Пошаговая инструкция заполнения карты спецоценки.

  Шаги Комментарии
Заполняем “шапку”. Указываем полное наименование работодателя, адрес местонахождения, ФИО руководителя, электронную почту и иные сведения согласно наименованиям ячеек.
Присваиваем номер и заносим сведения о количестве работников и выполняемой ими работы. § Номер присваивается порядковый, должность и наименование структурного подразделения указываются в соответствии со штатным расписанием, количества и номера аналогичных рабочих мест указываются при их наличии (если отсутствуют, ничего писать не надо, если такие места есть, сведения о них можно взять из Раздела II Отчета по итогам СОУТ). § Выпуск ЕТКС, ЕКС - это реквизиты единых тарифно-квалификационных справочников, на основании которых было составлено штатное расписание, просто указываем их реквизиты. § Численность работающих заносится в таблицу по факту, в том числе по аналогичным рабочим местам.
Вписываем СНИЛС работников. Здесь записываются номера страховых свидетельств действующих сотрудников, которые трудятся в настоящий момент на этом месте, а также в последующем сюда будут вписываться СНИЛС всех вновь принятых.
Заполняем поле об используемом оборудовании. § Если это фрезерный станок, то пишем, что это фрезер, модель такая, номер такой то (как в документах на его эксплуатацию). Используемое сырье - металл, СОЖ. § Если это офисный ксерокс, то так и пишем, копировальная машина, модель и номер. Используемое сырье - бумага и красящий порошок. Опасные и вредные факторы здесь не указываются, они пишутся ниже.
Заполняем сведения о вредных и опасных факторах. § Отчет по итогам СОУТ заполняет эксперт организации, которая ее непосредственно проводила. Но если Вам посчастливилось заполнять Отчет самостоятельно, то все необходимые сведения о вредных и опасных факторах необходимо взять из заключения по их замерам, которое должна была подготовить соответствующая лаборатория. Из головы ничего брать в этот раздел не надо, все только из документов. § Здесь же указываются сведения об оценке эффективности СИЗ (информация берется из Раздела IV Отчета).
Заполняем сведения о гарантиях и компенсациях. В этом разделе указываются гарантии и компенсации, которые предусмотрены законодательством об охране труда. Если по определенной должности что-то положено, сокращенная продолжительность рабочего времени, молоко за вредность и т.п., все это указывается в этом разделе с указанием на нормативный документ.
Пишем рекомендации по улучшению условий труда. § Сюда вписываем сведения, которые комиссия по СОУТ рекомендует с целью минимизации вредных и опасных производственных факторов на организм сотрудника. Полный перечень мероприятий по улучшению условий труда содержится в Разделе VI Отчета. § Если рекомендации отсутствуют, так и пишем - нет.
Подписываем у комиссии. Все члены комиссии должны расписаться в карте.  
Знакомим работников. § Все сотрудники, которые заняты на этом рабочем месте, даже если они один раз в день приходят для выполнения разовой операции (сделать копию на ксероксе, например), должны быть ознакомлены с результатами СОУТ по этому рабочему месту. Ознакомление с картами специальной оценки условий труда, как и внесение СНИЛС работников в этот документ, рассмотрим отдельно, потому что именно эти разделы вызывают наибольшее количество вопросов при заполнении.
Внесение СНИЛС в карту СОУТ. Согласно Приложению № 4 к Приказу Минтруда от 24.01.2014 № 33н (Инструкция по заполнению формы отчета по результатам СОУТ), в строке 021 карты указывается информация о СНИЛС работников. И больше в Инструкции по поводу внесения СНИЛС в карты СОУТ ничего не разъясняется. § Стандартно формой предусмотрено 4 строки под СНИЛС работников. Но работников на этом рабочем месте может трудиться намного больше. Кроме того, одни люди приходят, другие уходят. А как форму заполнять, нигде не написано. § Поэтому вписывайте СНИЛС всех сотрудников, которые заняты на данном месте. Если строк не хватит, сделайте дополнение (по аналогии с отпусками в личных карточках Т-2), и все.
Ознакомление с картой СОУТ. § Ознакомление сотрудников с картами специальной оценки условий труда проводится по завершению всех замеров и исследований. § Все сотрудники, занятые на этом месте, должны быть ознакомлены под роспись, если места не хватает, просто сделайте дополнительный лист.
Где хранится карта СОУТ. § Место или структурное подразделение, где хранятся документы по итогам специальной оценки, работодатель определяет самостоятельно своим нормативным актом. § Если в организации есть отдельная должность или служба по охране труда, то указанные документы будут храниться там. § Если соответствующего специалиста в организации нет, значит, карты СОУТ будут храниться либо в кадрах, либо в бухгалтерии (по принципу - кто непосредственно организовывал, тот и хранит).

o Заполненную карту рабочего места в течение 30 календарных дней с момента утверждения отчета необходимо передать работнику для ознакомления и проследить, чтобы он поставил свою подпись в соответствующей графе. Отсутствие подписи работника может повлечь за собой штраф для работодателя — до 80 000 рублей (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

v Как возместить расходы на специальную оценку условий труда.

Работодатель может воспользоваться законным правом на возмещение части средств, потраченных на мероприятия по охране труда, в частности на проведение СОУТ.

o Расходы на спецоценку возмещаются за счет взносов на страхование от производственного травматизма (п. 3 Правил финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников, далее — Правила), максимум — до 20% от разницы между начисленной суммой взносов и расходами за тот же период на выплату страхового обеспечения (ст.8 Федерального закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

o Особые условия распространяются на малые предприятия, численность штата которых не превышает 100 человек: они могут рассчитывать на 20% от суммы взносов, начисленных за 3 предыдущих года за вычетом выплаченных сотрудникам сумм обеспечения по страхованию от производственного травматизма. Но только при соблюдении двух условий:

§ объем выделяемых средств не превышает сумму взносов, которые компания запланировала перечислить в текущем году;

§ в течение 2 предыдущих лет мероприятия за счет ФСС работодателем не проводились.

Речь идет о таких видах мероприятий, как проведение обязательных периодических осмотров, спецоценки, обучение охране труда отдельных категорий сотрудников, санаторно-курортное лечение персонала и т. д.

Важно: работодатель, планирующий направить страховые взносы на проведение спецоценки, в 2016 году должен был собрать предписанный законодателем пакет документов (п. 4 Правил) и приложить их к заявлению, которое нужно было до 1 августа текущего года подать в территориальный орган ФСС России.

v Самые распространенные ошибки при проведении специальной оценки условий труда.

Работодатели, впервые столкнувшиеся с необходимостью проведения спецоценки, часто совершают досадные ошибки, последствиями которых, как правило, становятся административные штрафы и прочие виды взысканий.

o К числу наиболее распространенных ошибок относится несоблюдение сроков проведения процедуры и игнорирование требования об обязательном ознакомлении сотрудника с картой СОУТ, составленной по итогам оценки его рабочего места.

o Еще одна типичная ошибка — привлечение представителей неаккредитованной организации: если спецоценку проводил исполнитель, не имеющий аккредитации, результаты СОУТ будут аннулированы, а деньги на оплату услуг экспертов — потрачены впустую. Работодателю придется проводить процедуру повторно. Чтобы избежать такого рода неприятностей, обязательно убедитесь в наличии действующего аттестата аккредитации у организации, предлагающей свои услуги по проведению СОУТ.

o Если специальная оценка проводится на предприятии впервые, работодатель не всегда понимает, как определить точное количество рабочих мест, подлежащих проверке. В этом случае нужно ориентироваться не на количество сотрудников, а на перечень действующих рабочих мест — не только за станками, но и за офисными столами, даже если в настоящее время они не заняты (например, закреплены за находящимися в декретном отпуске сотрудницами). Не подлежат СОУТ только 3 типа рабочих мест:

§ дистанционные;

§ надомные;

§ рабочие места сотрудников, нанятых работодателем — физическим лицом, которое не является индивидуальным предпринимателем (ч. 3 ст. 3 Закона № 426-ФЗ).

o Оплачивайте услуги компании, которая проводит спецоценку рабочих мест, исключительно на основании договорав этом случае снижается риск попасть на недобросовестного исполнителя. Какой бы ни была выбранная схема оплаты (полная или частичная предоплата, постоплата) — сначала нужно заключить договор. Существует немало фирм-однодневок, предлагающих услуги СОУТ по ценам ниже рыночных: выданные такими компаниями отчеты в дальнейшем будут признаны недействительными, а сами они после получения денег от заказчиков просто исчезнут с рынка.

o При проведении измерений необходимо использовать только качественное, надлежащим образом проверенное оборудование: спецоценка, проведенная с использованием сомнительных приборов и средств, считается недостоверной. Чтобы итоговый отчет не аннулировали, заранее запросите у исполнителя свидетельства о поверке используемых при проведении СОУТ средств измерений (ст. 6 Закона № 426-ФЗ). Поверка средств измерений — дорогостоящая процедура, поэтому некоторые организации, специализирующиеся на проведении СОУТ, ею пренебрегают, но пострадает в итоге именно заказчик — работодатель, которому придется заново проводить спецоценку рабочих мест.

v Ответственность за нарушение порядка проведения специальной оценки условий труда.

o Отказ от СОУТ или нарушение порядка ее проведения создает угрозу здоровью и жизни сотрудников предприятия, поэтому размер штрафа за нарушения такого рода с недавних пор исчисляется исходя из количества рабочих мест. Следовательно, работодатель может понести серьезные расходы, особенно если речь идет о большой организации — общая сумма административных штрафов за нарушение статьи 5.27 КоАП РФ порой достигает нескольких миллионов рублей.

Ответственность по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Должностные лица Юридические лица
Предупреждение или штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. Штраф в размере от 60 000 до 80 000 руб.

В связи с некоторой неопределенностью положений ст. 27 Закона № 426‑ФЗ мнения судей по вопросам привлечения работодателей к административной ответственности в связи с непроведением специальной оценки различаются.

§ В частности, имеются решения, согласно которым в отношении ранее не аттестованных рабочих мест не применяется ч. 6 ст. 27 Закона № 426‑ФЗ. То есть работодатели, которые не проводили аттестацию рабочих мест до 01.01.2014, привлекаются к ответственности за непроведение специальной оценки вне зависимости от наличия или отсутствия рабочих мест, названных в ч. 6 ст. 10 Закона № 426‑ФЗ.

§ Так, суд не принял довод работодателя о том, что оценка условий труда может быть произведена поэтапно до 31.12.2018, поскольку это положение закона согласно ч. 4 ст. 27 Закона № 426‑ФЗ не распространяется на работодателей, не проводивших аттестацию рабочих мест до 01.01.2014, – только на тех, кто ее проводил (см. Решение Московского городского суда от 26.02.2015 по делу № 7‑1673/2015).

§ Однако Верховный суд неоднократно отмечал, что существенное значение при рассмотрении дел о привлечении организаций к ответственности за непроведение специальной оценки имеет положение ч. 6 ст. 27 Закона № 426‑ФЗ, согласно которой в отношении рабочих мест, не указанных в ч. 6 ст. 10 Закона № 426‑ФЗ, специальная оценка условий труда может проводиться поэтапно и должна быть завершена не позднее, чем 31.12.2018.

§ То есть прежде, чем привлечь работодателя к ответственности, требуется выяснить, какие рабочие места предусмотрены штатным расписанием. В частности, имеются ли в организации рабочие места сотрудников, которые получают гарантии и компенсации за работу во вредных и (или) опасных условиях. Или которым преду­смотрено назначение досрочной пенсии, и в отношении которых специальная оценка должна быть проведена в кратчайшие сроки (постановления ВС РФ от 22.01.2016 № 36‑АД15-5, от 09.08.2016 № 57‑АД16-5).

§ Оговорки о том, что поэтапное проведение спецоценки возможно только для тех работодателей, которые до 01.01.2014 провели аттестацию рабочих мест по условиям труда, Верховный суд не делает.

v Сроки проведения спецоценки.

Один из основных вопросов, интересующий многих работодателей, которые еще не провели спецоценку условий труда на рабочих местах, – когда же они должны это сделать?

Обратимся сначала к п. 4 ст. 8 Федерального закона от 28.12.2013 № 426‑ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее – Закон № 426‑ФЗ), согласно которому она проводится не реже чем один раз в 5 лет, если иное не установлено данным законом.

Причем в силу п. 4 ст. 27 Закона № 426‑ФЗ в случае, если до дня вступления в силу этого закона, то есть до 01.01.2014, в отношении рабочих мест была проведена аттестация по условиям труда, специальная оценка условий труда в отношении таких рабочих мест может не проводиться в течение 5 лет со дня завершения аттестации. При этом результаты последней используются так же, как и результаты спецоценки, в целях, названных в ст. 7 Закона № 426‑ФЗ.

Вывод о сроках проведения: работодатель должен провести специальную оценку условий труда на рабочих местах организации:

o По истечении 5 лет с момента аттестации рабочих мест, проведенной до 01.01.2014.

o Если аттестация рабочих мест ранее не проводилась, то спецоценка осуществляется:

§ в кратчайшие сроки – в отношении рабочих мест, перечисленных в п. 1, 2 ч. 6 ст. 10 Закона № 426‑ФЗ;

§ поэтапно до 31.12.2018 – в отношении рабочих мест, не указанных в ч. 6 ст. 27 Закона № 426‑ФЗ (к ним относятся офисные рабочие места) и введенных в эксплуатацию до 01.01.2014.

o Кроме этого, работодатель обязан проводить внеплановую специальную оценку в случаях, перечисленных в ст. 17 Закона № 426‑ФЗ.

Наши рекомендации