Как подтвердить расходы на проезд в командировку, если билеты оформлялись в электронной (бездокументарной) форме (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу. В п. 1 ст. 252 НК РФ содержится лишь общее требование о том, что все расходы должны быть документально подтверждены.

Официальная позиция заключается в том, что понесенные расходы можно подтвердить маршрут/квитанцией, чеком контрольно-кассовой техники и электронного терминала, накладной, слипом, подтверждением кредитного учреждения об оплате билета посредством банковской карты или другим документом, оформленным на бланке строгой отчетности, а также документами о направлении сотрудника в командировку, о пребывании в месте командировки, распечаткой электронного документа (авиабилета) и посадочным талоном. Некоторые авторы поддерживают данную точку зрения.

Судебной практики нет.

Подробнее см. документы

Письмо Минфина России от 27.02.2012 N 03-03-07/6

Разъясняется, что затраты на приобретение электронного билета можно подтвердить маршрут/квитанцией, в которой указана стоимость перелета, и посадочным талоном. Если посадочный талон утерян, то затраты можно подтвердить справкой, содержащей необходимую для подтверждения полета информацию, которую выдает авиаперевозчик или его представитель.

Аналогичные выводы содержит...

Письмо Минфина России от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11

Консультация эксперта, 2012

Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-07/58

Разъясняется, что затраты на приобретение электронного билета подтверждаются маршрут/квитанцией на бумажном носителе, сформированной автоматизированной системой оформления воздушных перевозок, и посадочным талоном.

Аналогичные выводы содержит...

Письмо Минфина России от 24.11.2011 N 03-03-07/55

Письмо Минфина России от 24.11.2011 N 03-03-07/54

Письмо Минфина России от 19.10.2011 N 03-03-07/46

Письмо Минфина России от 23.09.2011 N 03-03-07/34

Письмо Минфина России от 15.08.2011 N 03-03-07/28

Письмо Минфина России от 07.06.2011 N 03-03-07/20

Письмо Минфина России от 01.02.2011 N 03-03-07/1

Письмо Минфина России от 13.12.2010 N 03-03-06/4/123

Письмо Минфина России от 26.10.2010 N 03-03-07/35

Письмо Минфина России от 16.08.2010 N 03-03-07/27

Письмо Минфина России от 27.07.2010 N 03-03-07/25

Письмо Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23

Разъясняется, что при приобретении работником электронного авиабилета подтверждающими документами являются в части:

а) произведенных расходов по оплате:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение оплаты авиабилета, выданное кредитным учреждением, в котором работнику открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты;

- другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;

б) факта произведенной перевозки:

- распечатка электронного документа - электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в билете маршруту.

Аналогичные выводы содержит...

Письмо Минфина России от 10.02.2010 N 03-03-06/1/59

Письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-07/4

Письмо Минфина России от 18.01.2010 N 03-03-07/2

Письмо Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384

Финансовое ведомство сообщило, что расходы на приобретение электронного билета командированному работнику могут подтверждаться маршрут/квитанцией, чеком или другим документом, оформленным на бланке строгой отчетности. Также указанные затраты могут признаваться при наличии документов, косвенно подтверждающих расходы (документы о направлении сотрудника в командировку, о пребывании в месте командировки, распечатка электронного билета или посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты поездки).

Аналогичные выводы содержит...

Информационное письмо Минфина России от 26.08.2008 "Об учете расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения налогом на прибыль организаций"

Письмо Минфина России от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476

Письмо Минфина России от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649

Письмо УФНС России по г. Москве от 27.12.2007 N 20-12/124839@

Письмо Минфина России от 10.02.2009 N 03-03-05/20

Разъясняется, что расходы на приобретение электронного билета для поездок в командировки можно подтвердить маршрут/квитанцией, оформленной на пассажирском билете, чеком или другим документом об оплате перевозки, оформленным на утвержденном бланке строгой отчетности.

Аналогичные выводы содержит...

Письмо Минфина России от 04.02.2009 N 03-03-07/3

Письмо Минфина России от 27.08.2007 N 03-03-06/1/596

Письмо УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214

Письмо Минфина России от 27.12.2007 N 03-03-06/1/893

Финансовое ведомство разъяснило, что если работник для поездки в заграничную командировку приобрел авиабилет, оформленный в бездокументарной форме, то понесенные расходы можно подтвердить распечаткой электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочным талоном.

Аналогичные выводы содержит...

Письмо Минфина России от 11.10.2007 N 03-03-06/1/717

Письмо Минфина России от 13.08.2007 N 03-01-10/6-239

Письмо Минфина России от 17.07.2007 N 03-03-06/4/99

Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660

Консультация эксперта, 2007

Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@

Разъясняется, что подтверждающим расходы документом является маршрут/квитанция, которую необходимо представлять вместе с посадочным талоном. В случае если посадочный талон утерян, факт перелета можно косвенно подтвердить приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенного органа о пересечении границы РФ.

Аналогичные выводы содержит...

Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@

Письмо УФНС России по г. Москве от 15.07.2008 N 20-12/066864

Налоговый орган разъясняет, что при отсутствии проездного документа (либо посадочного талона) основанием для признания расходов на его оплату служит накладная (счет, счет-фактура), которая содержит сведения о номере бланка проездного документа, стоимости билета, Ф.И.О. пассажира - сотрудника организации, маршруте (рейсе), датах отправки из конечных пунктов. Также обязательным является наличие приказа на командировку, служебного задания и копий со страниц загранпаспорта со штампами о пересечении границ государств (при загранкомандировках).

Консультация эксперта, 2011

Автор отметил, что оформленная и выданная пассажиру (работнику) маршрут/квитанция, признаваемая документом строгой отчетности, является оправдательным документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение электронного билета. Указанную маршрут/квитанцию для подтверждения расходов на проезд работник обязан приложить к авансовому отчету.

Консультация эксперта, 2011

Автор указывает, что при представлении подтверждающих расходы документов целесообразно пользоваться соответствующим перечнем, приведенным в Информационном письме Минфина России от 26.08.2008 "Об учете расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения налогом на прибыль организаций". Кроме того, автор отмечает, что для снижения возможных рисков можно дополнительно получить выписку с банковской карточки, где будет указана оплата билета.

Консультация эксперта, 2010

Автор указывает, что, если электронный билет соответствует утвержденной форме и у организации имеются косвенные документы по командировки (приказ, документы, подтверждающие расходы на проживание, отчет работника о выполнении задания), стоимость электронного билета можно учесть в расходах.

Можно ли учесть расходы на приобретение билетов для командированного сотрудника, если они были оплачены с банковской карты лица, не являющегося работником организации (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу. В п. 1 ст. 252 НК РФ содержится лишь общее требование о том, что все расходы должны быть документально подтверждены.

Возникает вопрос: можно ли учесть в расходах стоимость билетов для командированного сотрудника, если они были оплачены лицом, не являющимся работником налогоплательщика?

Согласно официальной позиции, выраженной Минфином России и ФНС России, затраты на приобретение билетов, оплаченных лицом, не являющимся работником организации, можно учесть, если подтверждено, что они были приобретены за счет работника. Авторы поддерживают данный подход.

Судебной практики нет.

Подробнее см. документы

Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-07/58

Разъясняется, что затраты на приобретение билетов, оплаченных лицом, не являющимся работником организации (родственником), можно учесть, если подтверждено, что они были приобретены по поручению и за счет работника.

Аналогичные выводы содержит...

Письмо Минфина России от 19.10.2011 N 03-03-07/44

Письмо ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876

Разъясняется, что налогоплательщик вправе учесть затраты на приобретение билетов также и в том случае, если они были оплачены лицом, не являющимся его работником. Отмечается, что если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и это лицо подтверждает возврат средств, то нет оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом.

Аналогичные выводы содержит...

Консультация эксперта, 2012

Статья: Командировочные расходы: актуальные вопросы (Гражданкина В.) ("Финансовая газета. Региональный выпуск", 2010, N 47)

Автор указывает, что документы, подтверждающие затраты на приобретение билета, могут быть оформлены на другое лицо, не являющееся работником организации (например, на жену сотрудника). Этот факт не препятствует учету данных затрат в составе расходов.

Обязательно ли переводить на русский язык оправдательные документы, подтверждающие расходы на загранкомандировки (билеты, счета гостиниц) (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)?

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу.

По данному вопросу существует две точки зрения.

Официальная позиция заключается в том, что оправдательные документы, подтверждающие расходы на загранкомандировки, должны быть переведены на русский язык. Такого же мнения придерживаются некоторые авторы.

В то же время есть работы авторов, в которых сделан противоположный вывод.

Судебной практики нет.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Перевод оправдательных документов на русский язык обязателен

Письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6

Разъясняется, что при выписке авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке обязательно должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов.

Аналогичные выводы содержит...

Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168

Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/170

Письмо Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47

Финансовое ведомство разъясняет, что оправдательные документы (билеты, счета гостиниц), составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык.

Аналогичные выводы содержит...

Письмо УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505

Письмо УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388

Письмо УФНС России по г. Москве от 28.06.2007 N 20-12/060968

Письмо УФНС России по г. Москве от 18.01.2007 N 21-11/003922@.а

Письмо УФНС России по г. Москве от 19.05.2006 N 20-12/43886@

Статья: Расходы на загранкомандировки ("Нормативные акты для бухгалтера", 2008, N 3)

Консультация эксперта, 2008

Консультация эксперта, 2005

Позиция 2. Перевод оправдательных документов на русский язык необязателен

Обзор: Новые документы для бухгалтера. Выпуск от 06.05.2010

По мнению автора, авиабилеты не являются первичными учетными документами, следовательно, на них не распространяется условие об обязательном построчном переводе на русский язык.

Аналогичные выводы содержит...

Обзор: Новые документы для бухгалтера. Выпуск от 18.06.2008