Организация оперативной системы координации деятельности
Организация интегрированной системы оперативных совещаний. Текущее управление может перейти в фазу, когда проблемы управляют вами. Из-за ежедневных запросов и кажущихся неотложными дел люди теряются в процессе, престают ориентироваться в ситуации, перестает существовать такое понятие как важность, а превалирует исключительно срочность. Поэтому необходимо систематически анализировать состояние дел и принимать своевременные решения.
Встреча или собрания – с глазу на глаз, команды, подразделения или вей организации – всегда были одним из основных способов обмена информацией. Раньше из-за ограниченности технологий была единственная форма проведения собраний, т. е. все заинтересованные лица должны были физически находиться в одном и том же месте. Теперь все изменилось. Благодаря изобретению телеконференцийгруппа людей может совещаться одновременно с помощью телефона или специального программного обеспечения для общения по электронной почте. Есть оборудование и программы, позволяющие частникам собрания видеть друг друга на экранах мониторов, и такая конференция называется видеоконференцией.
Рабочие группы – большие и малые, находящиеся в разных местах, - могут использовать эти средства сетевого общения для кооперации и обмена информацией.
Например, VideoMost — программный продукт для организации многоточечных Full HD видеоконференций через браузер, клиентское приложение VideoMost Space или Android/iPad в корпоративной сети или через Интернет.
VideoMost создан на базе движка SPIRIT – мирового лидера в области передачи голоса и видео по IP-каналам.
Многоточечные Full HD видеоконференции VideoMost:
Интеграция с ВКС-оборудованием, бизнес-приложениями и порталами
100 ИНТЕРАКТИВНЫХ видео участников
300 участников в режиме селектрного совещания
В любом браузере на Windows, Mac и iPad/Android
Типы видеоконференций VideoMost:
Конференция-обсуждение (многоточечная видеоконференция)позволяет всем ее участникам одновременно проводить групповую видеосвязь, то есть видеть и слышать друг друга. Максимальное количество одновременных интерактивных участников в веб-видеоконференциях VideoMost составляет до 100 человек.
В селекторном совещании общее число приглашенных может достигать нескольких сотен человек, но лишь небольшой группе его участников предоставляется право передавать свое видеo и голос в конференцию. Право выбора этой группы «активных докладчиков» предоставляется модератору конференции. Все остальные участники селекторного совещания представляют собой наблюдателей.
Первые два режима работы пользуются наибольшим спросом у корпоративных и государственных заказчиков для проведения удаленных совещаний, встреч, а также для повседневного внутрикорпоративного общения.
Режим вебинар (ассиметричная видеоконференция) незаменим для проведения дистанционного обучения. Все участники, подключающиеся к конференции, видят и слышат только докладчика, в то время как докладчик и модератор видят и слышат всех участников.
Существует разновидность предыдущего режима «Вебинар, Модератор всегда виден». В этом режиме все участники, подключающиеся к конференции, видят и слышат не только докладчика, но и модератора. Этот режим используется, когда обучение происходит в виде диалога организатора с экспертом. В роли организатора может выступать, например, представитель компании-партнера, а в роли эксперта - представитель компании-производителя продукта.
Видеозвонок– это мгновенная связь через Интернет, позволяющая не только слышать, но и видеть собеседника, максимально приближая общение к реальному. Видеозвонки внутри корпоративной сети представляют более удобную и функциональную альтернативу традиционной телефонии.
Помимо общения в реальном времени, VideoMost обеспечивает дополнительные возможности для интерактивной работы пользователей: совместная работа с документами, ведение протокола, электронная доска, показ (шаринг) рабочего стола. Больше не нужно пересылать друг другу кипы файлов, а затем тратить время на их поиск в электронной почте – звонок, передача и хранение файлов осуществляется в едином интерфейсе.
Если необходимость присутствовать на важном совещании застала Вас в отпуске, больше не нужно пользоваться дорогим роумингом для участия в ней. Достаточно иметь мобильный телефон или планшетный компьютер и выход в Интернет в отеле или кафе. И даже малая пропускная способность сети больше не помеха – в видеозвонках и видеоконференциях можно участвовать, начиная с 512 кб/с.
Как это работает
Видеозвонки внутри корпоративной сети удобнее всего совершать с помощью клиентского приложения VideoMost Space.
Чтобы совершить видеозвонок любому сотруднику в Вашей компании, достаточно дважды кликнуть на него в адресной книге (можно также нажать на строке с выбранным абонентом правой кнопкой мыши и выбрать «Видеозвонок» из контекстного меню).
Как только контакт примет видеозвонок, на экране откроется главное окно видеоконференции. В левой части размещается видео собеседника крупным планом, а в правом верхнем углу - меньшее по размеру, Ваше видео.
Кнопка «Показать документ» позволяет использовать дополнительные функции, указанные выше.
Видеозвонки доступны также через веб-интерфейс VideoMost. Процесс организации видеосвязи через веб-приложение подробно описан тут.
Мы позаботились и о тех наших клиентах, которые следуют модным трендам: продукт VideoMost доступен также для устройств семейства Mac и iPad.
Целью оперативных совещаний является обмен информацией и принятие решений. Для этого формируется единая система интегрированных совещаний от заседания совета директоров до производственного участка. Она проектируется по всей иерархии управления и является постоянно действующей на весь календарный период (пример, табл. 6.3-6.4).
Таблица 6.3
Пример полностью интегрированных оперативных совещаний
| Сфера контроля | Кто присутствует | Частота проведения |
| вся производственная сфера организации | директор и менеджеры по направлениям | еженедельно (обычно во вторник 10-00) |
| каждое производство (аналогично для управлений и отделов) | менеджер по производству, контролеры, плановик | ежедневно |
| каждое производственное подразделение | мастер, контролер, рабочие | ежесменно |
Каждое совещание состоит из постоянной плановой темы, дополнительных вопросов требующих немедленного разрешения и объявлений (информации общего значения).
Каждому участнику совещания предоставляется право сосредоточить внимание на его роли в обсуждаемой теме и высказать свою точку зрения в рамках заданного регламента.
Таблица 6.4Ориентировочные постоянные плановые темы в течение календарного месяца
| 1 неделя: | 2-неделя | 3-неделя | 4-неделя |
| подведение итогов работы за предыдущий месяц. | проблемы качества | обсуждение инновационных проектов (технических и организационных) и состояния их реализации | планируемые объемы продаж и готовность выполнения плана следующего месяца |
Общие требования к системе оперативных совещаний:
· устанавливается постоянное место и время проведения оперативного совещания;
· темы постоянных совещаний периодически повторяются из месяца в месяц;
· должен быть определен постоянный состав участников по каждой теме. Дополнительные участники приглашаются по мере необходимости;
· каждому из участников известна основная тема совещания, кто докладывает состояние дел, по плановому вопросу и время, отведенное на доклад и обсуждение (регламент);
· по результатам обсуждения на каждом совещании принимаются решения и оценивается состояние выполнения ранее принятых решений;
· совещанию на более высоком уровне должны следовать за совещаниями по данной теме на более низком уровне;
· вопросы, не проработанные на более низком уровне, на совещаниях более высокого уровня не принимаются и не рассматриваются.
Системность и периодическая повторяемость тем, позволяет избежать накопления неразрешенных проблем, систематизировать работу и экономит время.