Информационно-справочные документы

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы.

Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

ПРОТОКОЛ

Протокол – это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими, в нем ведется запись всех выступлений по ходу заседания. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и принятые решения.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности. При оформлении протокола секретарь использует заранее составленные документы, такие, как: повестка дня, список приглашенных, список членов коллегиального органа и др.

Составляемый на заседании черновик протокола должен быть уточнен, сверен, отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия или на чистом листе бумаги формата А 4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Протокол должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

-наименование структурного подразделения (при протоколировании оперативных собраний и совещаний);

-наименование вида документа;

-дату (датой протокола является дата проведения собрания);

-номер (нумерация ведется по порядку, в пределах календарного года);

-место составления или издания документа

-текст;

-подписи.

Датой протокола является дата заседания, а не подписания и окончательного оформления документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Например: 25-26.10.2004; 25.10.2004 - 26.10.2004, а в протоколах общих собраний акционеров . буквенно-цифровым способом: 25-26 октября 2004 г.

Регистрационный номер протокола является порядковым номером заседания; нумерация ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня. Начинается вводная часть с указания председателя и секретаря заседания. Их фамилии оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании постоянных членов коллегиального органа перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:» по всей ширине листа через один межстрочный интервал. Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова «Приглашенные» Приглашенных перечисляют с указанием полной должности, т.е. в нее входит полное или сокращенное наименование предприятия или организации, по алфавиту фамилий.

Эта часть состава присутствующих также оформляется по всей ширине листа через один межстрочный интервал.

Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:» Каждый вопрос формулируется с предлогом «о», отвечает на вопрос «о чем?'« и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются по степени значимости или в порядке обсуждения и оформляются с красной строки. Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. «Разное» в повестку дня включать не рекомендуется. а в повестке дня общего собрания акционеров она не допускается.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруются в соответствии с номером пункта повестки дня,

оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки оформляется в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада. Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире делается отметка: «Текст доклада прилагается (приложение 1 )».

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное подержание выступления. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование его должности. Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Например:

Вопрос: Планируется ли повышение заработной платы сотрудникам в будущем году.

Ответ: Да, заработная плата будет повышена на 30 %.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Оно оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости. В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения: «за» - 9, «против - «0», «воздержались» - 0 или «Единогласно». В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.

Подписывают протокол председатель и секретарь. При подписании (от 0-го положения табулятора) указываются не занимаемые ими должности, а обязанности в составе данного коллегиального органа (председатель, секретарь). Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных), инициалы располагаются перед фамилией, пробел между фамилией и инициалами не делается. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Пример оформления протокола:

СПРАВКИ

Справки – это документы, содержащие текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу в подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы – с информацией о фактах событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Вторая, наиболее многочисленная, группа справок включает справки о подтверждении занимаемой должности, места учебы, о заработной плате, месте проживания и пр. Так как ситуации по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки.

Справка должна содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

-дату;

- номер

- текст;

- подпись;

- печать.

Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова, таких как: «настоящая справка дана в том, что ...» или «действительно работает» и т. п. На справке обязательно проставляется дата ее подписания или выдачи. Текст заверяется подписью и печатью.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они чаще всего составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Такие справки, как правило, имеют реквизит «адресат». Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а внутренние (представляемые внутри учреждения) – на чистом листе бумаги с использованием тех же реквизитов, изменяя лишь название учреждения-автора на название структурного подразделения.

Пример оформления справки:

ДОКЛАДНЫЕ, СЛУЖЕБНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

Докладные и объяснительные записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части: в первой излагаются факты или описывается ситуация, во второй содержатся предложения или просьбы. Некоторые докладные записки могут носить регулярный характер.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. В зависимости от адресата докладная записка может быть внутренней (в этом случае она участвует в потоке внутренних документов между отделами одной и той же организации и подписывается составителем) и внешней (когда она адресуется в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководителем).

Разновидностью внутренней докладной записки является служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения текущих производственных вопросов. Служебная записка – документ, официально не принятый, т. е. Не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее, широко используемый в практике делопроизводства.

Объяснительная записка также имеет две разновидности. В первом случае объяснительную записку понимают как документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.). Другую группу составляют объяснительные записки, разъясняющие причины какого-либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть разумным, убедительным и содержать необходимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением реквизитов общего бланка и подписываются составителем.

АКТ

Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов и событий.

Чаще всего акты составляются специально назначенными комиссиями, в которые должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается обычно нечетным. Акт также может быть составлен конкретным должностным лицом (специальные формы акта). В особую группу выделяются коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза.

Акт относится к документам, имеющим очень большое количество разновидностей: акты проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, уничтожения дел, списания, инвентаризации, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации организаций и др.

На основании предварительных записей членов комиссии акт окончательно оформляется целью и задачами работы комиссии и количество заинтересованных сторон. Каждый экземпляр акта подписывается всеми членами комиссии. Все экземпляры приобретают одинаковую юридическую силу. Особое мнение члена комиссии должно быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено в виде приложения к акту.

Акт должен содержать следующие реквизиты.

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

-подписи;

- печать (для важных внешних актов);

- приложение (при наличии).

Датой акта является дата актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей. При необходимости допускается заключительная часть текста, в которой могут содержаться выводы, решения или рекомендации комиссии.

Вводная часть текста строго формализована, что делает невозможным применение устаревшего канцелярского оборота: «Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт в том, что ...», который не соответствует системе делового стиля современного русского литературного языка и употребляться не должен. Начинается вводная часть с указания основания для составления акта. Это может быть устное распоряжение руководителя, приказ или плановая проверка.

Констатирующую часть текста удобно начинать с указания даты и цели составления акта. (25 июня 2012 г. комиссия провела экспертизу ...).

Почти все разновидности актов подлежат утверждению первым руководителем или его заместителем. Ряд документов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) заверяется печатью предприятия.

Названия должностей при подписании акта не указываются: указываются обязанности в составе комиссии (председатель, члены).

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».

В практику все больше входят типовые унифицированные формы, установленные для различных конкретных ситуаций.

Пример оформления акта:

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме, можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например: «Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».

Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтральным.

В письмах рекомендуется использовать следующие формы изложения:

-от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

-от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

-от третьего лица единственного числа («завод не возражает», «институт считает возможным»)».

Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «Тщательно изучив Ваши замечания...».

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи...», «В соответствии...» и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос «о чем», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы -инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей.

По содержанию и назначению письма могут быть:

- инструктивные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);

- гарантийные (дающие гарантии по выполнению каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п.);

- информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);

- рекламные (предлагающие товары и услуги);

- коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);

- рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);

- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);

- письма-приглашения;

- сопроводительные (составляются, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения).

Письмо должно содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- дату;

- номер;

- ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

- адресат;

- заголовок;

- текст;

- отметку о наличии приложений;

- подпись;

- отметку об исполнителе.

Название вида документа в письмах не указывается. Содержание излагается спокойным, нейтральным тоном. Документ не должен быть эмоционально окрашен. Не допускается также использование разговорных, просторечных или диалектических слов и оборотов.

В последнее время существует тенденция к изменению структуры текстовой части письма. Если раньше рекомендовалось оформление вводной части с описанием причин, вызвавшим составление письма, то теперь, с учетом современных темпов и условий, специалисты рекомендуют начинать документ с сути, а дополнения, пояснения, комментарии оформлять уже после главной мысли.

Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй (копия) - хранится в деле.

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам...» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам ...» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам ...» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам ...» «В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам ...» «В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам ...»

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от _______ № __ ...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с ...».

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения – небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что ...

Доводим до Вашего сведения, что ...

Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их, и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (поучение документов, предварительную договоренность, согласие на ...)».

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение – отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста - орнамент, рисунки и т.п.

Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания является:

Напоминаем Вам ...

Вторично напоминаем Вам ...

Обращаем Ваше внимание на то, что ...

Ставим Вас в известность, что ...

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п.

Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждения о мерах, которые будут приняты, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства...

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) ...

Требуем незамедлительно выполнить ... и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд ...

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции ...

В противном случае мы не несем ответственности за последствия ... и т.п.

Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в ...

Выражаем Вам свою благодарность за ...

Позвольте Вас поблагодарить за ...

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за ... и т.п.

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

ТЕЛЕГРАММА

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяет своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.

Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например, «правительственная», «срочная», «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д.

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая - до 6 часов.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В организации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передающих и принимающих сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть принята.

ФАКС

Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.