Аналогично , введем покупателя

Отчет "Выполнение условий по договорам контрагентов"

Отчет «Выполнение условий по договорам контрагентов» предназначен для контроля дополнительных условий, оформленных по договору с контрагентом.

В отчете учитываются только те договора с поставщиком или покупателем, для которых определены дополнительные условия.

Дополнительные условия определяются в документе «Условия поставок (отгрузок) по договорам контрагентов».

В качестве условий поставок может быть, например общая сумма объема обязательных поставок за месяц и/или количество и цена тех товаров, которые должны быть обязательно закуплены за определенный в документе период времени.

В отчете выводится два вида показателей – по выполнению условий поставок в суммовом отношении и в количественном. При этом выводятся те данные, которые были определены при задании условий поставки и те реальные данные поступления или отгрузок, которые были произведены за период, выбранный в отчете.

Отчет может быть сгруппирован по контрагентам и договорам. Дополнительно к группировке по договорам выводится группировка по тем периодам, которые заданы при выполнении дополнительных условий по договору.

В качестве расшифровки данных в отчете можно вывести документ условий и документ выполнения условий.

Документ условий – это документ «Условия поставок (отгрузок) по договорам контрагентов», зарегистрированный по договору.

Документ выполнения условий – это те документы поступления или отгрузки, которыми производилось поступление или отгрузка позиций номенклатуры за период, указанный в отчете.

Дополнительно можно установить группировку по позициям номенклатуры («Номенклатура условий»).

Информация в договорах поставщика и покупателя может являться основой для организации финансового планирования и для управления материальными потоками. Вместе с документами «Заказ поставщику» , «Поступление товаров» , «Заказ покупателя» , «Реализация товаров» договора составляют информационную основу для управления процессом торговли и производства в реальном масштабе времени.

Склады

Введем два склада оптовый и розничный.

Организация торговли.

Отработаем правильную схему организации торговли. Заказ покупателя – заказ поставщику- поступление товаров – реализация.

5.1.Документ "Заказ покупателя"

Документ "Заказ покупателя" предназначен для оформления предварительной договоренности с покупателем или комиссионером о намерении приобрести товары.

Для кого оформляется заказ для покупателя или для комиссионера определяется тем видом договора, который выбран в документе.

При этом позиции номенклатуры могут быть зарезервированы как из текущего остатка на любом из складов (оптовом или розничном), входящих в состав компании, так и размещены в заказах поставщиков. Информация о том, где именно необходимо резервировать товар, указывается в табличной части документа в графе "Размещение".

В графе "Размещение" можно указать склад (оптовый или розничный), на котором необходимо зарезервировать товар или заказ поставщику, при поступлении товаров по которому, произойдет автоматическое резервирование по внешнему заказу. При этом по одному заказу товар может быть зарезервирован на нескольких складах и размещен в нескольких заказах поставщику.

Параметры резервирования и размещения могут быть заполнены автоматически.
Для этого в документе предназначены флаги "Автоматическое резервирование" и "Автоматическое размещение".

Если эти флаги установлены, то графу "Размещение" можно заполнить автоматически при нажатии на кнопку "Заполнить и провести". При этом в первую очередь позиции номенклатуры распределяются по ранее оформленным заказам поставщиков, и только потом резервируются из текущего остатка на складах. При размещении и резервировании позиций номенклатуры на складах, приоритетным будет являться тот склад, который указан в шапке документа.

Схему автоматического и ручного размещения можно совмещать. При установленных флагах "Автоматическое резервирование" и "Автоматическое размещение" можно вручную указать вариант размещения для некоторых позиций в спецификации документа. Тогда при нажатии на кнопку "Заполнить и провести" произойдет автоматическое размещение только по тем позициям, для которых не задан вариант размещения.

После проведения заказа можно откорректировать схему размещения и резервирования по заказу с помощью документа "Резервирование товаров".

При распределении позиций номенклатуры по заказам поставщиков учитывается предполагаемая дата отгрузки («Отгрузка») по документу "Заказ покупателя" и предполагаемая дата поступления («Поступление») по документу "Заказ поставщику". Дата поступления должна быть меньше даты отгрузки (товар должен поступить раньше, чем его предполагается отгрузить).

Нажав на кнопку "Анализ" можно получить подробный отчет о состоянии заказа покупателя.
В заказе можно указать предполагаемую дату оплаты («Оплата») и банк или кассу, куда должны поступить денежные средства по оплате заказа. Эта информация используется для планирования входящих платежей.

Для контроля отпускных цен в заказах можно использовать плановую себестоимость. В качестве типа цен плановой себестоимости устанавливаются те цены, по отношению к которым рассчитывается допустимый процент наценки. В заказе в диалоговом окне "Цены и валюта" устанавливается флаг "Использовать плановую себестоимость". В этом случае при вводе цен в заказе будет автоматически рассчитан процент наценки и отклонение от плановой себестоимости. Тип цен плановой себестоимости определяется в настройках параметров учета на закладке "Общие".

Для оформления оплаты по заказу, на основании документа "Заказ покупателя" можно выписать документ "Приходный кассовый ордер" в случае наличной оплаты или зафиксировать безналичную оплату с помощью документа «Платежное поручение входящее» с последующей регистрации его оплаты (флаг "Оплачено") .

Отгрузку товаров по заказу покупателя можно оформить с помощью документа "Реализация товаров и услуг" с установленными видами операции продажа или комиссия, в зависимости от того, для кого оформлен заказ: для покупателя или комиссионера.

Табличная часть каждого последующего документа "Реализация товаров и услуг", оформленного на основании заказа будет заполняться с учетом всех выписанных и ранее отгруженных позиций номенклатуры.

При этом будет дополнительно учитываться информация, указанная в графе размещения по заказу.

В том случае, если товары в заказе покупателя размещены на нескольких складах, то с помощью кнопки "Оформить реализацию" можно выписать сразу несколько документов реализации на разные склады и автоматически сформировать и распечатать счета-фактуры. Настройка параметров оформления документов производится в отдельном диалоговом окне, которое вызывается по кнопке"Действия"- "Открыть форму настройки реализации".

Для контроля текущих остатков на складе можно перед выпиской документов реализации вызывать диалоговое окно контроля остатков и редактирования количества товаров в накладных, выписанных по заказу. Порядок вызова этого диалогового окна определяется в настройках пользователя.

Снятие резерва по заказу покупателю производится в момент отгрузки позиций номенклатуры по заказу.

В том случае, если резервирование происходило в момент поступления позиций номенклатуры по заказу поставщику, то снятие резервирования может также происходить при оформлении документа "Возврат товаров поставщику".

Снятие резерва с просроченных заказов производится документом "Закрытие заказа".

В документе "Заказ покупателя" предусмотрена возможность подключения системы оповещения о предстоящих операциях по заказу (отгрузке или оплате заказа). Для этого надо установить флаг в поле "Напоминание" и указать время, когда надо выдать оповещение о заказе.

Информацию о текущих, просроченных и предстоящих отгрузках и оплатах по заказу покупателя можно посмотреть в обработке "Календарь пользователя".

5.2.Документ "Корректировка заказа покупателя"

С помощью этого документа можно провести корректировку заказа, связанную с изменением товарных и финансовых договоренностей с покупателем.

Документ всегда вводится на основании документа "Заказ покупателя".

Документы "Корректировка заказа покупателя" создаются, хранятся и редактируются в журнале "Заказы покупателей".

Табличная часть документа заполняется всеми товарами, которые еще не были реализованы по заказу покупателя, на основании которого введен документ корректировки. При заполнении учитываются все ранее проведенные документы корректировки, выписанные по заказу.

Документ "Корректировка заказа покупателя" решает две основные задачи: добавление и удаление позиций в табличной части документа "Заказ покупателя".

В том случае, если необходимо произвести замену позиции номенклатуры в заказе покупателя, то в табличную часть документа "Корректировка заказа покупателя" вводится две строки: позиция, которую нужно удалить, вводится со знаком минус, а позиция, которую нужно добавить вводится со знаком плюс.

При корректировке цены или количества по позиции номенклатуры в табличную часть заказа, также вводится две строки: строка со старой ценой или количеством со знаком минус и строка с новым количеством или ценой со знаком плюс.

Для автоматического заполнения табличной части документа "Корректировка заказа покупателя" предназначена кнопка"Заполнить".

Возможны два варианта заполнения:

• Заполнить по остаткам - в этом случае табличная часть документа заполняется всеми нереализованными товарами по документу "Заказ покупателя", указанному в шапке документа, с учетом ранее оформленных документов корректировки.
• Скопировать состав заказа - в этом случае в документ будет скопирована информация из табличной части документа "Заказ покупателя".

При оперативном проведении документа корректировки производится контроль остатков, также как при проведении документа "Заказ покупателя".

5.3.Документ "Закрытие заказов покупателей"

Документ "Закрытие заказов покупателей" предназначен для снятия заказов покупателей и внутренних заказов с учета.

Возможны следующие случаи необходимости оформления документа:

• Расторжение сделки – полная отмена оставшейся (неотработанной части) заказа.
• Закрытие заказа, когда считается, что он выполнен, даже если по данным учета он не сошелся «в ноль». Остатки по заказу (товаров и оплаты) в этом случае просто списываются, как не требующие выполнения.
• Снятие резервов и размещения с заказов, например, в том случае если просрочен срок хранения резервов по заказам.

В документе указывается причина закрытия заказа. В табличной части документа перечисляются закрываемые заказы. При заполнении заказа в документе в качестве справочной информации указывается информация о покупателе (контрагенте), которому был оформлен заказ, сумме заказа и об ответственном лице, оформившем заказ.

В документе предусмотрено два вида операции.

• Снятие резервов и размещения. Позволяет снять существующие резервы и размещения по указанным заказам покупателей и поставщиков.
• Закрытие заказов от покупателей. Эта операция позволяет полностью закрыть указанные заказы. Полностью списать по ним план отгрузки, ожидаемые платежи, резервы и размещения.

При выборе вида операции "Снятие резервов и размещения" по кнопке "Заполнить" можно заполнить табличную часть документа только теми заказами покупателей, по которым вышел срок хранения резерва без оплаты.

Срок хранения резерва без оплаты задается в параметрах договора, по которому оформляется заказ. Документ проводится только в оперативном режиме. При проведении анализируются необходимые остатки на момент оформления документа. При проведении документа освободившийся резерв перемещается на тот заказ покупателя,по которому еще не было произведено резервирование. Если указанный в документе заказ покупателя производил резервирование по заказу поставщику, то это резервирование также будет снято.

В том случае, если выбран вид операции "Закрытие заказов от покупателей ", то дополнительно к произведенным операциям будут списываться все существующие остатки по заказам покупателей и ожидаемым платежам.

Для каждого заказа покупателя, в табличном поле можно указать причину закрытия. На основании данных о причинах закрытия заказов покупателей можно сформировать отчет "Анализ причин закрытия заказов".

5.4.Документ "Заказ поставщику"

Документ "Заказ поставщику" предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика или комитента позиций номенклатуры и может являться документом, на основании которого производится оплата и получение позиций номенклатуры.

Какой заказ вводится: покупателя или комитента определяется тем видом договора, который выбран в документе.

Документы "Заказ поставщику" могут быть заполнены количеством недостающего товара в соответствии с текущим остатком товаров на складах и выписанных заказах покупателей. Заполнение производится с помощью кнопки"Заполнить". При заполнении учитывается дата, указанная в заказе поставщику, как предполагаемая дата поступления по заказу (поле "Поступление") и дата предполагаемой отгрузки по заказу покупателя (поле "Отгрузка").

При заполнении заказа поставщику будут учитываться только те заказы покупателей, для которых дата предполагаемой отгрузки (поле "Отгрузка") меньше, чем дата поступления, указанная в документе "Заказ поставщику.

В табличной части документа в графе "Заказ покупателя" можно указать конкретный заказ покупателя, по которому будет в зарезервированы позиции номенклатуры при поступлении от поставщика.

В программе также предусмотрена возможность автоматического формирования заказов поставщикам на основании документа "Календарный план закупок".

Контроль оплаты по заказу поставщику производится в соответствии с установленным вариантом контроля взаиморасчетов с контрагентом в договоре.

Кооректировка заказа поставщику оформляется с помощью документа "Корректировка заказа поставщику", который вводится на основании заказа. На основании документа "Заказ поставщику" можно оформить документ "Счет на оплату поставщика". Табличная часть документа "Счет на оплату поставщика" будет заполнена с учетом корректировок, произведенных по заказу поставщика.

В конфигурации ведется планирование исходящих платежей. Для планирования исходящих платежей на основании документа «Заказ поставщику» вводится документ "Заявка на расходование денежных средств". Для планирование платежей в документе "Заказ поставщику" предусмотрены поля:

• Оплата , в этом поле указывается предполагаемая дата оплаты поставщику;
• Банк/касса, в этом поле указывается расчетный счет, с которого планируется перечислить денежные средства поставщику в случае безналичной оплаты или наименование кассы, из которой предполагается произвести оплату поставщику наличными денежными средствами.

Для оформления оплаты поставщику, на основании документа "Заказ поставщику" можно выписать документ "Расходный кассовый ордер" в случае наличной оплаты или зафиксировать безналичную оплату с помощью документа "Платежное поручение" с последующим его акцептом при получении банковской выписки. При этом для пользователя можно установить права, при которых ему не будет разрешено оформлять расход денежных средств без оформления предварительной заявки.

Поступление позиций номенклатуры по выписанному заказу оформляется с помощью документа "Поступление товаров и услуг".

Ручное перераспределение заказов покупателей по заказу поставщику производится с помощью документа "Размещение заказа поставщику", которое вводится на основании заказа поставщику.

Для снятия заказов поставщикам с учета предусмотрен документ "Закрытие заказов поставщикам".

5.5.Документ "Корректировка заказа поставщику"

С помощью этого документа можно провести корректировку заказа, связанную с изменением товарных и финансовых договоренностей с поставщиком.

Документ всегда вводится на основании документа "Заказ поставщику".

Табличная часть документа заполняется теми товарами из документу "Заказ поставщику", на основании которого он введен, по которым не было оформлено поступление товаров. При этом учитываются все ранее введенные документы корректировки.

Документ "Корректировка заказа поставщику" решает две основные задачи: добавление и удаление позиций в табличную часть документа "Заказ поставщику".

В том случае, если необходимо произвести замену позиции номенклатуры в заказе поставщику, то в табличную часть документа "Корректировка заказа поставщику" вводится две строки: позиция, которую нужно удалить, вводится со знаком минус, а позиция, которую нужно добавить вводится со знаком плюс.

При корректировке цены или количества по позиции номенклатуры в табличную часть заказа, также вводится две строки: строка со старой ценой или количеством со знаком минус и строка с новым количеством или ценой со знаком плюс.

Для автоматического заполнения табличной части документа "Корректировка заказа поставщику" предназначена кнопка"Заполнить".

Возможны два варианта заполнения:

• Заполнить по остаткам - в этом случае табличная часть документа заполняется всеми недополученными товарами по документу "Заказ поставщику", указанному в шапке документа, с учетом ранее оформленных документов корректировки.
• Скопировать состав заказа - в этом случае в документ будет скопирована информация из табличной части документа "Заказ поставщику".

5.6.Документ "Закрытие заказов поставщикам"

Документ "Закрытие заказов поставщикам" предназначен для снятия заказов поставщикам с учета.

В табличной части документа указываются те заказы поставщика, которые необходимо закрыть (снять с учета).

Помимо этого в документе выводится информация о поставщике, которому был оформлен заказ, сумма заказа и фамилия ответственного, оформившего заказ.

Документ проводится только в оперативном режиме. При проведении анализируются необходимые остатки на момент документа. Документ списывает все существующие остатки по заказам поставщикам и ожидаемым платежам.

Для каждого заказа поставщику, в табличном поле можно указать причину закрытия. На основании данных о причинах закрытия заказов поставщикам можно сформировать отчет "Анализ причин закрытия заказов".

Обращаем внимание на графу «Заказ» используя которую можно связать поставку конкретной позиции с конкретным заказом покупателя.

Здесь демонстрируется возможность заполнять документ с помощью кнопки подбор. (так разнообразия ради - это просто вопрос сервиса не магистраль). Таких удобств в системе огромное количество. Все их обсуждать нет смысла. Этот путь уведет нас от главного.

Продолжаем главное.

5.7.Документ "Поступление товаров и услуг"

Документ «Поступление товаров и услуг» служит для отражения различных операций по поступлению товаров. Поступает товар от поставщика (купленный товар) или от комитента (товар на комиссии) определяется видом договора, выбранным в документе: "С поставщиком" или "С комитентом".

Предусмотрено два варианта поступления товаров.

1 вариант. Товар поступает непосредственно на склад («На склад»). Поступление может быть оформлено как на оптовый склад, так на розничный склад. Поступление товаров в неавтоматизированную торговую точку оформляется с помощью документа "Поступление товаров в неавтоматизированную торговую точку" или путем перемещения с другого склада.

В конфигурации предусмотрена возможность вести количественный учет товаров в разрезе различных характеристик (цвет, размер, полнота, габариты и т.д).

Характеристики товаров задаются в одноименном справочнике, подчиненном справочнику "Номенклатура".

Информация о товарах, имеющих различные характеристики, заполняется в документах поступления отдельными строками. Характеристики задаются в графе "Характеристика номенклатуры" в табличной части документа.

Если товара с такими характеристиками еще нет в справочнике, то можно произвести добавление характеристик в момент оформления документа поступления.

В документе поступления по каждой позиции номенклатуры можно указать информацию о серийном номере, сроке хранения, а также указать номер и дату сертификата.

Эта информация вводится в графу "Серия номенклатуры" путем выбора из соответствующего справочника "Серии номенклатуры". При необходимости эту информацию можно добавить в момент оформления документа поступления.

Одновременно с поступлением номенклатурных позиций в документе можно оформить поступление возвратной тары (закладка "Тара") и поступление дополнительных услуг, не оказывающих влияние на себестоимость позиций номенклатуры (закладка "Услуги").

Информация об услугах, оказывающих влияние на себестоимость, оформляется отдельным документом "Поступление (доп.расходы").

При оформлении операции купли-продажи на основании документа "Поступление товаров (купля-продажа)" можно зарегистрировать документ "Счет-фактура полученный", полученный от поставщика. В случае оформления операции приема на комиссию счет-фактура оформляется по документу "Отчет комитенту" на сумму комиссионного вознаграждения.

2 вариант.

Документ "Поступление товаров" может быть введен на основании документа "Заказ поставщику".

В табличной части документа "Поступление товаров" для каждой позиции номенклатуры можно указать "Заказ покупателя", для которого необходимо зарезервировать товары при поступлении.

В том случае, если документ "Поступление товаров" оформляется на основании документа "Заказ поставщику", то эта информация заполняется автоматически согласно введенным в заказ поставщику данным.

Если необходимо зарезервировать товары для другого контрагента, то информацию о заказе покупателя можно изменить при фактическом поступлении товаров (оформлении документа поступления).

Документ введен по кнопке «заполнить» на основании «заказа поставщику».

После проведения информация из документа фиксируется в различных регистрах , используемых при анализе и формировании отчетов.

5.8.Документ "Размещение заказов поставщику"

Документ предназначен для ручного перераспределения заказов покупателей и внутренних заказов в соответствии с оформленным заказом поставщику.

Перераспределение заказов покупателей и внутренних заказов фиксируется по каждому заказу поставщику и оформляется на основании ранее выписанного заказа.

В табличной части документа по каждой номенклатурной позиции указывается исходный заказ покупателя ("Исходное размещение") и новый заказ покупателя ("Новое размещение").

С помощью кнопки "Заполнить" можно заполнить табличную часть документа остатками товаров по указанному в шапке заказу поставщику. При заполнении учитываются все корректировки, произведенные по данному заказу. Табличная часть документа заполняется теми товарами, которые еще не получены по данному заказу. В графу "Исходное размещение" автоматически заполняются те заказы покупателей и внутренние заказы, которые были указаны в документе "Заказ поставщику".

5.9.Документ "Формирование потребностей"

Документ предназначен для отражения в управленческом учете следующих операций:

• Ввод в систему и хранение данных по источникам спроса
• Формирование сводной потребности в номенклатуре

По данным заказов покупателей, планов продаж, планов производства и посменного планирования производства рассчитывается своднаю потребность в номенклатуре и записывается в хранилище (периодический регистр сведений «Календарные потребности в номенклатуре»). При формировании потребностей производится также разузлование планов продаж и производства.