Требования к составлению и проверке первичных документов

Согласно Закону Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» ответственность за обеспечение фиксирования фактов хозяйственной деятельности, отражающихся в первичных документах, несет собственник или уполномоченный им орган (руководство). Кроме того, он (собственник) также отвечает за сохранность обработанных документов, их регистрацию, хранение в течение установленного срока. К качеству документов, а именно к их содержанию, своевременности и правильности составления и оформления предъявляются жесткие требования.

В условиях использования персональных компьютеров к носителям учетной информации предъявляют соответствующие требования. Первичный документ может быть зафиксирован на носителе, который читаем человеком или автоматическим устройством. В первом случае необходимо руководствоваться особенностями зрительного восприятия. Обработка документа в этих условиях ведется от верхних полей к нижним. Носители первичных учетных данных могут обеспечить возможность фиксации первичных данных на местах, возможность сохранения носителей данных в том виде, в котором они зарегистрированы, возможность восприятия зарегистрированных данных в местах их использования.

Машиночитаемый первичный документ должен обеспечить идентификацию всех его реквизитов. Допускается не фиксировать в электронных вариантах документа такие характеристики операций, которые представляют собой произвольную информацию, созданную путем расчета. Подписи лиц могут быть заменены специальными кодами, паролями, электронными цифровыми ключами. Язык конкретного кода может быть зарегистрирован в установленном порядке. На машинопечатные бухгалтерские документы распространяются требования их строгой сохранности.

При составлении документов необходимо руководствоваться следующими общими правилами:

· заполнять документ на бланке (а при его отсутствии – на чистом листе бумаги) темными чернилами либо на автоматизированном носителе;

· строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

· точно и ясно излагать содержание документа;

· четко и разборчиво писать текст и цифры;

· незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

· сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

· подписывать документ разборчиво, указывая должность подписавшего.

При составлении первичных документов исполнители могут допустить ошибки и исправления (исправления допустимы кроме кассовых и банковских документов). Исправления могут вноситься корректурным способом – неправильная запись аккуратно зачёркивается, над зачеркнутым пишется правильный текст или число, на полях делается подпись «исправленному верить» или полный текст исправленной записи. Лицо, которое внесло исправление, ставит подпись и дату. После исправления документ подписывается еще раз всеми лицами, ответственными за его составление.

Первичные документы принимаются к исполнению, если операции не противоречат законодательству и отражены в установленном порядке. В противном случае документы передаются главному бухгалтеру для принятия решения.

Документы в бухгалтерию для проверки предоставляют ответственные лица. В их присутствии проводится проверка. Используются следующие методы документальной проверки:

1) экономическая проверка – выяснение целесообразности осуществления операции и обеспечение ее финансированием;

2) встречная проверка – изучение правдивости операции путем сравнения документов и записей в учетных регистрах;

3) обратный счет – подсчет расхода сырья, исходя из фактического выпуска готовой продукции по нормам, и сопоставление его с фактическим списанием сырья по первичным документам;

4) формальная проверка – установление полноты и достоверности, а также правильности оформления документа, проверка права подписи;

5) проверка по содержанию –проверка законности операции;

6) арифметическая проверка – проверка всех математических подсчетов;

7) экспертная проверка – выявление подделок и установление реальности реквизитов;

8) логическая проверка – сопоставление фактических результатов с аналогичными или взаимосвязанными данными;

9) нормативно-правовая проверка – проверка соответствия операции нормативно-правовым актам, учредительным документам, сметам и лимитам;

10) контрольные сравнения – осуществляются с целью выявления несоответствия количественных и качественных показателей в различных документах;

11) оценка документов по данным корреспондирующих счетов – данный метод дает возможность установить соответствие документов реально осуществленным операциям по корреспонденции счетов;

12) аналитическая проверка –анализ соответствия данных синтетического и аналитического учета, соответствие сводным ведомостям;

13) проверка соответствия отраженных в документах данных установленным правилам –выяснение правомерности действий лиц, составляющих документ.

После проверки документы подаются на утверждение руководителю предприятия или главному бухгалтеру. После этого они подлежат бухгалтерской обработке.

Обработка – это подготовка документов к записи сумм хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета (синтетический и аналитический учет). Обработка документов в бухгалтерском учете осуществляется по стадиям:

1. Бухгалтерский контроль:

- предварительный – до осуществления хозяйственной операции;

- текущий – во время хозяйственной операции;

- последующий – после осуществления хозяйственной операции;

2. Бухгалтерская обработка:

- группировка;

- таксировка;

- контировка;

- внесение информации в учетные регистры.

Правила группировки:

1. Контрольная выборка осуществляется по заданиям контрольного отдела.

2. Итоги показателей должны иметь результаты, пригодные для контроля и анализа не только в целом по предприятию, но и по подразделениям, а также исполнителям работ.

3. В ведомостях учета (по существу) рекомендуется детализировать информацию в разрезе материально-ответственных лиц.

4. Показатели группировочных ведомостей должны быть пригодны для составления проводок бухгалтерского учета, дополнительных выборок.

5. Построение ведомостей должно соответствовать позициям отчетных форм.

6. Первичный документ обрабатывается за один рабочий день.

Заключительной формой обработки является перенесение учетных данных в соответствующие регистры учета и Главную книгу.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку. При ручной обработке проставляют на документе дату и номер учетного регистра. При электронной обработке проставляют оттиск штампа лица, ответственного за обработку.

Обработанные первичные документы хранятся в бухгалтерии в закрытых шкафах или специальных помещениях до момента передачи в архив. Условием хранения является их подшивка к учетному регистру в хронологическом порядке. Первичные документы до сдачи в архив хранятся в шкафах в условиях, исключающих доступ к ним рядовых лиц.

Графики документооборота

Графический метод организации документооборота позволяет наглядно представить взаимосвязь организационных элементов.

График документооборота – это графический способ изображения, с помощью которого описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Для организации работ по графику документооборота необходимо:

1. Составить перечень работ по ходу учетного процесса.

2. Разработать схему информационных связей.

3. Составить графики учетных работ и документооборота.

4. Согласовать объемы и сроки работ с исполнителями.

5. Утвердить графики учетных работ и документооборота.

Графический метод широко применяется в планировании документооборота на крупных предприятиях. В графике документооборота определяется перечень документов, время их продвижения, должностные лица, ответственные за каждый этап документооборота и порядок сдачи на хранение.

Путь, который должен пройти документ, зависит от объема и важности информации, зафиксированной в нем, и этапов обработки и контроля. Длительность составления документов должна быть минимальной, поэтому в графике необходимо рационально очертить круг лиц, принимаемых участие в его составлении.

Работу по составлению графика документооборота организует и подписывает главный бухгалтер. Затем график утверждается руководителем предприятия. Он обязателен к исполнению не только бухгалтерами, но и работниками, причастными к документообороту. График оформляется в виде схемы или перечня работ по формированию проверки и обработки документов. В график включаются документы, сгруппированные исходя из топологического деления учетный работ.

График составляется в двух экземплярах, один из которых остается у главного бухгалтера, а второй – передается структурным подразделениям в виде фрагментов графика. По наиболее сложным документам составляется оперограмма (табл. 3.1, табл. 3.2).

В ней более детально, чем в графике документооборота, регламентируются этапы создания, проверки и обработки документа.

Таблица 3.1

Оперограмма движения маршрутного листа

Наименование и содержание работ с документом	Технологическое бюро цеха или планово-распределительное бюро	Отдел нормирования или отдел труда и заработной платы	Мастер цеха	Кладовая цеха	ОТК	Бухгалтерия
1. Указание последовательности технологической операции.	О
2. Проставление норм времени.		О
3. Данные об исполнителях по каждой операции.			О
4. Отметка о выдаче заготовок.				О
5. Отметка о приеме деталей после каждой операции.					О
6. Расписка о принятии в кладовую выполненных работ.				О
7. Отражение в оперативно-технологическом учете данных о движении деталей.	О
8. Отражение фактически затраченных нормо-часов.	О	О
9. Расчет заработка.		О				О

Таблица 3.2

Оперограмма оформления расходного кассового ордера (РКО)

№ п/п	Операции	Исполнители
О Бухгалтер	Главный бухгалтер	Руководитель	Кассир	Лицо, получающее наличность
	Заполнение РКО
	Визирование РКО		О	О
	Регистрация РКО в журнале регистрации кассовых ордеров	О
	Запись наименования, номера документа, подтверждающего личность; предъявление документа; собственноручная расписка (сумма, подпись)					О
	Текущая проверка документа при выполнении кассовой операции				О
	Операция с наличностью: пересчет, выдача, получение				О	О
	Подписание и погашение кассового ордера (штамп «оплачено»)				О
	Запись в кассовую книгу				О
	Обработка отчета кассира	О
	Передача документа на хранение	О

Стандартный график документооборота включает в себя 4 раздела (табл. 3.3):

1. Создание документа.

2. Проверка.

3. Обработка.

4. Передача на хранение.

Примеры графиков документооборота приведены в табл. 3.4, 3.5:

Таблица 3.4

График документооборота

Документ
Создание	Проверка	Обработка	Передача в архив
Количество экземпляров	Лица, отвечающие за проверку	Кто выполняет	Кто выполняет
Лица, отвечающие за выписку	Лица, которые подают документ
Лица, отвечающие за исполнение	Порядок представления	Сроки выполнения	Сроки передачи в архив
Сроки создания

Таблица 3.5

График документооборота (перечень работ)

Наименование документов   Документооборот	Расходный кассовый ордер	…
Создание документа	Количество экземпляров
Ответственный за выписку	Бухгалтер-кассир
Ответственный за оформление	Главный бухгалтер
Ответственный за исполнение	Бухгалтер-кассир
Срок исполнения	Ежедневно до ___ часов
Проверка документов	Ответственный за проверку	Главный бухгалтер
Кто представляет	Бухгалтер-кассир
Порядок представления	При кассовом отчете
Срок представления	Ежедневно до ___ часов
Обработка документов	Кто выполняет	Главный бухгалтер
Срок выполнения	Ежедневно до ___ часов
Передача в архив	Кто передает	Главный бухгалтер
Срок выполнения	Ежедневно до ___ часов

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю передается выписка из графика.

В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые передаются данные документы. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

В целях соблюдения должного порядка в системе документооборота, а при необходимости – установления «слабых мест», в графике должны быть указаны фамилии конкретных должностных лиц, которые выписывают, подписывают, передают отдельно взятый документ в бухгалтерию для обработки и дальнейшего хранения. При этом сдают первичные документы на основании составленного реестра.

Контроль за соблюдением и представлением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Кроме представленной табличной формы графики могут составляться в ленточной форме. При помощи ленточного графика планируются учетные процедуры и комплексы учетных работ. В этом графике специальной отметкой отражается реальное выполнение комплексных работ (табл. 3.6).

График документооборота должен установить на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определить минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Таблица 3.6

Ленточный график проведения инвентаризации основных средств

Виды работ	Ответственный за выполнение	Декады октября	Декады ноября
I	II	III	I	II	III
1. Подготовка и издание приказа на инвентаризацию	Главный бухгалтер
2. Упорядочение учетных данных в бухгалтерии (инвентарные карточки и в местах хранения ОС, инвентарные списки)	Бухгалтер сектора ОС (ФИО)
3. Проверка фактического наличия и состояния инвентаризационных описей	Председатель комиссии (ФИО)
4. Составление сличительных ведомостей	Председатель комиссии, бухгалтер по учету ОС
5. Рассмотрение результатов инвентаризации и составление Акта инвентаризации	Председатель инвентаризационной комиссии (ФИО)
6. Отражение в регистрах учета результатов инвентаризации	Главный бухгалтер				На декабрь

– план;

– факт.