Подробная характеристика пакетов прикладных программ, используемых в экономической деятельности

В связи с тем, что ППП, используемых в экономической деятельности огромное множество, в своей работе я рассмотрела характеристику программ автоматизации бухгалтерского учёта и подробную характеристику программы «1-С: Предприятие».

3.1. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учёта

Бухгалтерские программы предназначены для ведения бухгалтерского учёта, подготовки финансовой отчётности и финансового анализа деятельности предприятия. Из-за несовместимости отечественного бухгалтерского учёта с зарубежным в нашей стране используются почти исключительно отечественные бухгалтерские программы.

Для предприятий, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, достаточно применение относительно простых и недорогих программ, позволяющих вести книгу хозяйственных операций и составлять на её основе баланс и финансовую отчётность. Такие программы обычно включают некоторые средства, облегчающие ведение и других участков учёта – начисления заработной платы, учёта материалов, основных средств и т.д. К ним относятся программы фирмы «1-С» («1-С: Бухгалтерия», «1-С: Предприятие», «1-С: Торговля и склад», «1-С: Зарплата и кадры»), программа «Турбо-бухгалтер» фирмы «ДИЦ», «Бухгалтерия малого предприятия» фирмы «Инфософт».

Для предприятий с большими объёмами хозяйственных операций требуются более широкие возможности учёта, которые обеспечивают: ведение складского учёта, контроль за выполнением договоров, отслеживание взаимоотношений с дебиторами и кредиторами, управленческий учёт, финансовый анализ и другие. Такие виды работ можно автоматизировать с помощью программ указанного выше класса, но большие удобства обеспечивают комплексные системы бухгалтерского учёта, такие как бухгалтерии фирм «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и других. [3; с 56]

Для предприятий, совершающих сотни и тысячи хозяйственных операций в день, использование одного компьютера для обеспечения их ввода становится невозможным. В таких случаях требуются сетевые или распределённые бухгалтерии, когда ввод и корректировка бухгалтерских данных производятся одновременно на нескольких компьютерах, что обеспечивает разделение труда учётных работников. К этому классу относятся бухгалтерии фирм «Бианит», «Плюс-Микро» и другие.

Кроме названных широкое распространение на рынке программных средств получили и другие программные комплексы. [1; с 65]

3.2. Программа «1-С: Предприятие»

Принципы функционирования программы «1-С: Предприятие»Программа «1-С: Предприятие» - это универсальная программа, предназначенная для автоматизации деятельности предприятия. Главной её особенностью является конфигурируемость. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки и т. д. – всё это определяет конфигурация программы. В качестве типовой поставляется конфигурация для конкретной области применения, но и она может быть изменена, дополнена и разработана заново.Система имеет компонентную структуру, основными её компонентами являются подсистемы «Бухгалтерский учёт», «Оперативный учёт», «Расчёт». Компонента «Бухгалтерский учёт» отражает реализуемые хозяйственные операции. Компонента «Оперативный учёт» предназначена для автоматизации оперативного учёта наличия и движения средств (ресурсов). Компонента «Расчёт» предназначена для автоматизации, периодически выполняемых расчётов.Функционирование системы включает два этапа – конфигурирование (или настройку системы) и непосредственную работу пользователя с информационной базой.На этапе конфигурирования системы производится:- настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями предприятия;- формируется состав плана счетов, и определяются их свойства;- определяются структуры и свойства справочников и документов;- описываются формы и алгоритмы построения отчётов;- разрабатываются виды расчётов;- настраиваются общие интерфейсные компоненты – меню, панели инструментов, комбинации клавиш и т. д.Технологическими средствами конфигурирования и администрирования являются: встроенный язык программирования, механизмы запросов, встроенный текстовый редактор, встроенный редактор диалогов, встроенный редактор табличных форм, конструкторы, системы настройки пользовательских интерфейсов.На этапе работы с информационной базой производится:- ввод документов и операций;- заполнение справочников;- формирование отчётов и т. д. [4; с 134] Базовые понятия системы «1-С: Предприятие»Базовыми понятиями системы являются:- константы. Они используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и изменяемые данные. Это наиболее общая информация об организации: «Наименование предприятия», «Размер НДС», «ФИО главного бухгалтера» и другие;- справочники. Предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, используемых при ведении аналитического учёта и заполнении документов. Справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров и т. д.;- перечисления. Используются для описания наборов постоянных значений: видов оплат, типов сотрудников предприятия и т. д.;- документы. Используются для отражения происходящих на предприятии событий. Набор документов в программе совпадает с набором реальных первичных документов, используемых в организации. Для просмотра документов предусмотрены журналы;- журналы. Журнал документов позволяет просмотреть список документов или всех, или разделённых по видам документов;- отчёты. Применяются для получения информации, содержащей итоги и подобранной по определённым критериям;- обработки. Используются для выполнения различных сервисных и регламентных действий (например, индексации цен в справочниках товаров). [1;с 209] Специализированные понятия системы «1-С: Предприятие»Специализированными понятиями в системе являются:- бухгалтерские счета. Предназначены для хранения плана счетов бухгалтерского учёта. Счета, введённые в план счетов, используются для составления баланса предприятия и стандартных бухгалтерских отчётов;- операции. Предназначены для отражения данных о хозяйственной деятельности. Механизм типовые операции позволяет автоматизировать ввод часто повторяющихся операций на основе шаблона типовой операции;- проводки. Они не существуют отдельно от операций, принадлежат только одной операции и состоят из одной (простая проводка) или нескольких (сложная проводка) корреспонденций. Механизм корректные проводки предназначен для автоматического контроля вводимых операций;- журнал операций. Предназначен для просмотра списка бухгалтерских операций. Каждая операция отражается одной строкой с указанием даты, номера, содержания, суммы;- журнал проводок. Позволяет просмотреть проводки операций в виде общего списка. [4;с 150] Элементы настройки системы «1-С: Предприятие»Одним из элементов настройки системы является настройка форм используемых документов. При помощи документов производится ввод информации о совершаемых хозяйственных операциях, её просмотр и корректировка.Документы, создаваемые в процессе настройки конфигурации, являются электронными аналогами стандартных бумажных документов. В Конфигураторе создаётся не сам документ, а средство ввода документа в компьютер – его шаблон. Конфигуратор позволяет описать структуру документа, организовать диалог для ввода информации в документ и описать алгоритм построения печатной формы документа.В большинстве документов можно выделить две основные части – заголовочную и табличную. В заголовочной части находятся реквизиты, общие для всего документа. Например, в «Счёте на оплату» в заголовочную часть помещаются установочные данные документа – номер, дата, сведения о плательщике и получателе платежа.Табличная часть документа представляет собой список однотипных информационных строк, которые помимо наименований содержат разнообразную дополнительную информацию – количество, стоимость товаров и услуг и многое другое. Структура документа может содержать только одну табличную часть. [6; с 103] Аналитический учёт основных средств в системе «1-С: Предприятие»Организация аналитического учёта в целом и по каждому субсчёту в отдельности ведётся по инвентарным объектам основных средств, каждый из которых является элементом справочника «Основные средства». Форма справочника имеет вид таблицы, состоящей из трёх колонок: инвентарный номер (код), наименование и группа. Справочник предназначен для ведения списка объектов основных средств, используется при выписке документов, расчёте сумм амортизации, для ведения аналитического учёта на счетах:- 01 – Основные средства;- 02 – Амортизационные отчисления;- 03 – Доходные вложения в материальные ценности;- 83.1 – Прирост стоимости имущества при переоценке;- 98.2 – Безвозмездные поступления основных средств;- 001 – Арендованные основные средства;- 011 – Основные средства, сданные в аренду;- Н01 – Основные средства.Справочник может быть двухуровневым (состоит из основных средств, сгруппированных по определённому типу, например, арендованных) или одноуровневым (содержит перечень инвентарных карточек основных средств).Информация об объектах основных средств содержится в закладках:- закладка «Общие сведения» содержит сведения об объекте основных средств: инвентарный номер, наименование, вид, место эксплуатации, тип, ответственное лицо, состояние, способ поступления, первоначальная стоимость, дата ввода в эксплуатацию, дата выбытия, причины выбытия и начисление амортизации;- закладка «Бухгалтерский учёт» заполняется для основных средств, стоимость которых погашается через амортизационные начисления;- закладка «Налоговый учёт» определяет порядок начисления амортизации для целей налогового учёта. [3; с 403] Работа с документами в системе «1-С: Предприятие»Одним из документов по учёту основных средств является документ «Ввод в эксплуатацию основных средств». Он используется для зачисления на баланс организации основных средств, ввод в эксплуатацию которых оформляется актом по форме ОС-1, независимо от варианта их поступления в организацию.Структура формы документа:- закладка «Основные средства» содержит реквизиты: вид вложения во внеоборотные активы, объект внеоборотных активов, первоначальная стоимость. Стоимость, по которой основное средство принимается к учёту, складывается из стоимости приобретения основного средства и стоимости дополнительных услуг по доставке, установке и дооборудования. Все эти затраты учитываются на специальном калькуляционном счёте 08 «Вложения во внеоборотные активы». Экранная кнопка «Объём вложений во внеоборотные активы» служит для автоматического заполнения реквизита «Первоначальная стоимость» на основании итогов по счёту 08;- закладка «Общие сведения» содержит реквизиты: вид основных средств, срок полезного использования в месяцах, признаки начисления амортизации или износа, признак использования объекта основных средств для производственных целей, признак списания стоимости основных средств на затраты при вводе в эксплуатацию, признак включения стоимости объекта основных средств в состав материальных расходов для налогового учёта, прочие сведения об основных средствах;- закладка «Бухгалтерский учёт» может содержать разные реквизиты, что зависит от выбранных значений реквизитов «Подлежит амортизации» и «Списать затраты на производство» на закладке «Общие сведения». Если включен признак «Подлежит амортизации», на указанной закладке доступны для заполнения реквизиты: счёт, способ начисления амортизации. Если включен признак «Списать затраты на производство, то для заполнения становится доступным реквизит счёт;- закладка «Налоговый учёт» содержит реквизиты, определяющие порядок начисления амортизации для целей налогового учёта. Здесь необходимо заполнить реквизиты: первоначальная стоимость, амортизационная группа, способ начисления амортизации, специальный коэффициент. Управляющая кнопка «Записать» сохраняет документ, сформировав проводки, без закрытия формы документа. Управляющая кнопка «Акт ОС-1» позволяет сформировать «Акт приёма – передачи основных средств». Кнопка «ОК» обеспечивает выход из формы документа с сохранением формы. Управляющая кнопка «Закрыть» закрывает документ, не формируя проводок, сохраняя или не сохраняя форму документа. [3; с 234]

Заключение

Пакет прикладных программ (ППП) – это комплекс программ, предназначенный для решения задач определённого класса.

ППП являются наиболее динамично развивающейся частью программного обеспечения. Круг задач, решаемых с помощью ППП, постоянно расширяется. Внедрение компьютеров практически во все сферы деятельности во многом стало возможным именно благодаря появлению новых ППП. Помимо создания новых программных продуктов разработчики прикладных программ большие усилия тратят на совершенствование и модернизацию популярных систем, создание их новых версий.

ППП можно подразделить на ППП общего назначения, ППП организации вычислительного процесса, методо-ориентированные ППП и проблемно-ориентированные ППП. Данная классификация не является единственно возможной.

Для ведения бухгалтерского учёта, подготовки финансовой отчётности и финансового анализа деятельности предприятия предназначены бухгалтерские программы. Их существует огромное множество, и в зависимости от количества совершаемых хозяйственных операций на предприятии используется та или иная программа. Одной из таких программ является программа «1-С: Предприятие», которая предназначена для автоматизации деятельности предприятия.

В связи с тем, что экономическая деятельность будет существовать всегда, можно сделать вывод о том, что необходимость в использовании пакетов прикладных программ для эффективного управления этой деятельностью будет непрерывно расширяться.