Источники бизнес-информации

Касаясь источников информации, Лавин (Lavin, 1987) предложил классифицировать всю бизнес-информацию двумя способами. Классификация первым способом предполагает, что информация может быть либо первичной, полученной в результате исследования или анализа, инициированного фирмой, либо вторичной, полученной из каких-то уже имеющихся источников. Второй способ подразделяет информацию на внутреннюю и внешнюю по отношению к фирме. Далее Лавин классифицирует вторичные источники по характеру доступа к ним. Эти источники могут быть:

публичными, доступными для любого исследователя;

частными, составляющими собственность определенной компании или института (но с возможностью доступа к ним за плату);

подписными, представляющими собой гибрид публичных и частных источников, когда информация находится в чьей-то собственности, но постоянно обновляется и становится доступной для определенного ограниченного круга подписчиков.

Рис. 1 описывает базовую классификацию источников информации, разделенную по стратегиям поиска. Стратегии могут быть либо официальными, использующими специализированных поставщиков информации, либо неофициальными, использующими различные каналы; они также могут быть активными (когда ищут источники информации) или пассивными (анализ информации из уже известных источников). Комбинация нескольких таких стратегий может быть вполне достаточной, но это зависит от объекта.

При поиске источников информации особое внимание нужно уделять таким вопросам, как стоимость и конкретность получаемой информации, надежность и гарантии достоверности информации. К сожалению, имеется прямая зависимость (причем обычно очень тесная) между степенью конкретности информации и стоимостью ее получения. Необходима оценка надежности информации (с заданием допустимой погрешности); она должна включать источник, срок, в течение которого информация остается актуальной, и ее анализ. Репутация источника — это одно, а использование доказательств, подтверждающих ее, или “триангуляция” информации, — совсем другое.

Приведем несколько наиболее распространенных источников бизнес-информации:

− правительственные учреждения;

− библиотеки;

− торговые ассоциации;

− компании, занимающиеся частными исследованиями и информацией;

− газеты и журналы;

− службы бизнес-информации;

− базы данных в режиме онлайн.

Некоторые источники стоит прокомментировать. Правительственные учреждения, как государственные, так и надгосударственные, могут служить хорошим источником необработанных данных, особенно рыночных и макроэкономических, а также информации, касающейся регулирования. Однако часто эти данные нужно интерпретировать или анализировать. Некоторые правительственные учреждения пытаются сами сделать анализ; например, посольства Великобритании за границей предоставляют отчеты об исследованиях рынков заинтересованным компаниям, но качество их бывает разным, а иногда отчеты немногим отличаются от простого перечисления названий и адресов. В том, что касается экспортных рынков, торговые ассоциации зачастую являются более полезным источником.

Число компаний, занимающихся частными исследованиями и информацией, за последние годы выросло в несколько раз; они специализируются на сборе информации о рынках и конкурентах. Газеты и журналы представляют собой источник бесплатной (обычно), но не фильтрованной информации по широкому кругу вопросов. Службы бизнес-информации чаще всего предоставляют услуги по поиску специальной и детализированной информации на основе подписки или продажи. Обычно это коммерческие организации, но такие услуги предоставляют и академические учреждения. Примером коммерческих организаций могут быть служба кредитной информации Dun & Bradstreet или компания A.C. Nielsen, занимающаяся исследованиями рынка. В качестве примера академических учреждений можно привести Centre for Economic Forecasting при London Business School, предоставляющий макроэкономические анализы и прогнозы, и Small Business Foresight, предлагающий услуги по анализу и прогнозированию для держателей акций мелких компаний.

Развитие информационных технологий увеличило число и повысило уровень баз данных на CD-ROM и в режиме онлайн, предоставляющих как количественную, в частности статистическую и подробную финансовую информацию (например, Datastream, FAME, Eurostat, NOMIS), так и качественную, такую как информация о рынках и конкурентах, которую предоставляют службы новостей (например, Nexis, McCarthy, Reuters Business Briefing). Интернет со своей всемирной паутиной предлагает невероятное количество информационных сайтов, а также средств обмена информацией по всему миру (см. ИНТЕРНЕТ; WORLD WIDE WEB).

Количество источников информации растет невероятными темпами, а в процессе поиска информации фирмы опираются на использование средств поиска в режиме он-лайн, таких как Lycos, созданный университетом Carnegie Mellon, WebCrawler, или InfoSeek (см. Поисковые системы в Интернете). Эти средства позволяют искать информацию многими способами: одни ищут по заголовкам и названиям, другие ищут сами документы, третьи еще как-нибудь. Для подписчиков количество услуг в Интернете вообще, а также в частных сетях, таких как Microsoft Network, продолжает расти, обеспечивая доступ к конкретной, очень подробной информации.

Всегда имеется большой спрос на специфическую информацию по секторам и регионам, и он продолжает расти. Группы определенных интересов, блоки новостей и доски объявлений в Интернете позволяют выделять пучки узкоспециализированной информации и таким образом увеличивать полезность доступной информации. Обмен информацией по всему миру в режиме реального времени способствует установлению контактов и поддержанию взаимоотношений. Он быстро стал неотъемлемой частью ведения бизнеса, а неизбежный приход надежно защищенных систем электронных торгов в дальнейшем ускорит этот процесс.

Информационные технологии увеличили возможности доступа к первичным источникам информации внутри компании. Менеджерские информационные системы (MIS) и администраторские информационные системы (EIS) собирают информацию из таких источников, как отчеты о продажах, производственные отчеты, а также добывают информацию о рынках, финансах и производстве (см. информационные системы для руководителей). Использование усложненных баз данных сделало возможными методы маркетинга взаимодействия, а новое программное обеспечение позволило развивать автоматизированные и даже “интеллектуальные” электронные формы (см. Географические информационные системы). Очевидно, что качество информации зависит от качества информационной системы и профессионализма людей, отвечающих за входные данные.

Роль бизнес-информации

Дибольд (Diebold, 1985) подчеркивает, что потребность в информации неявно присутствует в каждом действии менеджера. Он утверждает, что вся работа в современном офисе делится на шесть основных частей:

вход, сбор необработанных данных;

коммуникации, перемещение информации от одного источника к другому;

обработка, преобразование информации из одной формы в другую;

хранение, сохранение обработанной информации;

поиск, процесс доступа к хранящимся данным;

выход, формирование данных или информации в виде, удобном для пользователя.

Эта классификация совпадает с точкой зрения Друкера (Drucker, 1967), который предложил применять в качестве отличительной черты руководителя его способность контролировать и использовать знание. Сейчас это общепринятая точка зрения; тем не менее все еще продолжаются споры относительно природы информации и степени, в которой ее можно использовать. Точка зрения прагматиков резюмирована Гарнхэмом (Garnham, 1983), который считал, что информация — это функция, основная цель которой заключается в развитии рынков и увеличении прибыли. Коннел (Connell, 1983) придерживается иного мнения о бизнес-информации: поскольку ее нужно интерпретировать, чтобы получить знание, то способность экономической власти контролировать информацию ограничена. Наконец, информация остается вне зоны контроля фирмы, так как информацию о фирме могут получить пользователи со стороны; именно поэтому общество гораздо более могущественно, чем фирма.

Организации используют информацию в четырех основных целях:

− для создания возможности функционировать или, говоря словами Гарнхэма, для роста прибыли и расширения рынков;

− для снижения риска и уменьшения неопределенности;

− для получения власти и средств воздействия на других;

− для контроля и оценки производительности и эффективности своей фирмы.

Из этих ролей самой важной является снижение риска. Теоретически можно принимать решения, вообще не основываясь ни на какой информации: так поступает биржевой спекулянт, хотя опытные биржевые спекулянты будут утверждать, что при принятии решений они используют такую информацию, как расчет вероятностей. Однако сомнительно, чтобы какая-нибудь серьезная компания принимала решения (особенно связанные с затратами или с риском потери дохода) таким образом. Информация может быть разрозненной и очень неполной (в 1989 г. один коммерческий банк принял решение о перемещении большой части своих активов с целью инвестирования в Германию, основываясь лишь на той информации, что Берлинская стена пала), но она, тем не менее, должна иметься в наличии (см. Системы поддержки принятия решений). В то же время многие организации вынуждены решать, когда информации для эффективного управления издержками уже достаточно; способность управлять информацией так, чтобы получать от нее пользу и минимизировать издержки, является важным навыком для тех, кто управляет информацией.

Отсюда следует, что чем больше информации есть у компании, тем меньше уровень риска в ее последующих действиях. Пример этого можно найти в маркетинге. Для специалиста по маркетингу теоретическим идеалом была бы возможность идентифицировать каждого индивида на целевом рынке и иметь информацию о его желаниях, потребностях и моделях потребления. Большинство маркетинговых исследовательских программ нацелено на приближение к этому идеалу, насколько возможно, а все многообразие инструментов используется, чтобы извлечь как можно больше единиц информации. Ситуация, когда вся доступная информация есть у всех участников рынка, известна как эффективный рынок; на таком рынке нет неопределенности, а так как ввиду отсутствия конкуренции все участники рынка действуют рационально, на нем нет риска. Рынками, наиболее приближенными по этим характеристикам к эффективному рынку, являются рынки капитала, а особенно рынки акций.

Однако даже на рынках капитала нет информационной эффективности, а на рынках потребительских товаров и услуг эффективный рынок невозможен чисто логически, если только маркетологи не смогут найти способа, как идентифицировать и анализировать модель поведения каждого отдельного потребителя. Но даже в таком случае этот метод пришлось бы сделать доступным не для одной только фирмы, а для всех участников рынка, которые тоже стали бы его использовать. Пока существует асимметрия информации, фирмы, обладающие большим количеством информации, чем их конкуренты, будут господствовать над ними. Информация позволяет компаниям действовать первыми, а если у них есть более надежное знание, чем у конкурентов, то информация дает им более высокий шанс завоевать рынок.

Процесс сбора информации

Активный сбор информации чаще всего бывает ad hoc1 и фокусируется на конкретном решении или событии; он редко бывает постоянным и осознаваемым именно как процесс сбора информации. В очень немногих компаниях изучение окружающей среды существует официально; происходит ли это так, зависит от стратегических условий для них (от их осведомленности) и от их чувствительности к различным аспектам окружающей среды.

Регулярный сбор информации возникает как составная часть бизнеса, но более целенаправленную работу можно включить в состав мероприятий по ежегодному планированию и составлению бюджета, по координации стратегических решений с прогнозами внешних и внутренних условий, по разработке новых товаров, услуг, рынков либо рационализации обеспечения. Пассивный сбор информации возникает в большинстве случаев в процессе различных взаимодействий или операций в бизнесе, а также во время неофициального обмена. Когда менеджеры сталкиваются с какой-либо сложной, по существу неопределенной, но стратегически важной для фирмы проблемой, процесс поиска информации становится более активным, официальным и целенаправленным.

Различные виды информации компании склонны собирать разными способами, например, маркетинговую и сбытовую информацию — более неформально, чем финансовую и законодательную информацию, которую собирают официально. (Jenkins, 1994). Хотя процесс сбора информации представляет собой комбинацию официальных и неофициальных схем, наблюдается тенденция к тому, чтобы использовать официальный подход к информации, касающейся регулирования, и к служебным видам информации. И все же часто сведения о лучших официальных источниках информации поступают через неофициальные каналы. Менеджеры, особенно в небольших фирмах, предпочитают обращаться к людям, а не к документам. Джинтер и Дункан (Ginter & Duncan, 1990), а также Шарки (Sharkey, 1992) подтверждают это предпочтение и подчеркивают, что не следует пренебрегать внутренними источниками информации, так как зачастую они оказываются очень ценными.

Сбор информации как процесс состоит из двух частей: непрерывный сбор общих деловых сведений от неформального общения с коллегами и других контактов как часть повседневной деятельности, а также постоянная подпитка информацией из более официальных сетей, откуда поступают важные новости.

Навыки управления информацией

Основные навыки, которые требуются для получения и использования информации, — это поиск, анализ, структурирование, хранение и манипуляция. Галиерс отстаивает необходимость подходить к сбору новой информации, основываясь на уже имеющейся, а также важность интерпретации информации следующей фразой: “Мы предполагаем, что всего лишь набор данных, являющихся побочным результатом деятельности фирмы, обеспечит нам принятие решений, основанное на имеющейся информации. Но очень часто это приводит к тому, что мы называем “информационной перегрузкой”” (Galliers, 1993) (см. Информационная перегрузка).

Сегодня растет сложность сбора информации и управления ею; значит, это требует все больше времени и базовых навыков, необходимых менеджерам для управления информацией, часто не хватает. Блэйер и Гордон поддерживают мнение, что растет значение контроля и управления письменной информацией в фирмах: “Менеджеры бывают перегружены массой бесполезной информации, которая часто делает запутанными действительно важные документы” (Blair & Gordon, 1991). Такое неправильное управление мешает правильному принятию решений и планированию и ухудшает результаты деятельности фирмы. Когда имеющейся в распоряжении информацией не могут или не хотят правильно управлять, это часто приводит к двойной трате сил и средств. “Если бы мы управляли своими деньгами так же, как управляем информацией, то мы бы уже давно разорились” (авторство приписывается Делано Слоту, процитировано у Баббара и Рея (Babbar & Rai 1993).

Управление информацией в теории и на практике зачастую приводит к двум распространенным проблемам. Первая, о которой уже упоминалось выше, касается выбора информации. Высокоточные методики сбора информации часто компрометируются неправильными и совершенно недостаточными критериями отбора, которые могут привести к сужению целей организации и к ограничению ее возможностей. Следовательно, для большинства критериев отбора информации рамки следует определить максимально широко. Вторая, очень часто встречающаяся проблема заключается в том, что приобретение и распространение информации являются последними этапами в информационной цепочке. Однако слишком мало сообщается о том, как можно применить информацию с максимальной пользой.

Важной разработкой последнего времени стало появление “управления знаниями”, дисциплины, связанной с управлением информацией, но отличной от нее (см., например, Венцина (Venzin, 1997)) (см. корпорации знания). Хотя управление информацией включает в первую очередь выбор и сбор информации, управление знаниями — понятие гораздо более широкое и включает такие разделы, как идентификация знания, управление знанием, развитие знания и использование знания. Таким образом, управление знаниями занимается вопросами, как получать, использовать, распространять и трансформировать знания, а также находится в непрерывном поиске практических преимуществ для фирмы. Возможность того, что в ближайшем будущем управление знаниями отнесут к разделу управления информацией или что управление информацией через какое-то время станет чем-то большим, чем просто техническая деятельность по сбору и хранению информации, кажется вполне вероятной.

Использование информации

Говоря практическим языком, бизнес-информация позволяет бизнесу совершать много дел. Главной движущей силой сбора и анализа бизнес-информации является повышение конкурентоспособности. Сейчас для эффективного использования информации фирмы чаще всего используют компьютер и телекоммуникационные технологии.

Потенциальные выгоды от эффективных информационных и коммуникационных систем включают те, что приведены Фулером и Дженкинсом (Fuller & Jenkins, 1995) в табл. 1. Пользу от улучшения процесса обмена информацией можно описать как улучшение взаимоотношений с клиентами и поставщиками, оптимизацию операций в бизнесе, а также более быстрый доступ к ресурсам и услугам экспертов.

Однако сейчас все чаще стали признавать, что одной информации недостаточно. Для того чтобы использовать информацию эффективно, фирмы должны обладать механизмами “трансформации” информации в знание и использования этого знания как имущества. Несмотря на то что десять лет назад учебники по менеджменту и статьи в журналах провозглашали информацию как самый ценный товар, сейчас акцент делается на знании. Успех компании в будущем, по-видимому, зависит только от понимания взаимосвязи между ними, а также от того, насколько правильно компания ими управляет.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности и, прежде всего, к созданию фирм, занятых информационным бизнесом, разработкой информационных технологий, их совершенствованием, распространением компонентов АИТУ, в частности программных продуктов, автоматизирующих информационные и вычислительные процессы. К их числу относят также вычислительную технику, средства коммуникации, офисное оборудование и специфические виды услуг - информационное, техническое и консультационное обслуживание, обучение и т. п. Это способствовало быстрому распространению и эффективному использованию информационных технологий в управленческих и производственных процессах, практически к повсеместному применению АИТУ и их большому многообразию.

Принятие правильных решений в области научно-исследовательских работ становится невозможным без полной информации о деятельности не только конкурентов, но и новых фирм на рынке, а также о способности поставщиков и потребителей отстаивать свои интересы.

Правильное определение бизнеса фирмы обычно требует принятия во внимание трех факторов: 1) потребностей покупателей (что надо производить?); 2) специфических групп покупателей (для кого надо производить?); 3) технологического или функционального исполнения (как, каким образом удовлетворяются потребности покупателей?)

Информационное пространство бизнеса включает:

· биржевую и финансовую информацию;

· экономическую и статистическую информацию;

· коммерческую информацию;

· юридическую информацию;

· политическую информацию.

Предприниматель отбирает из множества потоков информации то, что соответствует его целям и способствует реализации предпринимательской идеи.

Он должен поставить задачу, установить обратную связь, при необходимости изменить условия, получить варианты решений, оценить эффективность полученных решений, выбрать оптимальный (или квазиоптимальный) вариант и оптимальным образом реализовать свою идею.

Информационные технологии при ведении бизнеса могут выступать в следующих качествах:

· как инструмент составления документации (взаимодействие разработчиков и графическая интерпретация позволяют полностью документировать процесс);

· как средство визуализации производства (на мониторах можно отражать информацию, характеризующую ход производства, в том числе отражающую его узкие места);

· как средство слежения (мониторинга) и контроля (протоколирование процессов позволяет получать специфическую информацию о производственном периоде, времени начала и окончания работ, неполадках, причинах возникновения проблем, состоянии портфеля заказов);

· как средство поддержки пользователей при принятии управленческих решений.

Предприятие пронизано множеством информационных потоков. Эти потоки можно выделить укрупнено как внешнюю и внутреннюю информационную среду предприятия. Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Фирма должна постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социально-культурные и физико-экологические факторы.

Внутренние информационные потоки определяются отношениями, сложившимися в трудовом коллективе, а также производственными знаниями (ноу-хау). К внутренним параметрам относятся производственные и кадровые. Производственные параметры включают характеристики стратегических хозяйственных областей, организации и хода производственного процесса, фирменной культуры, применяемой техники и т. п. К кадровым параметрам можно отнести психологические особенности персонала, личные амбиции, возможности профессионального развития, готовность к кооперации.

Динамичное развитие внутренней и внешней среды предприятия требует изменения требований к информационным технологиям, что выражается в следующем:

· с переходом от централизованного управления к децентрализованному встал вопрос о создании такой информационной технологии, с помощью которой можно было бы обеспечивать необходимой информацией менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации;

· использование информационной технологии должно нивелировать организационную сложность предприятия;

· использование информационной технологии должно обеспечить коммерчески выгодные интерфейсы и сжатие внутрифирменной и внешней информации;

· выбранная информационная технология должна обеспечить соответствующую коммуникационную структуру, в том числе коммуникационную структуру виртуальных предприятий (реализация современных высокопроизводительных организационных проектов, например, создание виртуальных организаций, без жесткой привязки производственных участков к определенному месту требует полного использования потенциала информационных технологий с помощью телекоммуникационных средств);

· информационная технология должна обеспечить интеграцию децентрализованных систем (организационным рычагом могут стать виртуальные межотраслевые предпринимательские группы).