Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ [4], включает:
1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т. д.).
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Коммерческая тайна (КТ) – это научно-техническая, коммерческая, организационная или иная, используемая в предпринимательской деятельности, информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.
К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т. п.
Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к КТ, перечислены в статье 139, части I Гражданского кодекса РФ [16]. К ним относятся:
- действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;
- отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
- принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:
-определение сведений, составляющих КТ предприятия;
- обеспечение порядка их защиты.
Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.
Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока:
- научно-техническая (технологическая) информация;
- деловая информация.
Научно-техническая информациявключает:
- сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;
- используемые материалы;
- рецептуры;
- методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);
- новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;
- программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;
- организация системы безопасности предприятия.
Деловая информациявключает:
- сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т. п.);
- сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;
- сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции
- планы развития предприятия;
- планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);
- анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;
- планы рекламной деятельности;
- списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов;
- структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание;
- кадровый состав и его формирование;
- сведения из деловой переписки.
Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:
- информация, содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью;
- информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;
- информация, связанная с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджет;
- информация по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;
- информация о наличии свободных рабочих мест;
- информация, связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;
- информация по обеспечению безопасных условий труда.
Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;
- ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;
- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
- использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;
- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.
Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.
Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В этом документе основными являются следующие обязательства:
- не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы;
- соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ;
- не использовать сведения, составляющие КТ без согласия ее владельца;
- не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.
Работник, получивший доступ к конфиденциальной информации, должен подписать индивидуальное письменное обязательство о неразглашении коммерческой тайны (см. Приложение 20). Оно составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.
Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему (порядок обеспечения сохранности КТ предприятия может быть закреплен в трудовом контракте (договоре) с работником). Примерный перечень сведений, составляющих КТ предприятия приведен в Приложении 21.
В случае необходимости этот перечень может быть дополнен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.
Если сведения из «Перечня...» переносятся в документы, то документы также становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.
Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия (см. Приложение 22). Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.
Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.
Гриф «Конфиденциально» или «КТ» показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т. п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.
На документе с грифом «KT» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе»), например:
«Составлен в двух экз.:
экз. № 1 - в адрес;
экз. № 2-в дело № 1-7».
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.
На обороте листа документа, имеющего гриф «Конфиденциально», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом (фамилии должностных лиц, имеющих доступ к документу, могут указываться в резолюции), например:
«Разрешаю:
Лаврову Е.М.
Казакову А. Л.
Подпись руководителя
Дата».
Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.
Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов» с грифом «КТ» (см. Рис. 5). При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих документы, содержащие конфиденциальную информацию, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).
Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Рис. 5. Журнал регистрации документов с грифом «КТ»
Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.
Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ»» (см. Рис. 6).
Рис. 6. Журнал учета выдачи документов с грифом «КТ»
При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить № полученного документа с № в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.
Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).
При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет № документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.
Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.
Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ»».
Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т. п. с принятием необходимых мер предосторожности (подобный порядок работы распространяется на другие носители конфиденциальной информации - дискеты, диски и пр.).
На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ», которые должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ»».
Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.
Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:
- проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;
- отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;
- отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.
Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.
В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.
На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ»» вносятся соответствующие отметки об утрате.
При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к «КТ», обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.
При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись.
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28).
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ.
4. Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (ред. от 23.09.2005) «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».
5. Федеральный закон № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г. (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 10.01.2003 № 15-ФЗ).
6. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994 г. (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.03.2008 № 28-ФЗ).
7. Андреева В. И. Делопроизводство. Организация и ведение. — М.: КноРус, 2010 - 296 с.
8. Анодина Н. Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления: практ. пособие / Н. Н. Анодина. – 7-е изд., испр. – М.: Издательство «Омега-Л», 2012. – 94 с.
9. В ближайшем будущем круглые печати перестанут существовать - http://na46.ru/otmena-kruglaya-pe4at/
10. Охотников А. В., Булавина Е. А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – 288 с.
11. Теплицкая Т. Ю. Все виды деловой корреспонденции: правила составления и оформления / Т. Ю. Теплицкая. – 2-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 181 с.
12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536.
13. http://dic.academic.ru/dic.nsf/enc3p/162582.
14. http://ru.wikipedia.org/wiki/%C4%EE%E3%EE%E2%EE%F0.
15. http://ru.wikipedia.org/wiki/%C8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%FF.
16. http://vladrieltor.ru/gragdkodeks.
17. http://www.evfrat.ru/articles/press/19.09.2012/.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
Образец Приказа
Эмблема (логотип) ОАО «Грифон»
ПРИКАЗ
«_»____ 201_ г. № __
Об утверждении порядка работы предприятия в 2007 году
В связи с …
(основание)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить …
2. Признать утратившим силу ….
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на …
Руководитель предприятия (подпись, расшифровка подписи)
(визы оформляются на оборотной стороне)
Приложение 2