Значение фактора времени и принципы его эффективного использования
Парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».
Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку «Время -— деньги», однако:
• время — это не только деньги;
• время дороже денег;
• время — это сама жизнь.
О значении времени можно сказать и следующее:
• время необратимо;
• время нельзя умножить;
• время нельзя накопить;
• время нельзя передать;
• время проходит безвозвратно.
Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.
Временем как ресурсом каждый человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны.
Руководитель должен ценить фактор времени при напряженном трудовом ритме. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно.
Платон Михайлович Керженцев, видный теоретик управления подчеркивал, что «время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно».
Типичные ошибки менеджера
Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание. Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.
1. Перенос принятия решения проблемы на завтра. «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня». Почти всегда в такой ситуации помогает:
а) письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы. Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;
б) построение «дерева целей».
2. Выполнение работы не до конца
3. Стремление сделать все сразу. Одновременное решение нескольких проблем — это самый верный путь к стрессам и неврозам. Если мы имеем дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать па специальной карточке главную цель, к которой мы стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на нашем столе на самом видном месте. Это позволит «не потерять за деревьями леса» и сконцентрировать свои усилия на решении главного.
4. Стремление сделать все самому. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач. Мы обязаны создать такие условия, чтобы в нашем подразделении, отделе, фирме сотрудники работали эффективно, должны направлять и контролировать ход запланированных работ.
5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности.
6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных. Задача руководителя—установить объективные причины неудачи, а не искать козла отпущения.
7. Полное пренебрежение вопросами организации и планирования личной работы. Выход может быть:
• во-первых, в том, чтобы как можно больше полномочий передавать подчиненным, брать на себя решение только самых важных вопросов;
• во-вторых, в наш век, когда все жалуются на бумажный поток. единственный способ уменьшить его — это всерьез заняться бумагами.
8. Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна. Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств (Л. Зайверт о «30 поглотителях времени»).