Способы заполнения учетных регистров и их классификация
Учетные регистры классифицируются в зависимости от способов заполнения по признакам, приведенным в таблице 4.3.
Таблица 4.3
Классификация учетных регистров по способу заполнения
| Название | Характеристика регистра | Пример регистра |
| по назначению | ||
| хронологи-ческие | регистры, предназначенные для записей в хронологическом порядке, по мере поступления документов в бухгалтерию | кассовая книга |
| системати-ческие | регистры, предназначенные для регистрации хозяйственных операций в определенной группировке (системе) по однородным экономическим признакам в разрезе как синтетических, так и аналитических счетов | главная книга |
| комбиниро-ванные | регистры, в которых сочетаются хронологическая и систематическая записи | журналы-ордера, ведомости |
| по объему содержания записей | ||
| синтетичес-кие | регистры, в которых записи делаются в обобщенном виде в разрезе синтетических счетов | главная книга, оборотная ведомость по синтетическим счетам |
| Название | Характеристика регистра | Пример регистра |
| аналитичес-кие | это регистры, в которых ведутся подробные записи в разрезе отдельных аналитических счетов или одного синтетического счета | карточки, книги для контроля за наличием и движением каждого отдельного вида материальных запасов, за состоянием расчетов с поставщиком, покупателем, подотчетным лицом |
| комбиниро-ванные | регистры, совмещающие ведение аналитического и синтетического учета | журналы-ордера, машинограммы |
| по внешнему виду | ||
| бухгалтер-ские книги | учетные таблицы (бланки), скрепленные между собой переплетом и расположенные в определенном порядке, в которых осуществляется учет материальных и денежных ценностей | кассовая книга, главная книга, книга складского учета |
| карточки | отдельные таблицы со специальной графовкой, изготовленные из бумаги или тонкого картона, совокупность карточек формируют картотеку | карточка учета материалов, инвентарные карточки по учету основных средств |
| отдельные листы | разновидность карточных регистров, отличие их заключается в способе хранения, отдельные листы хранятся в специальных регистраторах (папках) и применяются для ведения различных журналов | журналы, журналы-ордера, разработочные и платежные ведомости, машинограммы |
| по структуре построения | ||
| табличные | в подлежащем содержат числовые характеристики по дебету и кредиту отражаемых счетов, а в сказуемом - сведения о характере и содержании хозяйственных операций и расчетных показателей | кассовая книга, главная книга, книга складского учета |
| Название | Характеристика регистра | Пример регистра |
| линейно-позиционные | применяется в регистрах для учета расчетов (с поставщиками, подрядчиками, подотчетными лицами, покупателями, дебиторами и кредиторами) сущность линейной формы графления – в подлежащем регистра на каждого дебитора или кредитора отводится одна или несколько строк, а в сказуемом регистра показываются остатки на начало отчетного периода, обороты по дебиту и кредиту (с указанием основания записи, в разрезе, корреспондирующих счетов), а также остатки на конец отчетного периода | книга продаж, книга покупок |
| шахматные | каждая клетка таблицы одновременно показывает название дебетуемого и кредитуемого счетов. Сумма хозяйственной операции записывается один раз на пересечении горизонтальной линии одного корреспондирующего счета и вертикальной линии другого корреспондирующего счета | журналы-ордера |
В процессе отражения хозяйственных операций в бухгалтерских регистрах могут быть допущены ошибки. Основанием для внесения исправлений в учет организации является бухгалтерская справка, подписанная главным бухгалтером из которой будет ясно: какая операция должна быть исправлена, на какую сумму и по какой причине.
В бухгалтерской справке следует описать характер допущенной ошибки, произвести необходимые перерасчеты сумм и указать порядок внесения исправлений. На основании этого документа бухгалтер вправе делать корректирующие записи на счета учета. Корреспонденции счетов нужно вносить текущей датой, которая указана в справке.
Статья 313 Налогового кодекса РФ относит бухгалтерскую справку к первичным документам, которые являются подтверждением данных налогового учета. Однако унифицированной формы документа нет. Поэтому организации сами разрабатывают такой бланк и указывают его в учетной политике по бухгалтерскому учету. Бухгалтерская справка должна содержать все обязательные реквизиты, утвержденные ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Основные способы исправления ошибок в бухгалтерском учете, приведены в таблице 4.4.
Таблица 4.4
Способы исправления ошибок в учетных регистрах
| Корректур-ный способ | Способ предназначен для исправления ошибок, не затрагивающих корреспонденцию счетов. Предполагает зачеркивание неправильного текста или суммы одной тонкой чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и делается оговорка за подписью главного бухгалтера «исправлено» с указанием даты исправления Например: Бухгалтер совершил ошибку в сумме и вместо положенной «1 056 - 36 « написал - «1 056 - 06». Ошибку необходимо исправить: следует зачеркнуть все цифры и сверху написать правильную сумму, поставить подпись |
| Способ красного сторно | Способ используется для исправления ошибочных записей в корреспонденции счетов и завышенных суммах хозяйственных операций, путем составления сторнировочной (отрицательной) записи. Ошибочная запись на основании бухгалтерской справки повторяется красным цветом в той же корреспонденции и одновременно обычными чернилами составляется правильная запись. В бухгалтерском учете суммы, написанные красным цветом, имеют отрицательное значение и при подсчете итогов (оборотов) вычитаются из общей суммы Например: Со склада организации отпущены в основное производство материалы на сумму 26 000 руб. Бухгалтер совершил ошибку в корреспонденции счетов. Ошибку необходимо исправить. 1) В результате допущенной ошибки в корреспонденции счетов операция получила неправильное отражение: Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб. 2) Для исправления допущенной ошибки делается сторнировочная (отрицательная) запись красным цветом: Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб. 3) Записывается новая запись в правильной корреспонденции счетов: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб. |
| Способ черного сторно | Случаи использования черного сторно аналогичны применению способа красного сторно, т.е. для исправления ошибочных записей в корреспонденции счетов и завышенных суммах хозяйственных операций. Но в отличие от предыдущего способа для исправления ошибочной проводки делают проводку на ту же сумму, отличающуюся от ошибочной заменой дебета на кредит, а кредита на дебет. Данный способ получил распространение в связи с применением автоматизированных форм учета. Например: Со склада организации отпущены в основное производство материалы на сумму 26 000 руб. Бухгалтер совершил ошибку в корреспонденции счетов. 1) В результате допущенной ошибки в корреспонденции счетов операция получила неправильное отражение: Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб. 2) Для исправления допущенной ошибки делается обратная проводка: Дебет счета 10 «Материалы» Кредит счета 25 «Общепроизводственные расходы» 26 000 руб. 3) Записывается новая запись в правильной корреспонденции счетов: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб. |
| Способ дополни-тельных проводок | Способ применяется для исправления ошибок в тех случаях, когда первоначальная бухгалтерская проводка была составлена правильно, но в меньшей, чем следовало сумме. При этом необходимо на основании бухгалтерской справки составить дополнительную проводку с той же корреспонденцией счетов, но на недостающую сумму. Например: Со склада организации отпущены в основное производство материалы на сумму 79 000 руб. Бухгалтер совершил ошибку, при составлении записи, указав сумму 75 000 руб., т. е. на 4 000 руб. меньше, чем следовало. 1) В бухгалтерской проводке бухгалтер ошибочно указал сумму: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы» 75 000 руб. 2) Для исправления ошибки составляется дополнительная проводка на сумму разницы: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы» 4 000 руб. |
Контрольные вопросы:
1 Что понимают под формой бухгалтерского учета?
2 Назовите формы бухгалтерского учета.
3 Для каких целей служат Журнал-ордера?
4 В чем заключаются преимущества использования автоматизированной формы бухгалтерского учета?
5 В каких случаях используется упрощенная форма бухгалтерского учета?
6 Назовите обязательные реквизиты первичных документов.
7 Какие проверки включает в себя обработка документов в бухгалтерии?
8 Какой установлен срок хранения документов экономического субъекта, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета?
9 Какие бывают учетные регистры по внешнему виду?
10 В чем заключается способ красного сторно? В чем различие между способами красного и черного сторно?