Форма справки о состоянии исполнения документов
74
Приложение № 9
к п.9.1.3
| Наименование федерального органа исполнительной власти Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 № _____ _____________________ (место составления) На_________________год |
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Название раздела | ||||
| Наименование должности руководителя структурного подразделения | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
СОГЛАСОВАНО
| Наименование должности руководителя службы ДОУ | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
| Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
75
Продолжение приложения № 9
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___________ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: |
| Наименование должности ответственного за делопроизводство | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
| Итоговые сведения переданы в службу ДОУ | Подпись | Расшифровка подписи |
| Наименование должности, передавшего сведения | ||
| Дата |
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
федерального органа исполнительной власти
76
Приложение № 10
к п.9.1.3
| Наименование федерального органа исполнительной власти НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 № _____________ ____________________________ (место составления) На ______________ год | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи Дата |
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Название раздела | ||||
| Наименование должности руководителя | ||
| службы ДОУ федерального органа | ||
| исполнительной власти | Подпись | Расшифровка |
| подписи | ||
| Дата |
Виза зав. Архивом
(лица, ответственного за архив)
| СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК от ____________ № ___________ | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК федерального архива от ____________ № _____________ |
77
Продолжение приложения № 10
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____________ году в федеральном органе исполнительной власти
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: |
| Наименование должности руководителя службы ДОУ | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата | ||
| Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности, передавшего сведения | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел
федерального органа исполнительной власти
78
Приложение № 11
к п. 9.2.8
код федерального архива ________
код федерального органа
исполнительной власти ________
| ____________________________________________________ | Ф. №_____________ |
| ____________________________________________________ | Оп. № ___________ |
| ____________________________________________________ | Д. № _____________ |
____________________________________________________
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________
__________
__________
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)
ДЕЛО № _____ том № ___
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________
__________
__________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
__________________________________________________________________
(ДАТА)
На _________ лист
Хранить _____________
| Ф. №_______ Оп .№______ Д. №___________ |
Формат С4 (230 x 320 мм)
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
79
Приложение № 12
к п. 9.2.8
Лист-заверитель дела № ________
В деле подшито и пронумеровано _____________________________лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы _____________ пропущенные номера ________
+ листов внутренней описи __________________________________________
| ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА | №№ листов |
__________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
80
Приложение № 13
к п. 9.2.8
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _____________________
| № пп | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
| Наименование должности лица, | ||
| составившего внутреннюю опись | ||
| документов дела | Подпись | Расшифровка |
| подписи | ||
| Дата |
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
81
Приложение № 14
к п. 10.1.12
__________________________________________________________________
(наименование федерального органа исполнительной власти)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ №
| № пп | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
| 61 | ||||||
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено _______________________ дел с № _____________
(цифрами и прописью)
по № ______________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
| Наименование должности | ||
| составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО2 |
| Наименование должности руководителя службы ДОУ | Протокол ЭК структурного подразделения |
| Подпись Расшифровка подписи | от ________ № _____ |
| Дата |
82
Продолжение приложения № 14
Передал _______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ________________ регистрационно-контрольных картотек к документам3
(цифрами и прописью)
| Наименование должности сотрудника | ||
| структурного подразделения | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата
Принял ________________ дел и _____________________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
| Наименование должности работника | ||
| архива федерального органа | ||
| исполнительной власти | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения
83
Приложение № 15
к п.10.1.18
| Наименование федерального органа исполнительной власти | УТВЕРЖДАЮ |
| АКТ | Наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти |
| ____________ №___________ ________________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению | Подпись Расшифровка подписи Дата |
На основании______________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
__________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _________________
(название фонда)
| № пп | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номен-клатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенкла-туре или № дела по описи | Коли-чество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
Итого____________________________________ дел за ___________годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________ годы утверждены, а по личному составу
согласованы с ЭПК ________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от_____________ № _____________ )
| Наименование должности лица, | ||
| проводившего экспертизу | ||
| ценности документов | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от __________ № ________________
84
Продолжение приложения № 15
Документы в количестве ________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ___________________________ кг сданы в _______________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________________
№ _____________________________
| Наименование должности работника | ||
| федерального органа исполнительной | ||
| власти, сдавшего документы | Подпись | Расшифровка подписи |
| Изменения в учетные документы внесены. | ||
| Наименование должности работника | ||
| архива (службы ДОУ), внесшего | ||
| изменения в учетные документы | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
85
Содержание
| Стр. | |
| I. Общие положения | |
| II. Документация федерального органа исполнительной власти | |
| III. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов | |
| 3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации | |
| 3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации | |
| 3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации | |
| 3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти | |
| IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов | |
| 4.1. Приказ, распоряжение | |
| 4.2. Положения, правила, инструкция | |
| 4.3. Протокол | |
| 4.4. Служебные письма | |
| V. Правила оформления документов | |
| 5.1. Бланки документов | |
| 5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов | |
| VI. Организация документооборота и исполнения документов | |
| 6.1. Организация документооборота | |
| 6.2. Организация доставки документов | |
| 6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов | |
| 6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов |
86
| 6.5. Порядок прохождения внутренних документов | |
| 6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи | |
| 6.7. Учет количества документов | |
| 6.8. Работа исполнителей с документами | |
| 6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов | |
| VII. Поисковая система по документам | |
| 7.1. Регистрация документов | |
| 7.2. Организация поисковой системы по документам | |
| VIII. Контроль исполнения документов | |
| 8.1. Организация контроля исполнения | |
| 8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации | |
| IX. Организация документов в делопроизводстве | |
| 9.1. Составление номенклатур дел | |
| 9.2. Формирование и оформление дел | |
| 9.3. Организация оперативного хранения документов | |
| X. Порядок передачи документов на хранение в архив | |
| 10.1. Экспертиза ценности документов | |
| 10.2. Подготовка и передача документов в архив | |
| Приложение № 1. Образец оформления постановления | |
| Приложение № 2. Образец оформления приказа | |
| Приложение № 3. Образец оформления распоряжения | |
| Приложение № 4. Образец оформления письма | |
| Приложение № 5. Образец оформления протокола | |
| Приложение № 6. Форма справки о документообороте | |
| Приложение № 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ) | |
| Приложение № 8. Форма справки о состоянии исполнения документов |
87