Соглашение о расторжении договора

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word

4. Оформите проект приказа на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Приказ»,

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Назовите виды распорядительных документов.

2. Укажите особенности оформления распорядительных документов.

3. Опишите структуру приказа по основной деятельности, состав реквизитов, требования к оформлению.

4. Какая информация указывается в констатирующей части приказа?

Практическая работа №3 «Разработка и оформление докладной, служебной и объяснительной записок»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, Вторая - содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние докладная записка оформляется на общем бланке формата А4 и должна содержать:

• Наименование учреждения,

• Название вида документа,

• Место составления,

• Адресат,

• заголовок к тексту,

• Текст,

• Подпись руководителя,

• Фамилию исполнителя, номер его телефона.

Подписывает внешнюю докладную записку руководитель организации.

Внутренние докладные записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4.

Внутренняя докладная записка включает:

• Название структурного подразделения,

• Наименование вида документа,

• Дату,

• Адресат,

• Заголовок к тексту,

• Подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов).

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

ОАО УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Генеральному директору

ОАО «Управление перевозок»

12 января 2010г. №3 Т.П. Данилову

О переводе на должность

В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

Начальник управления (подпись) B.А. Ильин

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делаются выводы и даются предложения, по составленному вопросу.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - документ; объясняю­щий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной, записки.

СПРАВКА - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Справки бывают служебного и личного пользования.

Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствий, прокуратуры, государственного надзора и др.). Кроме того, составляются справки и внутри организаций по запросу руководителей.

Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты:

• Наименование организации,

• Наименование вида документа,

• Дата,

• Место составления,

• Адресат,

• Заголовок к тексту,

• Текст,

• Подпись.

Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на до­кументы, послужившим основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотруд­никам организации для подтверждения факта их работы, зар­платы, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты:

• Наименование организации,

• Наименование вида документа,

• Дата,

• Регистрационный номер,

• Текст,

• Подпись,

• Печать.

Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в кото­рых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере.

Текст справки личного характера следует начинать с фами­лии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана...», «настоящим подтверждается, что... Действительно работает...» и т. д.

Задание

Составьте и оформите докладные, и объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М.И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г.С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке M.И. Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой А.С. и подписана Дубовым М.И. 12 ноября текущего года.

Вариант 2

Курьер ЗАО «Фарма» С.С. Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И.В неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору Седову А.В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С. Сомову.

Вариант 3

Руководитель отдела новых проектов Токарева О. В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну АД. Иевлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О. В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О. В. с читает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.

Вариант 4

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П.И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К.Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Вариант 5

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» Милошенков И.Д., согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В.И. (приказ от 10.07.2003 № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела в первом полугодии текущего года о проделанной работе Милошенков П.Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих нрава на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.

К докладной записке были приложены следующие документы: Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов за 1 полугодие 2003г. на 2 л. в 1 экз. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. Расчет обеспечения сотрудников мо­бильными средствами связи на 5л. в 1 экз. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.

Вариант 6

Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» Токарев М. И. 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором Устиновой М.П. и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите соответствующий документ. Сохраните файл на дискете или флэш-карте.

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок?

2. Какие виды докладных записок вы знаете?

3. Назовите реквизиты докладных записок и правила их оформления?

4. В чем отличие докладной записки от служебной?

Практическая работа №4 «Разработка и оформление письма»

ПИСЬМО- обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Служебные письма - это, как правило, письма несложные по содержанию и небольшие по объему документы дня решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа внешнем бланке (предпочтительнее с угловым расположением реквизитов) формата А4.

Если текст письма не превышает 7 строк, то используют бланк формата А5. Для надлежащего оформления письма используются следующие реквизиты: 01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,24, 25, 27, 28, 29, 30.

Текст письма строят по следующей схеме:

• Введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на со­бытия, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факты, послужившие основанием для составления письма).

• Доказательства (обоснование вопроса изложенного в письме).

• Заключение (излагаются выводы, предлагаются решения, формули­руется ожидаемый результат).

В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

- нейтральный тон изложения,

- лаконичность и краткость текста,

- точность, ясность выражения мысли.

Часто в деловых письмах используют типовые фразы (см. табл. 1).

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче в архив не подлежит. Важная переписка с инофирмами, касающаяся экспорта, импорта, гарантий, хранится 10 лет.

Если письмо отправляется нескольким адресатам, то сначала указывают адрес основного получателя, а затем адреса других. Если количество адресатов более четырех, то составляют список рассылки и на каждом экземпляре указывают только один адрес.

Если письмо отправляют в дополнение к ранее посланному, то в нем указывают номер и дату ранее посланного письма.

Задание

Составьте и оформите служебные письма.

Вариант 1

Департамент поддержки и развития малого предпринимательства письмом за подписью зам. директора департамента Сверчкова А.В. уведомил руководство детского сада № 1586 о том, что в связи с развитием предпринимательства здания детского сада должно быть передано для технических нужд департамента.

Исполнителем Васильевой по поручению директора детского сада №1586 Юго-Западного окружного управления образования г.Москвы, расположенного на проспекте Мичуринском, дом 22 г.Москвы, было составлено письмо, адресованное отделу писем Мэрии Москвы по адресу: г.Москва, ул.Тверская, 13, в котором директор детского сада №1586 О.А. Абрамова просила разобраться в данном вопросе, мотивируя тем, что в названном районе детских садов осталось мало и не все дети могут посе­щать детские дошкольные учреждения. Письмо было ответом на полученный документ от Департамента.

Вариант 2

Председатель правления акционерного коммерческого банка «ТОРГПРЕД БАНК» (пр.Вернадского,19, г.Москва, 112123, тел.: 567-22-17, факс: 576-22-20) Шумов С.А. обратился к Генеральному директору НПО «Асбест» Вольнцеву Л.М. с просьбой рассмотреть вопрос о предоставлении в длительную аренду АКБ «ТОРГПРЕД БАНК» рабочих площадей - 180 кв.м под размещение отделения банка.

Письмо было составлено исполнителем Подлесной И.А. на долж­ностном бланке председателя правления банка и подписано 24 марта текущего года.

Вариант 3

Исполнителем М. Ю. Поляковой по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д. 18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ЙНН/КПП 09876543321/123456789) В. А Комарова было составлено письмо в адрес ООО «Дело», техническому директору Мягкову А.М. об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-тех­нической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С.П.. Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз.

Вариант 4

Московский радиотехнический колледж имени академика Расплетина А.А. Министерства образования РФ (Москва, ул. Б.Декабрьская, 5, 124000, тел.: 252-11-84, факс: 253-32-36) разослал информационные письма директорам школ га с сообщением об открытии в новом учебном году двух факультетов: современные информационные технологии и юридический. В письме сообщалось также о том, что правила приема на указан­ные факультеты общие. Письмо было составлено исполнителем Степановой и подписано директором Мартынюком Л.Б. 15 марта текущего года.

Вариант 5

ОАО «Первая Фабрика» (г. Балашиха, ул. Заречная, д.3, 104010) должно было в соответствии с п. 6 договора от 10.07.2003 № 12/25 «О поставке продукции» поставить ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» (Москва, Красногорская ул., д.32, 111123, тел./факс 458 90 33, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789) в течение месяца кожаную фурнитуру на общую сумму 150 000 рублей. Фактически же фурнитуры было сдано на сумму 120 000 рублей и недопоставлено продукции на сумму 30 000 рублей. Согласно п.8 договора за недопоставку продукции должна быть уплачена неустойка в размере 5%, что от суммы недопоставки составило 1500 рублей.

Директор ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» Федорова В.Д. обратилась к директору ООО «Первая Фабрика» Соколову О.Д. с просьбой перечислить на их расчетный счет указанную сумму (1500 руб.). В противном случае ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» будет вынуждена обратиться в госарбитраж.

Письмо о недопоставке продукции было составлено исполнителем Юдиной Р.Т. и подписано Федоровой 12 августа текущего года.

Вариант 6

Директор ЗАО «Антуриум» (Москва, Цветной бульвар, д.3, 105123, тел./факс 432-90-78, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, расч. счет 12345678901234567890 в ФБК «ГУТА-банк», корр.счет 987654321098765444321, БИК 123456789) Смирнов А.Р. обратился к Главному редактору журнала «Дело» В.И. Полевому с просьбой разместить рекламу продукции ЗАО «Антуриум» в очередном номере журнала. Объем рекламного материала – 1\4 полосы. Оплата публикации гарантировалась. Письмо о размещении рекламы было составлено ис­полнителем Писаревой Л.И., подписано директором А.Р. Смирновым и главным бухгалтером Антоновой В.А.

Вариант 7

Закрытым акционерным обществом «Восход» (109176, Москва, ул. Полевая, д. 14, оф.324) был оформлен заказ № 7 на поставку продукции в соответствии с заключенным договором о поставках от 13.06.2003 № 12 и направлен в адрес ОАО «Диамант» (114000, Москва, ул. Просторная, д.25, оф.14, тел 268-93-78, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789). Однако ОАО «Диамант» не смогло в указанный срок (28.07.2003) исполнить заказ из-за болезни ведущего сотрудника отдела доставки и Генеральный директор его Муромцев Г.Л. направил информационное письмо в адрес ЗАО «Восход» о переносе сроков исполнения заказа № 7 с 28.07.2003 на 04.08.2003, в котором также отметил что ОАО «Диамант» согласно в течение 5 дней выплатить неустойку в соответствии с п.4.2 заключенного договора о поставках. Письмо было составлено исполнителем Смирновой А.Л. и подпись заверена печатью организации.

Вариант 8

ООО «Лига» (Москва, 123465, ул. Маросейка, д.5, тел. 384-05-90, факс: 384-05-90) запланировало проведение Всероссийской рождественской ярмарки обуви с 10 ноября по 31 декабря текущего года. Однако в связи с тем, что ООО «Лига» не располагало достаточными площадями для проведения ярмарки, Исполнительный директор общества Кочетков А.А. вынужден был обратиться к Директору Всероссийского выставочного центра Турову Т.К. с просьбой о предоставлении обществу в аренду 300-400 кв. м выставочной площади и гарантией оплаты.

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word

4. Оформите служебное письмо на внешнем бланке с угло­вым расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Письмо».

5. Результат выполнения работы представьте преподава­телю.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите виды информационно-справочных докумен­тов?

2. Что такое служебное письмо?

3. Перечислите известные вам виды писем?

4. Опишите состав реквизитов и структуру служебного письма?

5. В чем заключается особенности языка и стиля служебных писем?

Практическая работа №5 «Разработка и оформление протокола»

ПРОТОКОЛ - документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают: полные, краткие и стенографические.

В кратком протоколе указывают только рассмотренные вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. По усмотрению председателя особые мнения и важные выступления могут быть изложены полностью.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, мнения, реплики и замечания.

Стенографический протокол составляется на основе стено­графического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения к нему.

Проведению собрания должна предшествовать большая подготовительная работа: составление повестки дня, списка участников, текста докладов, информационных материалов, проекта решения.

К протоколу подшивают представленные материалы: справки, доклады и т. п.

Протокол ведется секретарем собрания, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников собрания.

Решения доводятся до сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части, либо в виде других документов, составленных на его основе.

Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД, последующие страницы печатаются на обычном листе. В состав реквизитов протокола входят:

• Наименование предприятия;

• Вид документа (ПРОТОКОЛ);

• Дата проведения собрания;

• Номер (по порядку с начала года);

• Место составления;

• Заголовок (название коллегиального органа);

• Текст (вводная и основная часть);

• Подписи председателя и секретаря.

Вводная часть оформляется в следующем порядке;

Председатель:	инициалы и фамилия
Секретарь:	инициалы и фамилия
Присутствовали:	инициалы и фамилии сотрудников предприятия в алфавитном по­рядке (если в списке более 10 человек, то указывают общее количе­ство присутствующих)
Повестка дня	содержит перечень обсуждаемых вопросов (каждый пункт нуме­руется), оформляется с красной строки и отвечает на вопрос «о чем?»

Протоколы бывают полные, краткие и стенографические. Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

Фамилии и инициалы выступившего - краткое изложение выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилии и инициалы выступивших- краткое изложение выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

Пункты постановления по форме «Кому, что и до какого числа сделать».

Задание

Составьте и оформите протоколы, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1.

Дирекция ООО «Астерия» (Санкт-Петербург) 12.08.2008г. провела свое очередное заседание, на котором присутствовали Востряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И.М., Антонов П.Л., Шептунова В.Г., Тимофеев А.А., Стулова М.И.

На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в 3 квартале 2008г, и о переходе на новую систему выплаты премиальных.

По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Беловой И.Д. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А.А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в II3 квартале 2008г, на 5%.

По второму вопросу сделал сообщение Стулов М.И. По данному же вопросу выступили Антонов П.Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных, и рекомендовав подготовить необходимые документы к 01.09.2009г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование поданному вопросу на общем собрании трудового коллектива.

В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрять работу отдела рекламы в 3 квартале 2008г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 5.08.2009 г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав. канцелярией Шептунова В.Г. Собрание вел председатель Румянцев О.А.

Вариант 2

ЗАО «Гранд-М» (Москва) 05.03.2009 г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: Попов Н П., Иванов А.И., Сидоров С.С., Устинова У.У., Федоров Ф.Ф. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Федорова Ф.Ф., который предложил определить рыночную стоимость раз­мещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию. Заседание постановило утвердить предложение Федорова Ф.Ф., гак как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель Попов П.И.. Протокол подготовлен секретарем Петровым И.П.

Вариант 3

Сотрудники бухгалтерии ОАО «Квант» провели заседание по вопросу сокращения срока составления годового отчета за 2005г., на котором присутствовало 6 человек. С сообщением выступила бухгалтер Суркова А.М., которая отметила, что работники группы учета имеют все возможности для значительного сокращения срока составления годового отчета, и что годовой отчет за 2005г. может быть представлен группой учета на 3 дня раньше установленного срока.

В обсуждении данного вопроса выступили Кротов Е.Н, главный бухгалтер, и Шубина Г.А., бухгалтер. Кротов сообщил о том, что им разработан новый график работ по составлению годового отчета, при условии выполнения которого всеми работниками группы учета, годовой отчет можно составить и сдать на 4 дня раньше установленного срока. Г.А. Шубина отметила, что досрочное представление годового отчета за 2005г. является почетной и ответственной задачей работников бухгалтерии, и что коллектив бухгалтерии может составить годовой отчет раньше срока, если все работники будут выполнять уплотненный график работы.

В итоге заседания было решено представить годовой отчет за 2005г. На четыре дня раньше установленного срока, т.е. 25.01.2006г. и провести анализ годового отчета с целью выявления резервов, необходимых для успешного выполнения плана за 2005г. Заседание вела председатель Левашова К.М., протоколировал секретарь Хомяков И.В.

Вариант 4

02 декабря 2006 года Совет директоров ОАО «Ростовский хлебокомбинат» (г.Ростов-на-Дону) провел заседание №21, на котором присутствовали члены Совета Захаров И.Р., Козленко И.П., Кононенко И.К, Никоненко И.С, Петровский А.В. В повестке дня заседания обсуждался отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2006 года. С докладом выступил генеральный директор акционерного общества И.П. Козленков - доклад прилагается. С обсуждением доклада выступили члены Совета директоров:

Петровский А.В. в своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли. Никоненко И.С. отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.

По итогам заседания были вынесены следующие решения:

1. Премировать за ноябрь:

1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства - в размере 40% сдельного заработка;

1.2. Рабочих-повременщиков - в размере 40% окладов, тарифных ставок.

2. Лишить премии за ноябрь:

2.1. О.П. Иванова, Л. Р. Сидорова за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2006;

2.2. Л.Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовки 23.11.2006.

Заседание вел Кононенко И.Р.. Протокол подготовил секретарь Смирнов В.И.

Вариант 5

В органах МВД России состоялось обсуждение отмены льгот для военных, милиционеров, пожарных. На заседании выступили с докладами генерал А.В. Кузнецов, полковники М.О. Ольшанский, К.Д. Степанов. Генерал Кузнецов сообщил о том, что Правительство Свердловской области рассматривает законопроект «об отмене льгот для военных, милиционеров, пожарных». Ольшанский дополнил доклад генерала, сказав, что в ответ на данный законопроект Профсоюз Свердловской области намерен написать петицию губернатору. Степанов, предложил поддержать организацию Профсоюза и расписаться в петиции. Всего присутствовали 174 человека, гак как при голосовании «ЗА» было отдано 174 голоса, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Председателем заседания был полковник Р.Н. Серебряков.

Вариант 6

Вам поручили оформить протокол собрания коммерческого собрания работников коммерческого отдела организации, где вы работаете ведущим специалистом, с повесткой дня а) о направлениях развития коммерческой деятельности предприятия; б) о введении новых регламентов по экспертизе качества товаров.

Вариант 7

Оформите протокол профсоюзного собрания сотрудников, на котором обсуждались вопросы об организации вывоза детей сотрудников на юг в летний период, об отборе детей и их сопровождении.

Вариант 8

На первом заседании совета директоров состоялось обсуждение вопроса об учреждении фирмы ООО «Фарма-мед». По данному вопросу выступил Н.И. Сологуб. В ходе обсуждения решили: а) учредить ООО «Фарма-мед», б) что необходимо срочно разработать должностные инструкции; в) эту ношу на себя должен взять М.С. Хмелев.

Председатель собрания – Ф.М. Ильин

Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите шаблон протокола на внутреннем бланке с продольным рас­положением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Шаблон протокола». Оформите протокол на основе шаблона. Сохраните документ под именем «Протокол».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы:

1. Назовите характеристику и назначение документа «Протокол».

2. Какие виды протоколов вы знаете?

3. Перечислите реквизиты протокола и правила их оформления.

4. Какова структура текста протокола?

5. Кто подписывает протокол?

Практическая работа №6 «Разработка и оформление акта»

АКТ - документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи, прим законченных работ и т. д.

Акт, как правило, оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа (прописными буквами);

• дату;

• индекс;

• гриф утверждения (не всегда);

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст,

• подписи;

• указание на количество экземпляров и их местонахожде­ния.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ».

Например:

АКТ

проверки финансово-хозяйственной деятельности института

АКТ

списания материальных ценностей

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: Основание; Составлен комиссией; Председатель; Члены комиссии; Присутствовали: (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта - договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается, приводит сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в соответствии с занимаемыми должностями (чем выше должность, тем раньше упоминаете должностное лицо). Если члены комиссии занимают равноценные должности, их фамилии указыва­ются в алфавитом порядке.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

составлен в 3х экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й – коммерческий отдел,

3-й экземпляр - покупатель

Задание:

Составьте и оформите акты.

Вариант 1

Комиссия под председательством начальника технической группы Валуего А.А. и членов комиссии Борисова М. Ю., начальника административно-хозяйственного отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И. К., офис-менеджера, ЗАО «Леонтия» на основании докладной записки офис-менеджера Романовой И.К., от 11.07.200 г. провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негод­ными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox 345 (1шт.), шредер (инв. номер 367, 1шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт приема-передачи оргтехники в 3 экз. (1-й экз. - начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й - главному бухгалтеру, 3-й - в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором Степановым II И.

Вариант 2

Комиссия, созданная на основании приказа директора ЗАО «Медсервис» от 05.10.2010 г. № 23 «О совершенствовании до­кументационного обеспечения деятельности ЗАО «Медсервис» в составе: председателя Зудиной О. Д., зав.канцелярией, членов комиссии Токарева ПЛ., зав. производственным отделом, Павловой В. Е., зам, гл. бухгалтера, Александрова А. В., менеджера по кадрам, Ивановой 3.П., секретаря-референта канцелярии, в при­сутствии секретаря отдела маркетинга Родионовой С. С. 12.10.2010г. провела проверку состояния работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки было установлено, что в отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел зачастую не соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел, отсутствуют два дела с перепиской за 2010г., не проведена предархивная обработка документов 2009г., подлежащих длительному хранению. Таким образом, комиссия пришла к выводу, что в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации доку­ментационного обеспечения управления. По установленным фактам был составлен акт проверки работы с документами в отделе маркетинга в 4-х экземплярах (1-й - замдиректора по административно-хозяйственным вопросам, 2-й - зав. отделом маркетинга, 3-й – председателю комиссии, 4-й - в дело 01-09. Акт вступил в силу с момент утверждения директором предприятия.

Вариант 3

17 января текущего года в адрес завода по ремонту часов и ювелирных изделий прибыла посылка с завода-поставщика, при вскрытии которой было обнаружено отсутствие двенадцати корпусов для часов марки «Молния», числившихся по накладной № 18 от 24 октября предыдущего года. Для подтверждения данного факта на основании приказа директора завода №12 от 18 января текущего года была создана комиссия под председательством начальника отдела снабжения Карпенко Е.Н и членов комиссии инженера Павлова А.Р. и зав. складом № 1 Кудряшова Р.В. Комиссией был составлен акт 21 января текущего года, в котором содержался вывод о том, что завод-поставщик должен поставить недостающее количество корпусов к часам. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й экземпляр был направлен заводу-поставщику, 2-й - на склад №1, 3-й - в дело 03-12). Акт вступил в действие с момента утвер­ждения (22 января т. г.) директором завода Романовым Б.К.

Вариант 4

Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора Московского завода по ремонту часов и ювелирных изделий № 24 от 15 февраля текущего года, в составе председателя Островского Э. А. (зам. главного бухгалтера за­вода) и членов комиссии Петровой О.Н. (бухгалтера), Носковой Н.И. (ст. экономиста планового отдела) произвела ревизию кассы завода по состоянию на 16 февраля текущего года. Ревизия проводилась в присутствии кассира завода Карташова Н.И. В результате проведенной ревизии было установлено, что остаток наличных денег в кассе составляет 1030 рублей 00 коп., остаток денег по кассовой книге - 1030 руб. 00 коп. Других ценностей в кассе завода не обнаружено, что соответствует данным учета. Комиссия также установила, что порядок ведения кассовой книги и хранения денег соответствует требованиям Положения о ведении кассовых операций государственными, коопера­тивными и общественными предприятиями, учреждениями и организа­циями. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й - гл. бухгалтеру, 2-й - в планово-экономический отдел, 3-й - в дело 01-05). Акт ступил в действие с момента утверждения директором завода.

Вариант 5

Комиссия в составе председателя, начальника отдела снабжения Еремеева С.С. и членов комиссии: начальника отдела культурно-бытовых и хозяйственных учреждений Лемешева А П., заведующего складом Кедрова В.В., назначенная приказом генерального директора ОАО «Стрела», провела работу по установлению в непригодное к дальнейшему использованию имущества. Комиссия работала в присутствии кладовщика Елизаровой 3.II и инспектора финотдела Васильева В.В. и установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию за непригодностью к дальнейшему использованию. Акт списания имущества № 5 от 12.03. 2010г. был составлен в 2 экз. (отделу снабжения, бухгалтерии), подписан комиссией и утвержден генеральным директором.

Вариант 6

Комиссия, назначенная приказом директора техникума Семенова С.П, в составе: председатель - зам. директора Авдюкова Л.С, члены комиссии: бухгалтер Едышева З.Д., бывший заведующий хозяйством Абрамов В.В., вновь назначенный заведующий хозяйством Михайлов А.Н., осуществила фиксацию факта передачи дел заведующим хозяйством. В результате сдачи-приема дел было установлено, что все оборудование, инвентарь, мебель находится в соответствии с ведомостью инвентаризации, ведомость инвентаризации составлена по состоянию на 01.01.2009г., имеется ведомость инвентаря и мебели, подлежащих списанию. Акт был составлен в 3 экз. (бухгалтерии, хозяйственному отделу, в дело 02-11) и вступил в силу после утверждения директором техникума.

Порядок выполнения работы

1., Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word

4. Оформите шаблон акта на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Шаблон акта ». Оформите акт на основе имеющегося шаблона. Сохраните документ под именем «Акт».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольныевопросы

1. Какой управленческий документ называют актом?

2. В каких случаях составляют акт?

3. Из каких частей состоит текст акта?

4. Кто подписывает акт?

Практическая работа №7 «Разработка и оформление коммерческих писем, договоров (контрактов)»

Коммерческое письмо – название делового документа, принятого в коммерческой практики, в междугородней торговли и ДОУ РФ.

Коммерческие письма составляются при заключении и вы­полнении контрактов. Они составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу.

Выделяют три вида коммерческой переписки:

– запрос - ответ на запрос;

– предложение (оферта) – ответ на оферту;

– акцент – соглашение на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях в предложении.

Запрос – обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию об услугах, товарах (либо могут содержать претензии) и (или) направить предложение на по­ставку товара.

В запросе указывается наименование товара (услуг), и усло­вия на которых импотеру желательно получить товар:

– количество и качество товара;

– его модель и марки;

– цена;

– сроки поставки;

– условия платежа;

– род упаковки и др. условия поставки в зависимости от характера товара.

Запрос входит в группу конкретных документов и используется в операциях по подготовки и заключению сделки.

Например:

Штамп организации Адресант

________№________

на ________№_____

о поставке реставрационной бумаги

Запрашиваемая Вами реставрационная бумага не может быть поставлена в оговоренные ранее сроки, в связи с изменением таможенного законодательства и необходимостью подготовки новых документов.

Директор И.О. Фамилия

М.П.

Если покупатель (импортер) согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и сделка заканчивается выдачей заказа и заключением контракта.

Предложение (оферта) – письменное заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкрет­ных условий.

Например:

Письмо, содержащее оферту

(предложение заключить договор)

Штамп организации Адресант

_________№_______

Предлагаем Вам заключить договор о ___________________________________________ на следующих условиях: ^{(предмет договора)}

1)

2)

3)

Ждем Вашего ответа до «___» __________ 20__ г.

Совершение действий по выполнению условий по выполнению договора не считается акцептом.

Ком. директор И.О. Фамилия

М.П.

Акцент – соглашение плательщика на оплату платежного требования на отгруженный товар или оказанные услуги.

Логическая схема письма – ответа (отказа) следующая:

– повторение просьбы, на которую составляется ответ;

– обоснование причины – отказа (письмо отказ);

– констатация отказа.

Например:

СОГЛАШЕНИЕ О РАСТОРЖЕНИИ ДОГОВОРА

_____________ «___» _______ 20__ г.

^{(населенный пункт)}

(Наименование организации), именуемая в дальнейшем «Сторона – 1», в лице (И.О. Фамилия), действующего на основании (устава, доверенности и пр.), с одной стороны, и (наименование организации), именуемая в дальнейшем «Сторна-2», в лице (И.О. Должность), действующего на основании (устава, доверенности и пр.), с другой стороны.

Контракт – договор об установлении, изменении или пре­кращении правоотношений.

Внешнеторговый контракт – это договор о купле-продаже, поставке, проведении каких-либо работ (услуг), заключаемой двумя или более сторонами (контрагентами).

Контракт является основным документом, определяющим меру материальной ответственности сторон за выполнение обязательств.

Контракт должен включать в себя следующие разделы:

– общие положения;

– предмет контракта;

– цена и стоимость контракта;

– сроки поставки товара;

– условия платежа;

– упаковка и маркировка груза;

– порядок подачи претензий

– санкции и штрафы;

– форс-мажор и разрешение споров.

Форс-мажор – стороны могут быть освобождены от ответственности за невыполнение условий контракта в случае наступления форс-мажорных обстоятельств: военных условий, природных явлений, актов органов власти и управления, влияющих на выполнение контрактных обязательств. Сторона, пострадавшая от форс-мажорных обстоятельств, должна в течение 10 дней известить другую сторону о их наступлении или окончании, в письменной форме.

От правильности составления контракта, зависит конечный результат сделки.

Коммерчески контракты хранятся в течение 3х лет после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним («Перечни документов с указанием срока хранения»).

Контракты с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой давности других стран следует хранить не менее 10 лет.

Например:

ООО «Тарантул»

ДОГОВОР

Купли-продажи офисной мебели

07 января 2007 №127/4

г. Красноярск

Фирма ООО «Тарантул», именуемая в дальнейшем ПРОДАВЕЦ, в лице генерального директора Иванова Ивана Николаевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и фирма __________________________, именуемая в дальнейшем ПОКУПАТЕЛЬ, в лице ______________________________________, действующего на основании ________________________________________________________________ с другой стороны, заключили настоящий договор о ниже следующем:

Предмет договора.

1.1 Продавец продает, а Покупатель покупает офисную мебель производства швейцарской компании «Basic», именуемую в дальнейшем Товар, на условиях, определенных настоящим договором.

1.2 Количество и ассортимент Товара определяется спецификацией, прилагаемой к контракту. Товар поставляется Покупателю в разобранном виде, если стороны не договорились об ином.