Классификация документов и требования к документации
Документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Документы бухгалтерского учета различаются по своему виду, содержанию и назначению (таблица 1),, в том числе первичные документы – это документы, содержащие информацию о совершенных фактах хозяйственной жизни у экономического субъекта.
Также состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) – таблица 2.
Таблица 1 - Классификация документации по ОКУД
| Код ОКУД | Наименование формы |
| Унифицированная система организационно-распорядительной документации | |
| Унифицированная система первичной учетной документации | |
| Унифицированная система банковской документации | |
| Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации | |
| Унифицированная система отчетно-статистической документации | |
| Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий | |
| Унифицированная система документации по труду | |
| Унифицированная система документации пенсионного фонда российской федерации | |
| Унифицированная система внешнеторговой документации |
Таблица 2 - Классификация документации по назначению в бухгалтерском учете
| Наименование вида | Содержание/назначение |
| Системная документация | Договор, приказ / устанавливает систему правоотношений |
| Первичная документация | Накладные, акты и др. / отражают информацию о совершении операции (факта хозяйственной жизни) |
| Регистры | Синтетические и аналитические / отражают информацию в определенных уровнях обобщения для целей свода, анализа, контроля операций |
| Отчетность | БФО, налоговая, статистическая / служат отчетными формами для заинтересованных пользователей |
Обязательные реквизиты первичного учетного документа определены ФЗ-402 (п.2 ст.9 402-ФЗ) – рисунок 4.
Рисунок 4 - Обязательные реквизиты документа
Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТами – рисунок 5.
Также:
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Рисунок 5 - Требования к документу
С нашей точки зрения можно выделить три основных требования к первичному документу и соответствующие критерии, определяющие эти требования:
1) Требование к форме документа. Критерии: носитель, унификация, пригодность
Носитель информации может быть бумажный и электронный, соответственно документ может быть составлен в бумажной форме и в электронной форме.
Унификация документации определяет состав и структуру реквизитов документа.
Пригодность определяет возможность точной идентификации информации в поврежденном документе.
2) Требование к достоверности документа. Критерии: полнота, сопоставимость, целесообразность, аутентичность.
Полнота - это наличие информации в необходимых реквизитах документа.
Сопоставимость - тождественность данных документа с другой документацией, где отражена идентичная информация.
Целесообразность - отражение операций в соответствии с их действительным экономическим смыслом, обусловленных разумными экономическими или иными причинами (целями делового характера).
Аутентичность - соответствие документа установленным правилам; создание и отправление документа лицом, уполномоченным на это, в то время, которое обозначено в документе.
3) Требование к целостности документа. Критерий: неизменность.
Неизменность - отсутствие несанкционированных изменений (исправлений) документа.
На чем они основаны общие требования к первичной документации: в Российской Федерации существует ряд нормативных документов, устанавливающих данные требования.
Критерий полноты определен в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ (ред. от 04.11.2014), где указаны обязательные реквизиты первичного учетного документа: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Критерий аутентичности определен в соответствии с п. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
Также критерии аутентичности, сопоставимости, целесообразности, целостности, пригодности определены ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: п. 7.2.2. «Аутентичность», п.7.2.3. «Достоверность», п. 7.2.4. «Целостность», п. 7.2.5. «Пригодность для использования».
Критерий унификации определен в соответствии с п. 4 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Также Приказ Минфина России «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» от 30.03.2015 №52н устанавливает формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора».
Таким образом, организации государственного сектора могут использовать документацию, указанную в перечне Приказа Минфина России №52н, который, в свою очередь, основан на:
- Постановлениях Госкомстата, унифицирующих большую часть первичных документов;
- Положении о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 №383-П) (ред. от 19.05.2015), унифицирующего расчетно-платежную банковскую документацию;
- Постановлении Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», унифицирующего форму документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
- также состав унифицированных организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с «ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 05.08.2015).
Организации, не относящиеся к государственному сектору, могут использовать неунифицированные формы первичных учетных документов, которые определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, но за исключением кассовых, банковских документов, документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.
Критерий носителя определен в соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Также нормативные документы по электронной цифровой подписи утверждают критерий полноты, аутентичности, целостности.
Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 (ред. от 30.12.2015), электронная подпись имеет место деление на:
- простую электронную подпись - посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
- усиленную неквалифицированную электронную подпись - получают в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи. Данная подпись позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений после подписания электронных документов.
- усиленную квалифицированную электронную подпись - соответствует всем признакам неквалифицированной, но для создания и проверки её используются средства криптозащиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Сертификаты квалифицированной электронной подписи выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами.
Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. При этом обязательным является соблюдение следующего условия: между участниками электронного взаимодействия должно быть заключено соответствующее соглашение.
Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. Контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной электронной подписью.
ГОСТ Р 34.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» определяет схему электронной цифровой подписи, процессы формирования и проверки цифровой подписи под заданным сообщением (документом), передаваемым по незащищенным телекоммуникационным каналам общего пользования в системах обработки информации различного назначения.
Исполнение документа – процесс документирования с момента создания до момента сдачи документа в архив. Он состоит из этапов – рисунок 6.
Проверка документа также может быть вне системы бухгалтерского учета – при ревизии, аудите, экспертизе. Она будет включать 3,4,5 этапы исполнения документа.
Рисунок 6 - Этапы исполнения документа
Вышеперечисленные требования к документами и критерии, их определяющие, подкрепленные законодательными нормами, определяют обязательные и рекомендательные аспекты, которые целесообразно использовать экономическим субъектам при формировании документации, чтобы осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно, соблюдать требования нормативной среды, обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации.
Номенклатура дел
Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.
Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно- │
│ методических и иных) документов, определяющих перечни документов, │
│ образующихся в деятельности бухгалтерской службы, и сроки их хранения, │
│ формирование такого перечня │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Изучение особенностей, присущих организации бухгалтерского │
│ делопроизводства, с учетом содержания его деятельности, объема, │
│ интенсивности и состава документооборота, организационной структуры и │
│ штатной численности, распределения полномочий по работе с документами │
│ между должностными лицами и т.п. │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Предварительное определение заголовков дел, их последовательное │
│ упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, │
│ подлежащих помещению в соответствующие дела) │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных │
│ для дел, заводимых (при необходимости) в течение календарного года │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Составление и оформление проекта номенклатуры дел │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в │
│ необходимых случаях - его уточнение и дооформление │
└───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┐
│ Подписание проекта номенклатуры дел его разработчиком и начальником │
│ бухгалтерской службы │
└────────────────────────────────────────────────────
График документооборота – установленный в табличном формате порядок движения документа по срокам и ответственным лицам с момента его создания до помещения в дело.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, он утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Для этого каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.
Для составления проекта графика документооборота обычно используются следующие исходные данные:
- перечень документов, подлежащих исполнению (в целом по бухгалтерской службе и отдельно - по ее структурным подразделениям);
- перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов бухгалтерских документов;
- сроки исполнения документов;
- типовые технологии обработки документов.
Порядок его составления исходит из следующих предпосылок:
1. Определение структуры организации и бухгалтерии (центры ответственности по исполнению документации)
2. Определение круга исполнителей (ответственных за оформление-прием документации)
3. Определение перечня документации (Табель форм документов)
4. Определение сроков исполнения каждого документа
5. Определение порядка движения каждого документа по подразделениям и ответственным лицам.
Документальным подтверждением факта надлежащего исполнения документа служит отметка об исполнении документа и помещении его в дело. Такая отметка оформляется в нижней части лицевой стороны первого листа исполненного документа (у левого поля, на свободном от текста месте) исполнителем (или его непосредственным руководителем).
Отметка должна содержать слова "В дело" с указанием номера дела, в котором будет храниться соответствующий документ (см. далее), и подписи лица, оформившего отметку. О снятии документа с контроля в РКФ также делается соответствующая отметка. После этого документ может быть помещен в дело в соответствии с номенклатурой дел.
«Дело» - это упорядоченная совокупность документов определенного вида.
Формирование бухгалтерских документов в дела, как правило, производится по месту их обработки, т.е. в соответствующих структурных подразделениях бухгалтерской службы. Затем дела перемещаются в приспособленные для этой цели места хранения.
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете бухгалтерские документы (первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы) до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерской службе (бухгалтерии) в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.
Заголовок дела должен состоять из элементов:
1. номер по порядку;
2. название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);
3. название предприятия или структурного подразделения;
4. название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы;
5. краткое содержание документов, помещаемых в дело;
6. название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;
7. дата (период), к которой (которому) относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.
8. категория важности сведений, например, ЧВ - чрезвычайной важности, ОВ - особой важности, ОД - ограниченного доступа, ВВ - второстепенной важности или грифа "Коммерческая тайна" (КТ) с указанием обладателя этой информации.
Дела бухгалтерской службы, не имеющей в своем составе структурных подразделений, обычно распределяются по разделам в следующей примерной последовательности:
- документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности;
- документы по организации бухгалтерского учета;
- документы по организации бухгалтерской отчетности;
- документы по организации расчетов предприятия с юридическими и физическими лицами;
- прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.
В связи с упоминанием электронных документов (ЭД) поясним, что предприятие вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде баз данных (БД), каталогов или отдельных файлов, сформированных с использованием штатных сертифицированных программно-технических средств. В процессе обработки должна обеспечиваться возможность распечатывания бухгалтерских документов по установленным формам, а также идентичность содержания ЭД и бумажных копий.
Обработанные первичные документы текущего месяца (или за иной календарный период), относящиеся к определенному учетному регистру, формируются в дела (подшиваются в папки) в хронологическом порядке. В то же время отдельные виды бухгалтерских документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках.
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения) формируется в дела по отчетным периодам или (и) по адресатам. Приложения к отчетным документам помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.
Учетная политика – совокупность способов и форм ведения бухгалтерского учета - обычно формируется в отдельное дело. Вместе с документом в дело помещаются (в установленной предприятием последовательности и с учетом предельно допустимого количества листов в деле) приложения к ней.
Организационно-распорядительная документация бухгалтерской службы формируется в дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них). Утвержденные в качестве самостоятельного документа положения, инструкции и пр., утвержденные в качестве самостоятельного документа, формируются в дела отдельно от соответствующих постановлений, приказов и т.п.
Отметим также, что при оформлении дел с бухгалтерскими документами за истекший отчетный период лицевая сторона обложки соответствующей папки снабжается следующими сведениями:
- дата, к которой относятся сброшюрованные в папку документы;
- номера балансовых и внебалансовых счетов;
- перечень групп документов, сформированных в отдельные папки, относящихся к одной дате, но отличающихся сроками хранения;
- надпись, удостоверяющая факт брошюровки и подшивки документов (с указанием подписи соответствующего работника бухгалтерской службы).
Размещение перечисленных надписей производится на лицевой стороне обложки на свободных от других реквизитов и сведений местах. После завершения нумерации листов производится оформление заверительной надписи. Лист с заверительной надписью (лист-заверитель дела) располагается в конце дела. В надписи - цифрами и прописью - указываются сведения о количестве листов в составе данного дела, а также особенности отдельных документов. Лист - заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Факт выдачи дела во временное пользование юридическому лицу (его полномочному представителю) удостоверяется соответствующим актом, один экземпляр которого выдается предприятию-пользователю, а второй - остается в делах предприятия-владельца. Подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей соответствующих предприятий.
Факт изъятия подлинных документов (отдельных или в составе дел удостоверяется актом или протоколом изъятия в порядке, установленном законодательством РФ. Акт (протокол) подписывается руководителем предприятия (главным бухгалтером) и представителем органа, проводящего изъятие.
По истечении сроков текущего хранения дела бухгалтерской службы передаются на хранение в архив. Отбор документов постоянного и временного хранения производится методом полистного просмотра дел.