Глава 5 система документации по личному составу
ВИДЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Документы по личному составу (кадровые документы) выделены в отдельную группу, поскольку имеют узконаправленную специфику - отражение трудовой деятельности персонала.
Однако в этой группе могут встречаться и организационные документы (правила внутреннего распорядка, штатное расписание, должностная инструкция, трудовой договор), и распорядительные документы (приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, распоряжения), и информационно-справочные документы (личные карточки, заявления, справки).
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
 |
Штатное расписание – это документ, применяемый для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением), содержащий перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. При отсутствии этой должности в организации руководство компании самостоятельно решает вопрос, кому делегируется данная обязанность. Если руководитель делегирует данную обязанность кому-то из подчиненных, у которого не прописан данный пункт в должностной инструкции и трудовом договоре, то такое лицо назначается при помощи приказа по основной деятельности. Утверждается штатное расписание также приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Примерные формы этих документов приведены ниже. Констатирующая часть в нем может не оформляться, если штатное расписание вводится впервые и нет необходимости в каких-либо пояснениях по его введению.
Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя. Заголовки приказа в данном случае могут быть следующими:
- О внесении изменений в штатное расписание;
- Об изменении штатного расписания;
- О частичном изменении штатного расписания.
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- изменение организационной структуры предприятия;
-реорганизация компании;
- изменение законодательства.
УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ
Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.
Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации «О первичных учетных документах» были разработаны и утверждены 5 января 2004 года Постановлением Госкомстата новые формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В соответствии в Постановлением, формы по учету кадров распространяются на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации.
К утвержденным формам относятся:
| Номер формы | Наименование формы |
| Т-1 | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу |
| Т-1а | Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу |
| Т-2 | Личная карточка работника |
| Т-2ГС | Личная карточка государственного служащего |
| Т-3 | Штатное расписание |
| Т-4 | Учетная карточка научного, научно-педагогического работника |
| Т-5 | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу |
| Т-5а | Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу |
| Т-6 | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику |
| Т-6а | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам |
| Т-7 | График отпусков |
| Т-8 | Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником |
| Т-8а | Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками |
| Т-9 | Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку |
| Т-9а | Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку |
| Т-10 | Командировочное удостоверение |
| Т-10а | Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении |
| Т-11 | Приказ (распоряжение) о поощрении работника |
| Т-11а | Приказ (распоряжение) о поощрении работников |
Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) составляется на каждого, вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1а.