической служб, но и значительное число линейных работников. К числу последних относятся начальники цехов, бригадиры, заведующие складами, прорабы, которые выполняют значительную работу по оформлению бухгалтерских документов, – операции по подготовке первичных документов (накладные, требования и др.), составление отчетов движении материальных ценностей и т. п.

Современные технологии сбора и обработки информации вносят существенные изменения в характер и содержание работы персонала, занятого бухгалтерским учетом, контролем и анализом. Увеличивается объем учетно-аналитических процедур, требующих, помимо экономического, еще и инженерного уровня образования и соответствующих знаний, речь идет о функционально-стоимостном анализе, подготовке проектных решений и т. п., возникают новые участки и виды работ, связанные с применением ПК, экономико-математических методов, оценкой результатов работ.

В этих условиях объективной потребностью становится научная организация труда работников.

Под научной организацией труда учетного персонала следует понимать комплекс организационных, технико-экономических, санитарно-гигиенических, психофизиологических и эстетических мероприятий, направленных на рационализацию учетных, контрольных и аналитических процедур; создание для учетного персонала благоприятных условий работы, развитие творческих способностей и общественной активности этих работников.

Научная организация труда осуществляется путем:

· строгой регламентации обязанностей и ответственности каждого работника, устранения в их работе несвойственных функций и параллелизма, разумная интеграция труда разных исполнителей;

· комплексного планомерного решение всех вопросов организации труда;

· ориентации на передовой опыт.

Элементы научной организации труда:

- разделение и кооперация труда;

- нормирование и стимулирование труда;

- организация рабочих мест и зон, их обслуживание;

- создание благоприятных условий работы.

Рациональная форма разделения труда содействует снижению трудовых и материальных затрат, повышению его содержательности, устранению монотонности, уменьшению утомляемости и стимулированию роста производительности. Разделение труда в бухгалтерском учете означает расчленение учетного процесса на отдельные участки, выделение их в самостоятельные виды работы (специализацию), обособление исполнителей определенных участков и видов работ.

Основным признаком разделения труда учетных работников выступает предметный, определяемый топологией: учет, контроль и анализ основных средств, материалов, оплаты труда, производства и т. п.

Разделение труда по видам работ состоит в том, что исполнители по характеру или содержанию работ объединяются в группы, а внутри любой из групп – по квалификации. В зависимости от сложности работ, уровня знаний и навыков учетных работников разделяют на соответствующие квалификации, категории. По этим признакам учетные, контрольные и аналитические процедуры закрепляют за отдельными работниками, из которых формируют группы (секторы, подгруппы), определяя при этом каждому должности.

Кооперация труда – это объединение трудовой деятельности учетных работников для достижения общей цели, – обеспечение пользователей релевантной учетно-аналитической информацией. Чем глубже разделение труда, тем шире его кооперирование. Рациональные формы кооперации труда расширяют диапазон деятельности, обеспечивая взаимозаменяемость работников и совмещение ними функций.

Кооперация труда учетных работников осуществляется на двух организационных уровнях:

· между отдельными работающими, вследствие чего достигается узкая профессиональная специализация исполнительской работы по целенаправленному обеспечению учетной, контрольной и аналитической информацией определенных участков управленческой работы (управление ресурсами, трудом, затратами и т. п.);

· между функциональными подразделениями, следствием чего является предметная специализация и объединение усилий при решении сложных учетных, контрольных и аналитических задач (учет производственных затрат и калькулирование себестоимости продукции, учет продаж и определение финансовых результатов и т. п., а также при разделении бухгалтерского учета на два организационных подразделения: финансовая бухгалтерия и внутрихозяйственная (управленческая) бухгалтерия).

Нормирование предусматривает расчет ряда норм и нормативов. Это обусловлено тем, что учетная, контрольная и аналитическая работа состоит из рабочих операций, любая из которых, в свою очередь, делится на элементарные действия – приемы. Совокупность операций формирует вид работ, а их объединение определяет функцию отдельного исполнителя, что дает возможность определить объекты нормирования.

В зависимости от цели и трудоемкости бухгалтерские работы нормируют тремя методами:

- экспертный метод оценки трудоемкости,

- опытно-статистический метод;

- расчетно-аналитический метод.

Экспертный метод оценки трудоемкости учетных, контрольных и аналитических работ реализует специальная комиссия, в состав которой входят высококвалифицированные специалисты: бухгалтеры, плановики, финансисты и т. п.

Опытно-статистический метод основывается на сравнении трудоемкости требующихся к исполнению бухгалтерских работ с ранее выполненными работами.

Расчетно-аналитический метод основывается на фотографировании или самофотографировании рабочего времени.

Численность персонала работодатель вправе определить самостоятельно (ст. 64 Хозяйственного кодекса Украины). Обосновать численность работников можно, воспользовавшись действующими нормативами. Так, например, Приказом Министерства труда и социальной политики (ныне Министерство социальной политики http://mlsp.kmu.gov.ua/) № 269 от 26.09.2003 г. утверждены Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета http://zakon5.rada.gov.ua/rada/show/ru/v0269203-03. Однако данный норматив не зарегистрирован в Министерстве юстиции, а, следовательно, носит рекомендательный характер.

Количество штатных единиц, необходимых для организации бухгалтерского учета на предприятии предполагает следующие методы расчета на основе:

- норм времени;

Норма времени – это затраты времени на выполнение единицы работ одним или группой работников при определенных организационно-технических условиях. Норму времени определяют в человеко-часах и человеко-днях. Если, например, для записи 200 трехзначных чисел установлено время в 1 час, то это означает, что норма времени составляет 1 час.

- нормативов численности;

Норма численности – это количество бухгалтерских работников, требующихся для выполнения работ. Норму численности устанавливают по всей бухгалтерии в целом, а также по ее секторам при заранее определенных организационно-технических условиях работы.

- норм выработки;

Норма выработки – это количество единиц работы (запись, суммирование, подготовка документа), какую должен выполнить тот или иной работник за единицу времени (час, день, месяц) при определенных организационно-технических условиях. Если, например, бухгалтер на протяжении рабочего дня может записать 800 строк, то это и будет дневная норма выработки.

- норм нагрузки;

- норм времени обслуживания и норм обслуживания;

Норма обслуживания – количество единиц, объектов учета, который обслуживает одна или группа работников соответствующей квалификации при заранее определенных организационно-технических условиях. Такими объектами могут быть, например, число поставщиков, расчеты с которыми может обеспечить один бухгалтер; число работников, закрепленных за одним бухгалтером сектора труда и заработной платы; количество покупателей, расчеты с которыми может осуществлять один бухгалтер. Норма обслуживания рассчитывается следующим образом:

(4.1)

где – норма обслуживания;

– месячный календарный фонд времени одного учетного работника, мин.;

– норма времени на один объект обслуживания, который определяют по формуле:

(4.2)

где – норма времени на один объект обслуживания;

– суммарное оперативное время на обслуживание одного объекта, определенное методом прямого технического нормирования;

– сумма времени на приготовительно-заключительные работы, организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, личной потребности в процентах к оперативному времени.

Нормы времени и обслуживания включают нормативные затраты времени для выполнения полного объема бухгалтерских работ в течение месяца (относительно определенного бухгалтерского документа, – без работ на процесс составления этого документа). В типовых нормах времени учтены затраты времени на приготовительно-заключительные работы, на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, личные потребности, в том числе на отдых и физическую культуру.

Типовые нормы времени предусмотрены по следующим участкам бухгалтерской работы: основные средства, материалы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, готовая продукция и ее реализация и т. п. Поскольку в типовых нормах времени и нормах обслуживания учтены также затраты работы старших исполнителей (старших бухгалтеров, руководителей групп, секторов), то эти должности устанавливают в границах общей численности, исходя из норм времени и обслуживания. Эти работники параллельно с выполнением своих обязанностей руководят также подчиненными исполнителями.

- норм управляемости;

Норма управляемости – количество работающих, какими должен руководить тот или другой старший руководитель (главный бухгалтер, старший бухгалтер, заведующий сектором) соответствующей квалификации при заранее определенных организационно-технических условиях работы. Нормы управляемости применяют в нормировании руководящего состава всех рангов, начиная со старшего бухгалтера – руководителя сектора или группы.

Оптимальной нормой управляемости будет такая, при которой руководитель на протяжении рабочего дня обеспечивает полноценное руководство, как подразделением, так и каждым работником этого подразделения, – это 6 – 10 подчиненных.

Норма управляемости руководителей высшего звена (например, главного бухгалтера крупного предприятия) может быть выражена не только количеством работников, непосредственно нему подчиненных, а и количеством лиц, которые входят в подразделения, которыми руководят лица, подчиненные главному бухгалтеру.

От норм обслуживания их отличает то, что работник, труд которого нормируют, руководит другими сотрудниками, а не обслуживает их. Так, нормой управляемости для заведующего сектором является количество руководителей групп, непосредственно подчиненных ему.

При этом подчиненность одному руководителю многих работников часто является причиной несогласованности в работе, низкого уровня руководства; в то же время подчиненность нескольким лицам приводит к осложнению работы аппарата, его структуры.

- норм соотношения.

Норма соотношения – это количество работников определенной квалификации, приходящиеся на одного работающего другой квалификации при заранее определенных организационно-технических условиях. Например, норма соотношения между старшими и рядовыми бухгалтерами может быть выражена так: на одного бухгалтера с высшим образованием должно быть не менее, чем 4 – 6 бухгалтеров со средним специальным образованием. Нормами соотношения могут быть охвачены все категории работающих, что дает возможность достичь оптимальной структуры и обеспечить высокую эффективность коллективной работы.

Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета определяют также подходы к оценке затрат труда учетных работников (нормы времени). Эти нормы времени учитывают время на подготовительно-завершающие работы, на обслуживание рабочего места, на отдых, включая физкультурные паузы и личные нужды (10 % от оперативного времени). Следует учитывать, что данные нормы рассчитаны на выполнение качественной работы, т. е. без допусков на исправление ошибок.

Общая трудоемкость работ рассчитана исходя из затрат времени в нормо-часах на выполнение конкретных работ. С этой целью разработчики составили 12 карт, в которых приведены данные с учетом:

· численности работающих на предприятии;

· количества самостоятельных структурных подразделений;

· емкости первичных документов (табл. 4.1).

Таблица 4.1

Нормативы численности работников бухгалтерского учета

Нормативы численности работников бухгалтерского учета предприятий	Карта 12
Лист 1
Лист 7
Общая численность работающих на предприятии (Чпр.), тыс. чел.	Количество самостоятельных структурных подразделений (Nс.п.), ед.	Номер норматива
Нормативная численность (Н), чел. Н = 5,195 × Чпр0,333 × Nс.п0,166
0,010		–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–
0,015	1,5	1,7	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–
0,020	1,7	1,8	2,0	–	–	–	–	–	–	–	–	–
0,025	1,8	2,0	2,1	–	–	–	–	–	–	–	–	–
0,030	1,9	2,1	2,2	2,4	2,4	–	–	–	–	–	–	–
0,035	2,0	2,2	2,3	2,5	2,6	–	–	–	–	–	–	–
0,040	2,1	2,3	2,5	2,6	2,7	2,8	–	–	–	–	–	–
0,045	2,2	2,4	2,6	2,7	2,8	2,9	3,0	–	–	–	–	–
0,050	2,3	2,5	2,6	2,8	2,9	3,0	3,1	–	–	–	–	–
0,075	2,6	2,9	3,0	3,2	3,3	3,4	3,5	3,6	3,7	–	–	–
0,100	2,9	3,2	3,3	3,6	3,6	3,8	3,9	4,0	4,0	–	–	–
0,125	3,1	3,4	3,6	3,8	3,9	4,1	4,2	4,3	4,3	–	–	–
0,150	3,3	3,6	3,8	4,0	4,2	4,3	4,4	4,5	4,6	4,7	4,8	4,9
0,175	3,5	3,8	4,0	4,3	4,4	4,6	4,7	4,8	4,9	5,0	5,0	5,1
0,200	3,6	4,0	4,2	4,5	4,6	4,8	4,9	5,0	5,1	5,2	5,3	5,3
0,225	3,8	4,1	4,4	4,6	4,8	5,0	5,1	5,2	5,3	5,4	5,5	5,6
0,250	3,9	4,3	4,5	4,8	4,9	5,1	5,2	5,4	5,5	5,6	5,7	5,8
0,275	3,1	4,4	4,7	5,0	5,1	5,3	5,4	5,6	5,6	5,8	5,8	5,9
0,300	4,2	4,5	4,8	5,1	5,3	5,5	5,6	5,7	5,8	5,9	6,0	6,1
0,325	4,3	4,7	4,9	5,2	5,4	5,6	5,7	5,9	6,0	6,1	6,2	6,3
0,350	4,4	4,8	5,1	5,4	5,5	5,7	5,9	6,0	6,1	6,2	6,3	6,4
0,375	4,5	4,9	5,2	5,5	5,7	5,9	6,0	6,2	6,3	6,4	6,5	6,6
0,400	4,6	5,0	5,3	5,6	5,8	6,0	6,1	6,3	6,4	6,5	6,6	6,7
0,425	4,7	5,1	5,4	5,7	5,9	6,1	6,3	6,4	6,5	6,7	6,8	6,9
0,450	–	–	5,5	5,8	6,0	6,2	6,4	6,5	6,7	6,8	6,9	7,0
0,475	–	–	5,6	5,9	6,1	6,4	6,5	6,7	6,8	6,9	7,0	7,1
0,500	–	–	5,7	6,0	6,2	6,5	6,6	6,8	6,9	7,0	7,1	7,3
Индекс	а	б	в	г	д	е	ж	и	к	л	м	н

Данный способ дает возможность с помощью нормативных карт упростить процесс расчета численности работников бухгалтерии.

Нормы времени на осуществление работ по бухгалтерскому учету определяются с учетом поправочных коэффициентов (табл. 4.2):

Таблица 4.2

Значения коэффициента качества бухгалтерской документации

Качество документов	Коэффициент
Документ качественный	1,0
Документ имеет недостатки: терминология документов не отвечает принятым действующим стандартам, отсутствие содержания, нумерации страниц и т. д.	1,1

1. – коэффициент, учитывающий качество документации, с которой работает бухгалтер.

2. – коэффициент, который учитывает необходимость проверки расчетов во время выполнения работ по бухгалтерскому учету.

Нормативы численности разработаны в зависимости от трудоемкости типового состава исполняемых работ.

Общая трудоемкость типового состава работ рассчитывается по формуле:

(4.3)

где – общая трудоемкость типового состава работ за год;

– трудоемкость по типовым видам работ по бухгалтерскому учету;

– количество выполняемых видов работ.

Трудоемкость по типовым видам работ рассчитывают по формуле:

(4.4)

где – расход времени на выполнение конкретного типового вида работ (коэффициенты 1–11).

– объем конкретного типового вида работ, выполненных за год.

Численность работников бухгалтерии рассчитывают по формуле:

(4.5)

где – численность работников бухгалтерии;

– общая трудоемкость типового состава работ;

– годовой фонд рабочего времени одного работника, часы;

– коэффициент, учитывающий запланированное отсутствие работников (отпуск, болезнь и т. д.);

– коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухгалтерскому учету, выполненных на ПЭВМ (табл. 4.3).

Таблица 4.3

Значение поправочных коэффициентов

Удельный вес работ по бухгалтерскому учету и отчетности, выполняемых на ПЭВМ, %	Менее 70	71–80	81–90	91–95	96–100
Поправочный коэффициент	1,3	1,2	1,1	1,05	1,0

Таким образом, с ростом удельного веса работ по бухгалтерскому учету и отчетности, выполняемых на ПЭВМ, уменьшается величина поправочного коэффициента и, следовательно, снижается значение показателя нормативной численности учетных работников.

Практический опыт показывает, что численность работников бухгалтерии целесообразнее всего рассчитывать по каждому топологическому подразделению (основные средства, материалы, оплата труда и т. п.).

Общая нормативная численность работников бухгалтерского учета определяется по формулам (уравнениям регрессии) с учетом двух факторов-аргументов (нормообразуюших показателей): общей численности работающих на предприятии (согласно штатному расписанию) и количества самостоятельных структурных подразделений (согласно организационной структуре предприятия).

Эта численность также корректируется на коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухгалтерскому учету и отчетности, выполняемых на персональных компьютерах:

	(4.6)

где – численность работающих на предприятии;

– коэффициент регрессии линейного уравнения;

– количество самостоятельных структурных подразделений на предприятии, ед.;

– коэффициенты регрессии степенного уравнения.

Пример. Определим потребность в работниках для выполнения работ по учету основных средств при условии, что на протяжении года

· будет приобретено и списано не более одного объекта основных средств;

· будет осуществляться ремонт трех объектов основных средств;

· ежемесячно начисляется амортизация по 20 объектам основных средств.

Приобретение основных средств – 0,15 часа, введение его в эксплуатацию – 0,1 часов. Всего – 0,25 часа.

Реализация основных средств – 0,15 часа. Учет списания ранее начисленного износа и уменьшение первоначальной стоимости в случае выбытия основного средства – 0,20 (Карта 1, Лист 3, позиция 19). Учет списания остаточной стоимости реализованного объекта основных средств – 0,20. Всего – 0,55 часа.

Учет расходов на ремонт основных средств – 0,15 * 3. Всего 0,45 часа. Начисление амортизации объекта основных средств на протяжении срока эксплуатации объекта – 0,20 * 20 * 12. Всего 48 часов.

Расчет: 0,25 + 0,55 + 0,45 + 48 = 49,25 часа.

Для установления численности по каждому топологическому подразделению, прежде всего, определяют среднемесячное количество документов. Наиболее приемлемы для такого наблюдения следующие месяцы: апрель – май или сентябрь – октябрь.

При этом в рамках рациональной организации документооборота важно определять среднемесячное количество документов.

По каждому топологическому подразделению документы группируют относительно норм и количественно-качественных характеристик: строк; колонок; процента работ, выполняемых на ПК. Далее определяют общую численность работников, необходимую для выполнения объема работ.

Исходным моментом для расчета объема работ является единица измерения. Для расчетов объема учетных работ используют следующие единицы измерения:

· один первичный приходно-расходный документ;

· количество строк и колонок в одном документе;

· количество записей в учетные регистры;

· численность работающих, охваченных табельным учетом;

· численность работников, которых обслуживает один бухгалтер;

· степень автоматизации, %.

На основании данных об объемах работ в нормах времени на один документ определяют общее количество учетных работников в каждом топологическом подразделении по формуле:

(4.7)

где – общее количество учетных работников;

– среднемесячное количество учетных документов;

– норма времени на один первичный документ;

– месячный фонд рабочего времени одного бухгалтера, рассчитанный по данным Письма Министерства социальной политики № 10846/0/14-15/13 от 20.07.2015 г. «О расчете норм продолжительности рабочего времени на 2016 год», мин. http://www.visnuk.com.ua/ua/news/id/1655

Рассмотрим методику расчета численности учетных работников на основании норм обслуживания (на примере персонала, занятого учетом рабочего времени и расчетами по оплате труда).

Расчет производят, пользуясь следующей формулой:

(4.8)

где _, – численность работников соответственно со сдельной и повременной формами оплаты труда;

_, – нормы обслуживания работников со сдельной и повременной формами оплаты труда.

Ситуация.На предприятии работает 4 600 человек, из которых 1 240 – со сдельной и 1 990 – с повременной формами оплаты труда. Характер производства – массовопоточное. Объем работ, которые выполняется на ПК, составляет 25 %.

_,

Численность работников, которые нужны для выполнения табельного учета, определяют по формуле:

(4.9)

где – численность работников, которые нужны для выполнения табельного учета;

– численность работников, охваченных табельным учетом, чел.;

– норма обслуживания работающих одним табельщиком, чел.

Ситуация. На предприятии работает 4 071 человек. Система табельного учета – пропускная, форма организации табельного учета – децентрализованная. Типовая норма обслуживания табельщиков составляет 400 человек:

Общую численность учетных работников по предприятию определяют суммированием расчетной численности работающих, рассчитанной по отдельным топологически замкнутым участкам (учета основных средств, учета материалов, табельного учета и зарплаты).

Кроме того, необходимо определить численность учетного персонала, труд которых ненормирован (заместителей главного бухгалтера, кассиров, ревизоров).

Общую численность работников учета определяют в двух показателях: явочная и учетная.

Явочная численность – это численность учетных работников, установленная прямым расчетом (без учета нерабочих дней, очередных отпусков, болезни и др.).

Учетная численность – это численность учетных работников, требующихся для выполнения всего комплекса работ.

Во время прямого расчета получают численность без учета нерабочих дней, очередных отпусков, болезни и т. п. Поэтому для того чтобы получить учетную (явочную) численность, используют следующую формулу:

(4.10)

где – численность без учета нерабочих дней, очередных отпусков, болезни и т. п.;

– учетная (явочная) численность работников, чел.;

– коэффициент учетной численности.

Коэффициент учетной численности определяют по формуле:

(4.11)

где – номинальный годовой фонд рабочего времени;

– количество нерабочих дней одного работающего за год, определяемое по формуле:

(4.12)

где – количество нерабочих дней одного работающего за год;

– количество дней отпуска;

– количество дней болезни (по отчетным данным за прошлый год);

– количество дней отпуска в связи с родами и беременностью (по данным прошлого года);

– количество дней выполнения государственных обязанностей по закону;

– количество дней, которые в минувшем году были предоставлены матерям для кормления грудных детей (по данным прошлого года).